Précisée par une nomenclature des tâches par agent, l’organisation fonctionnelle de l’agence comptable du FIVA apparaît davantage encadrée et normée que celle de

l’ONIAM

La mission a analysé l’organisation fonctionnelle des agences comptables sur la base des procédures et des documents transmis.

L’agence comptable du FIVA dispose de cartographies abouties de l’ensemble des étapes fonctionnelles pour chacune des missions - pré-visa, gestion des dépenses, gestion des recettes et gestion du compte de gestion – de l’agence comptable. Sur la base des documents transmis, la mission a retracé la ventilation des étapes fonctionnelles par agent et logiciel utilisé (cf. tableau ci-dessous). L’existence de ce type de cartographies offre une garantie de sécurisation et de fiabilité des procédures de l’agence comptable.

Sur la base des documents transmis par l’agence comptable de l’ONIAM, la mission a pu élaborer une cartographie des étapes fonctionnelles mais moins détaillée que celle du FIVA. Une cartographie similaire à celle du FIVA serait nécessaire à double titre :

 comme évoqué plus haut elle permet de fiabiliser et de sécuriser les procédures ;

 dans une perspective de rapprochement des agences comptables des deux organismes, elles permettraient pour chaque étape fonctionnelle pour chacune des missions :

 d’évaluer les convergences et divergences dans les procédures des agences comptables ;

 d’envisager les bénéfices à tirer d’une mutualisation.

Proposition n° 1 : La mission préconise que l’agence comptable de l’ONIAM se dote d’une cartographie des étapes fonctionnelles de chacune de ses missions en identifiant les agents responsables et les logiciels mobilisés. Ce type de cartographie pourrait être réalisé d’ici la fin du premier trimestre 2021.

Annexe II - 8 -

Tableau 7 : Répartition des agents et des logiciels sur les étapes fonctionnelles au sein du FIVA (les agents sont anonymisés) ABC DE F GHI SICOF Profils pré visa

SICOF Profils ordo WinM9VPNBureautique classique Pré-visa Incapacité Fonctionnelle, Actions Successorales, Aggravations, PTFA hors 5% (FIVA=OSS) et Frais Funéraires

1 1 1 PECO1 1 Recouvrements1 1 Ordonnancement PTFA1 1 1 PTF B et C1 1 1 1 Provisions amiables et exécutions d’arrêts 1 1 1 Rejets de virement1 1 1 Paiement Dépenses de fonctionnement1 1 PAIE, COTISATIONS, AVANCES et OPPOSITIONS1 1 Depenses d'indemnisation 1 1 1 DEPENSES d'indemnisation- Virements ETRANGER1 1 Rentes Activation des rentes1 1 1 1 Validation des échéances1 1 1 Génération des liquidations1 1 1 Vérification des liquidations de rentes nouvelles 1 1 1 Vérification des liquidations de rentes1 1 1 Calcul des propositions de reliquats de rentes suite à décès 1 1

Annexe II - 9 -

ABC DE F GHI SICOF Profils pré visa

SICOF Profils ordo WinM9VPNBureautique classique Validation des propositions de calculs d'indus sur rentes1 1 Recettes Emission d'ordres à recouvrer d'indus1 1 1 1 Emission d'ordres à recouvrer subrogatoires 1 1 1 1 Emission d'ordres à recouvrer sur rentes1 1 1 1 Prise en charge des ordres à recouvrer 1 1 Actions en recouvrement1 1 Encaissement de chèques1 1 Comptabilité Rapprochement bancaire1 1 1 Suivi des comptes d'attente1 1 Gestion de ACFIVA (boite mails ac)1 1 Contrôle interne qualité Prise en charge ARVATO (plateforme téléphonique)1 Veille des évolutions réglementaires 1 1 1 1 Remontées des anomalies SICOF1 1 1 Archivage Classement documents comptables1 1 1 1 1 Source : Mission d’après les données transmises par le FIVA.

Annexe II - 10 -

Tableau 8 : Répartition des agents et superviseurs sur les étapes fonctionnelles au sein de l’ONIAM (les agents sont anonymisés) Agent Supervision ABC DE F AB Organisation de la fonction comptable et financière Responsable documentaire1 1 1 Responsable des archives1 1 1 Cycle immobilisations et stocks Processus Immobilisations incorporelles Réception - Traitement comptable à l'actif 1 Inventaire - Mise à jour de l'actif1 1 Sortie - Mise à jour de l'actif 1 1 Processus Autres immobilisations corporelles Réception - Traitement comptable à l'actif 1 Inventaire - Mise à jour de l'actif1 1 Sortie - Mise à jour de l'actif 1 1 Processus Avances et prêts Prise en charge – visa 1 Prise en charge de l'encaissement – visa 1 Prise en charge de l'encaissement - mise à jour de l'actif 1 Encaissement 1 Inventaire - Mise à jour de l'actif 1 Cycle engagements et provisions Établissement des provisions - Intégration comptable 1 1 Reprise des provisions - Intégration comptable 1 1 Cycle charges Processus Commande publique Prise en charge – Visa 1 Prise en charge - Récupérations des avances 1 1 Prise en charge – Oppositions1 1 Prise en charge - Retenues de garantie1 1

Annexe II - 11 - Agent Supervision ABC DE F AB Prise en charge - Libérations de garantie1 1 Inventaire - Intégration comptable Processus Interventions Prise en charge - Visa- Indemnisation 1 1 Prise en charge - Visa-frais d'expertise1 1 Prise en charge - Rente1 1 Inventaire - Intégration comptable Processus Baux Prise en charge - Visa1 1 Prise en charge - Oppositions1 1 Inventaire - Intégration comptable Processus Déplacements Prise en charge - Visa1 1 Prise en charge - Récupérations des avances 1 1 Inventaire - Intégration comptable Processus Impôts et taxes Prise en charge - Visa 1 Inventaire - Intégration comptable Processus Rémunérations Prise en charge - Visa1 1 1 Prise en charge - Oppositions1 1 1 Inventaire - Intégration comptable Processus Charges financières Prise en charge - Visa 1 Prise en charge - Oppositions Inventaire - Intégration comptable Cycle produits Processus Dotations et subventions Prise en charge de l'ordre de recouvrer - Visa1 1 1 Encaissement - Encaissement1 1 1

Annexe II - 12 - Agent Supervision ABC DE F AB Inventaire - Intégration comptable Processus Recettes diverses Encaissement de recettes au comptant - Encaissement 1 1 Prise en charge de l'ordre de recouvrer - Visa 1 1 Annulation de l'ordre de recouvrer - Traitement comptable 1 1 Encaissement - Encaissement 1 1 Remise gracieuse - Traitement comptable 1 Admission en non-valeur - Traitement comptable 1 Inventaire - Intégration comptable Processus Produits financiers Encaissement - Encaissement 1 Inventaire - Intégration comptable Processus Répétition de l'indu Prise en charge de l'ordre de recouvrer - Visa 1 Annulation de l'ordre de recouvrer - Traitement comptable 1 Encaissement - Encaissement 1 Remise gracieuse - Traitement comptable 1 Admission en non-valeur - Traitement comptable 1 Inventaire - Intégration comptable Processus Recouvrement Admission en non-valeur- préparation des dossiers Remises gracieuses-préparation des dossiers Recettes amiables : lettres de relances et mises en demeure, publipostage et suivi des recommandés Recettes amiables : réponses aux courriers et mails Recettes contentieuses : actions contentieuses- suivi des dossiers

Annexe II - 13 - Agent Supervision ABC DE F AB Recettes contentieuses : réponses aux courriers et mails Cycle trésorerie Processus Compte bancaire Tenue du compte - Gestion 1 Encaissement - Chèques 1 Encaissement - Virements 1 Encaissement - Prélèvements 1 Encaissement - Rejets 1 Paiement - Chèques 1 Paiement - Virements 1 Paiement - Rejets 1 Processus Excédents de versement et reliquats divers Constatation / Constatation 1 Remboursement / Imputation - Remboursement ou compensation 1 Remboursement / Imputation - Suivi des excédents ou reliquats 1 Dette financière Prise en charge de l'encaissement - Visa Encaissement - Encaissement Prise en charge du remboursement - Visa Inventaire - Intégration comptable Trésorerie à court terme Décaissement - Décaissement Encaissement - Encaissement Inventaire - Intégration comptable Cycle états financiers Processus Centralisation des opérations des régisseurs Institution de la régie / Établissement des actes constitutifs

Annexe II - 14 - Agent Supervision ABC DE F AB Institution de la régie / Installation du régisseur Réception / Intégration Réception / Vérification sur pièces Vérification sur place Processus États financiers annuels Arrêté infra-annuel - Traitement de la balance 1 1 Arrêté annuel - Traitement de la balance 1 1 Établissement du compte financier - Préparation 1 1 Établissement du compte financier - Visa 1 Établissement du compte financier - Arrêté 1 Balance d'entrée annuelle - Reprise1 1 Source : Mission d’après les données transmises par le FIVA.

2.1.4. La célérité de la procédure de dépense constitue davantage un enjeu pour l’ONIAM