Coordonnateur de bureau/réceptionniste
Supérieur hiérarchique :
Gestionnaire de bureau/adjoint de direction du VP, services administratifs
Type d’emploi :
Permanent temps plein
Lieu de travail : Calgary, Alberta
Date limite de réception des candidatures : 16 octobre 2013
CONTEXTE ORGANISATIONNEL
La Commission de la santé mentale du Canada est un organisme à but non lucratif créé en vue de sensibiliser les Canadiens aux questions de santé mentale et d’améliorer la santé et les perspectives sociales des personnes aux prises avec une maladie mentale.
La Commission a pour mandat d’élaborer une stratégie nationale en matière de santé mentale, de mettre en œuvre un programme de lutte à la stigmatisation et à la discrimination, d’établir un centre d’échange des connaissances dans le domaine de la santé mentale et de mener à bien un projet de recherche d’envergure pancanadienne sur le problème de l’itinérance couplée à la maladie mentale.
Le siège social de la Commission est situé à Calgary, en Alberta. Un bureau satellite est situé à Ottawa, en Ontario.
APERÇU DU POSTE
Relevant du gestionnaire de bureau et adjoint de direction du vice-président, services administratifs, le coordonnateur de bureau et réceptionniste est le premier point de contact à la réception du bureau de Calgary et est responsable d'offrir son soutien aux services administratifs.
FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS
Effectuer des services de réception, dont répondre aux demandes générales par téléphone, diriger les appels ou prendre des messages tout en accueillant les gens au bureau de Calgary en tout temps
Répondre aux courriels et les diriger vers les membres adéquats de la Commission
Coordonner le courrier, les colis, etc. entrants et sortants
Maintenir et mettre à jour périodiquement le répertoire téléphonique
Contrôler les stocks de toutes les fournitures de bureau et de cuisine
Coordonner les demandes et mises à jour de cartes professionnelles du personnel
S'occuper des réunions sur demande, y compris les services de traiteur au besoin
Agir comme gardien d'incendie avec les autres gardiens d'incendie désignés
Tenir à jour la liste d'accès de sécurité pour le personnel du bureau de Quarry Park, à Calgary
Participer à la maintenance de la base de données de contrats
Participer aux réunions du conseil et (ou) du comité au besoin
Aider le gestionnaire de bureau dans le soutien de l'environnement de travail général pour veiller à appuyer efficacement le personnel
Participer à l'encodage des factures ou aider autrement le personnel administratif
S’acquitter d’autres tâches au besoin
COMPÉTENCES ET EXPÉRIENCE
Attitude plaisante et professionnelle, en personne et au téléphone; capacité de projeter une image positive en tout temps comme premier point de contact,
Personne créative et axée sur les résultats,
Grande initiative ainsi que capacité de travailler de façon autonome,
Excellente aptitude à communiquer verbalement et par écrit,
Excellente connaissance des pratiques, normes et procédures relatives au fonctionnement d’un bureau,
Capacité de déterminer la priorité des tâches et organisation du flux de travail,
Souplesse des heures de travail pour veiller au respect des éléments livrables dans un environnement rapide à priorités changeantes ou conflictuelles et à demandes à court échéancier,
Maîtrise de la suite MS Office,
Aptitude démontrée à travailler en équipe,
Diplomatie et habiletés pour les négociations afin de gérer les problèmes ou conflits potentiels,
Bonne connaissance pratique de l'équipement de bureau courant,
Aptitude à respecter une grande confidentialité,
Capacité de traiter les sujets et renseignements sensibles de façon discrète,
Capacité de s'adapter à tous les types de personnes tout en offrant un excellent service à la clientèle; expert des relations professionnelles,
La sensibilisation envers la santé mentale et la maladie mentale est un atout.
QUALIFICATIONS
De trois à cinq ans d'expérience
Expérience de la gestion de projets
Connaissance et utilisation de divers programmes informatiques
Capacité de communiquer dans les deux langues officielles (atout)
Expérience de travail pour un organisme sans but lucratif (atout)
COMPÉTENCES Valeurs et éthique Respect de la diversité
Apprentissage continu Gestion des résultats
Travail d’équipe et coopération Communication verbale et écrite
Santé, sécurité et bien-être (physique et psychologique)
EXIGENCES PHYSIQUES ET COGNITIVES :
Longues périodes en position assise (5 heures ou plus)
Exigences élevées en termes de vision (5 heures ou plus) en raison du travail à l’ordinateur
Capacité élevée de répartir efficacement son attention entre diverses tâches et responsabilités
Capacité de déplacer, soulever et transporter des objets pesant jusqu'à 30 lb
EXIGENCES PSHYCHOLOGIQUES :
Multitâches élevé
Exposition modérée au stress résultant des livrables à produire, des interactions complexes et des relations avec les partenaires
Capacité d’organiser et de prioriser efficacement les tâches à accomplir
Degré modéré d’intelligence émotionnelle suffisant pour développer et maintenir de bonnes relations, communiquer clairement, influencer les autres, bien collaborer en équipe et gérer les conflits
Aptitude à réagir aux changements rapides de priorités
Adaptation au changement (organisation et niveau de travail)
Objectifs de rendement établis annuellement et examinés périodiquement
La Commission de la santé mentale du Canada souscrit aux principes de diversité et de bien-être en milieu de travail. Dans cette optique, elle accueille et encourage les candidatures provenant de personnes d’horizons divers, comme les membres des Premières nations, les Inuits, les Métis, les membres d’un groupe minoritaire visible et les personnes ayant côtoyé la maladie mentale.
Pour postuler, veuillez faire parvenir une lettre de présentation et votre curriculum vitae (dans un fichier MS Word ou Adobe PDF) à :
[email protected] pour le 16 octobre 2013
Veuillez indiquer, dans la ligne « Objet », votre nom et « Coordonnateur de bureau/réceptionniste ».
Nous remercions tous ceux qui poseront leur candidature. Nous ne communiquerons qu’avec les candidats retenus pour l’entrevue.
Le genre masculin est utilisé ici sans intention discriminatoire et ne vise qu’à alléger le texte.
