Choix organisationnels

Courant 2005, le directeur des achats et le président du directoire décident de créer un poste de directeur administratif et financier. Cette décision a semble-t-il été fortement influencée par la création d’un poste identique quelques mois auparavant dans la firme partenaire, ainsi que par les conseils émis par certains banquiers. Suite à cette création de poste, un des frères actionnaires dont la dénomination du poste était responsable financier (en réalité chargé de l’analyse du CA) voit sa fonction évoluer vers responsable des chiffres afin d’éviter les doublons dans la dénomination des postes. Les activités principales du responsable des chiffres sont la centralisation et le suivi du chiffre d’affaires réalisé par les magasins (historique, tendance journalière, etc.), la gestion des dépôts des magasins auprès des banques et l’établissement de virements sur demande du chef comptable. Ses activités ne seront pas modifiées par l’arrivée d’un directeur administratif et financier. Ce dernier aura en effet en charge la supervision avec le chef comptable de la comptabilité, la gestion de la trésorerie, l’établissement des documents annuels, les relations avec les banques, le tout en étroite collaboration avec le cabinet d’expertise comptable comme le précise la direction au cours des entretiens de recrutement d’un directeur administratif et financier. L’expert

96 comptable participera aux entretiens finaux de sélection au coté de la direction. Mme X sera retenue pour pourvoir le poste de directeur administratif et financier. Elle a probablement été sélectionnée parce que ses compétences, ses prétentions salariales, et surtout sa personnalité se rapprochaient le plus de l’esprit de la société. Les décisions prises au niveau des ressources humaines dans les PME dépendent davantage de la personnalité et de valeurs familiales que d’éléments standardisés d’évaluation des compétences (Welsch, 1996). Elle a une longue expérience de responsable administratif et financier en industrie, dans un contexte international. Parallèlement aux activités financières pour lesquelles elle a été recrutée, la directrice administrative et financière a également pour mission de mettre en place, en collaboration avec son assistante, un véritable contrôle de gestion, en s’appuyant sur son expérience antérieure acquise en milieu industriel, de résoudre les dysfonctionnements relevés par l’audit, d’apporter une aide dans les domaines sociaux, juridiques, fiscaux ainsi que d’assister la direction dans ses prises de décision. Les premiers mois de travail de Mme X sont consacrés à la découverte du fonctionnement de l’entreprise et à l’amélioration de quelques points principaux dans le fonctionnement de son service : remplissage automatique des chèques, formalisation de la validation du paiement des factures, etc. L’absence de longue durée du chef comptable oblige la directrice administrative et financière à superviser directement les activités des trois comptables de son service.

Dans le même temps, un poste d’assistant au directeur administratif et financier est créé. Le processus de recrutement de l’assistante du directeur administratif et financier a été le suivant :

- Suite à une candidature spontanée de recherche de terrain dans le cadre d’une bourse CIFRE, nous avons eu un premier contact téléphonique avec le directeur des ressources humaines d’Alpha Mode au cours duquel un rendez vous a été fixé pour le lendemain ;

- Au cours de cet entretien, il nous a fallu présenter la CIFRE, en expliquer le fonctionnement et les opportunités. Par ailleurs, il nous a été nécessaire de démontrer les avantages du recrutement d’une doctorante par rapport à une mission d’un cabinet de consultants. La candidature les intéressait puisque des compétences pouvaient être utilisées en gestion des ressources humaines (formalisation de la gestion des ressources humaines par la création d’outils de

97 type fiches de fonction, entretiens individuels annuels) et en contrôle de gestion (création de tableaux de bord, budget, reporting afin d’assurer un suivi de l’activité de l’entreprise). Nous avons au cours de cet entretien rencontré brièvement le président du directoire ;

- Un second rendez-vous regroupant le directeur des ressources humaines, la directrice administrative et financière, la doctorante et le directeur de thèse a ensuite été organisé afin de régler les formalités administratives et les objectifs de la recherche.

Notre intervention au siège social de l’entreprise, en tant qu’assistante à la directrice administrative et financière débute ainsi en novembre 2005, soit deux mois après l’arrivée de Mme X. Notre mission principale est la mise en place d’un contrôle de gestion par l’implantation de tableaux de bord et de budgets, et la formalisation du fonctionnement de l’entreprise par la supervision des actions correctrices apportées suite à l’audit, dans le cadre d’une recherche action comme le précise le contrat de travail associé à la bourse CIFRE :

« Mademoiselle ZAWADZKI Cindy aura en charge, sous la responsabilité de la Directrice Administrative et Financière, de mettre en œuvre le projet intitulé « Développement des PME et structuration du système de pilotage : enjeux, méthodes, outils » dans le cadre de la thèse préparée à l’ESM-IAE de Metz.

De plus, en se basant sur l’audit de la société « XXX », Mademoiselle ZAWADZKI Cindy devra élaborer des procédures et formaliser des méthodes afin d’améliorer la qualité du fonctionnement interne de l’entreprise et garantir la qualité des actions de la société « Alpha Mode ».

Mademoiselle ZAWADZKI Cindy assistera la Directrice Administrative et Financière sur la mise en œuvre et le suivi des outils permettant d’assurer un pilotage efficace de l’entreprise (indicateurs de gestion, budgets ou balanced scorecard, etc.) ainsi que sur les formalités d’animation des équipes de reporting."

« Une situation de grande ignorance et de nécessaire action est l’une des situations où la méthodologie de la recherche action peut être utilisée » (Creze, 2006). C’est le cas de l’entreprise dans laquelle nous intervenons puisque d’une part, il s’agit d’une PME familiale créée par des autodidactes n’ayant aucune connaissance gestionnaire et d’autre part, comme

98 nous le justifierons plus tard, la nécessité de mettre en place un contrôle de gestion est réelle. Fin 2005, Alpha Mode compte une centaine de magasins et emploie 550 salariés environ. Les implantations sont réparties ainsi : 80 % en périphérie, 9 % en centre ville et 11% en galerie marchande.

L’entreprise d’accueil Alpha Mode est une PME familiale à forte croissance. Suite aux recommandations d’un audit organisationnel, les dirigeants décident de recruter une directrice administrative et financière et une assistante, en CIFRE. Il s’agit de formaliser le fonctionnement de l’organisation et d’implanter un système de pilotage, dans une démarche de type recherche action.

La frise chronologique qui suit retrace les évènements importants intervenus dans l’entreprise avant le recrutement de la doctorante en tant qu’assistante du directeur administratif et financier. On retrouvera cette présentation à plusieurs moments dans la thèse afin de permettre au lecteur de suivre le déroulement chronologique de l’intervention en entreprise et la progression de la recherche.

99

Figure 7 : Les évènements intervenants dans l’entreprise avant le recrutement de la doctorante janvier 2005 à septembre 20

C hapi tr e 3 : L e c ont ex te : l a P M E

100

PARTIE 2 : LA REALISATION DE LA