Élaborer le plan des ressources humaines : données de sortie 1. Plan des ressources humaines

Le plan des ressources humaines, en tant que partie du plan de management du projet, apporte des conseils sur la façon dont les ressources humaines du projet doivent être définies, constituées, gérées, maîtrisées et par la suite désengagées. Le plan des ressources humaines doit comporter entre autres :

• Rôles et responsabilités. Les éléments suivants doivent être abordés lorsque les rôles et responsabilités nécessaires à l’achèvement d’un projet sont répertoriés :

o Rôle. Appellation décrivant la partie d’un projet pour laquelle une personne rend des comptes. Des exemples de rôles de projet sont, entre autres : ingénieur en travaux publics, représentant juridique, analyste d’affaires et coordinateur de tests. La clarté des rôles en termes d’autorité, de

responsabilités et de limites doit être documentée.

o Autorité. Elle définit le droit d’affecter des ressources au projet, de pendre des décisions et de signer des accords. Parmi les exemples de décisions qui

exigent une autorité clairement définie, on peut citer le choix de la méthode d’achèvement d’une activité, l’acceptation de la qualité et la façon de répondre aux écarts du projet. Les membres de l’équipe sont plus performants lorsque leur niveau d’autorité correspond à leurs responsabilités individuelles.

o Responsabilité. Elle correspond au travail qui est attendu de la part d’un membre de l’équipe de projet dans le but de mener à terme les activités du projet.

o Compétence. Ce sont les aptitudes et la capacité requises pour mener à bien les activités du projet. Si les membres de l’équipe de projet ne possèdent pas les compétences requises, la performance risque d’être compromise. Lorsque de telles inadéquations sont identifiées, des réponses proactives telles que la formation, l’embauche, les modifications de l’échéancier ou celles du contenu sont entreprises.

• Organigrammes du projet. Un organigramme du projet est une représentation graphique des membres de l’équipe de projet et de leurs relations d’autorité. Il peut être formel ou informel, très détaillé ou peu détaillé, en fonction des besoins du projet.

Par exemple, l’organigramme du projet pour une équipe d’intervention rassemblant 3 000 personnes en cas de catastrophe sera plus détaillé qu’un organigramme pour un projet interne impliquant une vingtaine de personnes.

• Plan de management des ressources humaines. Le plan de management des ressources humaines, qui fait partie du plan des ressources humaines au sein du plan de management du projet, décrit quand et comment les besoins en ressources humaines seront satisfaits. Selon les besoins du projet, le plan de management des ressources humaines peut être formel ou informel, très détaillé ou formulé de manière générale. Le plan est continuellement mis à jour tout au long du projet afin de diriger les actions courantes d’obtention et de développement des membres de l’équipe. Les informations contenues dans le plan de management des ressources humaines varient selon le champ d’application et l’envergure du projet, mais les éléments à prendre en considération comprennent :

o L’acquisition de ressources humaines. Un certain nombre de questions se posent lors de la planification de l’acquisition des membres de l’équipe. Par exemple, les ressources humaines proviendront-elles de l’organisation elle-même ou de sources extérieures, régies par contrat ? Les membres de l’équipe seront-ils appelés à travailler dans un lieu centralisé ou pourront-ils travailler à distance ? Quels sont les coûts associés à chaque niveau d’expertise requis pour le projet ? Quel est le niveau d’assistance que le service des ressources humaines de l’organisation et les responsables fonctionnels sont en mesure de fournir à l’équipe de management de projet ?

o Calendriers des ressources. Le plan de management des ressources humaines décrit les périodes durant lesquelles les membres de l’équipe de projet sont nécessaires, que ce soit individuellement ou collectivement, ainsi que le moment auquel les activités d’acquisition telles que le recrutement devraient débuter. Un histogramme des ressources est un outil de représentation graphique des ressources. Ce diagramme à barres illustre le nombre d’heures pendant lesquelles une personne, un service ou l’équipe de projet toute entière sera nécessaire par semaine ou par mois pendant le déroulement du projet. Le diagramme peut également contenir une ligne horizontale représentant le nombre maximum d’heures de disponibilité d’une ressource donnée. Les

barres qui dépassent le nombre maximum d’heures disponibles identifient la nécessité de mettre en œuvre une stratégie de nivellement des ressources, telle qu’ajouter de nouvelles ressources ou modifier l’échéancier. Un exemple d’histogramme des ressources est illustré dans la figure 9-6.

Figure 9-6. Exemple d’un histogramme des ressources

o Plan de désengagement des ressources humaines. Déterminer la méthode et le calendrier de désengagement des membres de l’équipe bénéficie à la fois au projet et aux membres de l’équipe. Lorsque les membres de l’équipe sont désengagés d’un projet, les coûts associés à ces ressources ne s’appliquent plus au projet, réduisant ainsi les coûts du projet. Le moral se trouve amélioré lorsque des transitions en douceur vers de nouveaux projets sont déjà prévues.

Un plan de désengagement des ressources humaines permet également d’atténuer les risques relatifs aux ressources humaines, qui peuvent se produire au cours ou en fin de projet.

o Besoins en formation. Si l’on s’attend à ce que les membres de l’équipe qui doivent être affectés au projet n’aient pas les compétences requises, un plan de formation peut être développé dans le cadre du projet. Le plan peut également prévoir des moyens pour aider les membres de l’équipe à obtenir des

certifications qui viendraient promouvoir leur capacité à apporter une contribution au projet.

o Reconnaissance et récompenses. Des critères clairs pour les récompenses et un système planifié pour leur utilisation contribuent à promouvoir et à renforcer les comportements souhaités. Pour être efficaces, la reconnaissance et les récompenses d’une personne doivent être basées sur des activités et

performances sous son contrôle. Par exemple, un membre de l’équipe devant obtenir une récompense pour avoir atteint des objectifs de coût devrait avoir un niveau de contrôle suffisant sur les décisions qui affectent les dépenses.

Concevoir un plan faisant état des périodes établies pour la distribution des récompenses garantit que les reconnaissances auront bien lieu et ne seront pas

oubliées. La reconnaissance et les récompenses font partie du processus Développer l’équipe de projet (voir la section 9.3).

o Conformité. Le plan de management des ressources humaines peut contenir des stratégies visant à se conformer aux réglementations gouvernementales applicables, aux conventions collectives et autres règlements établis en matière de ressources humaines.

o Sécurité. La politique interne et les procédures visant à protéger les membres de l’équipe de projet des dangers en matière de sécurité peuvent être inclus dans le plan de management des ressources humaines ainsi que dans le registre des risques.