Mettre en œuvre la maîtrise intégrée des modifications

.2 Mises à jour du plan de management du projet

Les éléments du plan de management du projet qui sont susceptibles de mises à jour sont, en particulier :

• le plan de management de l’échéancier,

• le plan de management des coûts,

• le plan de management de la qualité,

• la référence de base du contenu,

• la référence de base de l’échéancier, et

• la référence de base de performance des coûts.

.3 Mises à jour des documents du projet

Certains documents du projet peuvent nécessiter des mises à jour ; ce sont, en particulier :

• les prévisions,

• les rapports d’avancement, et

• les registres des problèmes majeurs.

Les modifications peuvent être demandées par n’importe quelle partie prenante du projet.

Bien qu’elles puissent être initiées verbalement, elles doivent toujours être enregistrées par écrit et saisies dans le système de management des modifications et/ou de la configuration.

Les demandes de modification sont assujetties aux processus sélectionnés dans les systèmes de maîtrise des modifications et de la configuration. Ces processus de demandes de modification peuvent nécessiter des informations concernant les impacts sur les délais et coûts estimés.

Chaque demande de modification documentée doit être soit approuvée soit rejetée par décision d’une autorité faisant partie de l’équipe de management de projet ou d’une organisation externe. Dans beaucoup de projets, l’autorisation d’approuver certains types de demandes de modification est donnée au chef de projet, et cette autorité est définie dans la documentation de projet relative aux rôles et responsabilités. Le processus Mettre en œuvre la maîtrise intégrée des modifications comprend, le cas échéant, un comité de maîtrise des modifications qui a la responsabilité d’approuver ou de rejeter les demandes de modification.

Les rôles et responsabilités de ces comités sont clairement définis dans les procédures de maîtrise de la configuration et des modifications, et sont approuvés par les parties prenantes appropriées. Dans beaucoup d’organisations importantes, une structure de comités à plusieurs niveaux est mise en place avec des responsabilités distinctes pour chacun d’entre eux.

Lorsqu’un projet est exécuté sous contrat, certaines modifications proposées peuvent devoir être approuvées par le client, conformément au contrat.

Les demandes de modification approuvées peuvent nécessiter une révision ou la refonte complète des estimations des coûts, des séquences d’activités, des dates d’échéancier, des besoins de ressources, ainsi que différentes analyses de réponse aux risques. Ces modifications peuvent nécessiter des rectifications du plan de management du projet ou d’autres documents du projet. La rigueur de la maîtrise des modifications est fonction du champ d’application, de la complexité du projet particulier, des exigences du contrat, et du contexte et de l’environnement dans lequel le projet est exécuté.

Un système de management de la configuration, accompagné d’une maîtrise intégrée des modifications, fournit un moyen normalisé, utile et efficace de gestion centralisé des modifications et références de base approuvées dans un projet. La maîtrise de la configuration est centrée sur les spécifications des livrables et des processus, alors que la maîtrise des modifications est centrée sur l’identification, la documentation et la maîtrise des modifications du projet et des références de base du produit. L’application du système de management de la configuration sur l’ensemble du projet, y compris les processus de maîtrise des modifications, a trois objectifs principaux :

• la mise en place d’une méthode évolutive et cohérente d’identification et de demande de modifications des références de base établies, et d’évaluation de la valeur et de l’efficacité de ces modifications,

• la disponibilité, en permanence, d’opportunités de validation et d’amélioration du projet, en étudiant l’impact de chacune des modifications, et

• la disponibilité d’un mécanisme permettant à l’équipe de management de projet de communiquer aux parties prenantes, de manière continue, toutes les modifications approuvées et rejetées.

Parmi les activités de management de la configuration qui font partie du processus Maîtrise intégrée des modifications, on peut citer :

• L’identification de la configuration. C’est la sélection et l’identification d’un élément de configuration servant de base à la définition et vérification de la configuration des

produits, à l’étiquetage des produits et des documents, au management des modifications et au maintien de la responsabilité.

• La tenue des relevés d’état de la configuration. L’information est enregistrée et rapportée par rapport au moment auquel les données appropriées relatives à l’élément de configuration doivent être fournies. Cette information comprend une liste de l’identification de la configuration approuvée, l’état des modifications proposées de la configuration et l’état de mise en œuvre des modifications approuvées.

• La vérification et l’audit de la configuration. La vérification et l’audit de la configuration permettent d’assurer que la composition des éléments de configuration d’un projet est correcte, et que les modifications correspondantes sont enregistrées, évaluées, approuvées, suivies et correctement mises en œuvre. Le respect des exigences fonctionnelles définies dans la documentation de la configuration est ainsi assuré.

La figure 4-10 présente les données d’entrée, les outils et techniques, et les données de sortie de ce processus, et la figure 4-11 illustre le diagramme de flux des données.

Figure 4-10. Mettre en œuvre la maîtrise intégrée des modifications : données d’entrée, outils et techniques, et données de sortie

Figure 4-11. Diagramme de flux des données pour mettre en œuvre la maîtrise intégrée des modifications

4.5.1 Mettre en œuvre la maîtrise intégrée des modifications : données d’entrée

.1 Plan de management du projet Il est décrit dans la section 4.2.3.1.

.2 Information sur la performance du travail Elle est décrite dans la section 4.3.3.2.