Réaliser le programme d’activité

Chaque année, en fonction des appels des affaires et des projets vers l’équipe P1B, le chef de groupe établit en concertation avec les agents la répartition des activités par personne (« la matrice ordo »). Pour les affaires et lots de projets qui ne sont pas pilotés par le groupe, un interlocuteur technique du groupe est désigné.

Pilotage et gestion des activités

La contractualisation des affaires et des projets décrit les jalons des actions prévues, afin de satisfaire les objectifs qui y sont définis, et doit traduire la « bonne compréhension des en-

CHAPITRE 4 166

jeux »120_{. Le contrat de projet ou d’affaire constitue le premier volet du plan qualité ; il doit être}

signé par le commanditaire, suivant le système de management de la qualité en vigueur au département, SysMIC (Système de Mangement Intégré de Chatou), commun à STEP et aux autres départements du site EDF-R&D de Chatou – LNHE (Laboratoire National d’Hydraulique et Environnement), MFEE (Mécanique des Fluides Énergies et Environnement). La date de publication et de validation des « Plans Qualité d’Affaire et de Projets » doit inter- venir avant le mois de mars de l’année de lancement dudit projet.

Projet : Un projet associe des agents de différents groupes et compétences, départements et enti- tés, tandis qu’une affaire implique un nombre réduit d’agents d’une ou deux compétences. Un projet est divisé en lots (4-8 environ), et en sous-lots, dans chaque lot il y a des livrables121_{. Certaines af-}

faires suivent un projet « fini », c’est-à-dire ayant les objectifs préalablement définis.

Affaire : « Une affaire c’est comme un "petit" projet, sauf qu’elle a une visibilité plus faible, un budget réduit, on peut dire qu’elle est de moindre envergure. Ça peut être aussi une simple note d’opportunité, pour préparer un futur projet… Il n’y a pas de commanditaire ni de pilote stratégique dans une affaire, seulement les responsables de l’affaire, c’est-à-dire des agents R&D, et l’interlocuteur technique. Certaines affaires se transforment parfois en projets et inversement, cela dépend de sa nature, de l’évaluation des résultats obtenus, de la demande des clients, des considé- rations de la direction, c’est-à-dire du chef de groupe et du chef de département, de la dimension l’opérationnelle potentielle des travaux, du budget, de la disponibilité des agents, etc. C’est ça, le passage d’affaire à projet est une question de taille et de visibilité. Un projet sera toujours plus gros qu’une affaire, il y a plus d’intervenants, plus de compétences impliquées, etc. Le passage projet / affaire est plus rare par contre. Là c’est souvent pour prolonger un aspect particulier, un peu hors projet, pour achever un élément initié dans le projet, etc.) Parfois pour des considérations de visibili- té ou d’affichage. » ICH.18

Encart 2 : Le projet et l’affaire à EDF-R&D

L’avancement des réalisations est tracé par les responsables d’affaires, qui se chargent de ren- seigner l’application de reporting P@reo, dédiée au « Pilotage des activités de recherche et ordonnancement ». La mise à jour des informations est faite au fil de l’eau et est consolidée trimestriellement. Les livrables considérés comme importants, désignés à travers les sigles LP

et OTM – pour « Livrable Principal » et « Objectif Technique Majeur » –, sont définis selon les

orientations du comité d’arbitrage en fonction des enjeux tels qu’identifiés par EDF. Ils sont particulièrement suivis par le chef de groupe, lequel doit rapporter mensuellement leur état d’avancement et les différents aléas éventuellement rencontrés au chef de département. C’est à travers la réalisation de ces livrables que les travaux des ICH sont évalués par la direction R&D.

Le reporting est un terme anglais qui renvoie à l’opération consistant à faire le rapport d’une activi- té. Très employé dans le monde de l’entreprise, le terme est aujourd’hui largement utilisé par les acteurs et fait partie des représentations des ingénieurs-chercheurs.

Le reporting consiste en la présentation périodique de rapports et de bilans analytiques sur les activi- tés et résultats d'une organisation, d'une unité de travail ou du responsable d'une fonction. Les

120 _{Chef du groupe P1B, POG (Plan d’orientation du groupe SDTI) Période 2012-2014, Réf : H-P1B-2012-01415-FR.} 121 _{Il convient de préciser qu’il existe plusieurs formes de collaboration avec les autres entités d’EDF (DPN en particu-}

lier) qui sont considérées comme des « clients », les différentes phases et le suivi du projet, les déplacements sur site pour accompagner l’expérimentation, l’aspect « communication » des résultats de l’étude.

ANALYSES ET RESULTATS 167

informations rapportées sont destinées aux acteurs chargés de superviser et d’arbitrer lesdites acti- vités, elles peuvent également intéresser les acteurs internes concernés par ces activités ou les résultats que ces dernières produisent. Ref : Wikipedia (« Reporting », 2012)

Le reporting est un des éléments de bilan de l’entreprise qui a pour objectif de faire un point régulier sur la stratégie de cette dernière, les moyens mis au service de cette stratégie et les résultats obte- nus. Il permet en ce sens aux comités d’arbitrage des activités et à la direction d’évaluer les différents projets portés par les départements de la R&D en regard d’un ensemble d’indicateurs.

Chaque projet R&D est piloté par un chef de projet et, lorsque le pilotage est réalisé au Dépar- tement STEP, il est suivi par un référent, membre de l’équipe de direction du département – il en va de même pour les affaires. Le chef de projet est en outre responsable de la gestion du projet (ou de l’affaire). Aussi est-il en charge de la mise à jour des informations relatives à la description générale et technique du projet (avancement technique, main d’oeuvre, engagement et réalisation des achats) et de l’état d’avancement des livrables associés (et définis en amont). Les responsables de toute activité au sein du groupe d’études ont en charge, chaque année, de planifier les engagements budgétaires prévus pour l’année suivante, en prenant en compte une vision pluriannuelle : achats, sous-traitance, partenariats et missions à l’étranger. Ces éléments doivent être retranscrits par ces derniers pour chaque activité, puis régulièrement actualisés dans la même application P@reo.

Produire des notes H : les documents traçant les contributions techniques des ICH

Le programme d’activité est jalonné par la livraison de produits des acteurs R&D. La plupart de ces produits prend la forme de documents, contenant par exemple et selon les objectifs de l’activité, un état de l’art, les résultats d’une expérimentation ou d’une étude, un retour d’expérience. De façon générale, ces documents sont considérés comme étant « patrimoniaux » et sont appelés « notes H ». Ces documents, dont la qualité scientifique et technique est appré- ciée suivant un circuit de vérification et de validation, sont qualifiés de patrimoniaux dans la mesure où ils ont pour objectifs, après celui de tracer les principaux enseignements, jalons et résultats d’une étude, de conserver les connaissances développées en vue d’une utilisation ulté- rieure. Ils constituent de ce fait un élément du patrimoine intellectuel de la R&D. Rédigés par les agents, ils sont gérés au sein du système de GED des documents patrimoniaux, appelé Eu- rêka.