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Section III Introduction

Chapitre 7 Management des coûts du projet

7.1 Estimer les coûts

Figure 7-3. Diagramme de flux des données du processus Estimer les coûts

7.1.1 Estimer les coûts : données d’entrée

.1 Référence de base du contenu

Énoncé du contenu. L’énoncé du contenu (voir la section 5.2.3.1) fournit la description du produit, les critères d’acceptation, les livrables clés, les limites du projet, les hypothèses et les contraintes du projet. Une des hypothèses de base qui doit être réalisée lors de l’estimation des coûts du projet, consiste à limiter les estimations aux seuls coûts directs ou à inclure également les coûts indirects. Les coûts indirects sont ceux qui ne peuvent pas être imputés à un projet particulier et qui, par conséquent, doivent être cumulés et équitablement répartis entre plusieurs projets suivant une procédure de comptabilisation approuvée et documentée. Parmi les contraintes de la plupart des projets, on rencontre communément des limitations du budget du projet. D’autres contraintes sont, par exemple, les dates de livraison exigées, la disponibilité de ressources compétentes et la politique interne de l’organisation.

Structure de découpage du projet. La SDP (voir la section 5.3.3.1) fournit les relations entre tous les composants et les livrables du projet (voir la section 4.3.3.1).

Dictionnaire de la SDP. Le dictionnaire de la SDP (voir la section 5.3.3.2) et les énoncés détaillés connexes des travaux fournissent une identification des livrables et une description du travail pour chacun des composants de la SDP nécessaires à la production de chaque livrable.

Les informations supplémentaires que peut contenir la référence de base du contenu et qui incluent des exigences dues aux implications contractuelles et légales sont la santé, la sécurité, la sûreté, la performance, l’environnement, l’assurance, les droits de propriété intellectuelle, les brevets et les permis.

Toutes ces informations doivent être prises en compte lors de l’établissement des estimations de coûts.

.2 Échéancier du projet

Le type et la quantité des ressources, et la durée pendant laquelle ces ressources sont affectées à l’achèvement du travail du projet, sont des facteurs majeurs dans la détermination du coût du

projet. Les ressources des activités de l’échéancier et leur durée respective constituent des données d’entrée clés pour ce processus. Le processus Estimer les ressources nécessaires aux activités (voir la section 6.3) implique la détermination de la disponibilité et des quantités nécessaires en ressources humaines et en matériel pour mettre en œuvre les activités de l’échéancier. Il est étroitement coordonné avec l’estimation des coûts. Les estimations de la durée des activités (voir la section 6.4.3.1) auront un impact sur les estimations de coûts de tout projet pour lequel le budget comporte une allocation pour les charges financières (y compris les charges d’intérêts) et dans lequel les ressources sont appliquées, par unité de temps, pour la durée de l’activité. Les estimations de la durée des activités peuvent également avoir un impact sur les estimations de coûts qui comportent des composants sensibles au temps, comme c’est le cas des négociations avec les syndicats de conventions collectives du personnel arrivées à échéance, ou des matériaux dont les prix sont sujets à variations saisonnières.

.3 Plan de ressources humaines

Les propriétés des ressources humaines du projet, les taux salariaux du personnel et les récompenses et reconnaissances correspondantes (voir la section 9.1.3.1) sont des composants nécessaires à l’élaboration des estimations de coûts du projet.

.4 Registre des risques

Le registre des risques (voir la section 11.2.3.1) doit être analysé de façon à prendre en compte les coûts de prévention des risques. Les risques, que ce soit des menaces ou des opportunités, ont habituellement un impact sur le coût des activités et de l’ensemble du projet. En règle générale, lorsqu’un événement induit par l’occurrence d’un risque négatif affecte le projet, le coût à court terme du projet augmente généralement et l’échéancier du projet subit parfois un retard.

.5 Facteurs environnementaux de l’entreprise

Parmi les facteurs environnementaux de l’entreprise qui peuvent avoir une influence sur le processus Estimer les coûts, on peut citer :

Les conditions du marché. Les conditions du marché décrivent les produits, services et résultats qui sont disponibles sur le marché, leurs fournisseurs, et les termes et conditions qui les régissent. Les conditions régionales et/ou globales de l’offre et de la demande ont un impact très important sur le coût des ressources.

Les informations commerciales publiées. Les informations sur le tarif des ressources sont souvent disponibles dans les bases de données commerciales qui suivent le coût des ressources humaines en fonction de leur compétence et fournissent des coûts standard pour les matériaux et les équipements. Les listes de prix que publient les fournisseurs offrent d’autres sources d’informations.

.6 Actifs organisationnels

Parmi les actifs organisationnels qui peuvent avoir une influence sur le processus Estimer les coûts, on peut citer :

les politiques d’estimation des coûts,

les modèles d’estimation des coûts,

l’information historique, et

les leçons apprises.

7.1.2 Estimer les coûts : outils et techniques

.1 Jugement d’expert

De nombreuses variables, dont en particulier les taux de main d’œuvre, le coût des matériaux, l’inflation, les facteurs de risque, ont une influence sur l’estimation des coûts. Basé sur l’information historique, le jugement d’expert apporte une connaissance utile sur l’environnement et les informations provenant de projets antérieurs similaires. Le jugement d’expert peut également permettre de décider de la combinaison de méthodes d’estimation et de réconcilier leurs différences.

.2 Estimation par analogie

Afin d’estimer les paramètres ou mesures d’échelle du projet en cours, l’estimation des coûts par analogie utilise les valeurs et mesures homologues provenant de projets similaires antérieurs ; ces paramètres peuvent être le contenu, le coût, le budget et la durée, et ces mesures d’échelle peuvent être la taille, la charge et la complexité. Lors de l’estimation des coûts, cette technique utilise les coûts réels de projets antérieurs similaires comme base d’estimation des coûts pour le projet en cours. C’est une approche d’estimation grossière qui est parfois ajustée pour tenir compte des différences de complexité entre projets.

L’estimation des coûts par analogie est fréquemment utilisée pour estimer un paramètre lorsque l’on dispose de peu d’informations détaillées sur le projet, comme c’est le cas, par exemple, lors des phases initiales d’un projet. L’estimation des coûts par analogie utilise l’information historique et le jugement d’expert.

Le plus souvent, l’estimation des coûts par analogie est moins onéreuse et prend moins de temps que les autres techniques, mais d’une façon générale, elle est également moins précise.

L’estimation des coûts par analogie peut être appliquée à un projet complet ou à des parties d’un projet, et peut être utilisée conjointement avec d’autres méthodes d’estimation. Sa fiabilité est d’autant plus grande que les projets antérieurs sont semblables non seulement en apparence mais surtout dans les faits, et que les membres de l’équipe de projet qui effectuent les estimations possèdent l’expertise requise.

.3 Estimation paramétrique

L’estimation paramétrique utilise une relation statistique entre les données historiques et d’autres variables (par exemple, la superficie de construction en mètres carrés) pour estimer les paramètres d’une activité, tels que le coût, le budget et la durée. Selon la sophistication du modèle et les données qu’il comporte, il est possible d’obtenir avec cette technique des résultats de grande précision. Les estimations paramétriques des coûts peuvent être appliquées à un projet complet ou à des parties d’un projet, et peuvent être utilisées conjointement avec d’autres méthodes d’estimation.

.4 Estimation ascendante

L’estimation ascendante est une méthode d’estimation des composants du travail. Le coût de chaque lot de travail ou de chaque activité est estimé au niveau contenant le plus de détails. Ces coûts détaillés sont ensuite totalisés ou « remontés » vers des niveaux de détail supérieurs pour permettre l’établissement de rapports et le suivi. Le coût et la précision de son estimation ascendante sont généralement fonction de l’importance et de la complexité de chaque activité ou de chaque lot de travail.

.5 Estimation à trois points

La précision des estimations du coût d’une activité unique peut être améliorée en prenant en compte l’incertitude et le risque de l’estimation. L’origine de ce concept se trouve dans la méthode PERT. Cette méthode utilise trois estimations pour définir la plage approximative du coût d’une activité :

Plus probable (CPP). Le coût de l’activité est basé sur une évaluation vraisemblable de l’effort requis par le travail et des dépenses prévues.

Optimiste (CO). Le coût de l’activité est basé sur l’analyse du « meilleur scénario possible » pour l’activité.

Pessimiste (CP). Le coût de l’activité est basé sur l’analyse du « pire scénario possible » pour l’activité.

L’analyse selon la méthode PERT calcule un coût Attendu (CA) en utilisant une moyenne pondérée de ces trois estimations :

CA = CO + 4CPP + CP

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Ce calcul (même s’il ne porte que sur une simple moyenne arithmétique des trois valeurs) peut fournir des estimations de coûts plus exactes, et les trois valeurs permettent d’en clarifier la plage d’incertitude.

.6 Analyse de la réserve

Les estimations de coûts peuvent inclure des provisions pour aléas (que l’on appelle parfois réserves pour imprévus) afin de tenir compte d’incertitudes sur les coûts. Les provisions pour aléas peuvent être exprimées sous forme de pourcentage du coût estimé de l’activité ou de nombre fixe, ou peuvent être déterminées à partir de méthodes d’analyse quantitative.

Lorsque des informations plus précises sur le projet deviennent disponibles, les provisions pour aléas peuvent être conservées, modifiées ou éliminées. Ces provisions doivent être clairement identifiées dans la documentation de l’échéancier. Les provisions pour aléas font partie des exigences en financement du projet.

.7 Coût de la qualité

Des hypothèses relatives au coût de la qualité (voir la section 8.1.2.2) peuvent être utilisées dans la préparation des estimations du coût des activités.

.8 Logiciels d’estimation des coûts du projet

Les modules d’estimation des coûts disponibles dans les logiciels de gestion de projet, les tableurs et les outils de simulation et de statistique, sont de plus en plus utilisés pour aider à l’estimation des coûts. Ces outils peuvent simplifier l’utilisation de certaines techniques d’estimation des coûts et facilitent ainsi l’étude rapide de diverses possibilités d’estimation des coûts.

.9 Analyse des offres

Les méthodes d’estimation des coûts peuvent inclure l’analyse de ce que le projet devrait coûter, basée sur les offres conformes de fournisseurs qualifiés. Lorsque des projets ont été attribués à un fournisseur à la suite d’un appel d’offres, un travail supplémentaire d’estimation des coûts, à la charge de l’équipe de projet, peut être nécessaire pour étudier le prix de chaque livrable et en déduire un coût qui soit compatible avec le coût final total du projet.

7.1.3 Estimer les coûts : données de sortie

.1 Estimations du coût des activités

Les estimations du coût des activités sont des évaluations quantitatives du coût probable requis pour la réalisation du travail du projet. Les estimations de coûts peuvent être présentées sous une forme résumée ou sous une forme détaillée. Les coûts sont estimés pour tous les types de ressources pris en compte lors des estimations du coût des activités. Ceci comprend entre autres, la main d’œuvre directe, les matériaux, l’équipement, les services, les installations et l’informatique, ainsi que des catégories spéciales telles qu’une réserve contre l’inflation ou une provision pour aléas. Les coûts indirects qui sont inclus dans l’estimation du projet, peuvent figurer au niveau de l’activité ou à des niveaux supérieurs.

.2 Base des estimations

Le volume et le type de détails supplémentaires à l’appui de l’estimation des coûts sont fonction du champ d’application. Quel que soit le niveau de détail, la documentation fournie doit permettre une compréhension claire et exhaustive de la façon dont l’estimation des coûts est obtenue.

Les détails à l’appui des estimations du coût des activités peuvent comprendre :

• une documentation sur les bases de l’estimation (c’est-à-dire la façon dont elle a été établie),

• la documentation de toutes les hypothèses utilisées,

• la documentation de toutes les contraintes connues,

• l’indication des plages d’estimation possibles (par exemple, $10 000 (±10%) pour indiquer qu’il est prévu que le coût de l’élément se situe dans cette plage), et

• l’indication du niveau de confiance sur l’estimation finale.

.3 Mises à jour des documents du projet

Parmi les documents du projet qui peuvent nécessiter des mises à jour figure le registre des risques.