Élaborer la charte du projet

Élaborer la charte du projet est le processus qui consiste à élaborer le document qui autorise formellement un projet, ou une phase de projet, et à documenter les exigences initiales qui doivent satisfaire aux besoins et aux attentes des parties prenantes. Il établit un partenariat entre l’entreprise réalisatrice et celle qui a initié la demande (ou, dans le cas de projets externes, le client). La charte du projet approuvée démarre formellement le projet ou la phase du projet. Un chef de projet doit être sélectionné et assigné dès que possible, de préférence lorsque la charte du projet est en cours d’élaboration, mais toujours avant que la planification débute. Il est recommandé de faire participer le chef de projet à l’élaboration de la charte du projet car elle lui confère l’autorité d’appliquer les ressources aux activités du projet.

Les projets sont autorisés par une entité ou une personne extérieure au projet, par exemple le commanditaire, le bureau des programmes ou le comité directeur de portefeuille. Le niveau de l’initiateur du projet ou du commanditaire doit être approprié au besoin de financement du projet. Ils élaboreront la charte du projet ou délègueront cette tâche au chef de projet. Le projet est autorisé lorsque l’initiateur appose sa signature sur la charte du projet. Un projet est autorisé parce qu’il répond à des besoins commerciaux ou à des influences extérieures. Il en résulte, en général, le lancement d’une analyse de besoins, d’une étude économique ou

l’élaboration de la description de la situation que traitera le projet. L’élaboration de la charte lie le projet à la stratégie de l’organisation et au travail opérationnel qui s’y fait.

La figure 4-2 présente les données d’entrée, les outils et techniques, et les données de sortie de ce processus, et la figure 4-3 illustre le diagramme de flux des données.

Figure 4-2. Élaborer la charte du projet : données d’entrée, outils et techniques, et données de sortie

Figure 4-3. Diagramme de flux des données pour élaborer la charte du projet

4.1.1 Élaborer la charte du projet : données d’entrée

L’énoncé des travaux du projet est une description narrative des livrables du projet, qui peuvent être des produits ou des services. Lorsqu’il s’agit de projets internes, l’initiateur du projet ou le commanditaire fournit un énoncé des travaux basé sur les exigences des besoins commerciaux, du produit ou du service. Dans le cas de projets externes, l’énoncé des travaux est communiqué par le client et fait partie soit d’un document d’offre, comme par exemple un appel à proposition, une demande d’information, un appel d’offres, soit d’un contrat. L’énoncé des travaux du projet fait référence à :

• Des besoins commerciaux. Les besoins commerciaux d’une organisation peuvent être basés sur une demande du marché, une avance technologique, une prescription juridique ou une réglementation gouvernementale.

• Une description du contenu du produit. Elle précise les caractéristiques du produit pour la création duquel le projet sera entrepris. Elle doit également documenter la relation entre les produits ou services qui sont créés et les besoins commerciaux que traitera le projet.

• Un plan stratégique. Tous les projets doivent soutenir les objectifs stratégiques de l’organisation. Le plan stratégique de l’entreprise réalisatrice doit être considéré comme un facteur de décision et de priorisation lors de la sélection des projets.

.2 Étude économique

L’étude économique, ou un document similaire, apporte les informations nécessaires qui vont permettre, de déterminer, d’un point de vue des affaires, si l’investissement requis par le projet est valable ou non. Afin de justifier le projet, l’étude économique comprend généralement les besoins commerciaux et l’analyse coût-avantage. Dans le cas de projets externes, l’étude économique peut être réalisée par l’organisation ou le client ayant initié la demande. Cette étude économique est établie en raison d’un ou plusieurs des points suivants :

• demande du marché (par exemple, un constructeur automobile autorisant, par suite de pénurie d’essence, le projet de construction d’un plus grand nombre de voitures économes en carburant),

• besoin de l’entreprise (par exemple, un centre de formation autorisant le projet de création d’un nouveau cours de formation pour augmenter ses revenus),

• demande des clients (par exemple, une compagnie d’électricité autorisant le projet de construction d’une nouvelle sous-station pour desservir un nouveau parc industriel),

• avance technologique (par exemple, à la suite de progrès sur les mémoires d’ordinateur et dans la technologie de l’électronique, une entreprise d’électronique autorisant un nouveau projet dans le but de développer de plus petits ordinateurs portatifs),

• prescription juridique (par exemple, un fabricant de produits chimiques autorisant un projet d’élaboration d’instructions pour la manipulation de matériaux toxiques),

• impacts écologiques (par exemple, une compagnie entreprend un projet de réduction de son impact environnemental), ou

• besoin social (par exemple, une organisation non gouvernementale qui, dans un pays en voie de développement, autorise un projet qui fournit des systèmes d’adduction d’eau potable, des toilettes et de l’éducation sanitaire aux communautés affectées par le choléra).

Dans le cas de projets à phases multiples, l’étude économique peut être périodiquement révisée de façon à vérifier que le projet est toujours porteur d’avantages commerciaux. Dans les premières étapes du cycle de vie du projet, une revue périodique de l’étude économique par l’organisation commanditaire aide également à confirmer la nécessité du projet.

.3 Contrat

Un contrat est une donnée d’entrée lorsque le projet est réalisé pour un client externe.

.4 Facteurs environnementaux de l’entreprise

Parmi les facteurs environnementaux de l’entreprise qui peuvent avoir une influence sur le processus Élaborer la charte du projet, on peut citer :

• les normes gouvernementales ou industrielles,

• l’infrastructure de l’organisation, et

• les conditions du marché.

.5 Actifs organisationnels

Parmi les actifs organisationnels qui peuvent avoir une influence sur le processus Élaborer la charte du projet, on peut citer :

• les processus organisationnels standard, les politiques et les définitions de processus normalisées à usage interne ;

• les modèles (par exemple, un modèle de charte du projet) ; et

• les informations historiques et la base de données des leçons apprises.

4.1.2 Élaborer la charte du projet : outils et techniques

Le jugement d’expert est souvent utilisé pour évaluer les données d’entrée permettant l’élaboration de la charte du projet. Au cours de ce processus, ce jugement et cette expertise s’appliquent aux détails techniques et de management. Cette expertise est apportée par tout groupe ou individu possédant la connaissance ou la formation correspondante, et peut provenir de plusieurs sources différentes, dont en particulier :

• d’autres unités dans l’organisation,

• des consultants,

• des parties prenantes, dont les clients ou les commanditaires,

• des associations professionnelles et techniques,

• des groupes industriels,

• des experts en la matière, et

• le bureau des projets.

4.1.3 Élaborer la charte du projet : données de sortie

La charte du projet documente les besoins commerciaux, la compréhension actuelle des besoins du client et le nouveau produit, service, ou résultat que le projet doit apporter ; on y trouve, par exemple :

• la finalité ou la justification du projet,

• les objectifs mesurables du projet et les critères de succès correspondants,

• les exigences à haut niveau,

• une description du projet à haut niveau,

• les risques à haut niveau,

• un échéancier récapitulatif des jalons,

• un budget récapitulatif,

• les exigences d’acceptation du projet (ce qui constitue le succès du projet, qui décide que le projet est réussi et qui appose la signature d’acceptation du projet),

• le chef de projet désigné, sa responsabilité et son niveau d’autorité, et

• les noms et niveaux d’autorité du commanditaire ou des autres personnes qui autorisent la charte du projet.