ÉLABORER UN PLANNING

Nathanael HERMANN

Quel est l’enjeu ?

La planification des tâches du personnel, c’est-à-dire l’élaboration d’un planning, donne une projection de la répartition des activités d'une équipe en charge d'une mission pour un temps donné.

Elle permet d'organiser le temps, de se fixer des priorités en phase avec, par exemple, les objectifs de conservation et la demande touristique.

Elle est encore un élément qui aide à dresser des bilans et à mieux accomplir les actions à venir. Par exemple, en fin de saison touristique, le planning est un outil d'interprétation et de navigation indispensable pour préparer la saison suivante.

Pourquoi est-ce important ?

La principale difficulté de la réalisation d'un planning tient au fait que certains éléments ne sont pas maîtrisables (la météo, la fréquentation du site, les aléas médiatiques ou politiques,…).

Ainsi un bon planning allie-t-il structuration, fiabilité et souplesse. Meilleure est la gestion des éléments

« extérieurs », mieux le planning prévisionnel s’identifie au réel.

Qui doit le faire ?

Les qualités générales requises pour établir un bon planning sont le management, une bonne connaissance de la réglementation et du droit du travail, une excellente écoute et une bonne maîtrise de l'informatique.

Le management

La personne chargée de l’élaboration des plannings – le planificateur – contribue à l’organisation de l’activité de l’aire protégée, elle gère les interrelations de son personnel.

Dans les situations d'urgence, le planificateur doit pouvoir imposer les mesures qui s’imposent mais en période normale, mettre l’accent sur la gestion de projets afin de favoriser l'esprit d'équipe, la créativité et susciter l'enthousiasme du personnel.

Il doit bien connaître son équipe et être capable de placer ses agents en fonction de leur sensibilité, leurs compétences, leurs affinités mais en tenant compte aussi de leurs limites.

Il doit travailler en pleine harmonie et collaboration avec le conservateur du site.

La réglementation et le droit du travail

L'ensemble des dispositions qui régissent les rapports d’un salarié et de son employeur se trouve principalement dans le code du travail, les lois et décrets, les conventions collectives qui varient en fonction des pays.

Une excellente écoute

Qu'il s'agisse du conservateur, de son adjoint ou des écoguides, le planning doit être réalisé par une personne ayant une expérience de gestion du personnel et des tâches à accomplir.

Il ne suffit pas de répartir intelligiblement des tâches, il faut encore être à l’écoute des hommes.

La maîtrise de l’outil informatique

Le planificateur doit avoir une bonne maîtrise de l'outil informatique qui, par l'automatisation des tâches, permet la réduction des saisies, la minimisation d'erreurs.

Il est vivement recommandé de former une seconde personne à la planification pour pallier aux absences ou indisponibilités du responsable normalement en charge.

Comment s’y prendre ?

Le planificateur doit disposer d’une bonne visibilité à l’horizon d’une année pour assurer la réalisation des projets de l’aire protégée, aussi doit-il établir un planning prévisionnel annuel.

Il doit encore, au niveau opérationnel, établir un planning hebdomadaire qui précise et détaille l’organisation et les conditions de l’accomplissement des tâches de chacun.

Le planning prévisionnel annuel

Le planificateur établit son projet d'activité pour l'année à venir en considérant les vacances scolaires, la saison, le droit et la réglementation du travail,…

Il le soumet au conservateur afin de vérifier que le planning assure l’ensemble des missions de l’aire protégée de façon équilibrée, en particulier en ce qui concerne les missions de protection du patrimoine et, par exemple, les actions liées à l’accueil du public.

Dans le cas d’un site accueillant de nombreux touristes, le volume d'activité est mesuré en fonction de la fréquentation touristique N-1 (Fig. 1) et des perspectives N qui peut induire un recrutement d’un certain nombre d'écoguides.

Figure 1 : la fréquentation touristique par mois pour différentes années

Le graphique a été réalisé à la suite d’une saisie journalière du nombre de visiteurs.

La fréquentation touristique donne une tendance. Elle peut permettre l'anticipation d'une nouvelle embauche ou d'une réduction des heures de travail en fonction de la connaissance de la fréquentation lors d’un mois donné.

Le planning prévisionnel doit ensuite être présenté aux postulants écoguides qui peuvent connaître leurs disponibilités, leurs contraintes. Après concertation, un planning prévisionnel signé par les deux parties doit aboutir (Fig. 2).

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Figure 2 : planning prévisionnel annuel

Après un calcul du nombre d'heures à réaliser pour la saison (dans ce cas du 9 mars au 31 août 2009), le planificateur répartit les heures/semaine pour chaque agent. Puis au fur et à mesure des semaines ouvrées, le planificateur reporte le nombre d'heures réelles. Par exemple, pour la semaine 2, le prévisionnel indiquait 40 h de travail. L'agent a travaillé réellement 42 h. Il y a donc 2 heures supplémentaires dans le solde d'heures.

Le planificateur anticipe aussi les congés payés en les inscrivant sur le prévisionnel.

Un calendrier des « congés souhaités » peut être dressé individuellement. Il peut être remis en cause en raison d’imprévus mais le planificateur doit s’efforcer d’en tenir compte (Fig. 3).

Figure 3 : les repos hebdomadaires

Les agents cochent les jours auxquels ils souhaitent prendre leurs repos hebdomadaires. Les zones grisées correspondent aux week-ends. Ce fonctionnement permet d'équilibrer les repos. Le planificateur a toutefois le contrôle du volume d'heures. Par exemple, dans le tableau la zone orange (du 1 au 8) correspond aux vacances scolaires. Si le planificateur constate un manque d'effectif pour cette semaine, il peut réajuster les jours de repos hebdomadaires.

Le planning hebdomadaire

Le planning hebdomadaire se réfère au planning prévisionnel annuel. Mais il s'adapte à la charge d’activité spécifique de la semaine, par exemple, pour accueillir des groupes de touristes ainsi qu’à des éléments

non programmés (congé maladie, absence imprévue, groupe imprévu, retard d'un groupe,…).

Il doit tenir compte des heures négatives ou positives du salarié et se répercuter au nombre d'heures hebdomadaires à effectuer.

Les plannings hebdomadaires doivent être constitués et distribués trois semaines à l'avance.

Cependant, certains éléments de dernière minute peuvent remettre en cause le planning. Le planificateur doit en informer le personnel, par exemple, à l'aide d'un tableau blanc visible dans leur lieu habituel de rencontre.

À l’issue de chaque journée, les heures effectuées sont reportées sur le tableau du planning prévisionnel, ce qui permet d’être constamment informé du temps consacré à l’accomplissement des activités de l’aire protégée et encore du temps de travail du personnel (Fig. 2).

Les indicateurs d’une bonne planification

Le premier indicateur concerne la réalisation (ou non) des objectifs définis par le conservateur. Quel que soit le résultat, le conservateur et le planificateur doivent faire un bilan de fin d’année sur la définition d’objectifs ou leurs réorientations.

Un autre indicateur concerne le temps de travail effectif de chaque personnel qui doit être, le plus possible, conforme à la prévision. Un surplus d’heures trop important, ou, à l’inverse, un sous emploi, révèlent un mauvais fonctionnement de la gestion du personnel lié, en particulier, à une mauvaise appréciation de la fréquentation touristique.

Le figure 3 illustre les procédures énoncées pour un fonctionnement optimum d'une équipe d'écoguides.

Fréquentation touristique N-1

Objectif du conservateur

Éléments extérieurs

Planning prévisionnel annuel

Droit du travail, convention ...

Planning prévisionnel hebdomadaire

Fréquentation touristique N

# prévisionnel annuel

Heures réelles

M M M M

M

Figure 3 : procédures pour un fonctionnement optimum d'une équipe d'écoguides

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Équiper une aire protégée d’une embarcation repose sur un choix qui nécessite une réflexion approfondie de la part de l’équipe gestionnaire. Ce choix a des conséquences financières non négligeables et implique la formation du personnel.

Le choix d’une embarcation destinée à être utilisée dans une aire protégée se fait en fonction de plusieurs paramètres. Le gestion-naire doit se poser et répondre aux questions suivantes :

- y-a-t-il des embarcations présentes sur l’aire protégée ?

- qui les utilise ? - à quoi servent-elles ?

- à quoi peut servir une nouvelle embarcation sur cette aire protégée (marine, fluviale,

lacustre,…) et quelle valeur ajoutée apporte-t-elle à la gestion ?

- quel est le budget d’investissement et ensuite quel est le budget nécessaire à l’entretien ?

Lorsque cette réflexion a été menée et que les conclusions montrent la nécessité de doter l’aire protégée d’embarcation(s) pour avoir une gestion cohérente et efficace, il convient de choisir le type d’embarcation qui est le plus adapté aux objectifs assignés à ce bateau. Ce choix se fonde sur l’analyse de plusieurs critères.

Les critères du choix de l’embarcation

Le choix d’une embarcation prend en compte plusieurs éléments :

• la nature et les caractéristiques nautiques des zones où l’utilisation d’une embarcation est nécessaire : - zone maritime, zone fluviale, zone lacustre, superficie pour chacune de ces zones, interactions entre

elles lorsqu’elles sont simultanément présentes sur l’aire protégée,

- force du courant, amplitude des marées (dans les zones où elle se fait sentir), hauteur d’eau minimale.

• la destination des embarcations, s’agit-il de disposer de moyens nautiques :

- pour faire face à des problèmes de braconnage commis avec des embarcations (pêche illégale, braconnage d’espèces aquatiques) ou encore les embarcations servent-elles à se déplacer pour commettre des actes de braconnage (à terre, sur des îles,…) ?,

- pour assurer la gestion de l’aire protégée ?,

• l’efficacité à attendre d’une embarcation, efficacité qui peut être appréciée en répondant à certaines questions :

- la présence d’une ou plusieurs embarcations destinées à la surveillance permet-elle de faire disparaître les menaces liées au braconnage ou de les limiter à un seuil acceptable ?

- les moyens nautiques permettent-ils d’assurer efficacement les opérations de suivis sur l’aire protégée ? - les moyens nautiques de l’aire protégée peuvent-ils être utilisés en partie au profit des populations

CHOISIR ET ENTRETENIR