Système d'information multimédia d'Optima

À l'heure actuelle, le système d'information propre à ce projet est construit, et va suivre une évolution cyclique. Certains composants sont terminés, d'autres encore en réflexion.Il est intéressant de creuser les raisons de ce que nous pouvons appeler un retard dans le développement de cet outil, dans le cadre de ce projet, qui est le plus ancien, qui génère le plus de travaux, d'analyses, et d'actions, qui donc naturellement a le plus besoin d'un SIM pour ses activités quotidiennes, mais qui a également le plus d'informations qualifiées à partager.

Tout d'abord la lourdeur d'un système regroupant un large partenariat est certainement à prendre en compte : les acteurs sont multiples, les avis également, le jeu du consensus est difficile à mettre en place. Le temps nécessaire à structurer une équipe n'est jamais fixé à l'avance : il est possible de réunir rapidement, par casualité, les compétences nécessaires aux fonctions à remplir, tout comme il arrive que l'on avance avec des collègues qui au final "plombent" les activités. L'urgent se déplace alors sur des éléments fondamentaux de l'observatoire (observer, donc collecter des données en vue d'une interprétation), au détriment des aspects de communication et d'organisation (deux facettes intimement liées). Les enjeux politiques font également inévitablement varier les moments de réalisation de telle ou telle partie ; un observatoire de ce type passe par des moments de consolidation, où il faut jouer l'ouverture et la consolidation du partenariat avant d'avoir le temps de réellement réfléchir (à) ses pratiques. La forte implication des politiques locaux a aussi entraîné réserves et prudence : à vouloir aller trop vite on se brûle parfois les ailes, on a donc procédé pendant quelque temps à des développements calculés, dont les effets étaient vite mesurés sur le terrain pour en définir l'impact réel. Enfin, l'expérience d'autres projets (Eugénia en particulier) a montré qu'il faut savoir laisser le temps aux partenaires de s'acclimater à la nouveauté, tout en continuant les actions de terrain.

Figure 19 : Optima, Accueil du site, version 2003

La toute première version du site ne comportait que le répertoire des ressources en ligne, dans une forme propre mais non réfléchie. La page d'accueil ci-dessus est un prototype de la version finale en ligne actuellement. Elle a permis d'organiser la réflexion, de stabiliser l'architecture des rubriques nécessaires.

Les opérations suivantes ont été : - de décider l'architecture du site

- d'en détailler les grandes rubriques en sous-menu (niveau 2)

- d'associer une procédure à chaque outil, dans sa forme et surtout dans sa mise en place dans le temps

- d'organiser l'écriture des contenus, et leur réécriture selon les caractéristiques du type de site et du média (le web présuppose une écriture spécifique)

- de procéder à la conception et réalisation d'une charte graphique de la structure, et d'en décliner les éléments nécessaires pour le site

- d'intégrer les contenus et de valider les réalisations

- de penser les étapes suivantes : outils à développer, maintenance, administration, et surtout, lien avec le système d'information interne.

J'ai accompagné la conception de ce site en gardant en tête l'objectif d'économiser les actions des partenaires, ainsi que leurs outils d'organisation : les outils du site internet doivent rapidement être les outils qu'ils utilisent tous les jours. Pour lancer un mailing à l'occasion d'un événement spécifique, ils doivent pouvoir utiliser facilement le répertoire des ressources, idem pour conseiller un usager qui a un besoin auquel un autre partenaire peut répondre. La bibliothèque ne doit pas que servir des documents pour le grand public ; elle doit être interconnectée avec les documents nécessaire au partenariat, dans l'optique d'un outil de travail collaboratif. Ainsi, une réflexion a été spécialement menée sur la codification des éléments, afin d'établir une structuration des méta-données utile à tous.

La réalisation s'est poursuivie en menant deux aspects en parallèle : le système d'information d'un point de vue technique (informatique et réseau, gestion de fichiers, convention de nommage) et sa publication guidée par des principes info-com. Le point de vue technique a été assez vite conçu, sa concrétisation a pu se lancer pendant que nous nous sommes mis à travailler sur la face visible du contenu.

Nous avons donc commencé par un état des lieux prenant en compte à la fois la gestion interne de la documentation, des informations de partenaires, et des activités de l'observatoire (organisation, ateliers, méthodes, vie quotidienne etc.). Une partie importante devait logiquement être dédiée à la présentation générale comme détaillée du dispositif ; une bibliothèque en ligne devait pouvoir assurer la gestion du SI interne, tout en permettant la publication décrite des publications de l'observatoire. Un répertoire rénové des ressources pouvait répondre aux besoins internes organisationnels et d'observation (mise en adéquation, réponses spécifiques etc.). Nous avons soulevé l'importance de tenir un agenda à jour, publié sur la page d'accueil du site, comme outil général de visibilité comme d'organisation.

Peu à peu se sont dessinées les rubriques de premier niveau, ainsi que leur contenu (deuxième niveau). Nous avons pu alors organiser un rétro-planning des tâches à effectuer, en partant d'une date souhaitée d'ouverture de la nouvelle version du site pour l'inauguration des nouveaux locaux de l'observatoire, fait hautement symbolique. Plusieurs

plans de site ont été discutés, de 2002 à fin 2003 : accompagner les responsables du projet à imaginer par eux-mêmes le plan du site est très intéressant sur deux plans. Cela permet tout d'abord de mieux comprendre la structure de ce qui semble important à leurs yeux. Dans le même temps, et selon des principes proches de la démarche heuristique que l'on prône dans une approche didactique d'un problème, les protagonistes entament et poursuivent une réflexion introspective qui met à jour la vision qu'ils ont de leur travail, de leur structure, de leur place dans la structure, et enfin, de ce qu'ils "doivent" et peuvent montrer à l'extérieur comme à l'intérieur. On se fait ainsi une idée de comment ce monde est organisé en eux, et de comment ils communiquent sur ce monde, dans un objectif d'extériorisation.

Dans le cas d'Optim@, et comme dans d'autres cas, les premiers schémas d'organisation du site étaient extrêmement compliqués, fournis, selon l'idée qu'il fallait tout publier comme un livre que l'on feuillette en une lecture linéaire. L'introduction d'outils d'organisation comme le répertoire des ressources et la bibliothèque a permis de simplifier une première fois la mise à disposition de l'information. L'accompagnement méthodologique, impliquant un transfert sur des aspects de communication, a abouti à des schémas beaucoup plus opérationnels, jusqu'à celui qui est en œuvre aujourd'hui, même si un effort devra être encore effectué en ce sens.

Nous avons continué notre état des lieux en nous plongeant dans le recensement de la matière disponible, afin de délimiter quels étaient les éléments à créer ou organiser : textes de présentation, images et photos, charte graphique. Dès cet instant interviennent des analyses de type sciences de l'information et de la communication, incluant des références en sémiologie, en linguistique (analyse du discours), en didactique… Je me suis aperçu que les textes de présentation disponibles présentaient un caractère souvent abscons pour un néophyte, mais aussi pour la plupart des travailleurs sociaux et politiques qui représentent la cible principale. L'écriture fleuve, utilisant un vocabulaire spécialisé, dans un style très professionnel, convient certainement à des collègues du groupe opérationnel par exemple. Cependant, le style nécessaire sur ce type de site internet doit être plus accessible à un large public d'élus locaux, de chefs de projets, de travailleurs sociaux, de chercheurs, mais aussi de citoyens. Dans cette optique, j'ai présenté une série d'exemples où était intervenue une étape dite de "web-rédaction", de réécriture des textes disponibles dans une optique non pas de vulgarisation, mais de lisibilité accrue. À la manière d'une écriture journalistique, j'ai insisté sur la nécessité de disposer d'éléments permettant à l'internaute d'ancrer sa lecture

dans l'espace de l'écran, par la mise en page, la présence de titres, sous-titres, intertitres, accroches, mises en exergue, listes, encarts, gras et italique à bon escient, alignements, bref, toutes les ficelles disponibles. J'ai également préconisé de faire appel à un journaliste habitué à ce genre d'exercice (rédaction pour le web) et aux thématiques (intervention sociale, développement durable par exemple) pour ces réécritures. Nous avons donc fait appel à un journaliste de la RTBF, que j'ai pu rencontrer, et à qui j'ai expliqué les tenants et aboutissants de ce genre d'exercice, ce dont il s'est acquitté sans difficulté, avec une économie de navettes assez remarquable, puisque le directeur de l'observatoire a bien entendu validé ces travaux avant publication.

Un début de charte graphique existait pour cet observatoire : un logo, et une gamme chromatique de prédilection. Avec les mêmes soucis de mise en forme pour le web, j'ai rencontré la graphiste chargée de compléter ses travaux par une charte graphique complète et nous avons convenu, en fonction des principes de base (d'info-com, et de sémionet), qu'elle proposerait un gabarit de page d'accueil, et un gabarit pour les autres pages du site. Ces travaux ont demandé quelques navettes, un choix tracté en interne entre plusieurs modèles, puis une réalisation effective, et une validation collective.

Ces étapes ont été menées en étroite relation avec le directeur, afin qu'il soit impliqué dans la procédure, mais surtout pour que les théories que j'ai pu lui exposer soient actées dans son projet, dans un objectif de formation. Mon idée est que, lors d'une prochaine refonte, ce soit lui qui mène la danse, avec mon accompagnement, mais le plus en retrait possible.

Une fois les contenus établis (textes, graphismes, mises en forme, bases de données…), nous avons pu passer à la phase d'intégration, englobant des étapes de validation par rubrique ou par module. Nous allons présenter quelques écrans de ce site15 dans les pages suivantes ; il reste quelques points sur lesquels nous devrons insister pour la prochaine refonte, j'ai d'ores et déjà proposé d'organiser une véritable évaluation combinant approche experte et cas d'utilisations, selon les divers axes d'analyse développés ici.

Figure 20 : Optima, Accueil du site, version 2004, http://www.optima-obs.org/

La nouvelle version du site respecte un ensemble de règles importantes :

- cohérence de la charte graphique : lien avec les autres éléments visuels de la structure comme les papiers à en-tête, logo, plaquettes, magazines…

- inscription contextuelle à la fois par l'iconographie choisie (traitement du charbon avec usine et wagonnets), les couleurs (gris foncé presque noir, et la chaleur des

jaune et rouge (et dégradé), et le style, le ton, le vocabulaire présenté, à la fois clair et précis, et enfin par les logos des pouvoirs subsidiants.

- L'accessibilité immédiate aux infos fondamentales : identification, agenda (je prouve que je vis car je fais et je participe à des événements, je joue mon rôle de centralisation et de diffusion de l'information).

- La mise en page en colonne donne une tonalité informationnelle, un style journalistique recherché

- La clarté et l'équilibre entre texte et graphisme (forme aérée, pas de surabondance d'images fixes ou animées…) permet de laisser toute sa place au message

- Le focus de lecture est organisé sur le premier tiers central : là où l'œil se concentre dès le prime abord est l'endroit où se résume le message du site : "Observer et réfléchir pour mieux agir"

- La disponibilité du menu déplié, dont on voit tout le contenu, permet d'assurer la visibilité immédiate de la totalité de l'offre.

Dans le même temps, il reste des points à améliorer :

- La visibilité immédiate se fait au détriment de l'économie intellectuelle : 6 rubriques sont disponibles, ce qui peut provoquer une surcharge cognitive

- De même, le menu trop détaillé fait que l'internaute néglige certaines informations, et zappe certains éléments ; il faut trouver un juste milieu.

- Utiliser à nouveau le mot "présentation" dans un sous-menu est à éviter, on ne nomme pas de la même manière deux éléments distincts et de niveaux différents, car l'objet référencé n'est pas le même donc on induit une confusion

- La page reste encore trop chargée en nombre d'éléments, le bandeau est trop important par rapport au reste

- La totalité de la page d'accueil ne tient pas en un seul écran, il faut donc utiliser l'ascenseur pour lire toute la page, et tout le menu, ce qui va à l'encontre du principe de l'immédiate disponibilité de l'information

Cette deuxième version témoigne de grandes avancées, dans sa conception comme dans sa réalisation. Nous pensons cependant avoir besoin d'une véritable analyse complète pour une prochaine refonte.

Nous avons opté pour deux type de gabarits pour les rubriques du site : un pour les pages dites "statiques", dont les contenus ne sont pas organisés dans une base de données, car ils ne changent pas régulièrement mais seulement en cas de refonte ; le deuxième a été mis au point pour l'habillage des outils du site, comme la bibliothèque ou le répertoire.

L'agenda est remplacé à droite par une colonne accueillant des photos, images ou schémas illustrant les propos tenus dans le corps du texte. Le menu est conservé à l'identique, le reste de la mise en page ne bouge pas.

Figure 22 : Optima, Bibliothèque, Résultats de la recherche (extrait)

On a ici conservé le menu à gauche, le bandeau supérieur, le pied de page, et le bloc central. Les actualités (agenda) de la colonne de gauche ont disparu, afin de laisser plus de place aux informations recherchées et travaillées. D'autre part, le besoin d'illustrations en rapport avec le contenu du texte disparaît dans le cas du maniement des outils.

On a tenu dans cet exemple de résultats d'une recherche à conserver les liens hypertextes en bleu, c'est-à-dire dans la couleur par défaut proposée par les navigateurs, dans le souci de ne pas dépister les internautes débutant dans leur apprentissage.

2.5 Un système d'information multimédia au service des