Phase 3 : Les évènements

Après cette phase de construction d’un discours commercial, de nouveaux clients ou partenaires mettent en œuvre la méthode 5 steps. Ces nouvelles expériences poussent les consultants à formaliser de nouveaux outils qui facilitent et améliorent la mise en œuvre de la méthode.

En mai 2009, une nouvelle mission de conseil démarre au sein d’un établissement public à caractère industriel et commercial. Elle débute par une formation des directeurs de

départements sur le pilotage de la stratégie et par l’organisation d’une série d’entretiens avec chacun des directeurs. A l’issue de la restitution de ces entretiens, cinq sujets de roadmaps sont identifiés, ces roadmaps vont être rédigées par les directeurs de départements. Cette méthodologie d’entretiens est la première méthode mise en place pour arriver à définir les capacités organisationnelles sur lesquelles l’organisation doit travailler et donc obtenir les sujets des roadmaps à rédiger. Cette grille d’entretiens est structurée en cinq grands thèmes : Définition des objectifs, Pilotage, Management, Indicateurs, Identification des difficultés et ressources clés. Pour chacun de ces thèmes, les personnes sont interrogées sur l’existant et les besoins. Les consultants présentent ensuite la synthèse des entretiens pour la valider avec l’ensemble des directeurs.

L’équipe de consultants décide de travailler ensuite sur la définition d’une liste de thèmes génériques pour les roadmaps. Une liste de thèmes existe déjà et est présentée dans l’ouvrage sur la méthode. Cependant ces thèmes ne sont pas réellement explicités et découlent davantage de l’expérience au sein de Valeo et de l’organisation publique qui a mis en œuvre la méthode que d’une tentative de généralisation. Le travail de définition de cette liste de leviers doit servir à aider à la rédaction de roadmaps auprès des clients. Ces thèmes permettent de penser à tous les aspects de la problématique que l'on traite avec la roadmap. Cette première réunion permet de révéler un consensus sur neuf thèmes : « règles et organisation », « ressources humaines », « innovation », « applications et données », « intégration des partenaires », « infrastructures techniques », « sécurité, confidentialité », « profitabilité » et « réglementation ». D’autres sont apparus comme problématiques pour les consultants 5 steps, qui ne comprennent pas le sens de ces leviers : « conformité stratégique », « contrôle et pilotage », « finalité », « alignement des métiers », « développement durable ». Le thème « conformité stratégique » a été utilisé par l’organisation publique afin de suivre si la stratégie définie était conforme aux politiques publiques dans lesquelles l’organisation devait s’inscrire. Ce thème traite donc de la conformité à des politiques publiques. Dans le thème « Contrôle et pilotage » tel qu’il est utilisé par l’organisation publique, on trouvait uniquement des indicateurs. Les cinq niveaux de ce thème révélaient l’évolution du système de pilotage. Le thème « finalité » correspondait essentiellement à des éléments de profitabilité avec de

nombreux indicateurs. Cette discussion sur les thèmes génériques révèle que la réflexion sur leur définition s’est faite essentiellement avec l’expérience de la mise en place de 5 steps dans cette organisation.

En septembre 2009, le concepteur-consultant et une consultante 5 steps participent à une mission de réécriture d’une roadmap au sein de Valeo pour la Direction des Systèmes d’Information. Au cours de cette mission, et à partir de cette expérience, ils cherchent à formaliser l’organisation des réunions de rédaction d’une roadmap. Ce travail aboutit à une méthodologie en six réunions de la rédaction de roadmap. Les deux premières réunions sont consacrées à la précision du sujet des roadmaps et à la définition des intitulés des niveaux avec le responsable de la roadmap. La troisième réunion permet de présenter ce travail aux rédacteurs qui vont donc fixer définitivement les sujets et les niveaux. Les trois dernières réunions sont dédiées à la rédaction des exigences et des livrables. Des documents de compte- rendu de ces réunions sont également formalisés. Ils récapitulent l’avancement dans la rédaction de la roadmap et listent les actions à mener pour la prochaine réunion. Cette formalisation de l’organisation de la phase de rédaction est nécessaire pour répondre aux interrogations des prospects qui veulent savoir le temps et le nombre de personnes nécessaires pour rédiger les roadmaps. Ainsi, même si cette méthodologie n’est pas systématiquement ni totalement réutilisée auprès d’autres clients, elle est très fréquemment citée par le concepteur- consultant en situation de prospection commerciale. Cet élément précis et quantifié a pour objectif de rassurer les prospects sur la durée et le coût de la mise en œuvre de la méthode.

L’équipe de recherche M-Lab décide de rédiger ses propres roadmaps. C’est une occasion pour les chercheurs de mieux comprendre et de tester la méthode. La première réunion de travail a pour objectif de définir les sujets des roadmaps à rédiger, à partir de la vision stratégique du directeur du laboratoire. Afin de déterminer les sujets des roadmaps, le directeur de l’équipe propose que chacun rédige sur des post-it les capacités organisationnelles à développer et à maîtriser pour atteindre la vision stratégique fixée. La lecture de chaque post-it et le rapprochement des post-it, qui font apparaître des idées proches, permettent de définir les cinq sujets des roadmaps que l’équipe doit rédiger pour réaliser sa

vision stratégique. Cette nouvelle expérience-client fait émerger une deuxième méthodologie de détermination des sujets de roadmaps : la méthode appelée « atelier post-it ». Cette expérience est un peu différente de la précédente du point de vue de l’interaction entre les consultants et l'organisation. La première situation est une situation client réelle où les consultants sont les seuls à proposer une manière de procéder, les clients ne sachant pas qu’ils testent une méthodologie qui n’a jamais été mise en œuvre par les consultants. Dans la seconde situation, les chercheurs sont co-producteurs et expérimentent de façon volontaire une nouvelle méthode pour déterminer les sujets de roadmaps à partir d’une vision stratégique prédéfinie.

Au sein du cabinet 5 steps, les consultants décident de rédiger des roadmaps sur leur stratégie de développement de la marque 5 steps comme marque mondiale. Ces séances de travail sont une nouvelle occasion pour tester l’ « atelier post-it » dans la détermination des sujets de roadmaps. Cette méthodologie entre alors dans les pratiques des consultants pour l’accompagnement des clients dans la phase de traduction de la stratégie en sujets de roadmaps, étape qui précède leur rédaction. Le concepteur-consultant considère que cette méthodologie est un composant de la méthode 5 steps et doit donc être inclus dans la définition même de la méthode.

Suite à ces diverses expériences de détermination des sujets de roadmaps à partir d’une stratégie définie par des clients, le concepteur-consultant estime que les consultants 5 steps « sont en train de développer un savoir-faire sur « l’accouchement » des sujets de roadmaps, la définition des axes et des leviers stratégiques ». Il lui semble donc important d’améliorer le discours sur le positionnement de la méthode 5 steps « utilisée après la définition de la stratégie et qui sert à rendre visible, concrète la stratégie et à faire adhérer les gens ». L’ajout de cette brique méthodologique confirme le positionnement de la méthode comme outil de traduction de la stratégie des organisations.

Les consultants vont alors tenter de formaliser cette méthode dans une fiche technique. Elle détaille les étapes pour déterminer les sujets de roadmaps à partir de la vision stratégique. A la différence de l’expérience avec l’équipe M-Lab, on ne parle pas directement de capacités

organisationnelles. A partir des objectifs stratégiques, qui doivent donc bien être prédéfinis avant la mise en œuvre de 5 steps, chaque participant à la rédaction doit réfléchir à des « actions prioritaires à mettre en place pour être en mesure de répondre aux objectifs ». Les participants exposent ensuite leurs post-it et procèdent à leur regroupement selon des critères définis par le groupe de travail au cours de l’exercice. Le nom de chaque regroupement est alors donné collectivement sous la forme « capacité à… ». Chaque regroupement correspond alors à un sujet de roadmap, la phase de rédaction de chacune des roadmaps ainsi identifiées pouvant alors démarrer. Cette fiche technique est utilisée à la fois par les consultants au cours de leur mission de conseil 5 steps auprès de leurs clients, mais aussi pour former les consultants-partenaires à la méthode.