La formalisation de la roadmap

La deuxième étape est celle de la « Formalisation de la roadmap ». La roadmap est une matrice à deux dimensions : les niveaux de progrès ou étapes d’une part et les leviers d’action et thèmes d’autre part, et qui liste les actions à réaliser (Tableau 12). Cette roadmap formalise l’acquisition et la maîtrise d’une capacité organisationnelle.

Les niveaux de progrès sont au nombre de cinq : les « 5 steps ». Les auteurs définissent partiellement le sens de ces cinq niveaux. Le premier niveau correspond au niveau de base, le troisième niveau est le niveau médian à partir duquel l’entité peut commencer à travailler son excellence, lorsque tous les moyens sont en place. Le dernier niveau est celui de l’excellence. Les niveaux 2 et 4 sont considérés comme des niveaux intermédiaires pour rendre plus progressif le passage d’un niveau à l’autre.

Les leviers d’action sont les domaines qui vont contribuer à l’atteinte de l’objectif fixé par le sujet de la roadmap. Ces leviers d’action sont regroupés en thèmes. La méthode propose une liste de thèmes génériques qui permettent de regrouper les leviers sous des thèmes identiques quelque soit le sujet de roadmap.

Au croisement des deux axes se situent les exigences. Elles traduisent les actions à mener pour atteindre le niveau de performance donné sur un levier d’action précis. Les exigences sont détaillées par une liste de livrables à fournir pour prouver que l’exigence est remplie. Le livrable est un résultat concret (une tâche, un document, etc.) que l’opérationnel doit réaliser. Il existe quatre types de livrables : les assertions qui nécessitent une réponse par oui ou non ; les documents qui doivent être présentés pour valider le livrable ; les liens vers d’autres roadmaps et les indicateurs.

Sujet de la roadmap Niveaux Leviers 1 2 3 4 5 Levier 1 Thème A Levier 2 Exigence Thème B Levier 3 Levier 4 Thème C Levier 5

Tableau 12 - Structure de la roadmap 5 steps

Selon les auteurs, il existe trois types de roadmaps : les roadmaps « stratégiques », les roadmaps « processus » et les roadmaps « solution ». Les roadmaps « stratégiques » concernent l’atteinte d’un objectif opérationnel à 3-5 ans qui nécessite, en général, des réorganisations internes. Les roadmaps « processus » traitent la mise sous contrôle d’un processus dans l’objectif de l’améliorer. Les roadmaps « solution » sont utilisées lorsqu’il s’agit de déployer une nouvelle technologie ou un nouveau mode de travail.

Pour s’assurer une bonne rédaction de roadmap, les concepteurs recommandent de nommer un rédacteur qui sera en charge de la rédaction, aidé par des experts qui apportent leur connaissance du domaine couvert par la roadmap. Parmi ces experts, il est nécessaire de trouver des opérationnels qui apportent leur expérience du terrain et participent ainsi à assurer le succès de la mise en œuvre de la roadmap. En effet, la rédaction des livrables, preuves concrètes des progrès réalisés, nécessite une bonne connaissance de la réalité du travail des acteurs de l’organisation. Cela assure une bonne compréhension de la roadmap par les acteurs qui vont devoir la mettre en œuvre.

2.2.3 Le déploiement

Une fois la ou les roadmaps rédigées, celles-ci vont être déployées dans les entités pertinentes. Cette phase de déploiement correspond à l’attribution de la (ou des) roadmap(s) rédigée(s) aux entités qui sont concernées par le sujet de la roadmap. C’est la hiérarchie opérationnelle qui est en charge de la définition du périmètre de déploiement, c’est-à-dire des entités concernées par la ou les roadmaps, et du niveau hiérarchique de responsabilité, en d’autres

Livrables : 1-

2- 3-

termes le niveau hiérarchique de la personne qui va être responsable de la réalisation de la roadmap. Une fois le périmètre défini, le déploiement est effectif et doit s’accompagner d’une action de communication et de formation pour permettre une bonne compréhension de la roadmap et des principes d’utilisation. Pour chaque roadmap attribuée à une entité, le management peut fixer les délais d’atteinte des niveaux de la roadmap, qui peuvent dépendre de la spécificité de chacune des entités.

2.2.4 L’autoévaluation

La phase suivante est celle de l’autoévaluation. En effet, les auteurs recommandent que les responsables opérationnels, en charge de la mise en œuvre de la roadmap, déclarent eux- mêmes la réalisation des livrables et donc leur niveau d’avancement sur la roadmap. Le principe est le suivant : tous les livrables d’une exigence doivent être réalisés pour que l’exigence soit validée ; toutes les exigences d’un niveau doivent être validées pour que le niveau soit atteint.

Cette déclaration de la réalisation des livrables permet de déterminer une note d’avancement sur la roadmap. Les auteurs présentent deux notes : la « note de couverture » et la « note de niveau ». La note de couverture correspond au pourcentage d’avancement de la roadmap par rapport à l’objectif maximal et se mesure en divisant le nombre d’exigences validées par le nombre total d’exigences attendues sur les cinq niveaux. La note de niveau mesure l’avancement de la roadmap par rapport aux niveaux. C’est un chiffre décimal compris entre 0 et 5. La note de niveau indique le dernier niveau pour lequel toutes les exigences sont remplies (chiffre entier) et le pourcentage d’exigences du niveau en cours qui sont validées (chiffre décimal).

A partir de la déclaration des autoévaluations, ces deux notes peuvent être calculées pour toutes les entités qui mettent en œuvre la roadmap.

2.2.5 Le pilotage

Cette autoévaluation va être la base des possibilités de pilotage de l’acquisition des capacités organisationnelles par les hiérarchies et la direction générale de l’organisation. En effet, les notes d’autoévaluation peuvent être consolidées et calculées pour les structures hiérarchiques qui sont composées de plusieurs entités. Ces notes sont donc la base de la construction de

tableaux de bord qui vont participer au pilotage du dispositif. Plusieurs exemples de tableaux de bord sont détaillés dans l’ouvrage.

Tout d’abord la direction peut réaliser des tableaux synthétiques en fonction de la structure de l’organisation. Par exemple, elle peut consolider les résultats selon les régions géographiques dans lesquelles l’organisation est présente (Tableau 13).

Tableau 13 - Exemple de tableau de bord - Consolidation par région

De plus, la direction peut également identifier les risques potentiels dans les entités. En effet, chaque roadmap peut être liée à un indicateur qui traduit la performance de l’entité sur le sujet traité par la roadmap. Il est alors possible de comparer cet indicateur avec le niveau d’avancement sur la roadmap (Figure 5). Cela permet de détecter des entités qui auraient un indicateur satisfaisant avec un niveau faible sur la roadmap et qui pourrait traduire un risque pris par l’entité pour avoir un bon indicateur, mais sans, au préalable, avoir mis en œuvre les fondations organisationnelles nécessaires à une performance pérenne.

Figure 5 - Exemple de tableau de bord - Identification des risques

Il est également possible de réaliser une consolidation, non pas par roadmap, mais par thème (Tableau 14). La liste des thèmes génériques permet de retrouver des thèmes identiques dans des roadmaps qui traitent de sujet différent (par exemple : ressources humaines, achats, etc.).

La consolidation par thèmes permet de mettre en avant les faiblesses de certaines fonctions de l’organisation, et cela quelque soit le sujet traité par la roadmap.

Tableau 14 - Exemple de tableau de bord - Consolidation par thème

Pour chacun de ces tableaux de bord, la méthode permet ensuite de comprendre dans le détail quels sont les aspects qui posent des problèmes, en remontant jusqu’au livrable qui bloque l’avancement dans une entité donnée.

2.2.6 L’audit

Une autre étape de la mise en œuvre de la méthode est celle de l’audit. Ces audits ont une double fonction. Tout d’abord, il s’agit de vérifier les déclarations des opérationnels suite à leur autoévaluation. Mais ils sont également l’occasion de comprendre les difficultés dans la mise en œuvre des roadmaps. Les auteurs recommandent de réaliser les audits par niveau de roadmap. Ainsi l’auditeur ne va vérifier que le niveau déclaré atteint par l’entité. L’audit est l’opportunité de vérifier que l’entité a bien compris les exigences et les livrables tant sur la forme que sur le fond.