Etape 1 : la préparation

Clarification des objectifs

La préparation de l’EDL est une phase importante qu’il convient de ne pas négliger. Dans

Figure IV-1 : Les étapes de la réalisation d’un état des lieux

Réalisation

terrain de

l’EDL

Analyse ^{Consolidation} _{et validation des résultats}^Restitution

1 2 3 4 5

2 ~ 3 semaines avant

la visite terrain 4 jours

2 ~ 3 séances

de 2 heures 2 jours

Présentation / discussion 2h

et expliquer le contenu de la démarche et les attendus. Il est nécessaire de communiquer clairement lors de cette phase sur les objectifs de l’EDL et éviter toute confusion avec d’autres démarches. En l’occurrence, l’EDL n’est pas un audit qui opère une évaluation et contrôle des écarts de fonctionnements par rapport à des processus de référence. Les participants montreront quelque réticence à évoquer ouvertement leurs difficultés et les faiblesses des processus qu’ils appliquent au quotidien, s’ils perçoivent l’état des lieux sous cet angle et se sentent quelque peu « évalués». L’objectif d’un état des lieux est de construire ensemble un diagnostic partagé des modes de fonctionnement en faisant émerger les points forts et les difficultés dans le but d’identifier des pistes d’amélioration et proposer des modes plus performants. A l’inverse d’un audit, les processus de référence ne sont pas encore connus, l’objectif est justement de contribuer à les concevoir.

Choix du périmètre

Une fois les objectifs clarifiés, la phase de préparation se poursuit en choisissant avec les interlocuteurs du site le périmètre de l’état des lieux : quel (s) produit (s) ? Quelles lignes de fabrication ? Le choix du périmètre doit nécessairement se faire avec les opérationnels du site qui ont une meilleure idée, à la fois, des ateliers les plus représentatifs et des secteurs qui leur posent des difficultés et présentent des marges de progrès. Pour orienter le choix du périmètre, deux grandes lignes peuvent être retenues :

- Choisir un secteur représentatif en termes de complexité de flux : ni trop simple, ni présentant une complexité spécifique. Par exemple, pour un certain atelier du cas d’étude, le processus de production a été morcelé en tronçons implantés à des bâtiments différents, et ce en raison d’un manque de surfaces au moment de sa conception. Cette implantation morcelée génère une complexité importante de flux (croisements de flux, stocks dispersés, …). Les problématiques résultantes sont très spécifiques à cet atelier et non représentatives d’un atelier « classique », et ne peuvent donc servir à une réflexion générale sur la logistique des usines de mécanique

- Prendre le flux entier. En particulier, pour les visites de terrain, prendre le flux de produits et composants depuis les aires de réceptions des matières premières jusqu’aux quais d’expédition des produits finis, en passant par toutes les étapes de production. Rappelons que l’EDL a pour objectif de dresser une vision globale du fonctionnement de la chaîne logistique étudiée.

Choix des interlocuteurs

Le périmètre de l’EDL ayant été choisi et une date fixée pour le déroulement de la mission sur le terrain, l’équipe transverse établit et transmet au site une proposition de planning détaillé. Cette proposition définit le déroulement de chaque journée et précise les différents

sujets qui seront abordés ainsi que les données et les documents à collecter. La proposition de planning s’accompagne d’une spécification précise du profil souhaité pour chaque interlocuteur à interviewer, en fonction des sujets.

Arrêtons-nous un moment sur cet aspect. Il est nécessaire de choisir avec pertinence le bon interlocuteur pour chaque sujet. Prenons un exemple : lorsqu’il s’agira d’analyser le processus de programmation des lignes, il sera intéressant de rencontrer le responsable général du secteur de programmation, qui donnera une vision globale des processus, de la tactique suivie et les interactions entre les différents secteurs d’activité. Mais il est aussi nécessaire de compléter cette vision par l’interview de l’opérationnel chargé de réaliser le processus de programmation pour un produit ou ligne de production donnés. Il a une connaissance détaillée du processus et le pratique au quotidien ; c’est donc la personne la mieux placée pour décrire les difficultés rencontrées, les aléas auxquels il est confronté, les différents variantes de fonctionnement, les cas particuliers, les modes dégradés mis en place en cas d’aléas,… D’une manière générale et comme nous le verrons un peu plus loin, lors de l’EDL nous naviguerons constamment entre deux niveaux de détail : la vision globale et la vision détaillée. Pour chacun de ces niveaux, il faut identifier le bon interlocuteur.

Par ailleurs, il est utile de noter que le choix des interlocuteurs peut être différent suivant la structure du site. Les organigrammes détaillés sont d’une grande aide pour identifier les bonnes personnes à interviewer. Ainsi, si on revient à notre exemple sur la programmation de la production, dans le cas d’un grand site avec différents produits et différentes lignes de production, il existe probablement un responsable général de la programmation et des chargés de programmation par type de produits ou groupes de produits. En revanche, pour un petit site avec un nombre plus restreint de produits, il existe peut-être un seul programmeur pour tous les produits. Il faut ainsi à chaque fois identifier la personne que l’on souhaite rencontrer.

Organisation des échanges

A noter que des premiers échanges d’information s’engagent dès cette étape de préparation. Pour notre cas d’étude, l’équipe transverse demandait à avoir des informations générales sur l’usine (produits, volumes, …) ainsi que des schémas de flux afin de prendre connaissance de ces éléments avant la visite de terrain. Par ailleurs, le site ayant reçu le planning détaillé avec les sujets à traiter et documents à collecter, il arrive que certains interlocuteurs demandent plus de précisions sur tel point attendu ou tel document à fournir. C’est l’occasion d’avoir un premier échange.

- préparer le planning détaillé ;

- établir avec le site le choix du périmètre ;

- exploiter les premières informations et documents généraux disponibles (produits, volumes, types de lignes, …) ;

- identifier en fonction des informations disponibles les points spécifiques auxquels une attention particulière doit être accordée lors des visites de terrain ;

- et enfin préparer le déplacement (transport, commodités, ….).