Adjoint de direction – Programmes et priorités
Supérieur hiérarchique : Vice-président, Programmes et priorités
Type d'emploi : Temps plein
Lieu de travail : Calgary, Alberta
Date limite de réception des candidatures : Le 2 octobre 2013. Des entrevues pourraient avoir lieu avant cette date.
CONTEXTE ORGANISATIONNEL
La Commission de la santé mentale du Canada est un organisme à but non lucratif créé en vue de sensibiliser les Canadiens aux questions de santé mentale et d’améliorer la santé et les perspectives sociales des personnes aux prises avec une maladie mentale.
La Commission a pour mandat d’élaborer une stratégie nationale en matière de santé mentale, de mettre en œuvre un programme échelonné sur dix ans de lutte à la stigmatisation et à la discrimination, de créer un centre d’échange des connaissances ciblant le domaine de la santé mentale, et, enfin, de mener une recherche nationale sur le phénomène de l’itinérance conjuguée à la maladie mentale. La Commission a fixé cinq objectifs d’intervention prioritaires pour l'année en cours et la prochaine : a) mise en œuvre de la stratégie en matière de santé mentale pour le Canada, b) conclusion de la
campagne de lutte à la stigmatisation et à la discrimination de la Commission échelonnée sur dix ans, c) lutte aux problèmes de logement et d’itinérance, d) amélioration de la santé mentale en milieu de travail et e) mesures de prévention du suicide. De plus, la Commission de la santé mentale du Canada offre les Premiers soins en santé mentale, un important programme d'amélioration des connaissances en matière de santé mentale.
Le siège social de la Commission est situé à Calgary, en Alberta. Un bureau satellite est situé à Ottawa, en Ontario.
APERÇU DU POSTE
L'adjoint de direction offre principalement du soutien administratif au vice-président, Programmes et priorités, et possiblement également aux directeurs de ce service. Il participe à la coordination des activités avec les bureaux de la Commission.
FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS
Coordonner les fonctions du vice-président, Programmes et priorités. Organiser et maintenir un horaire complexe, changeant constamment, de réunions, téléconférences, conférences et rendez-vous pour le vice-président et l'équipe de gestion du service Programmes et priorités.
Servir d’intermédiaire avec l'agent de voyages pour réserver des vols et des hôtels pour le personnel et les participants aux réunions, au besoin, et préparer les remboursements des dépenses et des frais d'accueil. Préparer les salles de réunion et un bon accueil au besoin.
Préparer et organiser la documentation requise pour les réunions.
Recevoir et diriger les appels téléphoniques. Passer en revue et gérer de façon proactive le courrier et le matériel entrant pour le vice-président, Programmes et priorités, y compris les courriels, en ébauchant des réponses au besoin.
Noter, livrer et communiquer adéquatement les messages. Créer et maintenir des systèmes de classement et de rappel.
Établir et gérer les relations avec les partenaires clés concernant les demandes de présentations, renseignements et réunions.
Préparer la correspondance et des programmes au nom du vice-président, Programmes et priorités.
Compiler et distribuer des renseignements à la haute direction, au personnel et à des organisations externes. Préparer du matériel, des cartables, des rapports pour les réunions, et créer des feuilles de calcul.
Participer à la coordination de conférences et de réunions nationales et locales au besoin, y compris les invitations, ordres du jour, conférenciers, présentations, salles de réunion et réservations d'hôtels.
Préparer le matériel, les notes d'allocution, les présentations et les documents à distribuer nécessaires aux réunions.
Communiquer avec le personnel du service Programmes et priorités au besoin afin de diffuser l'information et faciliter la coordination des activités du service.
Servir d'intermédiaire avec les adjoints de direction ou administratifs et d'autre personnel de la Commission pour veiller à une coordination et des communications complètes.
Offrir du soutien administratif général dans le bureau; télécopier, photocopier, numériser et taper à l'ordinateur.
Coordonner les factures avec le personnel des finances et de l'administration, y compris le codage des factures et des remboursements des dépenses.
Maintenir une base de données de contacts dans des fichiers électroniques et papier.
Classer et archiver les comptes rendus de réunions et les documents.
Offrir à l'occasion du soutien administratif de base à l'équipe élargie du service Programmes et priorités.
Entreprendre d'autres tâches au besoin.
COMPÉTENCES ET EXPÉRIENCE
Habiletés exceptionnelles pour les communications verbales et écrites.
Aptitudes organisationnelles grandement développées pour veiller à ce que les renseignements soient gérés et livrés de manière opportune et efficace.
Détermination proactive de la priorité des tâches et organisation du flux de travail en conséquence.
Capacité à travailler de façon indépendante et sans supervision par moment. Capacité à travailler dans un environnement virtuel avec le vice-président qui sera la plupart du temps absent du bureau.
Souplesse des heures de travail pour veiller au respect des éléments livrables dans un environnement rapide à priorités changeantes ou conflictuelles et à demandes à court échéancier.
Aptitude à respecter les échéances souvent serrées.
Diplomatie et habiletés pour les négociations afin de gérer les problèmes ou conflits potentiels.
Capacité à faire preuve d'initiative le moment venu et à répondre de façon adéquate aux demandes de renseignements.
Maîtrise de MS Word, MS Excel, PowerPoint et de logiciels connexes, Windows 7, du calendrier Outlook et de la gestion des contacts.
Connaissance des fonctions de courriel, téléphone et organisateur de bureau de BlackBerry.
TITRES ET QUALITÉS
Diplôme ou certificat en administration des affaires ou équivalent en plus d'une expérience ou formation technique ou en secrétariat.
Au moins cinq ans de soutien administratif à responsabilités progressives dans un environnement rapide et exigeant.
Bonnes connaissances des problèmes ou défis en matière de santé mentale (atout).
Connaissances du français (atout).
COMPÉTENCES
Valeurs et éthique
Respect de la diversité
Apprentissage continu
Gestion des résultats
Travail d’équipe et coopération
Communication verbale et écrite
Santé, sécurité et bien-être (physique et psychologique) EXIGENCES PHYSIQUES
Périodes modérées passées en réunion
Exigences élevées en matière de vision (5 heures ou plus) en raison du travail à l’ordinateur
Longues périodes en position assise (travail à l’ordinateur, réunions, etc.; 5 heures ou plus)
Niveau d’endurance modéré en raison des heures de travail pouvant dépasser 7,5 heures par jour EXIGENCES PSYCHOLOGIQUES
Exigences de travail toujours reliées à un délai de livraison
Multitâches modéré
Exposition modérée au stress résultant des livrables à produire
Nécessité modérée de conserver une bonne concentration pendant une période prolongée pour effecteur des analyses, procéder à l’interprétation de données et minimiser les erreurs
Capacité d’organiser et de prioriser efficacement les tâches à accomplir
Aptitude à réagir aux changements rapides de priorités
Adaptation au changement (organisation et niveau de travail)
Degré modéré d’intelligence émotionnelle suffisant pour développer et maintenir de bonnes relations, communiquer clairement, influencer les autres, bien collaborer en équipe et gérer les conflits
Objectifs de rendement établis annuellement et examinés périodiquement
La Commission de la santé mentale du Canada souscrit aux principes de diversité et de bien-être en milieu de travail. Dans cette optique, elle accueille et encourage les candidatures provenant de personnes d’horizons divers, comme les membres des Premières nations, les Inuits, les Métis, les membres d’un groupe minoritaire visible et les personnes ayant côtoyé la maladie mentale.
Pour postuler, veuillez faire parvenir une lettre de présentation et votre curriculum vitae (dans un fichier MS Word ou Adobe PDF) à :
[email protected] pour le 2 octobre 2013
Veuillez indiquer, dans la ligne « Objet », votre nom et « Adjoint de direction ».
Nous remercions tous ceux qui poseront leur candidature. Nous ne communiquerons qu’avec les candidats retenus pour l’entrevue. Le genre masculin est utilisé ici sans intention discriminatoire et
ne vise qu’à alléger le texte.
