Les genres de documents produits et manipulés par les ICH

• Les notes dites H, publiées et gérées au sein du système de gestion électronique des docu- ments patrimoniaux d’EDF-R&D, Eurêka. Ces documents patrimoniaux sont appelés « notes H » ; H étant depuis longtemps le code d’identification de l’entité de R&D. Ces documents sont structurés et organisés suivant des processus institutionnels (système de workflow, d’indexation et classification, de vérification et de validation) ; ils constituent le plus souvent des rapports ou synthèses d’études associées à des projets ou des affaires, et des livrables.

CHAPITRE 4 176

Certains d’entre eux sont estampillés OTM (Objectif Technique Majeur) ou LP (Livrable Principal), signifiant leur degré d’importance.

Parmi les notes H, il convient de distinguer les rapports scientifiques, autoportants, valides, « éternels » (cf. extrait entretien 2.2.1) et des notes qui ont une valeur « patrimoniale », c’est- à-dire en tant que produit identifié de la R&D, par la volonté d’afficher et de matérialiser un avancement, un ensemble de résultats, et dont la portée et la pérennité n’excèdent pas forcé- ment le projet qui les a motivées.

• Les comptes rendus produits par les ingénieurs-chercheurs du département STEP et dispo- nibles (donc classés au préalable dans la base Fond-Doc STEP que nous avons présentée, cf. supra 4.2.). Une typologie a été établie : lors de la création d’un compte rendu, le modèle géné- ré propose, d’après la procédure qualité associée, onze types de comptes rendus, dont un champ ouvert : Compte-rendu de suivi ; Compte-rendu de réunion d’enclenchement ; Compte- rendu de revue de conception ; Compte-rendu de réunion de clôture ; Compte-rendu d’essais ; Compte-rendu d’installation logiciel ; Compte-rendu d’intervention ; Compte-rendu de réunion de l’équipe de direction (ED) STEP ; Compte-rendu de réunion qualité ; Compte-rendu de réu- nion de groupe ; Compte-rendu (autre), préciser.

« Dans les CR de réunion, tu trouves tous les types de réunions, mais un CR d’une réunion impor- tante peut finir dans une note H, et puis parmi les notes H, on voit que certains documents correspondent à la matérialisation de résultats d’une étude et pourraient « logiquement » faire l’objet d’une note H mais sont parfois de simples CR. […]Aussi il y a des types qui sont inclus les uns dans les autres. Par exemple les données vidéo sont un type particulier de données d'entrée, des données d'essais ou de données liées à un code de calcul... Ici le fond et la forme sont souvent im- briqués, mais il y a des inclusions, une hiérarchie qu'il peut être intéressant d'essayer de retranscrire. »

ICH.18

• Les « documents de travail » techniques produits dans des environnements de développe- ment comme Matlab, Simulink, C++, Java, etc., repris de manière synthétique dans des notes, des comptes rendus et des présentations [il s’agit ici de documents divers produits dans le cadre du travail mais surtout de documents en version provisoire et destinée à être retravaillée, discutée, etc., ou de documents intermédiaires qui n’ont pas vocation à être publiés ni pérenni- sés] :

- Éléments de conception ou de code informatique/mathématique

- Modélisation via un logiciel (différent du code = modélisation effectuée au sein d’un logi- ciel propriétaire – comme Matlab / Simulink – ou non)

Remarque : La notion de « documents de travail » est vague et peut être entendue ou comprise dans un sens très large, mais elle est pourtant signifiante pour les ICH. On peut par exemple distinguer les documents « techniques » (les contributions techniques – production de code, d’algorithmes – qui consistent le plus souvent en la définition et la résolution de probléma- tiques scientifiques et industrielles) des produits qui répondent à un besoin précis, à un cahier des charges notamment.

• Les présentations, dont le contenu, la portée et la tonalité diffèrent sensiblement selon les activités dans lesquelles elles s’inscrivent, notamment les publics-cibles ou destinataires pre- miers auxquelles elles s’adressent. Il y a par exemple :

• La présentation des objectifs de la compétence en interne EDF-R&D s’adressant à la direc- tion ou la hiérarchie (au chef de groupe, au chef de département et aux Programmes notamment) permettant d’alimenter les réflexions sur l’évolution de la compétence, ou à partir de laquelle celle-ci sera évaluée ;

ANALYSES ET RESULTATS 177

• La présentation à mi-parcours d’un projet, d’une affaire, qui s’adresse aux « clients » dans un premier temps, aux partenaires académiques, aux partenaires industriels, aux fournis- seurs, mais également au chef de projet et aux autres contributeurs audit projet, aux Programmes dans le cadre d’une campagne d’arbitrage ; elle peut se présenter comme un support présentant les conclusions d’une étude d’opportunité.

• La présentation aux Programmes en préparation de l’année N+1, par exemple aux comités d’arbitrage d’un domaine particulier : il s’agit alors de soumettre les propositions de nou- veaux projets / affaires ou simplement de présenter la suite d’un projet pour l’année d’après.

• La présentation qui accompagne une publication dans le cadre de manifestations scienti- fiques ou industrielles (congrès, conférences, colloques, séminaires, salons).

• La présentation qui synthétise un compte-rendu de réunion, qui présente quelques réflexions ou éléments d’information au sujet d’une étude technique en cours.

• La présentation préparée pour une réunion interne ou informelle, dont les contenus sont par- ticulièrement diversifiés : c’est le format (.ppt) et le cadre pour ou dans lequel ce support est mobilisé qui les réunit sous l’appellation « présentation ».

Note : Le terme de présentation porte une ambiguïté potentielle : une présentation peut égale- ment renvoyer à une activité consistant (souvent lors d’une réunion, mais aussi d’une conférence) à présenter un travail, un sujet, etc. Lorsqu’on parle de document, on se réfère aux documents venant en support à la présentation, principalement les diapositives Powerpoint pré- parées pour l’occasion, mais il peut aussi s’agir d’une discussion autour d’un CR de la présentation, de textes supports distribués aux participants, etc. Cette note renvoie à la difficulté d’une « bonne » appréciation de ce qu’est le document (et aussi pour le concevoir) posée par le fait, ici, que le support PowerPoint soit à la fois un support efficace au discours de la présenta- tion et une trace autoportante de ce qui a été présenté (d’où les diapositives parfois trop chargées en texte). Cf. Réflexions engagées par Frommer (2010).

• Les documents contractuels : ils s’inscrivent dans des contextes moins diversifiés, et consti- tuent, le plus souvent, des documents structurés qui suivent des modèles et des gabarits déjà établis par diverses institutions, acteurs ou entités d’EDF (par exemple les achats et leurs clauses125_{, qui sont insérées dans les contrats passés avec les fournisseurs).}

Les documents qui s’inscrivent dans des environnements de gestion spécifiques, et sont en amont appréhendés et produits dans un genre identifié, suivent le plus souvent une trame définie. Ici deux axes peuvent servir de point d’entrée pour leur analyse :

¬ le type « formel » de document (CR, note H) qui conditionne la cible SI du document finalisé (Fond Doc STEP, Eurêka)

¬ le type de contenu ainsi que la fonction du document : note d’opportunité, contrat de projet. Apparaît caractéristique le fait pour un document d’être ou d’accompagner un livrable (OTM, LP), c'est-à-dire d’être prévu et identifié comme tel dans le projet. Note : un livrable de projet peut ne pas être une note ou un CR : présentation, réunion, logiciel, etc.

• Les documents stockés dans des applications de gestion de projet comme P@reo (cf. supra) ou PGI pour la gestion des budgets, des achats, qui contient par exemple les cahiers des charges d’une prestation.

125 _{Les conditions générales de vente – CGV – sont par exemple des clauses type insérées par les achats à toute com-}

CHAPITRE 4 178

• Les publications externes : appellation générique qui désigne autant les articles (regroupant ainsi projets d’article, différentes versions d’un article), les présentations externes, les inter- ventions dans les séminaires, congrès, colloques et salons professionnels, les posters.Les pu- publications doivent normalement faire l'objet d'une édition sous forme de note patrimoniale. • Les courriers électroniques : ils contiennent eux-mêmes des éléments informationnels ayant

potentiellement une valeur très importante, des liens vers l’Intranet, les bases de données et autres environnements informationnels de la R&D, pointant vers une page ou un document à télécharger, des pièces jointes qui peuvent être tout type de fichiers ou documents présentés ci-dessus.

- Il existe actuellement, dans la version Lotus Notes en place, un système de classification manuelle et automatisée. Une évolution de l’environnement et des fonctionnalités de l’outil est envisagée, dans le cadre des réflexions et des projets engagés et développés au- tour des « Nouveaux Modes de Travail » (NMT).

- Les agendas, notamment les invitations, contiennent également de nombreuses informa- tions, parfois des pièces jointes, et peuvent servir à stocker des informations. On pourrait les apparenter à des mails.

• Les notes manuelles et documents imprimés, éventuellement annotés ou commentés : « J’ai un cahier dans lequel je note des tas de choses… Juste pour ne pas les oublier, ça fait partie des principaux supports d’information. » ICH.12.

En outre, les études, notes, rapports et autres comptes rendus imprimés, produits par les ICH du département (et surtout des départements précédant STEP, notamment REME, OPP) avant le passage au « tout numérique », se trouvent rassemblés dans divers locaux, notamment celui des « Archives », situé au sous-sol du bâtiment U.

ANALYSES ET RESULTATS 179

Figure 18 : Étagères de classeurs et documents plus ou moins organisés selon plusieurs plans de classe-

ments (par thème, par domaine métier, par année, par compétence, etc.)