L’environnement Lotus Notes : la gestion des courriels, des agendas, des réunions, des projets, des activités du groupe et du département

Lotus Notes constituent un environnement où se mêlent toute activité liée aux courriels, la planification des réunions et autres évènements liés aux activités de travail, on y trouve aussi de nombreuses bases de données, dédiées à un projet, une compétence, une action, un départe- ment, etc. Cet environnement est plus ou moins structuré par l’ICH, sur la figure 24 les différentes bases, accessibles par une icône, sont organisées par onglets : messagerie et adresse, agendas, département STEP, notes, bases de données gestion, bases de données techniques, etc.

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Figure 24 : L’environnement Lotus Notes Les bases de données Projet

Les bases Notes dédiées aux projets constituent des bases de données partagées qui permettent de tracer l’avancement des projets et d’échanger informations et documents divers relatifs à ces derniers. La structure d’une base projet est définie par l’environnement Lotus Notes (et les modèles de bases Notes utilisés) et organisée par le chef de projet, suivant, le plus souvent, un schéma défini par la « démarche qualité », qui précise les processus d’activité liés au montage, à la gestion et à la conduite d’un projet. Ce schéma reprend ainsi la structure du projet par lotis- sement, le premier lot étant dédié au pilotage du projet (dont le plan qualité est un élément capital). On trouve dans la base Notes d’un projet :

• des documents qui décrivent le contexte général des activités R&D, qui sont également des données d'entrée des activités R&D, comme par exemple des documents permettant d'analy- ser les besoins de l'entité pour laquelle la R&D travaille, comme des documents décrivant son organisation, ses processus et outils actuels, les autres projets reliés en cours dans l'enti- té, à la R&D et à l'externe, les démarches et outils proposés etc.

• des données d'entrée nécessaires ou utiles pour chacun des livrables (souvent organisées par lot)

• des documents de travail, des devis, des outils, des synthèses et des CR (internes au projet non diffusés ainsi que les CR et Notes H diffusées), y compris les livrables

• des supports de présentations (ppt)

• On trouve également des informations, des copies de mails, des liens vers des documents, ainsi que des documents en pièces jointes, c’est même l’essentiel du contenu de la base, dont une fonction importante est justement de permettre de gérer, à la main des acteurs du projet et selon une structure adaptée au projet, les documents utiles à sa réalisation.

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Figure 25 : Structure arborescente d’une base de données Notes d’un projet La base Fond-Doc STEP

En outre, le Département STEP dispose d’une base Notes dédiée au classement des comptes rendus produits par les ingénieurs-chercheurs des groupes d’études qui le composent, Fond- Doc STEP. Elle est organisée par année (niveau 1) puis par entité émettrice c’est-à-dire groupes d’études (niveau 2) et permet à chaque individu d’accéder aux différents comptes ren- dus des collègues.

À propos des types de comptes rendus (voir 2.2.2) :

« Les types de CR, ça tombe jamais dedans. C’est très développé sur les process qualité, on les fait souvent pour répondre aux objectifs de la qualité. C’est comme les objectifs attribués aux outils de reporting sur l’activité. Les descripteurs sont faits pour produire des indicateurs derrière, et donc, c’est difficile de retrouver les infos, c’est difficile à exploiter. Ces descripteurs remontent bien cer- taines infos, concernant le budget ou les délais par exemple, mais pour le fonctionnement des activités, on peut pas se servir du système actuellement. Ces dimensions de classement qu’on a sur les outils sont pas pertinentes, les critères de classement prennent pas en compte tel ou tel aspect de l’activité sur laquelle on travaille. Il faudrait plus de cohérence aussi. Au final, personne n’exploite les CR, on laisse vite tomber, et après on laisse tomber avant d’essayer.

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Figure 26 : Capture d’écran de l’interface de saisie des informations (ici les mots clés) associées à la

création d’un compte rendu, dans la base Fond-Doc STEP

Les mots clés, proposés dans l’index associé à la description des comptes rendus, ont semble-t- il été progressivement ajoutés par les ingénieurs-chercheurs pendant un temps et n’ont pas fait l’objet d’une harmonisation (ou système de gouvernance, de modération). Certains sont ainsi très précis tel "Présentation des produits NETSCOUT pour la supervision et le monitoring de réseaux", "Réunion de prise de contact avec EDISON.", ETAT DES LIEUX DES APPLICA- TIONS LACALES A VITRY", quand d’autres sont plus flous comme "tableau de bord", "Réunion d'Information", "niveau", "ECHANGES TECHNIQUES", "défaut", "diffuse". On observe également quelques doublons, liés à une variation orthographique (majus- cule/minuscule, pluriel/singulier, point à la suite du terme : "réserve" / "réserves" ; "XML" / "XML." ; "microsystème" / "micro-système" ; "Etat de l'Art" / "Etat des lieux" ; "détection de chute" / "détection de chutes" ; "données d'essai" / "Données d'essais" ; Courant de Foucault" / "courants de Foucault". Cf annexe 6 qui reprend tous les mots clés de la base.

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Figure 27 : Modèle généré par le système lors de la création d’un compte rendu dans la base Fond-Doc

STEP – au premier plan une fenêtre affiche les éléments de description documentaire à renseigner ainsi que la liste des différents types de CR référencés par le système

« Et puis il y a aussi et surtout le mail »

En tant que support d’échange de documents, de transfert d’information privilégié, le courriel est le principal environnement auxquels les ingénieurs-chercheurs ont recours pour partager, diffuser, communiquer, rechercher et dans une certaine mesure gérer les différentes ressources documentaires et informationnelles.

« Le mail existait quand je suis arrivé à la R&D en 1997. Ce n'était pas Notes mais une autre mes- sagerie qui s'appelait "CC Mail" je crois. Lotus Notes est arrivé mi-1997… Avant il y en avait encore une autre MS-Mail, et à l'époque déjà les gens se plaignaient de ce changement… » ICH.18.

On y échange des comptes rendus, on signale leur publication, on travaille sur différentes ver- sions de documents (articles, présentations, rapports, notes), on reçoit différentes informations – annonces des assistants de gestion relatives aux échéances à respecter pour passer des com- mandes, mettre à jour les rapports d’activité, rappeler les échéances à suivre pour saisir ses données relatives aux imputations, signaler les nouvelles procédures et « bonnes pratiques » à suivre, etc. C’est également à travers le courriel que les congrès, manifestations scientifiques et séminaires internes au département et à la R&D, les formations, les réunions de groupe, de compétence et de projet sont annoncées. Les informations relatives à la vie du site de Chatou et du département sont communiquées par ce biais là, tout comme les informations diffusées par la SLV (Section Locale de Vie du site de Chatou - comité d’entreprise de l’entreprise), et par les syndicats. La diversité des genres de courriels se retrouve dans le niveau – ou l’absence – de structuration de ces derniers, la présence de lien(s) et de pièces jointes, etc.

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Figure 28 : Organisation des

courriels selon une arborescence construite par l’ICH

Les courriels sont plus ou moins organisés par l’ICH selon une arbo- rescence qui met en avant telle ou telle dimension. La figure 28 montre ainsi que l’ICH.2 a choisi de classer ses courriels selon une activité (5% IL) un thème de recherche ou de projet (Assemblage combustible), un partenaire (Supélec), le nom d’un projet qu’il suit, auquel il contribue ou a contribué par le passé (STABILO), le type de contenus (Conférences, Qualité).

On y revient régulièrement pour trouver l’information : le courriel est souvent considéré comme étant plus fiable, dans la mesure où il est la trace d’un échange, il contient de nombreuses informations qui per- mettent de contextualiser le document joint, les informations échangées, et trace une action, un accord, il est une preuve. Entrée par la date et par l’auteur, parfois filtre sur le poids du mail (taille des fichiers), pour retrouver celui qui contiendrait la bonne information, la bonne version du document recherchée (pas forcément la dernière, celle qui aurait les commentaires d’un contributeur donné), le bon lien vers d’autres ressources documentaires.

« L’échange des versions, ça c’est un point très important. On échange des versions de travail de documents qu'on rédige à plusieurs ou on fait relire une version, on pré-diffuse - avant que le document soit définitif et puisse être accessible dans les outils de diffusion.

À court terme le mail sert à retrouver un document, mais je dirais que c'est plutôt un support temporaire pour les documents qui sont, en géné- ral détachés et stockés dans les bases projets, les disques locaux ou partagés, etc. Ou parfois certains messages sont archivés.

Le mail c'est un point de passage privilégié des documents qui viennent d'autres entités, car on n'a pas toujours accès aux bases où ils sont stockés. Concernant les informations contenues dans les mails, elles sont parfois conservées dans la boîte mail, mais aussi copiées dans les bases projets.

L'intérêt du mail et des bases projet est de permettre d'associer des commentaires ou des explications vis à vis d'un document que l'on par- tage, par exemple, mais aussi d'attirer l'attention du destinataire sur le fait qu’on lui passe la main pour contribuer, par exemple, ou encore que le document est disponible. »

ICH.17 à propos des usages de la messagerie électronique

Si certains ICH disposent d’un accès distant sécurisé à leurs courriels (et à l’environnement Lotus Notes en général), à travers un accès VPN – Virtual Private Network ou réseau privé virtuel – la plupart d’entre eux n’y ont accès que sur place, ainsi que depuis tous les sites des entités du Groupe EDF. Aussi, il arrive que certains aient recours ponctuellement à leur boîte de messagerie personnelle, à laquelle ils peuvent avoir accès en toute circonstance, quoique cela soit fortement déconseillé, et dans certains cas interdit. Elle est parfois utilisée pour les courriels contenant des pièces jointes dont la taille dépasse les limites fixées par le RSI dans

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Lotus Notes130_{, en prévision ou à la suite d’une période de déplacement sans outil informatique}

professionnel en dehors d’un site EDF. On note que les plages de télétravail des ingénieurs- chercheurs sont particulièrement ponctuelles. Toutefois, si l’on constate une confusion grandis- sante entre la sphère privée et la sphère professionnelle dans les pratiques de travail en générale, elle est peu présente ou évidente à EDF. L’influence des pratiques informationnelles quotidiennes sur celles professionnelles est plus diffuse et se manifeste dans le cadre du recours aux moteurs de recherche des différents systèmes et environnements de gestion et de publica- tion documentaire. Cette influence peut également (et surtout) s’observer à travers les recherches de plus en plus fréquentes et nombreuses effectuées sur l’Internet, à partir notam- ment du moteur de recherche Google.

* * *

Les applications présentées ci-dessus ont chacune leurs caractéristiques, leurs objectifs, et leurs modes d’utilisation plus ou moins prescrits ; elles ne doivent leur regroupement qu’au fait qu’elles s’appuient sur une même application, s’inscrivent dans un même environnement de travail et sont donc accessibles par un même écran d’accueil. En outre, si leurs usages se con- fondent parfois, les documents sont rarement liés d’une base à l’autre, du fait que les possibilités d’accès aux différentes bases ne sont pas les mêmes et que rien ne garantit qu’un lien pourra être suivi par tout lecteur de la base.

Cet examen met en lumière la diversité des systèmes documentaires, des espaces, des outils, des applications, des supports, des machines, qui composent l’environnement infrastructurel des activités informationnelles des ingénieurs-chercheurs. On observe une grande variété de pratiques informationnelles, à l’échelle de l’acteur d’abord : d’un contexte à l’autre, d’une si- tuation à l’autre, les points de vue sur le document, la perception et la compréhension d’une information, le recours à tel dispositif (et la « manière » d’y recourir), la façon dont le besoin informationnel se précise et se formule, la démarche adoptée pour le satisfaire, changent. Si l’on peut chercher à établir une typologie de ces situations d’une part, et des comportements adoptés d’autre part, il reste impossible de pouvoir tout anticiper, et l’on peut ici affirmer la limite de tout modèle dans ses capacités de prédiction. Cette variété de pratiques se manifeste à différentes échelles, entre acteurs d’une même compétence, d’un même groupe et d’un même département. Par ailleurs, la disponibilité accrue des dispositifs info-communicationnels et la multiplicité des contenus informationnels communiqués et des documents reçus, partagés, et stockés, contribuent à une certaine surcharge informationnelle et renforcent la perception d’une certaine complexité de cet environnement, appréhendé tantôt dans sa globalité (D. K. Allen et Wilson, 2003).

Bien que les modèles implémentés dans les systèmes et les dispositifs info-communicationnels visent à prescrire la ou les manières dont ils doivent être utilisés, différents facteurs contextuels affectent toute interaction et engendrent des usages alternatifs qui n’ont pas été nécessairement pensés. Les acteurs sont alors amenés à remodeler les systèmes et dispositifs selon leurs be- soins et suivant leurs pratiques informationnelles. Il convient donc de considérer les différents

130 _{Quoique sur ce point, la poste restante est encore davantage utilisée pour transférer des fichiers lourds : elle envoie un}