Définitions ontologique, fonctionnelle et génétique

Dans un premier temps, nous nous attachons à caractériser les aspects les aspects ontologiques et fonctionnels de cette bibliothèque. Dans le respect de notre cadre de recherche constructiviste, nous utilisons les données formelles et les connaissances informelles provenant de notre terrain de recherche. Ainsi, en utilisant les définitions de poste et les comptes-rendus de réunions de l’année 1996, nous avons établi un tableau de correspondance entre les définitions de postes et les fonctions assurées par les acteurs (Figure 31). Les fonctions sont classées par type fonctionnel. L’objectif était, par itérations successives entre les définitions du système et la réalité observée de retrouver toutes les fonctions et tous les éléments ontologiques du système. Les définitions ontologiques et fonctionnelles sont précisées à la suite du tableau.

Ontol.

Fonct. ^{Documentaliste responsable Documentaliste Agent Correspondant} actif ^{Usager utilisant Moyens, espace, fonds (outils) documents} (représentations)

Rechercher/sélectionn

er y Politique d’acquisition et de choix des périodiques, CD-ROM,

y recherches sur banques de données, current contents, internet

Politique d’acquisition et de choix des ouvrages

Recherches sur Internet de documents «difficiles»

y recherche d’informations à l’extérieur, en fonction des demandes ponctuelles de documents (articles, thèses, rapports)

y participation au choix des ouvrages, suggestions

y suggestions y catalogues papier et informatiques (Minitel, OPAC, Internet), banques de données sur CD-ROM et en ligne, contacts avec autres centres de documentation ou bibliothèques

y statistiques nombre d’acquisitions d’ouvrages, d’abonnements (entrées)

Acquérir/traiter y traitement intellectuel = indexation des PFE, DEA, mastères, thèses y saisie

y commandes des périodiques, CD-ROM

y traitement intellectuel = indexation des ouvrages, PFE.., classification, (équipement) y commandes des ouvrages, réception, suivi

y commande, enregistre, équipe, saisit, analyse (documentaire) y enregistrement des documents (périodiques, ouvrages, mémoires, thèses ENSAM)

y équipement des documents y saisie

PFE, thèses, DEA : rédaction de la notice bibliographique

y espace pour équiper les documents, matériel

y logiciel pour catalogue informatique

y bons de commandes, factures

y

Servir y définit des niveaux de service : quoi pour qui, à quel prix, modalités de service, en liaison avec l’équipe

y définition et choix des moyens à mettre en oeuvre y accueil, orientation, recherches documentaires (extraction)

y organisation de l’accueil en salle de lecture : mobilier, classification y accueil, orientation, recherches documentaires (extraction)

y accueil, prêt, fourniture des documents non accessibles au public, orientation vers les différents services y recherches sur l’OPAC

y orientation dans les locaux

y feuilletage, recherche sur OPAC y emprunt, photocopie, lecture y demandes de documents extérieurs ou d’informations diverses

y espaces de lecture et de consultation y terminaux pour accès informatiques aux CD-ROM et aux catalogues y photocopieur

y espaces rayonnages accès non direct y logiciel d’interrogation et de prêt

y catalogues : nouveaux ouvrages, abonnements, état de collection...

Former y conception des formations : visites, initiations au fonctionnement du centre doc, cours sur les outils

bibliographiques

y aide à l’interrogation de CD-ROM, guide CD

y expliquer les services sur place y visites,

y conception du guide OPAC y aide à l’interrogation de l’OPAC y expliquer les services sur place

y aide à l’interrogation des catalogues, oriente dans les locaux, explications sur les services y aide à l’interrogation de CD-ROM

y expliquer les services sur place

suivi des visites, des formations (pas d’interaction...) y explication du fonctionnement du service à un autre usager y guide OPAC y guide CD-ROM y feuille rentrée y guide rédaction PFE y guide sur Web

Communiquer y Mise en place d’une signalétique y Affichage horaires, fermetures, informations y conception et alimentation du Web y Affichage y conception et alimentation du Web

y expliquer les services sur place. y affichage d’explications sur les nouveaux services, les modifications, les horaires

y suggestions, demandes

de documents manquants y affichage, diffusion papier y signalétique (interne) y accès internet

S’Organiser y définit le budget en fonction des objectifs, des changements prévus, des besoins identifiés, des moyens attribués y répartit les tâches selon les périodes de l’année, les personnalités de l’équipe, l’espace, la config. des locaux y organise la formation du personnel au logiciel

y choix des moyens, gestion et maintenance informatique y relations dans l’équipe y stratégie (génétique)

y ouvrages : classification, désherbage, organisation de l’équipement

y salle de lecture : organisation des accès et de l’accueil

y gestion informatique, maintenance des terminaux

y classement, rangement y organisation de l’archivage y maintenance petit matériel y facturations diverses y suivi des factures

y réception et distribution du courrier

yrangement, accès aux revues et aux ouvrages en dépôt

y comptes-rendus de réunions de service

y budgets

( règlement intérieur de l’école, de l’entité, charte antenne/BA)

Mesurer y Mise en place d’indicateurs quantitatifs : demandes d’articles, prêt, lecteurs extérieurs, appels extérieurs, prêt-inter

y renseignement des indicateurs

y renseignement des indicateurs

y statistiques pour désherbage ^{y renseignement des indicateurs mis} en places : questionnaires pour extérieurs, appels téléphoniques, prêts, demandes extérieures...

y bilans commandes d’ouvrages, demandes d’articles, prêts, prêt-inter, lecteurs extérieurs, appels extérieurs

S’informer y information sur les nouvelles techno de l’inf., les bibli, l’évolution de la prof.

y réunions de service : informe sur les nouveaux services y participation au Conseil Intérieur, Conseil de Centre

y information sur les nouvelles technologies de l’information, les bibliothèques, l’évolution de la profession

y réunions de service

y réunions de service y listes de diffusion (internet)

y réseaux de collègues, réseaux ADBS, CGE, club utilisateurs

y comptes-rendus de réunions extérieures (CGE, ADBS),

y notes de service, comptes-rendus de réunions de service

Ce modèle est spécifique de la bibliothèque de l’ENSAM durant l’année 1996. Il nous permet de caractériser les aspects ontologiques et fonctionnels du système que nous étudions.

5.2.3.1.1.Définition ontologique

Au niveau ontologique, le système bibliothèque est constitué en premier lieu de l’équipe qui assure ses activités, étant entendu que nous considérons comme membre de l’équipe toute personne affectée à la bibliothèque administrativement (poste, contrat à durée déterminée, contrat d’insertion, stagiaire, moniteur étudiant). Nous voyons que nous sommes obligés de distinguer les fonctions remplies par le « documentaliste responsable », un documentaliste qualifié et un agent administratif (qui sont les trois types de niveaux de responsabilité et de qualifications rencontrés à l'ENSAM). Nous gardons néanmoins à l'esprit l'approche d'Erhard Friedberg : "c'est un système d'acteurs qui a son existence propre et dans lequel le fait d'être formellement membre de l'organisation n'est plus nécessairement le fait essentiel." ([FRIEDBERG1993], p. 93).

Les correspondants, personnes qui assurent l’interface entre un laboratoire et la bibliothèque font partie de notre système quand ils y sont actifs, c’est à dire quand ils proposent des acquisitions de documents, ou participent à la gestion du fonds local de leur laboratoire.

De même, les usagers font partie du système quand ils sont en interaction avec lui, c’est à dire lorsqu’ils deviennent coproducteurs du service, dans la relation de servuction qui s’établit entre eux et la bibliothèque.

Le fonds documentaire géré par la bibliothèque, les moyens informatiques et logiciels permettant de le mettre en valeur sont également constitutifs de notre système. De même, l’espace documentaire (salles de lecture, bureaux) en fait-il partie. Si l’espace physique de la bibliothèque en tant que salle de lecture et lieu de production du service est bien déterminé, il n'en détermine pas forcément ses frontières : en effet, nous l'avons vu au chapitre 1, le service (par exemple, la consultation d'un catalogue) est aujourd'hui accessible au monde entier par l'intermédiaire des réseaux électroniques. Dans cette perspective, c'est bien le champ d'intervention de la bibliothèque qui constitue ses frontières : celles-ci relèvent non pas de sa constitution mais de ses activités ou plutôt de son action, comme nous le confirme Erhard Friedberg : "la délimitation de l'organisation en tant qu'objet d'étude ne peut plus se faire a priori ni à partir de critères formels tels que par exemple l'appartenance ou la non-appartenance. Elle devient problème et objet de recherche (...). Les frontières réelles d'une organisation et son degré d'ouverture ou de fermeture ne sont pas stables, mais au contraire fluctuants" ([FRIEDBERG1993] p. 93-94).

Les documents produits par la bibliothèque pour rendre compte de son activité font également partie de notre système : comptes-rendus de réunions, rapports d’activités, statistiques, budgets. Ils constituent des repères formels pour étudier l’état d’une bibliothèque à un moment donné et avoir ainsi des repères sur son évolution. De même, les produits documentaires de la bibliothèque

(catalogues, sommaires, plaquettes, sites Web) sont-ils des éléments de ce système. Ils constituent les éléments formels rendant compte de la production du service.

5.2.3.1.2.Définition fonctionnelle

« La reconnaissance de la qualité de système de l’entreprise procède de deux constatations : d’abord de celle de l’existence d’une conduite autonome ; ensuite de celle de l’existence d’un ensemble d’activités concrètes dont la composition détermine la conduite observée » [PAULRE1992]. Cet ensemble d’activités constitue notre définition fonctionnelle.

« Le système englobe toutes les activités qui procèdent de la politique générale ou concourent à son élaboration ». Nous nous intéressons bien ici aux activités qui font que la bibliothèque répond à ses fonctions, qu’elle est une entité autonome à laquelle on peut « reconnaître l’existence de capacités organisatrices internes ». En effet, « le phénomène étudié émerge comme le produit, le résultat d’un ensemble d’activités ou interactions entre des agents ou des éléments » (op.cit.). Ces préambules étant définis, nous pouvons nous poser la question de savoir ce que « font » les acteurs de la bibliothèque. La classification des fonctions des acteurs à partir des définitions de postes complétées par les comptes-rendus des réunions de service de l’année fait apparaître 8 types de fonctions (Figure 31) : 1) toutes les activités qui correspondent à la recherche et à la sélection des documents qui

feront partie du fonds documentaire, que celle-ci provienne d’une politique de développement des collections élaborée ou de suggestions d’achats provenant des usagers ou des correspondants. Les outils documentaire permettant la recherche et la sélection des documents sont attachés à ces fonctions (catalogues ouvrages, sites Web, informations congrès...). Ces fonctions sont mesurables en connaissant le nombre de documents acquis par type de document. 2) toutes les activités correspondant à l’acquisition et au traitement physique et intellectuel des documents sélectionnés : commandes, réception, équipement, indexation, classement. Des outils logiciels (logiciel documentaire) sont attachés à cette fonction. Les documents représentant celle-ci sont les bons de commande envoyés et les factures reçues.

3) toutes les activités relatives au service proposé à l’usager, étant entendu que nous considérons ici les services dont l’objet est un document, que celui-ci soit ou non présent dans le fonds local. La définition des niveaux de service, l’organisation de l’accueil, de la mise à disposition des différents types de documents, des espaces de lecture et de consultation sont relatifs à ces activités. Les documents représentatifs de cette activité sont les produits documentaires fournis aux usagers : catalogues, listes d’abonnements, états de collections, sommaires et les statistiques relatives aux services : prêt, fréquentation...

4) toutes les activités relatives à la formation des usagers aux différents services proposés ou aux méthodes et outils de la recherche d’information : conception et organisation des formations et

des visites d’initiation, conception des guides d’aide à l’utilisation des outils informatiques (OPAC, cédéroms) ou de guides de l’aide à la rédaction de mémoires.

5) la communication de la bibliothèque sur ses services correspond à un pôle d’activités : mise en place d’une signalétique, affichages sur les horaires d’ouverture, les nouveaux services, description des services sur le serveur Web de la bibliothèque.

6) l’organisation du service, de sa logistique, de son budget, des moyens et locaux représente un autre pôle d’activité qui comprend également la politique de formation des acteurs de l’équipe, la répartition des tâches selon les périodes de l’année, l’organisation du rangement des documents et des différents modes d’accès, la vérification de l’entretien des locaux...

7) la mesure du service proposé constitue un autre pôle d’activité : mise en place d’indicateurs permettant de connaître les acquisitions, les services rendus par types de lecteurs ou par types de documents, la fréquentation du service.

8) enfin, l’information des acteurs du service sur les nouvelles technologies, sur l’évolution de la profession, les relations avec les bibliothèques partenaires, la participation aux réseaux nationaux et internationaux d’information, les relations avec l’établissement et la tutelle constituent un dernier pôle d’activités.

Le tableau présenté en Figure 31 (p.149) représente un modèle spécifique de l’ENSAM pour l’année 1996. Nous constatons que certaines des cases du tableau sont vides, elles correspondent à des interactions que la bibliothèque ne remplit pas à ce moment là de son histoire. En essayant de caractériser ces manques, nous pouvons nous poser des questions du type : en quoi l’usager peut-il participer à l’organisation de la bibliothèque ? La réponse pourrait passer par la participation de celui-ci à des comités d’utilisateurs. Nous voyons donc comment ce premier modèle nous permet d’apprendre sur le système étudié et de déterminer des améliorations potentielles de ce système.

5.2.3.1.3.Définition génétique

La définition génétique a trait à ce qui relève de la stratégie, du changement dans le système. Ce premier modèle ne nous donne pas de renseignement sur une définition génétique de notre système, définition qui pourrait répondre à la question « Jusqu’où notre système peut-il évoluer et se transformer tout en restant lui-même ?» [CHRISTOFOL1995]. Nous aborderons ces aspects plus tard dans notre processus de modélisation.

5.2.4. Comparaison des modèles provenant des méthodologies SSM et MSC