Modélisation à partir de la « méthodologie des systèmes souples »

L’image riche (traduction littérale de « rich picture », vocabulaire SSM) construite à partir de ces considérations et de notre connaissance du terrain est "un état des lieux représenté sous forme d’un schéma complexe, qui permet de décrire les interactions, contraintes, nature des flux existant dans la réalité telle qu’elle est observée et perçue par le chercheur". Dans un premier temps, nous représentons la bibliothèque, les acteurs qui y interviennent, la collection de documents et l’interaction de service dont le catalogue informatisé est une interface importante :

documentaliste responsable documentaliste agent frontière spa documents collection informations accueillir informer Centre de Documentation ENSAM PARIS ca^ta lo^gu e ⁱⁿ fo^rm at^iq ue

La frontière spatiale de la bibliothèque est montrée comme « mal définie » car, ainsi que nous l’avons vu dans le chapitre 1, il nous est difficile de déterminer si les fonds documentaires délocalisés dans certains laboratoires de l’école font partie de la bibliothèque.

A partir de cet structure, la bibliothèque a des interactions avec différents partenaires qui viennent s’ajouter au schéma. Ainsi, les usagers (étudiants, enseignants et chercheurs, publics extérieurs) forment un groupe aux besoin documentaire divers et parfois mal connus, qui se renouvelle régulièrement, qui dispose de peu de formation aux outils et démarche de recherche d’information et dont une part est constituée de personnes n’utilisant pas les services de la bibliothèque (non-usagers) :

besoins usagers diversité des besoins

manque de formation non-usager renouvellement cyclique

connaissance des besoins floue

usager

documentaliste responsable

documentaliste agent

frontière spatiale mal définie documents collection informations accueillir informer Centre de Documentation ENSAM PARIS ca^ta lo^gu e ⁱⁿ fo^rm at^iq ue

Un deuxième ensemble de partenaires est constitué des laboratoires de recherche ou d’enseignement de l’établissement. Ces groupements d’usagers ont des besoins documentaire

spécifique. Un correspondant assure la liaison entre ces laboratoires et la bibliothèque afin d’harmoniser la constitution des fonds documentaires propres à ces laboratoires avec ceux de la bibliothèque. Le monde industriel, avec lequel la bibliothèque a très peu d’interactions directes, est indiqué car il est source de partenariats avec les laboratoires et les étudiants, partenariats qui peuvent

parfois donner lieu à des prestations documentaires.

Groupement d'usagers à besoin spécifique (Laboratoire) bibliothèque autonome documents correspondant interaction floue documentaliste responsable documentaliste agent

frontière spatiale mal définie documents collection informations accueillir informer Centre de Documentation ENSAM PARIS ca^ta lo^gu e ⁱⁿ fo^rm at^iq ue besoins usagers diversité des besoins

manque de formation non-usager renouvellement cyclique

connaissance des besoins floue

usager

monde industriel

très peu d’interaction directe

Par ailleurs, la bibliothèque a des interactions avec le monde de l’édition scientifique et technique. Ces relations avec les fournisseurs et les éditeurs scientifiques se caractérisent par les changements de support, de transmission et de tarification des documents dus aux technologies de l’information.

La bibliothèque a également des relations avec d’autres bibliothèques académiques ou institutionnelles pour l’acquisition ou le prêt de documents.

Groupement d'usagers à besoin spécifique (Laboratoire) bibliothèque autonome documents correspondant interaction floue documentaliste responsable documentaliste agent

frontière spatiale mal définie documents collection informations accueillir informer Centre de Documentation ENSAM PARIS ca^ta lo^gu e ⁱⁿ fo^rm at^iq ue besoins usagers diversité des besoins

manque de formation non-usager renouvellement cyclique

connaissance des besoins floue

usager monde industriel très peu d’interaction directe Fournisseurs Information Scientifique Technique Editeurs Information Scientifique Technique évolution NTI prix réseaux d'information changements modes d'édition documents Autres bibliothèques

Enfin, la bibliothèque est en interaction avec des partenaires de l’ENSAM :

„ les centres de documentation des autres Centres ENSAM94 avec lesquels la constitution d’un catalogue commun est en cours (pour deux d’entre eux), l’ensemble des centres constituant un réseau documentaire ;

„ la direction du Centre de Paris, la Direction Générale de l’ENSAM et, au delà, le Ministère de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche qui représentent les prescripteurs budgétaires de la bibliothèque. Les statuts des bibliothèques au sein des grandes écoles sont flous : si la mission de « culture scientifique et technique » est dévolue aux établissements d’enseignement supérieur, il n’apparaît pas dans les textes de spécifications sur les organisations documentaires que ceux-ci mettent en place.

Notre « image riche » est ainsi complète :

94 L’ENSAM est un établissement composé de huit centres : Aix, Angers, Bordeaux, Châlons en Champagne, Cluny, Lille, Metz et Paris. Chacun de ces centres dispose d’une bibliothèque.

documentaliste responsable

documentaliste agent

usager diversité des besoins

manque de formation non-usager renouvellement cyclique Tutelle Direction Générale Direction Paris Fournisseurs Information Scientifique Technique Editeurs Information Scientifique Technique évolution NTI prix réseaux d'information changements modes d'édition Groupement d'usagers à besoin spécifique (Laboratoire) bibliothèque autonome documents

frontière spatiale mal définie

documents besoins usagers

orientations, budget

orientations, budget non ciblé

orientations budget non ciblé

documents collection informations accueillir informer rapport activité correspondant documentaliste responsable Centres Doc ENSAM

interaction floue

interaction floue connaissance des besoins floue

statuts BA en grande école flous Centre de Documentation ENSAM PARIS Autres bibliothèques ca^ta lo^gu e ⁱⁿ fo^rm at^iq ue très peu d’interaction directe directeur monde industriel

Figure 28 : "image riche" de la bibliothèque du Centre de Paris de l'ENSAM.

Le schéma permet de faire apparaître des pôles d’interaction entre la bibliothèque de l’ENSAM et son environnement. Nous y indiquons des « interactions floues » qui correspondent à la perception que nous avons de celles-ci : interaction existant de manière informelle, ou très changeante selon la personne impliquée (cas de l’interaction correspondants-bibliothèque) ; interaction existant de manière formelle mais très difficile à maintenir en place du fait de l’éloignement, de conflits d’acteurs (cas de l’interaction bibliothèque Paris- bibliothèques de centres de province ENSAM). Cette image riche permet de visualiser notre bibliothèque académique comme un centre, entouré de 6 pôles actifs : le pôle des usagers, celui des bibliothèques de l’ENSAM, celui des laboratoires, celui de l’industrie, celui des fournisseurs d’information, celui de la tutelle administrative.

Pôle enseignement Pôle environnement documentaire Pôle tutelle Pôle recherche Pôle industriel Pôle fournisseurs d’informations

Figure 29 : les pôles de l'environnement en interaction avec la bibliothèque de l'ENSAM.

Nous verrons que ce schéma nous sera utile pour caractériser l’environnement de la bibliothèque académique.

Une première formalisation de l’image riche dans le domaine de la pensée systémique permet par ailleurs de proposer la définition suivante pour cette bibliothèque :

Un système qui, grâce à une équipe de personnel spécialisé, transforme les besoins en information documentaire relatifs à l’enseignement et à la recherche - besoins perçus, exprimés ou non - des différentes catégories d’acteurs d’une école d’ingénieurs, en documents et informations appropriables et qui assure leur accueil et leur formation aux moyens et aux démarches permettant l’obtention de cette information. Le tout grâce aux moyens financiers et matériels alloués par sa direction sous l’impulsion de son responsable, en prenant en compte les changements technologiques et organisationnels induits par les nouvelles technologies de l’information et dans la perspective d’un service public de qualité et d’une adaptabilité fine aux besoins des usagers.

Cette définition constitue la « définition de base » de notre système. Nous pouvons en vérifier la validité par le mnémonique CATWOE : la définition doit contenir les termes suivant :

„ C= consumers = usagers = les différentes catégories d’acteurs d’une école d’ingénieurs „ A= acteurs = l’équipe de personnel spécialisé

„ T= transformation = les besoins en information documentaire sont transformés en informations appropriables

„ W= world view = vision du monde = celle du gestionnaire de l'unité, dans la perspective d’un service public de qualité et d’une adaptabilité fine aux besoins des usagers

„ O= owners = allocataires = la direction de l’école

„ E= environnement = principalement les nouvelles technologies de l’information et de l’édition scientifique et technique

Nous avons souhaité poursuivre cette méthode de modélisation en nous intéressant aux activités permettant de décrire le système selon Peter Checkland. «En partant de la définition de base on assemble le nombre minimum d’activités nécessaires dont on a besoin dans le système à décrire. Chaque activité principale est un sous-système qui existe pour servir le propos du système dans son

ensemble » [CHECKLAND1989]. Le modèle en activités représente ce que fait le système, sa partie fonctionnelle95.

La définition de base nous permet de déterminer le nombre minimum d’activités nécessaires pour décrire notre système bibliothèque académique afin de construire un premier modèle conceptuel, selon l’étape 4 du modèle de Checkland. Le premier modèle doit contenir de 5 à 10 activités. La difficulté principale est de maintenir constant le niveau de résolution des problèmes, c’est à dire de considérer des activités qui soient à un même niveau fonctionnel.

Nous devons également suivre les deux lois de la procédure de modélisation ([CHECKLAND1989] p 237) :

- la loi de la conceptualisation établi qu’un système qui en sert un autre ne peut être défini et modélisé tant qu’une définition et un modèle du système servi n’est pas disponible.

Figure 30 : les activités principales de la bibliothèque de l'ENSAM selon le modèle en activité de la SSM.

95 Pour savoir quelle activité est contingente ou logiquement dépendante de quelle autre : on peut se poser la question de savoir si une activité donne un output (matière, énergie, information) qui représente un input pour une autre activité. Dans ce cas, la deuxième est contingente de la première.

La construction de modèle prend alors chaque activité principale, avec ses entrées et sorties comme elle-même une «root definition» en assemblant le minimum nécessaire de sous-activités dans ce sous-système. Le processus va ainsi, à des niveaux de détails de plus en plus fins, jusqu’à ce que, d’après le jugement du modélisateur, il y ait un modèle valable pour une comparaison avec le monde réel».

Activité 1 Activité 2 output input Evaluer les besoins des usagers Acquérir

l’information ^{Evaluer les} _technologies de l'information Proposer les services Evaluer les services Organiser la bibliothèque

- la loi de construction de modèle établi que les modèles de systèmes d’activités humaines doivent être constitués de groupement de verbes spécifiant des activités que les acteurs peuvent effectuer directement.

Chaque activité principale est un sous-système qui existe pour servir le propos du système dans son ensemble. Les activités sont placées dans l’ordre logique de leur fonctionnalité et correspondent à des tâches réalisables directement par les acteurs.

L'activité "proposer le service" dépend directement des sorties de l'activité "acquérir l'information" (nous entendons ici par information tout document ou information enregistrée vu comme pertinent pour entrer dans le fonds documentaire ou pour répondre à la demande d'un usager) et de l'activité "évaluer les besoins des usagers". Organiser la bibliothèque regroupe toutes les activités qui permettront la définition, l'organisation et l'adaptation du service ainsi que les activités de management. L'évaluation des technologies de l'information, leur connaissance, la détermination de leur pertinence par rapport aux besoins du service est déterminante pour organiser la bibliothèque. L'évaluation des services rendus, la mesure de leur activité, de leur coût permet de réorganiser ceux-ci en fonction des résultats obtenus. Seules les interactions princeux-cipales entre les activités sont signalées ici, de nombreuses interactions secondaires existent également.

Les activités d’accueil et de formation des usagers représentent un niveau de modélisation supplémentaire et ont été intégrées dans l’activité : « proposer les services ».

Ce type de procédé nous permet d’obtenir un premier modèle d’activité de la bibliothèque académique. Avant d’aller plus loin dans notre raisonnement, nous souhaitons confronter ce résultat à ceux que nous obtenons selon le processus préconisé par Jean-Louis Le Moigne.