Les groupes supports 1 Le groupe Système d’information

Pour gérer tout le système informatique de la structure et développer les solutions pour le supermarché (gestion des caisses, ERP, planning de travail, etc.) le groupe Système d’Information est composé de profils pointus en informatique, réseau et développement de solutions. Il est composé de 3 sous-groupes :

- Le sous-groupe ERP qui s’occupe de l’implémentation du futur progiciel de gestion du magasin et mène des expérimentations sur celui de l’épicerie éphémère.

- Le sous-groupe WEB qui met en place et gère le site internet et l’Espace Membre de la structure. Le site web a une importance capitale pour le recrutement de membres. Plusieurs recrues ont eu connaissance de la structure à travers les médias traditionnels et les réseaux sociaux. Ainsi ont-elles été amenées à recourir au site pour s’informer, s’inscrire à une réunion d’information ou même souscrire. Sur le site, un onglet est dédié à la souscription en ligne à travers un système de paiement PayPal. A la fin de l’année 2015, 1 500 membres avaient souscrit à travers le formulaire en ligne et la plateforme de paiement PayPal.83

- Le sous-groupe infrastructure qui est chargé de la gestion des systèmes et réseaux actuels et futurs, et qui s’occupe aussi bien de l’infrastructure des serveurs que de celle du supermarché.

Encadré 12 : Le choix du développement de l’ERP sur un logiciel libre

Le groupe système d’information a consacré un travail important au développement du site mais aussi à la plateforme de gestion du supermarché. Le choix a été fait de développer en open source l’ERP destiné à gérer aussi bien les stocks que la pesée, les caisses, etc. Le coordinateur du groupe a expliqué ce choix par la possibilité de redistribuer gratuitement la solution et l’ensemble des développements aux futurs supermarchés collaboratifs. Ainsi, le choix de l’ERP a porté sur Odoo qui n’est pas livré clé en main. Le coordinateur du groupe assume la portée politique de ce choix. Une subvention d’un montant de 30 000 € a été accordée par la Fondation Macif en 2015 pour le développement de l’ERP, sur la base de sa capacité à profiter à d’autres coopératives et à faciliter l’essaimage.

1.2.7.2 Le groupe comptabilité

La tenue de la comptabilité des deux structures est assurée par un groupe qui « participe à la conception du système d'information financière du futur supermarché appuyé sur un ERP (trésorerie, suivi budgétaire, contrôle de gestion) »84. La coordinatrice du groupe, bénévole au début, est devenue salariée de la coopérative en janvier 2016 pour assurer les mêmes tâches. Ce groupe collabore avec d’autres groupes, comme le groupement d’achat et le recrutement, et a mis en place des procédures à respecter.

1.2.7.3 Le groupe Fonctionnement du supermarché

Le « groupe Fonctionnement » du supermarché a été créé pour mettre en place les procédures nécessaires au bon fonctionnement du supermarché à son ouverture. Le premier travail auquel s’est attelé ce groupe a été la traduction du « Manuel des membres » de Park Slope Food Coop et son adaptation aux spécificités françaises. Ce groupe est constitué de plusieurs sous-groupes : - Manuel des membres : élaboration du manuel des membres de La Louve, qui spécifie les règles de fonctionnement de la structure et différentes procédures de travail.

- Cahier des charges : définition du cahier des charges de l’ERP qui est un progiciel de gestion intégré complet permettant de gérer, à l’ouverture du magasin, la comptabilité, les créneaux des membres et leur assiduité, les caisses, les stocks et les approvisionnements, etc.

- Entrainement coordinateurs/bénévoles qui établit organisation de sessions de formation aussi bien pour les « squad leaders »85, les encadrants de ces derniers que pour le reste des membres. - Badges : moyen d’identification pour accéder au magasin et aux Assemblées Générales et pour payer ses courses. Les badges sont réalisés et gérés par ce sous-groupe (prise des photos, choix des badges, impression, etc.).

Le premier chantier auquel s’est attelé le groupe Fonctionnement a été de comprendre le fonctionnement de PSFC. Il a bénéficié de discussions téléphoniques hebdomadaires avec deux de ses fondateurs et coordinateurs généraux. En parallèle l’ensemble des documents de PSFC ont été traduits et ont servi de base pour la mise en place des procédures et des manuels destinés membres de La Louve, après avoir fait le tri des éléments non transposables au contexte français.

Enfin, ce groupe supervise et met en place une partie de la formation des coopérateurs lors de la réunion d’accueil, à laquelle tous les coopérateurs sont conviés pour choisir leur créneau de travail avant l’ouverture du supermarché.

1.2.7.4 Le groupe Juridique

Le groupe juridique accompagne La Louve sur les aspects légaux. Il a notamment rédigé les statuts, défini la qualification du travail des membres, et traite de toutes les questions ayant trait aux questions juridiques. Par exemple, le local du supermarché ayant été livré brut de béton, le coordinateur de ce groupe et les salariés ont mené des négociations avec le bailleur pour faire passer à 18 mois la franchise de paiement, habituellement fixée à 6 mois maximum, afin de compenser les améliorations à apporter au local et la responsabilité liées à certains travaux. 1.2.7.5 Le groupe Méthode et organisation

Méthode et organisation est un groupe transversal, il organise et coordonne le travail de l’ensemble des autres groupes. Il est celui qui gère les comités de coordination et les assemblées générales depuis leur ordre du jour et leur animation jusqu’aux comptes rendus. Il a une vision globale de l’ensemble du projet et des délais à respecter. La coordinatrice du groupe, directrice de développement durable d’un grand groupe audiovisuel reproduit le schéma de fonctionnement de son travail professionnel dans le cadre de ce groupe, « ce que je fais à La Louve, c’est exactement pareil que ce que je fais dans mon travail quotidien »86 _{me confiait-}