Adjoint(e) administratif(tive), initiatives de prévention et de promotion Superviseur hiérarchique : initiatives de prévention et promotion Type d’emploi : Permanent temps plein
Lieu de travail : Ottawa, Ontario
Clôture de l’affichage : 13 octobre. Des entrevues pourraient avoir lieu avant cette date.
CONTEXTE ORGANISATIONNEL
La Commission de la santé mentale du Canada est un organisme à but non lucratif créé en vue de sensibiliser les Canadiens aux questions de santé mentale et d’améliorer la santé et les perspectives sociales des personnes aux prises avec une maladie mentale.
La Commission a pour mandat d’élaborer une stratégie nationale en matière de santé mentale, de mettre en œuvre un programme de lutte à la stigmatisation et à la discrimination échelonné sur dix ans, d’établir un centre d’échange des connaissances dans le domaine de la santé mentale et de mener à bien un projet de recherche d’envergure pancanadienne sur le problème de l’itinérance couplée à la maladie mentale. La Commission a fixé cinq objectifs d’intervention prioritaires pour les deux prochaines années : a) mise en œuvre de la stratégie en matière de santé mentale pour le Canada, b) conclusion de la campagne de lutte à la stigmatisation et à la discrimination de la Commission échelonnée sur dix ans, c) lutte aux problèmes de logement et d’itinérance, d) amélioration de la santé mentale en milieu de travail et e) mesures de prévention du suicide. Les activités de prévention et de promotion portent sur la santé mentale en milieu de travail, la prévention du suicide et d’autres volets associés à la santé mentale en ligne, le soutien par les pairs et l’établissement de compétences de base propres aux médecins et chirurgiens.
Le siège social de la Commission est situé à Calgary, en Alberta. Un bureau satellite est situé à Ottawa, en Ontario.
APERÇU DU POSTE
La Commission de la santé mentale du Canada est à la recherche d’un adjoint administratif bilingue de niveau supérieur. La personne recherchée doit posséder plusieurs années d’expérience en matière de support et de collaboration au sein d’une équipe de travail. Elle doit maîtriser les outils de bureautique actuels, posséder d’excellentes habiletés interpersonnelles et de communication et être en mesure de prendre des initiatives et de travailler de façon autonome. Elle doit aussi être à l’aise dans un milieu où le rythme est dynamique et être en mesure de s’adapter rapidement.
L’adjoint administratif relève de la directrice des initiatives de prévention et de promotion et travaille pour le compte des équipes responsables de ces initiatives, du Centre d’échange des connaissances et de la stratégie en matière de santé mentale pour le Canada.
FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS
Aide à coordonner et à mettre à jour la liste des projets, l’agenda des réunions, les déplacements, etc.,
Travaille en coordination avec d’autres adjoints et membres du personnel pour assurer une coordination optimale des projets,
Assure la coordination de la correspondance, des comptes-rendus et des agendas,
Met en œuvre des procédures de travail efficaces au sein du service,
Aide lors de l’embauche de personnel : fixe les rendez-vous, prépare la documentation et met en place les équipements,
Saisit les données et tient à jour les fichiers tableur relatifs au fonctionnement du service,
Saisit les coordonnées des personnes du système de relations clients,
Met en place un système de gestion des dossiers électronique et manuel,
Agit à titre de première personne à contacter pour les fournisseurs du service,
Coordonne les rapports de dépense, aide la direction quant à la gestion du budget, des factures du service et des conciliations de crédit mensuelles,
Organise les réunions et coordonne la réservation des salles, de l’équipement et du matériel, etc.,
Coordonne tous les aspects relatifs aux déplacements (vols, train et hôtels) pour la direction et le personnel du service et tient les dossiers à jour,
Prend des notes à l’occasion des rencontres importantes et prépare un résumé des discussions,
Remplace au bureau de la réception à l’occasion,
Aide lors de la rédaction d’avis, de rapports et de lettres,
Réalise d’autres projets et assume d’autres tâches lorsque nécessaire.
COMPÉTENCES ET EXPÉRIENCE
Habiletés supérieures en matière de gestion du temps, de planification et d’organisation,
Solides aptitudes de communication orale et écrite,
Excellente capacité d’interaction interpersonnelle et de service à la clientèle interne et externe,
Bonne connaissance des pratiques, normes et procédures relatives au fonctionnement d’un bureau,
Maîtrise de MS Word, Excel, PowerPoint et des logiciels apparentés, de Windows 7 et du calendrier Outlook,
Expérience des bases de données de relations clients (CRM),
Capacité d’établir les priorités et le flux de travail,
Capacité de faire preuve de souplesse pour assurer la réalisation des livrables quand les priorités et dates de livraison changent ou se chevauchent,
Capacité d’accomplir des tâches multiples dans un environnement dynamique,
Capacité de travailler de façon autonome ou en équipe avec un minimum de supervision,
Capacité d’adaptation et intérêt envers la mise à jour de ses connaissances relatives au travail,
Habiletés créatives et intérêt envers la recherche de solutions.
QUALIFICATIONS
Bilinguisme parfait
Diplôme ou certificat en administration des affaires ou expérience ou formation équivalentes en secrétariat ou dans une technique jugée appropriée
Expérience minimale de trois ans dans un environnement de travail dynamique
Expérience des logiciels de gestion des relations clients tels que Constant Contacts ou Salesforce; connaissance de Microsoft Project un atout
Intérêt envers les questions de santé mentale un atout
EXIGENCES PHYSIQUES ET COGNITIVES
• Périodes plus ou moins longues passées en réunion (5 heures ou plus)
• Exigences élevées en termes de vision (5 heures ou plus) en raison du travail à l’ordinateur
• Capacité élevée de répartir son attention entre diverses tâches et responsabilités
• Grande capacité de concentration nécessaire (réunions, présentations et autres) EXIGENCES PSYCHOLOGIQUES
Exigences de travail toujours reliées à un délai de livraison
Multitâches élevé
Exposition modérée ou élevée au stress résultant des livrables à produire, des interactions complexes et des relations avec les partenaires
Nécessité élevée de conserver une bonne concentration pendant une période prolongée pour maximiser la mobilisation des partenaires, effecteur des analyses stratégiques situationnelles et procéder à l’interprétation de données et pour minimiser les erreurs
Capacité d’organiser et de prioriser efficacement ses tâches
Degré élevé d’intelligence émotionnelle suffisant pour développer et maintenir de bonnes relations, communiquer clairement, influencer les autres, bien collaborer en équipe et gérer les conflits
Aptitude à réagir aux changements rapides de priorités
Adaptation au changement (organisation et niveau de travail)
Objectifs de rendement établis annuellement et examinés périodiquement
La Commission de la santé mentale du Canada souscrit aux principes de diversité et de bien-être en milieu de travail. Dans cette optique, elle accueille et encourage les candidatures provenant de personnes d’horizons divers, comme les membres des Premières nations, les Inuits, les Métis, les membres d’un groupe minoritaire visible et les personnes ayant côtoyé la maladie mentale.
Pour postuler, veuillez faire parvenir une lettre de présentation et votre curriculum vitae (dans un fichier MS Word ou Adobe PDF) à :
[email protected] d’ici le 13 octobre 2013.
Veuillez indiquer votre nom et « adjoint administratif » à la rubrique objet du courriel.
Nous remercions tous ceux qui poseront leur candidature. Nous ne communiquerons qu’avec les candidats retenus pour l’entrevue.
Le genre masculin est utilisé ici sans intention discriminatoire et ne vise qu’à alléger le texte.
