Adjoint(e) administratif(tive) – répartiteur(trice), Communications
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Supérieur hiérarchique : Directrice des communications Type d'emploi : Permanent, temps plein Emplacement : Calgary, Alberta
Clôture de l'affichage : 26 juillet 2013
CONTEXTE ORGANISATIONNEL
La Commission de la santé mentale du Canada est un organisme à but non lucratif créé en vue de sensibiliser les Canadiens aux questions de santé mentale et d’améliorer la santé et les perspectives sociales des personnes aux prises avec une maladie mentale.
La Commission a pour mandat d’élaborer une stratégie nationale en matière de santé mentale, de mettre en œuvre un programme de lutte à la stigmatisation et à la discrimination, d’établir un centre d’échange des connaissances dans le domaine de la santé mentale et de mener à bien un projet de recherche d’envergure pancanadienne sur le problème de l’itinérance couplée à la maladie mentale. Le siège social de la Commission est situé à Calgary, en Alberta. Un bureau satellite est situé à Ottawa, en Ontario.
L'emploi est basé à Calgary.
APERÇU DU POSTE
La Commission de la santé mentale du Canada est à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) - répartiteur(trice). La personne recherchée doit posséder plusieurs années d’expérience en matière de soutien et de collaboration au sein d’une équipe de travail. Elle doit maîtriser les outils de bureautique actuels (Microsoft Office, BaseCamp et autres outils connexes), posséder d’excellentes habiletés interpersonnelles et de communication et être en mesure de prendre des initiatives et de travailler de façon autonome. L'expérience vérifiable de la production d'imprimés, du marketing, des calendriers de projets de communications et de la gestion de projets est essentielle. La personne recherchée doit aussi être à l’aise dans un milieu où le rythme est dynamique et être en mesure de s’adapter rapidement.
L'adjoint(e) administratif(ve) – répartiteur(trice) relève de la directrice des communications et fournit du soutien administratif et de projet à l'équipe des communications et, à l'occasion, à d'autres équipes.
FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS
Soutenir la directrice des communications en coordonnant et en tenant à jour l'agenda des réunions, les déplacements, les absences du personnel, etc.,
Établir, exécuter et tenir à jour la liste des projets du service, y compris les calendriers de travail, les échéances et les calendriers de production,
Assurer la liaison avec les autres adjoints administratifs et employés pour favoriser une coordination optimale des projets,
Coordonner sur demande la correspondance, les rapports et les agendas,
Assurer l'établissement de méthodes administratives efficaces pour la bonne marche du service,
Saisir les données et établir les chiffriers nécessaires au fonctionnement du service,
Mettre en place et tenir à jour les systèmes de classement du service, y compris les systèmes papiers et électroniques,
Mettre en place et tenir à jour la bibliothèque de documents secondaires,
Servir de personne-ressource pour les fournisseurs du service,
Surveiller les dépenses et fournir une mise à jour budgétaire bimensuelle,
Coordonner les rapports de dépenses, venir en aide à la directrice pour la gestion du budget, des factures mensuelles et des conciliations de crédit mensuelles,
Organiser les réunions internes et externes, coordonner la réservation des salles, de l’équipement et du matériel, l'expédition des présentoirs et du matériel connexe,
Coordonner tous les aspects relatifs aux déplacements (vols, train et hôtels) pour la direction et le personnel du service et tenir les dossiers à jour,
Faciliter l’embauche de personnel : fixer les rendez-vous, préparer la documentation et mettre en place les équipements,
Remplacer la réceptionniste à l’occasion,
Réaliser d’autres projets et assumer d’autres tâches lorsque nécessaire.
COMPÉTENCES ET EXPÉRIENCE
Habiletés supérieures en matière de gestion du temps, de planification et d’organisation,
Solides aptitudes de communication orale et écrite,
Excellente capacité d’interaction interpersonnelle et de service à la clientèle interne et externe,
Excellente connaissance des pratiques, normes et procédures relatives au fonctionnement d’un bureau,
Maîtrise de MS Word, Excel, PowerPoint et des logiciels apparentés, de Windows 7 et du calendrier Outlook, (expérience de BaseCamp est un atout),
Maître de la gestion du temps, de la planification et de l'organisation,
Expérience essentielle de la production d'imprimés, du marketing, de l'établissement de calendriers de projets de communication et de la gestion de projets,
Expérience de Contact Relationship Management (base de données),
Capacité d'établir les priorités et le flux de travail; attention au détails,
Capacité de faire preuve de souplesse pour assurer la réalisation des livrables quand les priorités et dates de livraison changent ou se chevauchent,
Capacité d’accomplir des tâches multiples dans un environnement dynamique,
Capacité de travailler de façon autonome ou en équipe avec un minimum de supervision,
Capacité d’adaptation et intérêt envers la mise à jour de ses connaissances relatives au travail,
Habiletés créatives et intérêt envers la recherche de solutions.
QUALIFICATIONS
Diplôme ou certificat en administration des affaires ou expérience ou formation équivalentes en secrétariat ou dans une technique jugée appropriée,
Expérience minimale de huit ans dans un environnement de travail dynamique,
Expérience des logiciels de gestion des relations clients tels que Salesforce; connaissance de BaseCamp un atout,
Intérêt envers les questions de santé mentale un atout,
Capacité de lire, écrire et parler français un atout.
Compétences :
Valeurs et éthique
Respect de la diversité
Apprentissage continu
Gestion des résultats
Travail d’équipe et coopération
Communication verbale et écrite
Santé, sécurité et bien-être (physique et psychologique)
EXIGENCES PHYSIQUES ET COGNITIVES :
Périodes plus ou moins longues passées en réunion (5 heures ou plus)
Exigences élevées en termes de vision (5 heures ou plus) en raison du travail à l’ordinateur
Longues périodes en position assise (travail à l’ordinateur, réunions; 5 heures ou plus)
Capacité élevée de répartir son attention entre diverses tâches et responsabilités
Grande capacité de concentration nécessaire (réunions, présentations et autres)
EXIGENCES PSHYCHOLOGIQUES :
Exigences de travail toujours reliées à un délai de livraison
Multitâches élevé
Exposition modérée ou élevée au stress résultant des livrables à produire, des interactions complexes et des relations avec les partenaires
Nécessité élevée de conserver une bonne concentration pendant une période prolongée pour maximiser la mobilisation des partenaires, effectuer des analyses stratégiques situationnelles et procéder à l’interprétation de données et pour minimiser les erreurs
Capacité d’organiser et de prioriser efficacement ses tâches
Degré élevé d’intelligence émotionnelle suffisant pour développer et maintenir de bonnes relations, communiquer clairement, influencer les autres, bien collaborer en équipe et gérer les conflits
Aptitude à réagir aux changements rapides de priorités
Adaptation au changement (organisation et niveau de travail)
Objectifs de rendement établis annuellement et examinés périodiquement
La Commission de la santé mentale du Canada souscrit aux principes de diversité et de bien-être en milieu de travail. Dans cette optique, elle accueille et encourage les candidatures provenant de personnes d’horizons divers, comme les membres des Premières nations, les Inuits, les Métis, les membres d’un groupe minoritaire visible et les personnes ayant côtoyé la maladie mentale.
Pour postuler, veuillez faire parvenir une lettre de présentation et votre curriculum vitae (dans un fichier MS Word ou Adobe PDF) à :
[email protected] d’ici le 26 juillet 2013.
Veuillez indiquer votre nom et « adjoint(e) administratif(ve), communications » à la rubrique objet du courriel.
Nous remercions tous ceux qui poseront leur candidature. Nous ne communiquerons qu’avec les candidats retenus pour l’entrevue.
Le genre masculin est utilisé ici sans intention discriminatoire et ne vise qu’à alléger le texte.
