OBJECTIF : Assurer des services économiques et adaptés en matière d’achats et de voyage; accomplir d’autres tâches de planification administrative et technique et gérer les locaux et la sécurité.
meilleur coût et en temps voulu, en utilisant des procédures transparentes et juridiquement adéquates.
417 Le Service des achats a continué à obtenir la livraison de matériel, de produits et de services à l’appui des activités de l’OMPI. Au cours de l’exercice biennal, 2643 bons de commande internes ont été émis et 105 contrats représentant un montant total d’environ 118 millions de francs suisses ont été établis à la suite d’une invitation à soumissionner adressée à 654 fournisseurs. Soixante-six contrats de ce type ont été soumis au Comité d’examen des contrats dans le cadre des neuf sessions tenues en 2004-2005.
Indicateur d’exécution
Niveau de prix et de qualité du matériel, des produits et des services obtenus :
- Un rabais de 575 000 francs suisses a été négocié sur les frais de résiliation découlant du passage du système du WIPOnet de SITA-IBM au Centre international de calcul.
- Conclusion d’un contrat de trois ans pour la location de photocopieuses multifonctions (copie, télécopie, numérisation), permettant de réaliser une économie de plus de 200 000 francs suisses par an grâce à la réduction des coûts de location des photocopieuses et des coûts d’achat et d’entretien des imprimantes locales et en réseau.
- Conclusion d’un contrat pour la sous-traitance des services de traduction du PCT pour un montant total de 1,7 million de francs suisses.
- Conclusion d’un contrat de trois ans pour la fourniture des cartouches d’encre permettant de réaliser une économie de plus de 50 000 francs suisses par an, soit 20% du montant total des dépenses antérieures.
- Des contrôles stricts ont été maintenus en ce qui concerne la distribution de fournitures.
- Gestion et actualisation en cours de la base de données des fournisseurs.
- Des négociations ont débouché sur une diminution du montant réclamé par BPS en ce qui concerne l’ancien bâtiment de l’OMM, ce montant passant de 1,4 million de francs suisses à 700 000 francs suisses.
Résultat escompté : Obtenir pour les voyages des conditions satisfaisantes et avantageuses conformes aux normes de sécurité.
418 L’OMPI a pu continuer à obtenir des conditions de voyage très satisfaisantes et très avantageuses, notamment des tarifs préférentiels auprès de compagnies aériennes qui ont permis de réaliser des économies sur les frais de voyage.
419 Une proposition de système automatisé pour les autorisations de voyage a été élaborée, dans le but d’accroître l’efficacité sur le plan administratif.
Indicateurs d’exécution
Traitement dans les délais de toutes les demandes d’autorisation de voyage et de visa d’entrée :
2326 demandes d’autorisation de voyage et 1458 demandes de visa d’entrée ont été traitées dans les délais.
Réduction du temps moyen nécessaire au traitement des autorisations de voyage :
Une proposition a été soumise en vue d’introduire un système automatisé pour les autorisations de voyage qui permettrait de réduire le temps moyen nécessaire au traitement de ces autorisations.
Montant des économies découlant des tarifs spéciaux et des accords avec les compagnies aériennes : La négociation de tarifs spéciaux avec les compagnies aériennes a permis de réaliser une économie de 3 013 677 francs suisses.
Résultat escompté : Gérer efficacement les locaux de l’OMPI et assurer efficacement la sécurité des bâtiments.
420 Les politiques de location ont été révisées sur la base des besoins actuels de
l’Organisation et des prévisions à cet égard. L’occupation de l’ancien bâtiment de l’OMM a permis à l’OMPI de réaliser des économies substantielles dans les coûts de location en quittant certains bâtiments : Sogival et IBM, ainsi que les aires de stockage et les places de stationnement correspondantes; Union Carbide; Budé et les places de stationnement louées à l’Hôtel Intercontinental; Casaï; OIM; ainsi que le dépôt des Colombettes. Le bâtiment de Chambésy, qui devait être rendu le 31 décembre 2006, a été libéré et des négociations ont été menées avec le propriétaire afin d’étudier les possibilités de le lui rendre avant cette date.
421 La libération de ces bâtiments ayant entraîné un manque de places de stationnement pour le personnel déplacé au siège de l’OMPI ou dans les environs, 55 places de
stationnement supplémentaires ont été louées au parking des Nations.
422 La réinstallation des membres du personnel du PCT et l’emménagement dans l’ancien bâtiment de l’OMM ont été achevés en février 2004. Les alarmes, la surveillance vidéo et l’extension du système de contrôle d’accès extérieur ont été mis en service. La gestion et le suivi de ce système ont été confiés au PCT. Un nouveau système de verrouillage a été mis en place parallèlement au plan d’accès correspondant. Les questions relatives aux garanties d’entreprise couvrant les défauts devant encore être corrigés dans le hall d’entrée de l’ancien bâtiment de l’OMM ont fait l’objet d’un suivi.
423 D’autres travaux d’amélioration des bâtiments ont été entrepris, notamment
l’aménagement de deux salles de conférence situées au treizième étage du bâtiment AB et d’une salle de formation pour l’Académie mondiale de l’OMPI dans le bâtiment P&G.
Des rayonnages ont aussi été installés dans les espaces de stockage des Sablières I et II pour répondre aux besoins d’archivage du PCT, et dans les dépôts du Département des finances, dans le bâtiment Giuseppe-Motta.
424 Des travaux d’entretien des installations existantes ont été régulièrement effectués et un système de climatisation défectueux ainsi que des installations électriques obsolètes ont été remplacés dans le bâtiment AB. Des travaux d’étanchéité ont été réalisés dans le
bâtiment GBII.
425 En 2005, un nouveau contrat a été conclu pour les services de nettoyage des locaux de l’OMPI. Par ailleurs, un cahier des charges a été établi et une analyse comparative a été réalisée en ce qui concerne les offres reçues pour les services de jardinage et le remplacement, en 2006, de panneaux d’électricité obsolètes dans le bâtiment AB et l’ajout de dispositifs d’alimentation supplémentaires.
426 En ce qui concerne les services de sécurité, il a été demandé aux autorités suisses de procéder à une évaluation des conditions de sécurité dans les bâtiments de l’OMPI à Genève en 2004, compte tenu de la menace mondiale de terrorisme envers le personnel et les biens des Nations Unies. Il a été estimé dans le rapport établi à la suite de cette évaluation que les mesures en vigueur étaient appropriées compte tenu du niveau de risque à l’époque.
Toutefois, il a été reconnu que des améliorations pouvaient être apportées en ce qui concerne le périmètre de sécurité.
international pour la répression des crimes de guerre commis dans l’ex-Yougoslavie des Nations Unies de procéder à une première évaluation de l’OMPI, dans le cadre des normes minimales de sécurité opérationnelles recommandées par le Département de la sûreté et de la sécurité des Nations Unies. Ce rapport a conclu que les mesures en vigueur nécessitaient des améliorations considérables. Des actions ont été entreprises pour mener à bien en priorité cette entreprise difficile au cours de l’exercice biennal 2006-2007.
428 En 2005, les services de sécurité physique préventive ont été renforcés et une patrouille mobile à pied a été chargée de surveiller les bâtiments AB, GBI, GBII, P&G, de l’ancien bâtiment de l’OMM et des parkings.
429 Une collaboration plus étroite en matière de sécurité a été engagée avec l’Organisation des Nations Unies à Genève et d’autres institutions spécialisées à Genève, en vue d’évaluer et de limiter le risque pour le personnel, les informations et les biens de l’OMPI.
Indicateur d’exécution
Taux d’occupation et nombre de bureaux en réserve, fréquence de la réinstallation des membres du personnel, nombre de locaux loués et coût des locations, nombre d’incidents en rapport avec la sécurité des bâtiments : - Le taux d’occupation de l’ensemble des bâtiments a atteint environ 91% au cours de l’exercice biennal. À
la fin de l’année 2005, quelque 130 postes de travail sur 1450 étaient inoccupés.
- En 2004, quelque 330 membres du personnel du PCT ont été réinstallés, marquant la fin du transfert des services du PCT dans l’ancien bâtiment de l’OMM qui compte 455 postes de travail.
- Quelque 1370 déménagements ont été effectués, pour libérer des bâtiments qui ne seraient plus utilisés ou à la suite d’une réorganisation de certains services.
- À la fin de l’année 2005, les bâtiments administratifs étaient répartis sur quatre sites (contre 10 précédemment), dont deux sont situés à proximité du siège de l’OMPI.
- Le montant des loyers et des charges s’est élevé à 28 060 000 francs suisses pour l’exercice biennal 2004-2005, soit une réduction de 17% par rapport à l’exercice biennal 2002-2003.
- Aucun incident majeur lié à la sécurité n’est survenu au cours de l’exercice biennal 2004-2005.
Montant total des dépenses (en milliers de francs suisses) au titre du sous-programme 12.4
au cours de l’exercice biennal 2004-2005 : 65 578