Surveiller et maîtriser le travail du projet

demandes de modification peuvent être directes ou indirectes, initiées à l’interne ou à l’externe

; elles peuvent être optionnelles ou imposées par la législation ou les contrats, et comprennent :

• Actions correctives. Ce sont des instructions documentées portant sur l’exécution du travail du projet et par lesquelles la performance attendue de ce travail doit être en ligne avec le plan de management du projet.

• Actions préventives. Ce sont des instructions documentées de conduite d’une activité susceptible de diminuer la probabilité de conséquences négatives provenant des risques du projet.

• Corrections des défauts. Ce sont des identifications formellement documentées d’un défaut au niveau d’un composant du projet, accompagnées de recommandations de réparation, voire de remplacement complet de ce composant.

• Mises à jour. Ce sont des modifications apportées à la documentation, aux plans, etc., formellement contrôlés, de façon à refléter les modifications ou ajouts d’idées ou de contenu.

.4 Mises à jour du plan de management du projet

Les éléments du plan de management du projet qui sont susceptibles de mises à jour sont, en particulier :

• le plan de management des exigences,

• le plan de management de l’échéancier,

• le plan de management des coûts,

• le plan de management de la qualité,

• le plan des ressources humaines,

• le plan de management de la communication,

• le plan de management des risques,

• le plan de management des approvisionnements, et

• les références de base du projet.

.5 Mises à jour des documents du projet

Certains documents du projet peuvent nécessiter des mises à jour ; ce sont, en particulier :

• les documents relatifs aux exigences,

• les registres du projet (problèmes majeurs, hypothèses, etc.),

• les registres des risques, et

• le registre des parties prenantes.

une attention particulière. La maîtrise consiste à déterminer les actions correctives ou préventives, ou à modifier les plans d’action et à suivre leur déroulement, de façon à vérifier si les actions entreprises ont permis de résoudre les problèmes de performance. Le processus Surveiller et maîtriser le travail du projet consiste à :

• comparer la performance réelle du projet au plan de management du projet ;

• évaluer la performance de façon à établir le besoin d’actions correctives ou préventives et à recommander celles qui sont jugées nécessaires ;

• identifier les risques nouveaux et analyser, suivre et surveiller les risques existants, de façon à s’assurer que les risques présents dans le projet sont bien identifiés, que leur état est communiqué et que des plans appropriés de réponse aux risques sont mis en œuvre ;

• maintenir, tout au long de l’exécution du projet, une base d’informations précise et opportune sur le ou les produits du projet, et la documentation qui leur est associée ;

• procurer l’information nécessaire aux rapports d’état, à la mesure de l’avancement et aux prévisions ;

• fournir les prévisions permettant la mise à jour des informations relatives aux coûts et à l’échéancier actuels ; et

• surveiller la mise en œuvre des modifications au fur et à mesure de leur approbation.

La figure 4-8 présente les données d’entrée, les outils et techniques, et les données de sortie de ce processus, et la figure 4-9 illustre le diagramme de flux des données.

Figure 4-8. Surveiller et maîtriser le travail du projet : données d’entrée, outils et techniques, et données de sortie

Figure 4-9. Diagramme de flux de données pour surveiller et maîtriser le travail du projet

4.4.1 Surveiller et maîtriser le travail du projet : données d’entrée

Il est décrit dans la section 4.2.3.1.

.2 Rapports d’avancement

Les rapports doivent être préparés par l’équipe de projet et doivent présenter en détail les activités, les réalisations, les jalons, et les problèmes identifiés. Les rapports d’avancement peuvent être utilisés pour communiquer les informations clés dont, en particulier :

• l’état actuel,

• les réalisations importantes de la période,

• les activités de l’échéancier,

• les prévisions, et

• les problèmes majeurs.

.3 Facteurs environnementaux de l’entreprise

Parmi les facteurs environnementaux de l’entreprise qui peuvent avoir une influence sur le processus Surveiller et maîtriser le travail du projet, on peut citer :

• les normes gouvernementales ou industrielles (par exemple, les réglementations des organismes de normalisation, les normes de produits, les normes de qualité et les normes de fabrication) ;

• les systèmes d’autorisation des travaux de l’entreprise ;

• la tolérance aux risques des parties prenantes, et

• les systèmes de gestion de l’information du projet (par exemple, un outil automatisé tel qu’un logiciel de planification, un système de management de la configuration, un système de collecte et de diffusion de l’information, ou des interfaces Web avec d’autres systèmes automatisés en ligne).

.4 Actifs organisationnels

Parmi les actifs organisationnels qui peuvent avoir une influence sur le processus Surveiller et maîtriser le travail du projet, on peut citer :

• les exigences de l’organisation en matière de communication,

• les procédures de contrôle financier (par exemple, des comptes-rendus des temps de travail, des codes d’imputation comptable, des revues des dépenses et des débours, et des provisions contractuelles standard),

• les procédures de management des problèmes majeurs et des défauts,

• les procédures de maîtrise des risques, comprenant les catégories de risques, la définition des probabilités et des impacts, et les matrices de probabilité et d’impact,

• les bases de données des mesures des processus permettant de mettre à disposition les données de mesures sur les processus et les produits, et

• la base de données des leçons apprises.

4.4.2 Surveiller et maîtriser le travail du projet : outils et techniques

Le jugement d’expert est utilisé par l’équipe de management de projet pour interpréter les informations provenant des processus de surveillance et de maîtrise. La détermination des actions qui doivent être entreprises pour que la performance du projet corresponde aux attentes est effectuée par le chef de projet, en collaboration avec son équipe de projet.

4.4.3 Surveiller et maîtriser le travail du projet : données de sortie

La comparaison des résultats prévus et des résultats réels conduit à l’établissement de demandes de modification qui peuvent étendre le contenu du projet ou du produit, ou le réajuster ou le réduire. Les modifications peuvent avoir un impact sur le plan de management du projet, sur les documents du projet ou sur les livrables du produit. Les modifications sont en particulier :

• Actions correctives. Ce sont des instructions documentées portant sur l’exécution du travail du projet et par lesquelles la performance attendue de ce travail doit être en ligne avec le plan de management du projet.

• Actions préventives. Ce sont des instructions documentées de conduite d’une activité susceptible de diminuer la probabilité de conséquences négatives provenant des risques du projet.

• Corrections des défauts. Ce sont des identifications formellement documentées d’un défaut au niveau d’un composant du projet, accompagnées de recommandations de réparation, voire de remplacement complet de ce composant.

.2 Mises à jour du plan de management du projet

Les éléments du plan de management du projet qui sont susceptibles de mises à jour sont, en particulier :

• le plan de management de l’échéancier,

• le plan de management des coûts,

• le plan de management de la qualité,

• la référence de base du contenu,

• la référence de base de l’échéancier, et

• la référence de base de performance des coûts.

.3 Mises à jour des documents du projet

Certains documents du projet peuvent nécessiter des mises à jour ; ce sont, en particulier :

• les prévisions,

• les rapports d’avancement, et

• les registres des problèmes majeurs.