Dumas : un roi en pénitence

A Câmara Municipal de Almada tem como principal actividade a administração local do município, esta administração está focada na gestão eficaz das necessidades dos cidadãos. Para satisfazer essas necessidades com a máxima eficácia e qualidade exigida estão disponíveis diversos recursos tecnológicos: internet, redes de computadores LAN, serviço help desk e um data center.

Tal como já foi anteriormente referido, a CMAlmada dispõe de serviços de consultoria informática na área de SI que dá apoio à programação e implementação de projectos da Almada e Cidade Digital (ACD)1; de serviços de suporte e assistência técnica na área da microinformática; um serviço de assistência técnica aos equipamentos e servidores informáticos de core alojados num Datacenter; serviços WEB (site da CMA; site institucional), e E-mail. É nestes serviços que a CMAlmada foca toda a sua atenção e aposta numa melhoria contínua da qualidade dos serviços prestados aos seus cidadãos.

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Almada Cidade Digital 2002-2005 (ACD): é um projecto de base local, da iniciativa de um conjunto de entidades públicas e privadas, que tem por base, o uso das TIC, e contribui para alcaçar os objectivos internos de cada organização pública, como: facilitar, ao cidadão, o acesso e a utilização das TIC; melhorar o serviço prestado ao cidadão; modernizar a administração pública; aumentar a competitividade da organização; diversificar a rede de canais informativos e participativos; e reforçar a produção de conteúdos sobre a realidade local.

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Todo o suporte efectuado nestes serviços é efectuado pelo DI da Câmara Municipal de Almada. Segundo o Dr.ª Marina Issakova, existem recursos internos especializados e competentes que conseguem garantir a qualidade do produto ou do serviço sem que seja necessário subcontratar, ou seja, recorrer ao outsourcing: “Com recursos próprios garantimos um maior controlo na gestão dos sistemas”.

Tabela 4.1 – Serviços realizados internamente e externamente na CMAlmada

CMAlmada

Departamento de Informática (DI)

Serviços Internos

Serviços Externalizados (Outsourcing de TIC)

Programação e implementação de projectos da (ACD)

Plataforma de Compras Públicas (BizGov) Serviços de suporte e assistência técnica na área da

microinformática

Serviço de assistência técnica aos equipamentos e servidores informáticos de core (Datacenter)

Serviços WEB (site da CMA; site institucional)

E-mail

Segundo a Dr.ª. Marina Issakova, esta organização pública efectua apenas um único outsourcing de TIC, como podemos verificar na tabela 4.2. Esta TIC é uma Plataforma de Compras Públicas e é denominada por BizGov. A CMAlmada, assim como os SMAS, utilizam esta plataforma para desenvolver os processos de contratação pública, de acordo com o CCP – Código dos Contratos Públicos, aprovado pelo Decreto-Lei 1872008, de 29 de Janeiro. Esta solução tecnológica permite às organizações referidas, a adopção das novas regras de contratação pública em tempo útil e de uma forma bastante tranquila. Através desta plataforma é possível consultar on-line a informação relativa a concursos públicos da autarquia e entregar propostas de fornecedores; criar procedimentos; registar autorizações; analisar e divulgar ofertas de contratação; solicitar e receber propostas de fornecedores; e ainda, elaborar convites para apresentação de candidaturas e propostas; entre outras mais facilidades. Todo este processo é mais rápido, mais eficiente e menos dispendioso, tanto para o município como para os fornecedores.

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O BizGov é a solução apresentada pela empresa Saphety, esta última, é contratada pela CMAlmada para disponibilizar/fornecer uma plataforma electrónica de contratação pública, ou seja, plataforma de compras. A gestão dessa plataforma é efectuada pelo DI da CMAlmada, através de uma autorização de acesso, disponibilizada pela Saphety. Esta foi a solução de outsourcing de TIC adoptada pela CMAlmada.

Com este outsourcing, é assegurada a implementação e a disponibilização da Plataforma, de acordo com a Lei, bem como o apoio Helpdesk à Câmara e aos Fornecedores. Os processos são desenvolvidos electronicamente, de uma forma desmaterializada.

A escolha do fornecedor, segundo o Dr.ª Marina Issakova, iniciou-se com a identificação de todas as possíveis oportunidades. Essas oportunidades foram cuidadosamente avaliadas e só depois foi seleccionado o fornecedor que melhor se enquadrava àquelas que eram as principais necessidades da CMAlmada. Esta selecção é também efectuada de acordo com a legislação CCP, aprovado pelo Decreto-Lei 1872008, de 29 de Janeiro 2008, e depende do tipo de projecto em curso. Seleccionado o fornecedor, a CMAlmada encarrega-se de acompanhar e avaliar o desempenho do serviço prestado pelo fornecedor.

Todo este processo, desde a adjudicação à implementação desta plataforma de compras públicas, necessitou de, aproximadamente, três meses, de acordo com a Directora do Departamento de Informática, Dr.ª Marina Issakova.

A Directora do Departamento de Informática da Câmara Municipal de Almada aponta como principais vantagens, a aquisição de uma solução de qualidade, com pessoal especializado, que garante a qualidade do serviço prestado perante as necessidades da organização. Refere ainda, que existe um maior rigor no controlo de custos associados, assim como uma melhoria significativa nas qualidades de gestão e dos seus processos de negócio. Segundo a mesma, o facto da organização poder terminar o contrato a qualquer momento quando o mesmo não é cumprido ou quando as expectativas não são correspondidas, é também considerada uma vantagem no recurso ao outsourcing de TIC.

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Segundo o Dr.ª Marina Issakova, a principal desvantagem associada a esta solução, é a falta de integração com o sistema ERP. É necessário integrar a informação desta solução com o sistema ERP da CMAlmada.

É sabido que, para tornar a Administração Pública, um organismo mais eficiente e mais transparente, estão associados alguns riscos e factores críticos de sucesso inicialmente avaliados pelo organismo público na adopção de uma qualquer solução neste sentido. Segundo a Directora do DI da CMAlmada, os riscos mais importantes a destacar e vivenciados pela organização, passaram pela incerteza de que a solução adoptada era a adequada à evolução do negócio; a tendência em considerar o outsourcing como um fim e uma solução definitiva, em vez de um meio de concentração de recursos em áreas estratégicas; e por último a perda de Know- how, ou seja, a perda de conhecimentos técnicos da solução aplicada e gerida por recursos externos subcontratados, levando a uma dependência da organização em relação ao conhecimento do seu subcontratado.

O principal aspecto que foi evidentemente melhorado com a adopção do outsourcing como solução estratégica, foi a alteração de um processo que era executado manualmente, ou seja, antes todo o processo de compras era efectuado segundo uma Lei diferente.

Hoje, com a alteração da Lei, todo o processo é executado através desta Plataforma Electrónica de Compras, permitindo à CMAlmada uma maior eficácia e transparência nas actividades envolvidas, assim como, uma maior acessibilidade da informação em tempo útil refere a Directora do DI da CMAlmada. Com esta alteração, os tempos mortos das actividades envolvidas no processo de compras, assim como os custos envolvidos diminuíram significativamente. A qualidade e eficácia do serviço prestado ao cliente melhoraram muito, pois os mesmos conseguem ter acesso a toda a informação necessária de uma forma rápida e acessível, poupando tempo e dinheiro nas deslocações e preparação do processo de compras. Desta forma, podemos referir que os fornecedores e os funcionários internos da CMAlmada e dos SMAS envolvidos nas actividades deste processo se apresentam satisfeitos com a implementação desta nova solução tecnológica em regime de outsourcing.

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Tabela 4.2 – Outsourcing de TIC na CMAlmada

CMAlmada

Motivações Modernização; Aumentar a qualidade dos serviços e a satisfação do munícipe

Processo de Implementação Avaliação das motivações; Identificação e Avaliação das oportunidades; Selecção do fornecedor (de acordo com a legislação); Gestão do contrato

Actividade

Alvo/Departamento

Departamento de Informática (DI) – Plataforma electrónica de compras públicas - PCP

Tipo de outsourcing de TIC PCP (BizGov)

Recursos tecnológicos Internet; redes de computadores LAN; serviço help desk e um data center.

Vantagens Processo mais rápido (antes era manual), mais eficiente e menos dispendioso; aquisição de uma solução de qualidade; mais qualidade do serviço prestado; maior rigor no controlo de custos associados; melhoria significativa nas qualidades de gestão e dos seus processos de negócio; o fornecedor poder ser despedido;

Desvantagens Falta de integração com o sistema ERP

Factores determinantes Solução certificada (BizGov); Redução nas despesas operacionais e capitais; Obtenção de ganhos de qualidade; Eficiência e flexibilidade da solução; aumento da capacidade de resposta às necessidades do O.P.

Factores condicionantes Incerteza perante a solução utilizada; tendência em considerar o

outsourcing como um fim e uma solução definitiva; perda de Know-how

Através da tabela 4.3, é possível verificar que as principais razões que levaram a CMAlmada a contratar externamente recursos tecnológicos já desenvolvidos por organizações privadas. Essas razões passam pela melhoria na qualidade dos serviços prestados ao cidadão e modernizar a organização de forma a facilitar os acessos à informação. Com esta solução foi possível atingir esses objectivos, apesar das desvantagens associadas à solução tecnológica aplicada. Por isso, a directora do DI da CMAlmada considera, acima de tudo, esta solução contratada uma caso de sucesso de outsourcing nesta organização pública.

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