opérateurs privés par les agents des SPE
1. La formalisation de critères : le suivi d’un dossier
Les services publics de l’emploi établissent des procédures et défi nissent des critères pour procéder à la sélection de leurs futurs partenaires. Les procédures sont précisées dans une série de documents42 qui sont rédigés
par le service partenariats d’insertion pour le Forem et le service projets et qualité du département partenariats pour Actiris. Ces deux services reçoivent un bon de commande pour le lancement d’un nouvel appel à projets. Ce bon peut être émis par différentes instances en fonction de sa source de fi nancement. Il provient soit des cabinets ministériels s’il s’agit d’un fi nancement régional ou fédéral, soit de l’Offi ce sur la base de sa propre dotation. En concertation avec des services internes43 de l’Offi ce,
les agents du service partenariats d’insertion rédigent une première version du futur appel à projets. Celle-ci peut faire l’objet de questionnements et commentaires de la part du comité de gestion. Plusieurs versions peuvent être rédigées avant d’avoir l’assentiment du comité. Une fois l’apposition de l’accord du comité, le service partenariats d’insertion (siège central du Forem) et le service projets et qualité (Actiris) publient le guide de l’appel à projets sur le site internet de l’Offi ce.
Ensuite, les opérateurs sont prévenus par courriel, courrier ou téléphone du lancement du nouvel appel à projets. Une séance d’information à destination
42 Le canevas de l’appel à projets, le dossier de candidature, le guide administratif et fi nancier, les fi ches d’éligibilité et les grilles d’analyse des dossiers.
43 Les services internes à Actiris qui participent à la rédaction du nouvel appel à projets sont les services de la direction Chercheur d’emploi et de la direction Employeur. Au Forem, ce sont les services des relations partenariales et les services aux particuliers des différentes directions régionales qui y participent.
des opérateurs peut être organisée. Pour le Forem, chaque direction régionale décide si elle en fait une ou pas. Pour Actiris, le service projets et qualité s’en charge. Sinon, les opérateurs ont toujours la possibilité de prendre contact par téléphone avec le service partenariats (Actiris) ou le SRP (Forem) s’ils ont des questions particulières. La rencontre sur rendez- vous est également envisageable en fonction des souhaits de l’opérateur. Quelques semaines ou mois sont laissés aux futurs partenaires pour rédiger leur projet. Une fois informés, les opérateurs ont le choix d’introduire ou non un dossier de candidature. L’appel à projets reste une invitation à collaborer avec l’Office de l’Emploi.
Un certain nombre d’opérateurs ne répond pas à l’appel pour diverses raisons. Tant du côté d’Actiris que du côté du Forem, les prestataires avancent pour argument les faibles financements octroyés par l’appel à projets mais également le désaccord avec la philosophie du dispositif. Les SPE déplorent le manque d’intérêt de la part des opérateurs qui préfèreraient obtenir des financements structurels de la part du SPE plutôt que des financements additionnels temporaires.
« On a décidé de ne plus rentrer de dossiers dans l’appel à projets AEPP (Accompagnement à l’élaboration d’un projet professionnel) pour des raisons strictement financières. Le temps passé à l’accompagnement pour ce type de rétribution n’est pas intéressant. Ce sont des choix ».
(Opérateur A. d’Actiris)
« On ne rentre un dossier que quand l’appel proposé est en accord avec la philosophie de travail du service ».
(Opérateur B. d’Actiris)
Pour les opérateurs qui ont pour intention d’introduire un dossier de candidature, certains d’entre eux aiment s’entretenir préalablement avec le service partenariats. Ils savent que les agents ne peuvent ni les aider à rédiger leur dossier de candidature ni donner un avis personnel à propos du projet. Les agents peuvent juste rappeler le cadre de l’appel à projets et les priorités de la région. Il n’empêche que certains opérateurs essayent d’obtenir l’approbation du service partenariats pour introduire leur dossier.
« Avant de rentrer ce dossier, j’ai demandé à Actiris s’il accepterait le projet. Ça a été accepté oralement. Évidemment, il me disait que ça devait passer à l’approbation. Il y avait des chances en tout cas que le dossier puisse être sélectionné ».
(Opérateur B. d’Actiris)
Quand un opérateur introduit son dossier dans le cadre de l’appel à projets, plusieurs mois passent entre le moment du dépôt par envoi sous pli recommandé et la lettre de réponse envoyée à l’opérateur. Pendant la période de sélection, les opérateurs n’ont plus de contact avec les services partenariats, en tout cas en ce qui concerne l’examen de leur dossier. Les seuls échanges envisageables, à ce moment-là, se font de la part des agents des SPE en cas de besoin d’informations complémentaires pour le traitement du dossier. La période constitue en quelque sorte un moment « d’obscurité » pour les opérateurs. Ils sont dans l’attente de cette lettre de réponse qui atteste de l’acceptation ou du refus du projet, et qui contient des arguments à l’appui s’il s’agit d’un refus.
Le dossier de candidature doit passer par plusieurs étapes qui divergent légèrement en fonction du service public de l’emploi. Un dossier réceptionné passe d’abord par la phase d’éligibilité (pour le Forem) ou de recevabilité (pour Actiris) ; phase où il faut, selon un agent du Forem, « juste regarder
certains critères. Il ne faut pas entrer dans le dossier ». Une série de critères
permet de définir si le dossier peut ou non passer à l’étape suivante du processus de sélection. Un schéma récapitule les principales étapes du lancement de l’appel à projets et du processus de sélection des dossiers (cf. annexe 3).
1.1. Phase 1. Éligibilité – Recevabilité : premier tri
des dossiers
Du côté du Forem, précisons d’abord que l’opérateur doit introduire le dossier dans la direction régionale où il compte organiser son action de formation. Les chargés de relations partenariales au sein des services de relations partenariales régionaux reçoivent les dossiers de candidature. Ils ont pour mission de les encoder dans une base de données. L’encodage génère un numéro qui est essentiel pour effectuer le traitement du dossier. Ce dernier est dorénavant appelé par son numéro de code et non plus par
le nom de l’opérateur ou, éventuellement, par le nom du projet. Pour réaliser l’encodage, le chargé se base sur une fiche d’éligibilité. Le dossier doit répondre par l’affirmative à tous les critères de celle-ci pour être considéré comme éligible. Le canevas de l’appel à projets notifie que le projet doit répondre aux conditions d’actions de formation ou d’insertion, de public- cible, de dossier de candidature et de type d’opérateurs.
Par rapport à la fiche d’éligibilité, l’évaluateur (agent du SPE) vérifie si le dossier a bien été introduit par envoi recommandé et sous format électronique à date prévue et ce, avec le bon modèle de dossier de candidature. Au niveau du contenu du dossier, il doit s’inscrire dans une des cinq mesures de formation de l’appel à projets et être entièrement complété. Ensuite, la fiche exige une identification claire du porteur44 de projet qui doit
fournir une attestation de ses statuts. Puis, le public visé doit être constitué au minimum de 80% de personnes appartenant au public visé par l’accord de coopération45. Enfin, les derniers critères concernent l’action qui doit se
dérouler sur le territoire de la Région wallonne et, plus précisément, dans la direction régionale où l’action se déroulera. L’action doit respecter la période de programmation de l’appel à projets et la durée d’étalement prévue par les différentes mesures. Si l’action comporte plusieurs sessions de formation, ces dernières doivent être toutes identiques et gratuites pour le bénéficiaire. Les évaluateurs se réunissent après l’encodage des dossiers de candidature pour traiter ceux qui posent question au niveau de l’éligibilité.
Du côté d’Actiris, l’opérateur introduit le dossier au siège central où le service partenariats demeure. Quand le dossier est réceptionné, une fiche de recevabilité lui est attribuée ; fiche sur laquelle la dénomination de l’opérateur, le numéro d’entreprise et la date d’envoi du dossier sont notés. Le cadre de l’appel à projets précise que le projet doit être obligatoirement introduit à partir des formulaires techniques et financiers contenus dans
44 Les opérateurs, pouvant déposer un projet, doivent être des organismes publics ou privés dont les missions ou l’objet social relève du domaine de la formation et/ou de l’insertion socioprofessionnelle. De plus, le projet doit être une action additionnelle par rapport à l’activité initiale du porteur.
45 L’accord de coopération, du 30 avril 2004, est un accord conclu entre l’État fédéral, les Régions et les Communautés. Il concerne l’accompagnement et le suivi actifs des chômeurs. Le public est défini par la troisième phase de cet accord de coopération. Il s’agit de personnes de 18 à moins de 50 ans ayant le statut de chômeur complet indemnisé ou en stage d’attente.
le dossier de candidature. Ce dernier doit être rempli complètement sous forme dactylographiée. De plus, il doit être introduit dans les délais fixés par l’Office et contenir toutes les informations et documents46 demandés.
L’opérateur doit fournir divers documents garantissant sa viabilité juridique et financière.
Nous verrons que certains critères de sélection, aussi précis ou évidents soient-ils, sont mis à rude épreuve par une série de situations exceptionnelles. Les opérateurs ont connaissance de ces critères car les agents des SPE leur fournissent la grille d’éligibilité ou de recevabilité en même temps que le canevas du dossier de candidature. Hélas, les opérateurs n’y prêtent pas toujours attention, ce qui engendre des discussions entre évaluateurs sur l’éligibilité ou la recevabilité de certains dossiers. Si le dossier est considéré comme éligible ou recevable, il passe ensuite à la phase d’analyse. Par contre, s’il ne l’est pas, le SPE envoie un courrier à l’opérateur lui signifiant la non- éligibilité de son dossier de candidature. Ce courrier met un terme à toute possibilité de conventionnement avec l’Office, du moins pour le présent appel à projets.
1.2. Phase 2. Analyse approfondie des dossiers :
cohérence et pertinence
Le contenu des dossiers de candidature est analysé en matière de cohérence et pertinence47. Tout l’enjeu pour les agents est d’argumenter leur analyse
et décision. Les agents du Forem distinguent l’étape de l’analyse de la
46 Les documents servant de garanties sont : les statuts, le bilan financier sur les trois dernières années, les documents attestant que l’opérateur d’emploi est en règle vis-à-vis de l’ONSS, du précompte professionnel et de la TVA (le cas échéant), document attestant que l’opérateur d’emploi dispose d’une comptabilité analytique ou séparée sous forme informatisée, un organigramme de l’opérateur d’emploi, le curriculum vitae de toutes les personnes affectées à l’action. Pour une société commerciale ou société coopérative : documents attestant que l’opérateur d’emploi n’est pas en faillite. Pour une A.S.B.L. : documents attestant que l’opérateur d’emploi n’est pas en liquidation qui correspond à l’attestation du Tribunal de commerce ou une déclaration sur l’honneur du président de l’organisme.
47 Il est important de préciser que l’opérateur n’est pas évalué sur la méthodologie car il est considéré comme un « expert » en la matière par les agents du service partenariats.
cohérence de celle de la pertinence du dossier, ce qui n’est pas le cas du côté d’Actiris. Concernant l’évaluation de la cohérence du projet, l’évaluateur vérifie : 1) la cohérence externe, c’est-à-dire l’adéquation au cadre d’action général du dispositif et de la mesure dans laquelle le projet s’inscrit et, 2) la cohérence interne, c’est-à-dire l’adéquation des objectifs poursuivis, du public visé, des résultats attendus et des moyens mis en œuvre pour les atteindre mais également en termes de mode d’évaluation (des participants et de l’action) et de délivrables pour mesurer l’atteinte de ces résultats. Chaque dossier est examiné par deux évaluateurs : l’un en provenance de la direction régionale dans laquelle le dossier a été déposé et l’autre d’une autre direction régionale (ou du siège central – service partenariats d’insertion) qui ne connaît pas le projet. Les avis sont mis en commun et discutés lors d’une réunion prévue à cet effet entre toutes les directions régionales. Les évaluateurs doivent se mettre d’accord sur le statut à octroyer au dossier : cohérent, incohérent avec ou sans recommandation(s) et/ou condition(s)48.
L’attribution d’un statut n’est pas toujours aisée. Elle peut être source de négociation.
La deuxième étape est l’analyse de la pertinence du projet où l’évaluateur examine la pertinence de l’action par rapport à sa complémentarité et/ou son articulation à l’offre permanente présente sur le territoire, à la réponse qu’elle apporte à des publics et des besoins identifiés, à son accessibilité aux publics qu’elle vise. Pour réaliser cette étape, les directions régionales fournissent, en collaboration avec le service aux particuliers (SàP), le service aux entreprises (SàE) et le Comité Subrégional de l’Emploi et de la Formation (CSEF)49,
les priorités de leur région aux opérateurs. Les priorités sont généralement définies à partir des besoins de la région et des souhaits du SPE local ; par exemple, en matière de secteur d’activités, de répartition géographique, de public cible, de priorisation des mesures de l’appel, de priorités aux nouveaux opérateurs, etc. Ces priorités ont pour objectif de hiérarchiser l’ensemble des dossiers reçu par de la direction régionale. Les évaluateurs apprécient les
48 La recommandation consiste à imposer à l’opérateur une obligation alors que la condition permet d’attirer l’attention sur tel ou tel aspect du projet.
49 Les Comités Subrégionaux de l’Emploi et de la Formation sont des structures locales de concertation et d’initiative des partenaires sociaux sur les politiques d’emploi et de formation. Ils veillent à la coordination de ces politiques dans une sous-région.
aspects budgétaires du dossier ainsi que les résultats obtenus par l’opérateur lors des précédentes collaborations. Le dossier peut être refusé ou accepté, avec ou sans condition(s) et/ou recommandation(s). Chaque évaluateur envoie son avis au siège central qui s’occupe de les collationner en vue du comité de sélection50, étape finale et décisive de la procédure de sélection.
La décision finale est envoyée à l’opérateur par courrier.
Du côté d’Actiris, le dossier est analysé en une seule étape à l’aune de différents critères qui sont l’expérience du candidat ; l’adéquation du projet aux besoins socio-économiques de la Région notamment en termes d’actions proposées, de secteurs d’activité et de public visé ; le degré d’adéquation du projet proposé aux actions telles que définies dans le cahier des charges ; la qualité et le réalisme du projet proposé ; les compétences des ressources humaines affectées à la réalisation des actions ; la disponibilité et la qualité des ressources matérielles et techniques nécessaires et adéquates pour réaliser les projets d’accompagnement.
Les dossiers sont analysés par un comité de sélection composé de membres du département partenariats et du département chercheur d’emploi. Chaque évaluateur51 lit les dossiers en attribuant une cote pour chaque
critère de sélection, sachant que chacun d’entre eux a une pondération52
différente. La cote finale donnera l’ordre dans lequel les dossiers seront traités lors du comité de sélection. D’autres critères interviennent mais ils ne sont pas soumis à la cotation. Ils font l’objet de commentaires positifs ou négatifs pouvant jouer en faveur ou en défaveur de la sélection du dossier. On retrouve la répartition géographique des lieux de réalisation des actions d’accompagnement, le déroulement de la convention antérieure et le montant de la subvention sollicitée.
50 Le comité de sélection est composé de représentants du Forem (la direction générale, le service partenariats d’insertion du siège central, le service partenariats de la direction régionale, l’Analyse du Marché de l’Emploi et de la Formation (AMEF)) et des représentants de la Région wallonne.
51 Les évaluateurs proviennent des différents départements d’Actiris : le département partenariat, le département chercheur d’emploi et le département employeur. 52 Les critères sont ordonnés selon leur importance de pondération : 20% pour le 1er
critère, 15% pour le 2ème et 3ème critère, 10% pour le 4ème critère, 5% pour le 5ème et 6ème critère.
Lorsque le comité de sélection se réunit, les évaluateurs discutent des dossiers de candidature et négocient les cotes que chacun a attribuées. L’objectif est d’arriver à un accord commun entre tous les membres sur la hiérarchisation des dossiers mais également sur l’argumentation à fournir pour chacun d’entre eux. Suite aux négociations entre évaluateurs, le dossier peut se voir octroyer trois types de réponses : il est soit refusé, soit accepté, soit accepté sous conditions. Les conditions formulées peuvent être de l’ordre d’un rabais sur la subvention sollicitée et/ou sur le nombre de personnes accompagnées mais également un élargissement du public à accompagner, etc. Ensuite, le comité de gestion d’Actiris valide ou invalide la priorisation des dossiers. Enfin, le service projets et qualité se charge d’envoyer une lettre de réponse à l’opérateur. Si la lettre suscite des incompréhensions chez l’opérateur, celui-ci peut prendre contact avec le service partenariats voire introduire un recours s’il n’est pas d’accord avec la décision.
Les opérateurs disent généralement avoir peu d’informations sur les critères de sélection des dossiers de candidature. Ils sont capables de citer les différentes étapes par lesquelles leur dossier doit passer, sans pour autant pouvoir énoncer les critères de sélection qu’elles comportent. Ces derniers sont pourtant notifiés dans le cahier des charges de l’appel à projets.
« On n’a pas d’informations sur les critères de sélection. On ne sait pas comment les dossiers sont sélectionnés. On ne sait pas pourquoi ils sont retenus ou ne le sont pas […] Je me souviens que le dossier était négatif mais je n’ai pas su pourquoi. J’ai téléphoné mais je n’ai pas eu de réponse ».
(Opérateur H. d’Actiris)
Il en est de même du côté des prestataires du Forem. Les raisons stipulées dans la lettre de réponse ne sont pas toujours compréhensibles pour l’opérateur. Il arrive que ce dernier souhaite obtenir des informations complémentaires pour améliorer leur prochain dossier de candidature mais le SRP n’est pas nécessairement en mesure de répondre à ces interrogations. Dans leur discours, les opérateurs sont partagés entre l’importance de connaître les raisons exactes du refus du dossier et le fait de ne pas les connaître. Ils souhaitent généralement une réponse écrite de la part du siège central mais ce n’est évident à obtenir. D’après leurs dires, prendre contact
avec le siège central n’est pas chose aisée. Les relations entre les opérateurs et le siège central semblent relativement tendues.
« Lors d’un précédent appel à projets, mon projet a été refusé. J’ai demandé des explications mais je n’en ai jamais reçu. Le responsable du SRP n’en n’avait pas. Cela devait venir du siège central. Maintenant, ce n’est pas dramatique de ne pas en avoir eues. Dans la lettre, il est écrit que c’est pour des raisons budgétaires mais si ce n’est pas pour ça, c’est probablement pour une question d’écriture. Cette information-là est importante pour nous ! ».
(Opérateur C. du Forem)
« Si on veut connaître les raisons du refus, on doit contacter telle personne à tel numéro. J’ai dû insister. J’aurai aimé avoir une réponse écrite. J’ai envoyé un e-mail à la personne. Elle m’a répondu qu’elle préférait me le dire par téléphone. J’ai insisté pour avoir une réponse par e-mail puis je n’ai plus eu de nouvelles ».
(Opérateur B. du Forem)
Par contre, à d’autres moments, les opérateurs connaissent dans les détails les éléments qui ont joué en défaveur de leur dossier de candidature. Ils ont réussi à obtenir les informations concernant le refus de leur dossier, comme en témoigne l’extrait ci-dessous.
« Il y a quelque chose qui ne convenait pas dans notre dossier de candidature. On n’avait pas fait attention au volume d’heures. Il ne