Ce triangle qu’est l’entreprise
1.3. L’entreprise et son système d’information comptable
Nous venons de le souligner, le système d’information global de l’entreprise constitue une composante essentielle de son système de gestion. Destiné à alimenter en informations récentes, crédibles et pertinentes l’ensemble des acteurs présents dans l’entreprise, il se doit logiquement d’enregistrer, de recenser, d’organiser et de permettre l’analyse de l’ensemble des informations d’origines fort diverses, de nature stratégique ou opérationnelle, quantitative ou qualitative, monétaire ou non monétaire, nécessaires à la prise de décision dans l’organisation.
Fondamentalement, le système d’information global de toute organisation est donc structuré en fonction des décisions qui s’y prennent le plus couramment et donc des besoins en informations qui s’y présentent le plus fréquemment, en application du principe élémentaire de saine gestion qui veut qu’une bonne décision ne peut se prendre que si elle est étayée par des informations crédibles, pertinentes et récentes.
Ces besoins en informations sont quant à eux induits d’une part par la nature même des activités de l’entreprise (la nature de ses produits et services et la technologie sous-jacente et la nature du système
organisationnel et de gestion qu’elle a mis en place) et d’autre part par les exigences posées directement ou indirectement par le caractère plus ou moins stable de son environnement (chaque composante « clé » de cet environnement induisant logiquement la mise en place d’un système de veille informationnelle propre plus ou moins sophistiqué, de sorte que tout système d’information global comprend généralement une composante « veille commerciale ou clientèle », « veille concurrentielle », « veille technologique », voire « veille légale et réglementaire »).
Dans ce contexte, le système d’information comptable ne constitue dès lors qu’une composante particulière de ce système d’information global, qui s’avère toutefois essentielle pour notre propos dans la mesure où il va permettre la prise éclairée de décisions sur base d’informations pertinentes en termes de prix, de coûts et de marges et donc dans la mesure où il va véritablement insuffler le « sang » nécessaire à faire vivre à la fois le système de contrôle de gestion et sa sous-composante essentielle qu’est le système de comptabilité de gestion et dans la mesure où il va crédibiliser aux yeux des partenaires et évaluateurs externes la qualité de l’information interne délivrée par l’entreprise aux diverses composantes de son environnement (essentiellement, ses actionnaires, ses clients et le « Grand Public » en général), lui permettant ainsi d’assumer en toute transparence et en toute crédibilité ses responsabilités financières, économiques et sociétales.
1.3.1. Les finalités du système d’information comptable
Selon Drury (1998), « l’objectif du système d’information comptable est, avant tout, de fournir une information suffisante pour rencontrer les besoins des multiples utilisateurs et de le faire au coût le plus faible possible ».
La littérature comptable classe généralement les utilisateurs de l’information comptable en deux grandes catégories :
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Les utilisateurs internes, présents dans l’organisation, et notamment :Ø Les gestionnaires de l’entreprise, en quête d’une information qui leur permettra de prendre leurs décisions en toute connaissance de cause et qui les aidera à mettre en oeuvre un processus de contrôle efficace au sein de l’organisation : obtenir une information comptable crédible et pertinente sur les coûts de revient, sur la structure des coûts de production et de distribution, sur le niveau de la demande et son évolution, sur la position compétitive de l’entreprise à l’égard de ses principaux concurrents (« benchmark » concurrentiel) ou sur la profitabilité de ses différents produits sont autant d’exemples d’objectifs assignés par les managers au système d’information comptable interne de l’entreprise.
Ø Les actionnaires de l’entreprise, qui en sont donc les véritables propriétaires : obtenir une information précise, rapide et fiable sur la valeur de leur investissement et sur l’ampleur et la structure des flux monétaires qui en découlent est une double attente majeure exprimée par ces actionnaires à l’encontre du système d’information comptable interne de l’entreprise.
§ Cette attente est d’autant plus grande lorsque, et c’est le cas de la plupart des moyennes et des grandes entreprises ayant adopté notamment une forme de Société Anonyme, l’exercice du pouvoir de l’actionnaire est distinct de l’exercice de gestion opérationnelle, voire stratégique de l’entreprise : dans de nombreuses entreprises en effet, la croissance de la taille de l’organisation, la multiplication des activités qui en résulte, voire la simple volonté des actionnaires les ont conduit à désigner des gestionnaires non nécessairement issus du sérail des actionnaires pour tenir les rênes de l’entreprise.
§ Dans ce cas, cette dissociation des pouvoirs de propriété de l’entreprise et des pouvoirs de gestion de celle-ci conduit à l’apparition de conflits potentiels d’agence, liés au fait qu’actionnaires et gestionnaires ne partagent pas nécessairement une conception parfaitement identique de la mission de l’entreprise : les actionnaires sont ainsi davantage
préoccupés par la rentabilité générale de l’entreprise, qui donne naissance à la rémunération de leurs fonds propres, alors que les gestionnaires sont davantage préoccupés par le fait d’assurer le devenir d’une entreprise qui assure leur salaire. Tant les actionnaires que les gestionnaires attendent dès lors du système d’information comptable interne des informations leur permettant de minimiser, dans toute la mesure du possible, les coûts éventuels liés à ces conflits d’agence (par exemple, le coût d’audits éventuels ou le coût d’un éventuel « Comité des Rémunérations » chargé de déterminer le plus objectivement possible le niveau de rémunération des dirigeants qui serait éventuellement lié aux résultats de l’entreprise).
Ø Le personnel de l’entreprise, en quête d’informations lui permettant de se rassurer quant à la
pérennité de l’entreprise et quant à sa capacité à s’acquitter de ses engagements, notamment salariaux, actuels et futurs 43.
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Les utilisateurs externes, situés en dehors de l’organisation :Ø Les actionnaires potentiels, investisseurs susceptibles d’apporter à terme les fonds nécessaires au développement futur de l’entreprise : la diffusion d’informations crédibles, fiables et régulières portant sur la structure des marges dégagées par l’entreprise et sur les flux de trésorerie qu’elle génère, notamment au travers de ses activités d’exploitation courantes, est un élément qui peut s’avérer crucial pour gagner la confiance de ces investisseurs.
Ø Les créanciers de l’entreprise, qu’ils soient créanciers commerciaux (les fournisseurs) ou créanciers bancaires : tous sont préoccupés par la mesure du risque de crédit de l’entreprise, à savoir son aptitude à faire face à ses engagements financiers passés et futurs et par sa capacité à s’acquitter à temps et à heure du montant des échéances à venir.
Ø Les Pouvoirs Publics au sens large, intéressés à de multiples titres au devenir de l’entreprise. Les autorités fiscales sont ainsi particulièrement intéressées par un suivi rigoureux et rapide de l’ensemble des transactions sujettes à taxation, alors que les Pouvoirs Publics européens, locaux ou nationaux amenés à attribuer des subsides, des aides ou des incitants éventuels sont demandeurs d’une information leur garantissant le respect des critères qui conduisent à l’octroi d’une éventuelle allocation financière 44.
Ces deux catégories ont donc des besoins évidents en information et des attentes spécifiques à l’égard du système d’information comptable, mais la nature de ces attentes diffère (Horngren e.a., 1996).
1.3.2. Les composantes du système d’information comptable
Selon Drury (1998), le système d’information comptable est quasi indissociable du processus comptable en lui-même et, dès lors, lorsque l’on parle de « comptabilité », on évoque, pour reprendre la définition proposée par l’American Accounting Association, « l’ensemble du processus d’identification, de mesure et d’analyse des informations financières et non financières qui sont nécessaires pour permettre un jugement ‘informé’ et une prise de décision efficace par les différents utilisateurs de l’information », intégrant de ce fait à la fois des éléments propres au champ des systèmes d’information et des éléments propres au champ de la comptabilité.
43 Les représentants syndicaux, notamment, sont ainsi particulièrement attentifs aux informations issues du système
comptable interne qui leur permettent de baliser les marges de manoeuvre disponibles en vue de négociations salariales futures.
44 Dans le secteur agricole, par exemple, les exigences des Pouvoirs Publics en matière d'information comptable
interne sont particulièrement multiples et sévères (par exemple lorsqu'il s'agit d'octroyer des primes de compensation, des quotas de production ou des aides à l'investissement
Dans le même temps, la multiplicité et la diversité des attentes et des besoins en information comptable exprimés par les différents acteurs situés dans et hors de l’entreprise justifie la nature éclatée du système d’information comptable de l’entreprise, généralement subdivisé en deux grandes branches 45 :
§ La comptabilité de gestion (« Management Accounting ») au sens large, dont la principale préoccupation est de fournir de l’information aux utilisateurs internes à l’organisation pour les aider à prendre les décisions les plus efficaces possibles : ceci amène Horngren e.a. (1996) à considérer que la comptabilité de gestion a pour but ultime d'identifier, de mesurer, d'accumuler, d'analyser, de préparer, d'interpréter et de communiquer l'information nécessaire aux managers pour s'assurer qu'ils rencontrent effectivement, au travers de leurs décisions de gestion et de leurs conséquences, les buts organisationnels qui leur sont fixés. De ce fait, une telle information est largement idiosyncratique, totalement adaptée aux spécificités et aux caractéristiques propres à l’organisation au sein de laquelle elle s’est développée et complètement contingentes des facteurs stratégiques, organisationnels et motivationnels qui la gouvernent.
§ La comptabilité financière (« Financial Accounting »), dont la principale préoccupation est de fournir aux utilisateurs externes à l’organisation (à savoir essentiellement les actionnaires, les fournisseurs, les banquiers et autres prêteurs de capitaux, les Pouvoirs Publics au sens large) une information pertinente, crédible et homogène permettant la comparaison de la situation financière générale de l'entreprise avec celle d'autres entreprises et permettant une analyse effective de son évolution au fil du temps : une telle information est dès lors largement normalisée et est tenue dans une perspective essentiellement historique et normative.
Tableau 1 : Analyse comparée des spécificités de la comptabilité financière et de la comptabilité de gestion (adapté de Anthony et Govindarajan (1998) et Horngren e.a. (1996))
Comptabilité financière Comptabilité de gestion
- Produit des états financiers à buts généraux, permettant la comparaison entre entreprises (perspective normative et historique)
- Est destinée à des utilisateurs situés hors de l’entreprise (perspective normative)
- Est tenue selon des règles et des prescrits imposés par la Loi (perspective normative) - Veille à permettre l’analyse de l’évolution de la
situation financière d’une entreprise au fil du temps (perspective historique)
- Est tenue et divulguée selon une périodicité fixée par le législateur (généralement par année ou par trimestre) (perspective historique)
- Produit des informations à buts spécifiques, déterminés par la nature des besoins et des contraintes qui pèsent sur l’entreprise (perspective contingente)
- Est destinée à des utilisateurs situés dans l’entreprise, à tous les niveaux de son organigramme (perspective décisionnelle) - Est tenue selon des règles et des prescrits établis
et imposés par l’entreprise (perspective idiosyncratique)
- Veille surtout à contrôler la bonne exécution des décisions passées et à préparer la prise de décisions futures (perspective décisionnelle) - Est tenue et diffusée dans l’entreprise selon une
45 Certains auteurs, tels Drury (1998), distinguent encore un troisième type de comptabilité, la comptabilité des coûts
("Cost accounting") qui concerne l'accumulation et le traitement des informations financières et surtout comptables nécessaires pour permettre l'évaluation des stocks et la mesure des marges comptables (et donc des profits comptables) qui traversent la vie de l'entreprise. A but exclusivement comptable, la comptabilité des coûts ne fournit pas immédiatement une information permettant ou aidant à la prise de décision dans l'entreprise : elle se distingue en ce sens de la comptabilité de gestion et l'on pourrait même considérer qu'elle en constitue une composante particulière ou préalable.
- Est présentée de manière extrêmement agrégée et uniforme d’entreprise à entreprise (perspective normative)
- Est tenue en conformité avec des standards déterminés hors de l’entreprise, de façon à garantir l’objectivité de l’information divulguée (perspective normative)
périodicité fixée par les utilisateurs, pouvant aller jusqu’à une tenue en temps réel (perspective idiosyncratique)
- Est présentée de manière extrêmement diversifiée et souvent détaillée, en fonction des besoins des utilisateurs (perspective décisionnelle)
- Est tenue en conformité avec des règles et des standards déterminés par et dans l’entreprise, mettant l’accent sur la pertinence de l’information dans une perspective d’aide à la prise de décision (perspective idiosyncratique et décisionnelle)
Le Tableau 1 synthétise les principales différences qui apparaissent entre la comptabilité de gestion et la comptabilité financière et montre que ces deux orientations comptables diffèrent en termes de résultats produits, d’utilisateurs privilégiés, d’exigences légales, d’horizon de fonctionnement, de degré d’agrégation et d’objectivité.
Clairement, le système de comptabilité de gestion constitue une des composantes essentielles du système d’information comptable propre à la structure de l’entreprise et à la nature de son environnement, qui permet à ses dirigeants :