Un audit de la société comme élément déclencheur

Courant 2005, l’expert comptable propose au dirigeant de la société de réaliser un audit afin de dresser un portrait de la société dans sa totalité, contrairement au premier audit qui concernait uniquement l’informatique. Il s’agit de schématiser le fonctionnement de l’entreprise par un logigramme et mettre en exergue les dysfonctionnements éventuels dans son organisation. L’objectif affiché par les consultants est de fournir une analyse de l’organisation interne et du système informatique permettant d’en détecter les points forts et faibles, aider à optimiser l’organisation, donner les bases nécessaires à la rédaction future de procédures de type qualité. Le président du directoire et le directeur des achats suivent les conseils de leur expert comptable et lancent l’audit. Le coût de l’audit s’élève à 30 000 €. Il s’agit d’une dépense importante pour les dirigeants, qui ne sont pas habitués à s’engager dans des démarches de ce type. Pourtant, cela représente à peine 1 % du résultat à fin 2005.

L’entreprise est découpée en processus :

- Intervenant en amont de la chaine de valeur : processus ouverture et fermeture de magasins ;

- Constituant la chaîne de valeur : achats et achats divers, stocks, logistique et transferts, vente ;

- Servant de support à l’activité : comptabilité, gestion du personnel, informatique ;

91 Des réunions sont organisées au sein de chaque service et un responsable de projet est nommé. L’audit est composé de quatre phases principales que sont le lancement du projet, l’analyse critique du fonctionnement de l’entreprise, la définition d’une organisation cible et la proposition de pistes d’amélioration. Un nouvel audit du système informatique est également organisé autour notamment de la sécurité physique et logique, le respect des textes de lois, la continuité de l’activité et l’élaboration de plans de secours, etc. Il permet d’évaluer l’évolution du système informatique et la prise en compte des recommandations émises antérieurement par le cabinet d’audit. Un entretien individuel avec le chef comptable est également organisé. Même si certains salariés sont réticents à la conduite de cette démarche, tous y participent puisqu’il s’agit d’une décision de la direction. L’analyse critique du fonctionnement se déroule en une vingtaine de jours environ. Les techniques mises en œuvre sont celles utilisées classiquement en consulting et gestion de projet :

- Le Brown Paper permettant de décrire les processus, cette description sera reprise informatiquement grâce à un logiciel approprié ;

- Le « RACI16 » : un seul responsable est désigné pour le suivi du processus (en général le chef du service concerné), les acteurs (dans la plupart des cas, les membres du service), les consultés et les informés sont listés ;

- QQOQCCP (Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Combien ? Pourquoi ?), dans une version simplifiée : Qui fait quoi ? Qui décide et Qui agit ?

La restitution de l’audit a lieu quelques semaines plus tard. La cartographie des processus est faite sous forme de logigramme. Chaque processus est découpé en activité. Par exemple, pour la comptabilité, on a l’activité : achats, intégration des ventes, gestion de la trésorerie, intégration de la paie, notes de frais. L’établissement de cette cartographie a mis en exergue plusieurs points faibles dans le fonctionnement de l’organisation. Ils sont repris sous forme de fiche projet ou action, composé du responsable, du degré d’importance (de 1 à 5 - 5 étant la valeur maximale), de la durée probable, des enjeux et de l’impact sur les processus. Plus de soixante actions sont à mettre en œuvre et autant de projets, dont une vingtaine a un niveau élevé d’importance. Des corrections immédiates en cours d’audit sont apportées lorsque cela est possible. Des activités de l’entreprise nécessitent des ajustements afin de respecter les contraintes légales. Au vue de la stratégie de croissance soutenue développée par

16

Acronyme utilisé par le cabinet de consultant en référence à : Responsable, Acteur, Consultés et Informés

92 l’entreprise, les consultants insistent sur l’importance de certains projets à mettre rapidement en œuvre, centré autour :

- Du programme de gestion des achats ;

- Du management des ressources humaines (notamment le personnel des magasins) ;

- De l’organisation des transferts ; - De l’approvisionnement des magasins.

L’audit préconise également la formalisation de la gestion de l’entreprise, le recrutement de nouvelles compétences afin de doubler les postes à responsabilité présentant des risques en cas de vacance et le respect des contraintes légales et réglementaires. Les auditeurs attirent en outre l’attention des dirigeants sur leur dépendance vis-à-vis de leurs moyens informatiques (physiques et humains). Des groupes de travail doivent être créés et l’ensemble du personnel doit à nouveau s’engager dans une démarche de type amélioration et formalisation. Des projets et actions sont définis afin d’apporter les mesures correctrices. Par exemple, pour le processus comptabilité :

- Action n° 1 : Créer le lien entre les commandes fournisseurs et la comptabilité (transmission des commandes, des bons de livraison, contrôle des factures et prévisionnel de trésorerie), avec un degré d’importance de 5 ;

- Action n° 2 : Traitement comptable des factures : condition pour émettre les bons à payer, limiter l’accessibilité des autres services à la comptabilité, avec un degré d’importance de 3 ;

- Action n° 3 : Choix des banques : conditions bancaires, obtention d’un récépissé pour les dépôts, avec un degré d’importance de 4

- Projet n° 1 : Gestion de trésorerie : saisie unique avec rapprochement entre le logiciel de comptabilité et celui de trésorerie, avec un degré d’importance de 4. Pour le service ressources humaines, plusieurs projets et actions ont également été recensés :

- Action n° 3 : Contrôle des bulletins de paie : nombre de personnes payées, cohérence des montants, avec un degré d’importance de 5 ;

93 - Projet n°2 : Ressources humaines : manager les ressources (respect des

procédures, formation, définition de fonction, évaluation, sanction), avec un degré d’importance de 5.

Le schéma qui suit est issu du logigramme présenté par le cabinet de consultants et présente le processus de comptabilité pour l’activité achats.

94 Figure 6 : Logigramme de l’acticité achats du processus comptabilité

95 Les mandataires de cet audit sont ravis des résultats qui leur ont permis de connaître le fonctionnement en détail de chacun des services et salariés ainsi que les points d’amélioration à envisager. Certaines modifications au fonctionnement de l’entreprise sont apportées très rapidement, concernant notamment les points de vente. On procède notamment à la rédaction de notes de service envoyées par le siège aux magasins et à la mise en place de fiche de non respect des procédures lorsque ces modes opératoires ne sont pas respectés. Dans ce contexte, le cabinet de consultants recommande de recruter ou nommer un « responsable de l’organisation interne » qui suivrait l’avancement des projets et actions en se chargeant de la mise à jour permanente du logigramme tout en surveillant la bonne application par les utilisateurs des nouvelles mesures en vigueur.

Un audit organisationnel est réalisé par une branche spécialisée du cabinet d’expertise comptable. De nombreux points d’amélioration du fonctionnement interne sont relevés. Les modifications devront être suivies par un responsable de la gestion interne.