Les réunions de mobilisation préliminaires, une étape significative pour officialiser les prémices d’une

coopération

Dans la suite des sollicitations individuelles menées, il convient d’organiser des réunions dites “de lancement” afin d'officialiser les débuts de cette coopération261_{. Ces rencontres}

collectives seront l’occasion pour l’acteur tiers de réunir les acteurs préalablement rencontrés autour du projet de mise en réseau et de structurer un premier groupe d’acteurs locaux moteurs. Comme le précise le guide réalisé en 2011 par le Conseil général de l’Hérault262_{, cette étape apparaît comme “primordiale [afin d’instaurer une] dynamique”}

collective. Autrement dit, il semble effectivement nécessaire dès le début d’une

258 _{Il est en effet important de fixer un rendez-vous à un moment précis avec l’acteur. Ce dernier aura ainsi en principe} toute son attention à consacrer à la présentation du projet, et le temps accordé sera généralement bien plus important si un rdv a été pris que si la rencontre se fait “à l’improviste”.

259 _{Une explication brève au moment du premier contact (mail ou téléphonique) aura simplement permis d’expliquer} dans les grandes lignes le projet et de motiver l’acteur à accorder une rencontre pour en savoir plus.

260 _{Cartes, guides, photographies, chiffres clés, schéma, etc.}

261 _{On parle ici de plusieurs réunions du fait que la mise en place d’un réseau d’acteurs touristiques implique forcément} une variété et un grand nombre d’acteurs. Organiser plusieurs réunions de lancement permettra ainsi d’optimiser le nombre de participants mais aussi de faciliter les échanges du fait de rencontres se déroulant en plus petit comité. 262 _{Le Guide méthodologique pour la création, l’animation et l’évaluation des groupements d’entreprises.}

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coopération de faire participer les acteurs locaux pour s’assurer de leur implication et adhésion au projet.

Dans ce cadre, le travail qui aura été menée en amont par la rencontre individuelle des acteurs permettra à l’acteur tiers de préparer ces réunions de mobilisation. Ces rendez- vous personnels vont effectivement lui laisser la possibilité d’avoir une première connaissance des ressources et des attentes des acteurs, mais aussi d’identifier les éventuels freins à leur participation dans la démarche. Sur cette base, l’initiateur pourra prévoir et construire les rencontres collectives en considérant ces éléments, optimisant ainsi leur efficacité263_.

La vocation de ces premières rencontres est d’offrir l’occasion aux personnes mobilisées d’apprendre à se connaître, de discuter collectivement des enjeux du projet, de confronter leurs attentes et d’initier une réflexion commune sur la définition progressive des objectifs et actions qu’ils souhaiteraient mener. Ces réunions seront de surcroît l’occasion de mettre en relation ces acteurs et de leur faire prendre “conscience du potentiel de synergies

(mutualisation, substitution, échange, valorisation, …) entre leurs activités et celles de leurs parties prenantes et/ou de leur territoire” (CIRIDD, 2017, p.1).

Afin d’assurer la réussite de ces réunions de lancement, il convient de les préparer méthodiquement en amont en considérant les éléments suivants :

- La définition des thèmes à aborder et des objectifs de la rencontre264 _;

- La programmation précise des différents temps de la réunion (présentations, interventions, temps d’échanges, de discussion, etc.). A noter qu’il est conseillé de veiller à proposer un déroulé diversifié mais aussi d’éviter de présenter trop de contenu informatif. Ce dernier devra permettre de recontextualiser dans ces grandes lignes le projet et de proposer des objectifs initiaux suffisamment précis mais non figés265_{, qui pourront alors constituer la base des échanges et du travail}

collectif ;

263 _{Concernant les freins évoqués, ce dernier pourra par exemple proposer des arguments permettant de rassurer les} acteurs réticents.

264 _{En veillant à répondre aux deux objectifs centraux de cette première rencontre, qui sont de faire se rencontrer les} acteurs et d’engager la réflexion sur la construction du projet.

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- La préparation du support de la réunion (présentation PowerPoint par exemple) et des outils nécessaires à son déroulé266 _;

- L’envoi des invitations (aux acteurs ayant exprimés leur souhait de participer à cette réunion) accompagnées d’un ordre du jour de la réunion267_.

Concernant le déroulement de ces rencontres, l’initiateur va occuper un rôle crucial car c’est lui qui sera chargé du respect du programme de travail fixé. Celui-ci s’assurera en outre que chacune des personnes présentes puisse se présenter268 _{en veillant à ce que ce}

temps introductif ne s’éternise pas.

Il est en tous les cas primordial que l’acteur tiers qui se charge du déroulement de la réunion veille à ne pas être partie prenante. Autrement dit, il se doit de “ne pas diriger la

manœuvre et de n’agir que comme support logistique, c’est-à-dire en tant qu’animateur et garant des règles de [bon] fonctionnement” (Geindre, 2005, p.82) de ces réunions.

Une implication continuelle pendant ce genre de rencontre va en effet faciliter un sentiment de contrôle de la situation chez les acteurs présents. Comme le montrent les auteurs McKnight, Cummings et Chervany (1998) cette “illusion de contrôle” (à savoir le niveau de contrôle et donc d’influence qu’on pense avoir sur une certaine situation) va faciliter “la décision de faire confiance” (Geindre, 2005, p.82). Le lancement d’une dynamique profitable s’en verra donc renforcé dès le début du projet.

Toutefois, le bon déroulement de ces premières rencontres peut se voir perturbé “si les

désirs de contrôle des [acteurs] conduisent à des orientations divergentes”. Dès lors, le tiers

va occuper un rôle clé pour réduire ce risque à travers “la sélection d’objectifs précis, choisis

et validés collectivement” (Geindre, 2005, p.82) dès le début des réunions. Véritable

intermédiaire initiateur, l’acteur devra donc veiller à garder ses distances durant la rencontre afin de ne pas s’attribuer les résultats et établir l’interdépendance de sa position,

266 _{Post-it, Paper board, tableau, rétroprojecteur, stylos, marqueurs, etc.}

267 _{Cette ordre du jour devra comporter les éléments suivants : la date, l’heure, le lieu et la durée de la réunion ; l’objectif} général de la réunion ; les sujets à traiter et le contenu détaillé de la réunion avec les différents temps de travail et réflexion prévu ; la demande de confirmation de participation et d’avis éventuel sur l’ordre du jour ; les pièces jointes éventuelles pouvant compléter les informations (synthèse du projet notamment). (Source : Graine Normandie. Fiches

ressources pour préparer et animer une réunion décisionnelle en démocratie participative [en ligne]. Disponible sur :

http://www.graine-normandie.net/index.php/ressources/fiches-pratiques/126-preparer-et-animer-une-reunion- decisionnelle-en-democratie-participative.html (Consulté le 20-05-2019).

268 _{Chaque acteur présentera ainsi sa structure, son activité, son fonctionnement, ses attentes et besoins vis-à-vis du} réseau.

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garantissant au final une réelle implication des parties prenantes et initiant un climat de confiance.

Il semble par ailleurs important de s’assurer d’avoir un portage politique suffisant au début de la démarche. L’implication des élus et des collectivités territoriales apparaît en effet comme un atout essentiel pour garantir par la suite la réussite du projet. L’adhésion de ces acteurs permettra en effet d’offrir un soutien269 _{au réseau d’acteurs une fois que celui-ci}

commencera à se construire et se développer. La prise en compte des politiques de développement touristique en place sur le territoire apparaît ainsi comme essentielle dans la construction du réseau et de sa stratégie. L’organisation de réunions spécifiques avec ces acteurs publics permettra au final de valider préalablement le préprojet afin de s’assurer de leur approbation et de leur implication. Les réunions avec les autres parties prenantes pourront ainsi être mises en place dans la suite et leur efficacité ne s’en verra que renforcée.

Finalement, pour toutes les rencontres qui seront réalisées, l’acteur tiers devra être en mesure de dresser un bilan et de le communiquer aux personnes mobilisées. Ce compte rendu permettra effectivement de capitaliser les résultats de ces premières réunions et d’en proposer une synthèse pour assurer le suivi de la démarche. Au regard des réflexions collectives qui auront été menées, l’initiateur pourra proposer un premier plan d’actions et échéancier de mise en œuvre. Les parties prenantes auront alors la possibilité de valider ce qui aura été déterminé et de faire d’éventuels retours et commentaires.

269 _{Ce soutien pourra par exemple prendre la forme d’aides financières ou subventions, d’une mutualisation des moyens} et compétences, etc.

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Pour conclure ce premier chapitre, la présence d’un acteur tiers dans la structuration d’un réseau coopératif semble effectivement essentielle pour permettre d'initier la relation entre les différentes parties prenantes. Son premier rôle sera alors d’établir un préprojet sur la base d’un socle solide issu d’une véritable expertise du territoire. Le tiers initiateur pourra alors aller solliciter les différents acteurs concernés de façon à “construire un intérêt

collectif susceptible de [les] réunir” (Geindre, 2005, p.91) et d’initier une dynamique de

groupe. Cet acteur devra néanmoins veiller dès le départ à “laisser aux [acteurs] le pouvoir

de décider de l’orientation” du projet engagé, afin de garantir leur satisfaction, et donc leur

engagement. Les premières réunions de mobilisation constituent dans ce cadre une fonction essentielle pour motiver les parties prenantes et instaurer les débuts d’un climat de confiance.

Ainsi, il est possible de distinguer deux phases fondamentales dans le premier rôle de l’acteur tiers : celle du diagnostic touristique territoriale, et l’autre plus opérationnelle, liée à la première mobilisation des différentes parties prenantes identifiées.

Dans ce cadre, il paraît pertinent que celui qui occupera cette position d’initiateur ait déjà certaines compétences et connaissances, notamment concernant la construction d’un préprojet. Cette phase nécessite effectivement un certain savoir-faire pour être menée à bien correctement, avec une maîtrise d’outils d’analyse et de recueil des données. Ainsi, il semblerait qu’un acteur public puisse aisément remplir ce rôle puisque cette sphère dispose d’une expertise évidente dans ce genre de mission en comparaison avec des acteurs privés. Ces derniers sont de plus généralement spécialisés sur un secteur d’activité en particulier, et ne disposent donc pas de la vision globale détenue par les acteurs publics. Enfin, la sphère publique dispose de connexions et relations de coopération avec un grand nombre d’acteurs, ce qui permet de faciliter le recueil des données utiles au diagnostic préalable.

Finalement, l’acteur tiers, outre son rôle d’initiateur de la démarche, doit être en mesure d’occuper un rôle de facilitateur. Il apparaît effectivement nécessaire que les rencontres et échanges entre les acteurs soient encadrées par un animateur, qui veillera au bon déroulement du projet et à l’instauration d’une dynamique collective équitable et productive.

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