Adjoint administratif – Formations sur le modèle accordant la priorité au logement
Supérieur hiérarchique : Coordonnateur – Formations sur le modèle accordant la priorité au logement
Type d’emploi : Permanent temps plein Lieu de travail : Ottawa, Ontario
Clôture de l’affichage : 6 mars 2014 Des entrevues pourraient avoir lieu avant cette date.
CONTEXTE ORGANISATIONNEL
La Commission de la santé mentale du Canada est un organisme à but non lucratif créé en vue de sensibiliser les Canadiens aux questions de santé mentale et d’améliorer la santé et les perspectives sociales des personnes aux prises avec une maladie mentale. La Commission a pour mandat d’élaborer une stratégie nationale en matière de santé mentale, de mettre en œuvre un programme échelonné sur dix ans de lutte contre la stigmatisation et la discrimination, de créer un centre d’échange des
connaissances ciblant le domaine de la santé mentale, et, enfin, de mener une recherche nationale sur le phénomène de l’itinérance conjuguée à la maladie mentale.
Tirant profit des travaux du projet CHEZ SOI (projet de démonstration échelonné sur cinq ans explorant la mise en œuvre de l'approche accordant la priorité au logement au Canada) la Commission de la santé mentale du Canada a acquis de l'expérience quant à l'approche accordant la priorité au logement (Housing First) et a collaboré avec des partenaires de partout au Canada pour créer une expertise canadienne en matière de planification, de mise en œuvre et d'adoption de cette approche au Canada.
Cela comprend la compréhension de la fidélité au modèle, la prestation de services, l’adaptation aux besoins locaux et l'engagement communautaire. Vu l'intérêt croissant de l'approche accordant la priorité au logement au Canada pour gérer l'itinérance chez les personnes ayant des troubles mentaux, ainsi que l'itinérance prise dans un cadre plus vaste, la Commission travaille avec l'organisme PATHWAYS TO HOUSING qui gère un programme de formation et d'assistance technique concernant l'approche donnant priorité au logement aux communautés intéressées partout au Canada. Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter le www.commissionsantementale.ca.
Le siège social de la Commission est situé à Calgary, en Alberta. Un bureau satellite est situé à Ottawa, en Ontario.
APERÇU DU POSTE
La Commission de la santé mentale du Canada est à la recherche d’un adjoint administratif principal. La personne recherchée doit posséder plusieurs années d’expérience en matière de soutien et de
collaboration au sein d’une équipe de travail. Elle doit maîtriser les outils de bureautique actuels, posséder d’excellentes habiletés organisationnelles, interpersonnelles et de communication et être en mesure de prendre des initiatives et de travailler de façon autonome. La personne recherchée doit aussi être à l’aise dans un milieu où le rythme est dynamique et être en mesure de s’adapter rapidement.
L'adjoint administratif relève du coordonnateur des formations sur le modèle accordant la priorité au logement et offre des services administratifs à l'équipe Logement et itinérance afin de soutenir le programme de formation et d'assistance technique.
FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS
Faciliter la mise en œuvre du programme de formation et d'assistance technique y compris l'organisation de réunions et d'événements, la réservation des salles, de l’équipement, du matériel et autres
Coordonner tous les aspects relatifs aux déplacements (vols, train et hôtels) pour la direction, le personnel du service et les formateurs, et tenir les dossiers à jour
Préparer les ordres du jour et rédiger les procès-verbaux d'une série de réunions
Assurer la liaison avec les autres adjoints administratifs et employés pour favoriser une coordination optimale des projets
Coordonner sur demande la correspondance, les rapports et les agendas
Assurer l'établissement de méthodes administratives efficaces pour la bonne marche du service
Entrer les coordonnées des contacts dans le système de gestion des relations clients et les tenir à jour
Mettre en place et tenir à jour les systèmes de classement, y compris les systèmes papiers et électroniques
Coordonner les rapports de dépenses, venir en aide au coordonnateur pour la gestion du budget, des factures mensuelles, des conciliations de crédit mensuelles et des remboursements de dépenses des formateurs et autres
Remplacer la réceptionniste à l’occasion
Participer à la rédaction de notes de service, de rapports et de lettres
Réaliser d’autres projets et assumer d’autres tâches lorsque nécessaire
COMPÉTENCES ET EXPÉRIENCE
Habiletés supérieures en matière de gestion du temps, de planification et d’organisation
Excellentes habiletés en ce qui a trait à la gestion d'événements et la planification logistique,
Solides aptitudes de communication orale et écrite
Excellente capacité d’interaction interpersonnelle et de service à la clientèle interne et externe,
Excellente connaissance des pratiques, normes et procédures relatives au fonctionnement d’un bureau
Maîtrise de MS Word, MS Excel, PowerPoint et de logiciels connexes, Windows 7 et du calendrier Outlook
Expérience de Contact Relationship Management (base de données)
Détermination proactive de la priorité et organisation du flux de travail
Capacité de faire preuve de souplesse pour assurer la réalisation des livrables quand les priorités et dates de livraison changent ou se chevauchent
Capacité d’accomplir des tâches multiples dans un environnement dynamique
Capacité de travailler de façon autonome ou en équipe avec un minimum de supervision
Capacité d’adaptation et intérêt envers la mise à jour de ses connaissances relatives au travail
Habiletés créatives et intérêt envers la recherche de solutions
QUALIFICATIONS
Bilinguisme souhaité
Diplôme ou certificat en administration des affaires ou expérience ou formation équivalentes en secrétariat ou dans une technique jugée appropriée
Expérience minimale de trois ans dans un environnement de travail dynamique
Intérêt envers les questions de santé mentale un atout
EXIGENCES PHYSIQUES ET COGNITIVES :
Périodes plus ou moins longues passées en position assise devant un bureau ou en réunion (5 heures ou plus)
Exigences élevées en termes de vision (5 heures ou plus) en raison du travail à l’ordinateur
Capacité élevée de répartir efficacement son attention entre diverses tâches et responsabilités
Grande capacité de concentration nécessaire
EXIGENCES PSYCHOLOGIQUES
Exigences de travail toujours reliées à un délai de livraison
Multitâches élevé
Exposition modérée à élevée au stress résultant des relations internes et externes, et des livrables à produire
Capacité d’organiser et de prioriser efficacement les tâches à accomplir
Intelligence émotionnelle suffisante pour développer et maintenir de bonnes relations, communiquer clairement, influencer et inspirer les autres, bien travailler en équipe et gérer les conflits
Aptitude à réagir aux changements rapides de priorités
Adaptation au changement (organisation et niveau de travail)
Objectifs de rendement établis annuellement et examinés périodiquement
La Commission de la santé mentale du Canada souscrit aux principes de diversité et de bien-être en milieu de travail. Dans cette optique, elle accueille et encourage les candidatures provenant de personnes d’horizons divers, comme les membres des Premières nations, les Inuits, les Métis, les membres d’un groupe minoritaire visible et les personnes ayant côtoyé la maladie mentale.
Pour postuler, veuillez faire parvenir une lettre de présentation et votre curriculum vitae (dans un fichier MS Word ou Adobe PDF) à :
hr@commissionsantementale.ca pour le 6 mars 2014
Veuillez indiquer votre nom et « Adjoint administratif » à la rubrique objet du courriel.
Nous ne communiquerons qu’avec les candidats retenus pour l’entrevue. Le genre masculin est utilisé ici sans intention discriminatoire et ne vise qu’à alléger le texte.
