EXPÉRIENCE LIMITÉE DE MUTUALISATION PRÉFIGURE NÉANMOINS DE NOUVELLES PERSPECTIVES DE RAPPROCHEMENT

L’Office national d’indemnisation des accidents médicaux (ONIAM) et le Fonds d’indemnisation des victimes de l’amiante (FIVA), en dépit d’activités d’indemnisation de victimes et de recouvrement a priori similaires, disposent depuis l’origine de systèmes d’informations (SI) et d’agences comptables différents.

Pourtant, jusqu’en 2015, l’ONIAM et le FIVA ont tenté de rapprocher leurs systèmes d’information métier d’une part, en demandant au même prestataire des développements parallèles. Par ailleurs, l’ONIAM ne bénéficiait depuis sa création que d’une adjonction de service de l’agent comptable du FIVA, d’autre part. Devant les difficultés ressenties par l’ONIAM, il est mis fin à cette situation au 1^er décembre 2015, avec la création d’un poste d’agent comptable temps plein à l’ONIAM, qui coïncide avec la séparation des infrastructures, base de données et logiciels métiers des deux organismes.

Cette annexe vise à retracer ces tentatives de rapprochement des fonctions SI et comptable, en particulier depuis 2009 et à en tirer les enseignements pour définir des perspectives de rapprochements futurs. Deux constats peuvent être dressés :

 la mutualisation restée nominale des systèmes d’information n’a pas permis de répondre aux besoins plus complexes de l’ONIAM. Sur la période, les performances du FIVA se sont redressées, avec l’aide de SICOF-FIVA (réduction des délais de traitement, dématérialisation quasi-complète…) ; a contrario, il semble que les faiblesses de l’ONIAM puissent être associées pour partie aux difficultés stratégiques et techniques avec son SI, mal maitrisées et aggravant les difficultés de gestion ;

 une tentative de rapprochement de l’agence comptable a eu lieu jusqu’en 2015 par une adjonction de service du comptable du FIVA au profit de l’ONIAM. Ce partenariat s’est révélé déséquilibré entre les deux opérateurs et a été abandonné en 2015 dans un contexte de dysfonctionnements majeurs.

1. Compte tenu de besoins différents des deux opérateurs, la mutualisation nominale des SI métier a été abandonnée au profit de SI différenciés seul le FIVA s’appuyant sur son SI modernisé pour redresser sa gestion

1.1. Un développement mutualisé des outils de SI a été projeté à partir de 2009 Les deux établissements ont initié à partir de 2009 un projet de mutualisation du développement de leur SI. Un prestataire commun – NETAPSYS – a été choisi en 2009 pour développer le SI métier (« outil de gestion des flux ») de chacun des établissements. Ce mouvement a été impulsé par le FIVA, en particulier sa directrice et son président, afin d’accélérer l’informatisation et la dématérialisation complètes des processus du FIVA.

Dès le lancement de la refonte des systèmes d’information métier par les deux directeurs le 9 février 2009, sous l’appellation de Système d’information commun ONIAM FIVA ou SICOF, le recours à un prestataire commun (NETAPSYS) se traduit par deux chantiers parallèles, avec un contenu commun minimal (annuaire des ressources humaines). Dès le 4^ème comité de direction SICOF commun le 3 septembre 2009, les deux directeurs et le prestataire actent la séparation en deux comités de pilotage, SICOF-FIVA et SICOF-ONIAM¹.

1 « Pour simplifier et gagner du temps, nous envisageons dans le futur de proposer des CODIR séparés pour L’ONIAM et le FIVA (sauf exception). Les éléments communs sont inexistants vis-à-vis de la complexité de ce projet. »

L’engagement de la directrice du FIVA, nommée le 1^er mars 2009 pour redresser l’organisme en crise, le processus unique au sein du FIVA, son analyse fonctionnelle préalable et sa réorganisation en vue d’une informatisation et dématérialisation totales à terme, permettent l’avancement de SICOF-FIVA et une mise en production répondant aux besoins de l’organisme.

Aucune de ces conditions n’a été réunie à l’ONIAM, le premier directeur de l’ONIAM, jusque septembre 2011, puis son successeur, n’ont pas marqué une forte priorité, ni sur les systèmes d’informations, ni sur la dématérialisation. En outre, les missions complexes et évolutives de l’ONIAM n’ont pas facilité la prestation informatique. Par ailleurs, encore en 2017 la mission d’appui IGAS relève qu’aucune standardisation et analyse fonctionnelle des processus ONIAM, nombreux et complexes n’a été réalisée, démarche pourtant préalable à toute informatisation réussie.

Le développement de SICOF est donc resté différencié selon les établissements, qui, en conséquence, ont abouti à des logiciels différents, en dépit de cette appellation :

 le SICOF-FIVA est entré en fonction en juin 2011 ;

 le SICOF-ONIAM est entré en fonction en 2011 pour les missions spécifiques puis en 2013 pour les accidents médicaux, soit deux ans après le logiciel du FIVA pour le cœur de métier.

Outre le logiciel métiers, les deux établissements partagent des outils similaires :

 solution informatique pour les services financiers et comptables ou les ressources humaines : ADIX puis WinM9 et GRH.net ;

 serveurs BULL et firewall, communs dans les locaux du FIVA, jusqu’à la séparation des serveurs et des bases de données en 2015.

1.2. Des divergences marquées ont conduit à la fin de la mutualisation dès 2015 Pour sa part, l’ONIAM a engagé des démarches d’audit du SICOF² afin de remédier aux « difficultés techniques liées au fonctionnement de l’application », notamment des délais de réponse très longs et insatisfaction des utilisateurs. Il est à noter néanmoins que les différents interlocuteurs rencontrés de l’ONIAM ont mis en évidence la complexité et les différences des métiers d’indemnisation au sein de l’ONIAM que le prestataire peinait à prendre en compte. De son côté, le FIVA a également lancé des études en interne pour évaluer les performances de l’outil et a abouti à des conclusions opposées, n’établissant pas de difficultés majeures liées au logiciel.

À la suite de ces études, des réunions techniques ont été menées entre le FIVA et l’ONIAM : constatant de nouvelles difficultés, l’ONIAM a décidé en octobre 2014 de séparer les logiciels métier, puis les infrastructures en 2015, rendant nécessaire l’acquisition de nouveaux serveurs.

Placé devant le fait accompli, même si cette séparation a reçu l’aval de la DSI du ministère, le FIVA estimait à 85 000 € les coûts induits par une séparation de SICOF et à 172 000 € les coûts induits par une séparation complète des systèmes et serveurs.

Les deux directeurs décidaient ainsi une séparation progressive du développement de l’outil pour répondre à des besoins considérés différents : « Sur le plan informatique, l’outil métier du FIVA […] a été finalement choisi puis graduellement sophistiqué par le FIVA seul, pour répondre aux attentes de son service indemnisation (principalement). Après sa mise en production, en 2011, chaque organisme a poursuivi seul les développements pour ce qui le concernait, les besoins n’étant objectivement pas les mêmes. En 2015, finalement, les systèmes ont été complètement séparés. »³

Ainsi, ces divergences techniques sur l’utilisation du logiciel ont en effet conduit à une séparation totale des systèmes, serveurs et bases de données dès 2015.

2Audit réalisé par la société BULL

3 Note du 17 juin 2020 de la directrice générale du FIVA

En dehors du SI métier SICOF, le partenariat SI entre FIVA et ONIAM aurait pu s’appuyer sur une équipe informatique réduite mais commune en 2012 et sans doute jusqu’en 2015 (support aux utilisateurs avec l’aide du prestataire alors unique), sur un SI métier antérieur à SICOF faiblement développé mais commun (Legal Suite), et un SI finances et support identique depuis l’origine (Adix Concerto) et jusqu’à ce jour (Win M9 GBCP et GRH.net du même fournisseur) depuis 2016, qui a nécessité le développement de passerelles avec SICOF-ONIAM en 2016 et SICOF-FIVA. Mais s’agissant de deux établissements publics distincts, deux comptabilités tenues par deux agents comptables, les SI finances et support identiques demeurent parallèles et sans interface ou coordination à ce jour.

1.3. Cette divergence des SI n’a pas bénéficié à l’ONIAM tandis que le FIVA a continué d’améliorer sa performance de gestion

Le rapport de l’IGAS de 2017 rappelait que le SI métier de l’ONIAM était « incomplet » et proposait deux scénarii d’amélioration : « le maintien de l’architecture existante, mais avec des améliorations techniques importantes consistant notamment à remplacer des composants techniques obsolètes ou bien la refonte complète de l’application ».

L’un des objets du SDSI (Bearing Point 25 octobre 2018, cf. présentation au CA ONIAM du 27 novembre 2018) était d’instruire les éléments de décision concernant le cœur de métier et son environnement.

Un certain nombre de processus métiers ne sont pas gérés via l’application SICOF :

 la gestion du service médical ;

 la gestion de l’ensemble de la politique de recouvrement de l’établissement : des premières démarches et des échanges précontentieux jusqu’à la phase contentieuse et d’émission de recettes.

À l’inverse, il apparaît que le redressement de la gestion du FIVA depuis 2011 a été permis par la mise en place d’un SI performant dans le cadre des missions d’indemnisation des victimes de l’amiante. L’action volontariste du FIVA en matière de développement d’un outil SI s’inscrivait dans la poursuite de l’objectif de redressement de l’établissement ; en pratique, ce SI a permis d’accélérer la procédure de traitement et de dématérialiser l’essentiel des pièces, même si l’instruction des dossiers les plus complexes continue à ce jour de s’appuyer sur une partie du dossier qui demeure sous forme papier.

Il est à par ailleurs à noter que le redressement des SI de l’ONIAM et du FIVA demeure un chantier à poursuivre : en ce sens, dans le cadre du COP 2021-23 de l’ONIAM, les nombreuses mentions de l’axe SDSI et dans le COP 2020-2022 du FIVA, l’objectif 1.4 consiste à « parachever le traitement numérique intégral du dossier », mesuré par « le nombre d’activités traitées numériquement au sein de chaque processus métier ».

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En conclusion et dans la perspective de nouveaux rapprochements de la fonction SI, la mission tire de cette tentative passée les enseignements suivants :

 les deux organismes continuent de partager un métier proche, l’indemnisation de victimes, des outils identiques de gestion comptable et financière, des besoins d’infrastructures sécurisées similaires ;

 la séparation des SI métiers dès 2015 est liée à des niveaux différents de stratégie et de maturité, avec pour conséquence des contributions contrastées du SI aux performances : des procédures fiabilisées et dématérialisées côté FIVA tandis que celles de l’ONIAM sont encore en transformation. Tout rapprochement futur des fonctions SI devra prendre en compte la différence de maturité des deux opérateurs pour les porter au meilleur niveau dans une stratégie partagée ; elle devra aussi prendre acte de la faible taille critique des équipes, de leur permettre d’être appuyée par un prestataire externe en tant que de besoin et de bénéficier d’un recrutement d’un chef de projet.

 Ce contexte côté ONIAM appelle des évolutions SI d’envergure afin de garantir la fiabilité et la célérité de ses processus d’instruction. La mission s’interrogera (cf.

annexe II) si ces évolutions SI gagneraient à s’inscrire dans le cadre d’une stratégie SI