Déterminer le budget

7.1.3 Estimer les coûts : données de sortie

Les estimations du coût des activités sont des évaluations quantitatives du coût probable requis pour la réalisation du travail du projet. Les estimations de coûts peuvent être présentées sous une forme résumée ou sous une forme détaillée. Les coûts sont estimés pour tous les types de ressources pris en compte lors des estimations du coût des activités. Ceci comprend entre autres, la main d’œuvre directe, les matériaux, l’équipement, les services, les installations et l’informatique, ainsi que des catégories spéciales telles qu’une réserve contre l’inflation ou une provision pour aléas. Les coûts indirects qui sont inclus dans l’estimation du projet, peuvent figurer au niveau de l’activité ou à des niveaux supérieurs.

.2 Base des estimations

Le volume et le type de détails supplémentaires à l’appui de l’estimation des coûts sont fonction du champ d’application. Quel que soit le niveau de détail, la documentation fournie doit permettre une compréhension claire et exhaustive de la façon dont l’estimation des coûts est obtenue.

Les détails à l’appui des estimations du coût des activités peuvent comprendre :

• une documentation sur les bases de l’estimation (c’est-à-dire la façon dont elle a été établie),

• la documentation de toutes les hypothèses utilisées,

• la documentation de toutes les contraintes connues,

• l’indication des plages d’estimation possibles (par exemple, $10 000 (±10%) pour indiquer qu’il est prévu que le coût de l’élément se situe dans cette plage), et

• l’indication du niveau de confiance sur l’estimation finale.

.3 Mises à jour des documents du projet

Parmi les documents du projet qui peuvent nécessiter des mises à jour figure le registre des risques.

Figure 7-4. Déterminer le budget : données d’entrée, outils et techniques, et données de sortie

Figure 7-5. Diagramme de flux des données du processus Déterminer le budget

7.2.1 Déterminer le budget : données d’entrée

Le cumul des estimations du coût pour chaque activité (voir la section 7.1.3.1) d’un lot de travail permet d’obtenir l’estimation des coûts de ce lot de travail.

.2 Base des estimations

Les détails à l’appui des estimations de coûts doivent être spécifiés comme indiqué dans la section 7.1.3.2. Toute hypothèse de base concernant l’inclusion ou l’exclusion de coûts indirects dans le budget du projet doit être spécifiée dans la base des estimations.

.3 Référence de base du contenu

• Énoncé du contenu. Des limitations formelles périodiques portant sur la dépense des fonds du projet peuvent être imposées par l’organisation, par contrat (voir la section

12.2.3.2) ou par d’autres entités telles que des agences gouvernementales. Ces contraintes de financement sont reflétées dans l’énoncé du contenu du projet.

• Structure de découpage du projet. La SDP (voir la section 5.3.3.1) fournit les relations entre tous les livrables du projet et leurs divers composants.

• Dictionnaire de la SDP. Le dictionnaire de la SDP (voir la section 5.3.3.2) et les énoncés détaillés connexes des travaux fournissent une identification des livrables et une description du travail de chacun des composants de la SDP nécessaires à la production de chaque livrable.

.4 Échéancier du projet

L’échéancier du projet (voir la section 6.5.3.1), faisant partie du plan de management du projet, comprend les dates prévues de début et de fin de chacune des activités du projet, les jalons, les lots de travail, les lots de planification et les comptes de contrôle. Ces informations permettent de cumuler les coûts pour chacune des périodes calendaires au cours desquelles il est prévu que les coûts soient encourus.

.5 Calendriers des ressources

Les calendriers des ressources indiquent les ressources allouées au projet et la période de leur allocation. Ces informations permettent d’établir le coût des ressources pour la durée totale du projet.

.6 Contrats

Les informations et les coûts contractuels relatifs aux produits, services ou résultats qui ont été achetés, sont pris en compte lors de la détermination du budget.

.7 Actifs organisationnels

Parmi les actifs organisationnels qui peuvent avoir une influence sur le processus Déterminer le budget, on peut citer :

• les politiques, procédures et instructions existantes, formelles et informelles, et relatives à la budgétisation,

• les outils de budgétisation, et

• les méthodes d’établissement des rapports.

7.2.2 Déterminer le budget : outils et techniques

Les estimations de coûts sont cumulées par lot de travail conformément à la SDP. Les estimations de coûts des lots de travail sont ensuite cumulées jusqu’aux niveaux des composants supérieurs de la SDP, tels que les comptes de contrôle, et finalement pour l’ensemble du projet.

.2 Analyse de la réserve

L’analyse de la réserve du budget permet d’établir à la fois les provisions pour aléas et les provisions pour imprévus du projet. Les provisions pour aléas sont des allocations destinées à financer les modifications imprévues, mais potentiellement nécessaires, pouvant résulter de l’occurrence de risques identifiés dans le registre des risques. Les provisions pour imprévus sont des budgets réservés aux modifications non planifiées affectant le contenu et le coût du projet. Le chef de projet peut devoir obtenir une approbation avant d’engager ou de dépenser les montants de ces provisions. Ces provisions ne font pas partie de la référence de base des

coûts du projet mais peuvent être intégrées au budget total du projet. Elles n’entrent pas dans les calculs de la mesure de la valeur acquise.

.3 Jugement d’expert

Le jugement d’expert basé, selon les besoins de l’activité en cours, sur une expertise dans un champ d’application, un domaine de connaissance, une discipline, une industrie etc., doit être utilisé dans la détermination du budget. Une telle expertise peut être fournie par un groupe ou une personne possédant une instruction adéquate, une connaissance, une compétence, une expérience ou une formation spécialisée. Le jugement d’expert peut provenir de plusieurs sources dont, en particulier :

• d’autres unités de l’entreprise réalisatrice,

• des consultants,

• des parties prenantes, y compris des clients,

• des associations professionnelles et techniques, et

• des groupes industriels.

.4 Liens historiques

Tout lien historique résultant en estimations paramétriques ou analogiques implique l’utilisation des caractéristiques (paramètres) du projet pour développer des modèles mathématiques prévoyant le coût total du projet. Ces modèles peuvent être simples (par exemple, la construction d’une maison résidentielle coûtera un certain prix au mètre carré habitable) ou complexes (par exemple, une modélisation du coût de développement d’un logiciel utilise plusieurs facteurs d’ajustement distincts, chacun d’eux comportant plusieurs critères).

Le coût et la précision des modèles analogiques et paramétriques peuvent varier considérablement. Ils seront probablement d’autant plus fiables que :

• l’information historique utilisée pour développer le modèle est plus précise,

• les paramètres utilisés dans le modèle sont plus facilement quantifiables, et

• les modèles sont plus extensibles et peuvent aussi bien convenir à un grand projet qu’à un petit projet ou aux phases d’un projet.

.5 Réconciliation des limites de financement

Les dépenses de fonds doivent être réconciliées avec les limites de financement fixées lors des engagements de fonds du projet. Un écart entre les limites de financement et les dépenses planifiées nécessitera parfois une modification de la planification du travail de façon à mieux étaler les dépenses. Ceci peut se faire en imposant dans l’échéancier du projet des contraintes de dates sur le travail.

7.2.3 Déterminer le budget : données de sortie

La référence de base de performance des coûts est un budget à l’achèvement échelonné et approuvé permettant de mesurer, surveiller et maîtriser la performance d’ensemble des coûts du projet. Elle est établie en additionnant les budgets approuvés par période de temps, et est généralement présentée sous la forme d’une courbe en S, comme le montre la figure 7-6. Dans

la technique de management par la valeur acquise, la référence de base de performance des coûts est appelée référence de base des mesures de performances.

Figure 7-6. Référence de base des coûts, dépenses et exigences en financement

.2 Exigences en financement du projet

Les exigences en financement total et périodique (par exemple, trimestriel ou annuel) sont dérivées de la référence de base des coûts. Cette référence de base comprend les dépenses prévues et les dettes anticipées. Le financement s’effectue souvent par montants incrémentiels non continus qui sont représentés par des marches sur la figure 7-6. Le total des fonds requis se compose des coûts inclus dans la référence de base des coûts plus, le cas échéant, le montant des provisions pour imprévus.

.3 Mises à jour des documents du projet

Certains documents du projet peuvent nécessiter des mises à jour ; ce sont, en particulier :

• le registre des risques,

• les estimations de coûts, et

• l’échéancier du projet.