6.3. Diagnostic informationnel
6.3.1. Environnement : deuxième itération de la PHASE B
Nous avons connaissance, par l’étude de la littérature, des éléments générateurs de changements dans l’environnement des bibliothèques académiques. Nous avons étudié par ailleurs le mode d’étude systémique des environnements d’une organisation (chapitre 4). Rappelons que, d’après Jacques Mélèse [MELESE1990], « le système global que l’on analyse peut être considéré comme un interface entre des environnements externes et des environnements internes. Les finalités et les buts
du système s’expriment à travers les échanges de celui-ci avec ses environnements. »
« L’environnement recouvre de multiples systèmes extérieurs : les environnements »
([MELESE1990], p. 46).
A partir des systèmes transversaux décrits par Jacques Mélèse, nous considérons pour la bibliothèque académique :
Systèmes transversaux (Mélèse) Systèmes transversaux bibliothèque
institutionnel organisationnel
financier financier
économique (clients, fournisseurs) usagers/documentaire
technologique technologique
organisationnel organisationnel
professionnel culture professionnelle
espace-temps organisationnel (logisitique)
symbolique, culturel culture générale
socio-individuel sociologique
Figure 56 : les systèmes transversaux d'une bibliothèque (d'après Mélèse, [MELESE1990], p. 75.
6.3.1.2. Construction d’un modèle d’étude de l’environnement (Etape B5) - Résultats de rang 3
Nous pouvons alors proposer le diagnostic de l’environnement d’une bibliothèque, considérée dans sa complexité. Le modèle propose tout d’abord d’identifier et de caractériser les sous-systèmes transversaux, les partenaires externes, internes et les relations d’équilibre dynamique intervenant dans l’environnement de la bibliothèque, selon les préconisations de Jacques Mélèse (chapitre 4). La bibliothèque académique est intégrée dans un établissement d’enseignement supérieur. Nous distinguons les partenaires externes à cette organisation, et leurs partenaires internes. Afin de satisfaire à la construction à partir du réel de nos modèles, comme dans le cas de l’offre de service, nous construisons un premier tableau à partir des données provenant de l’ENSAM et de notre connaissance du terrain. Nous pouvons alors considérer l’environnement d’une bibliothèque académique selon un tableau regroupant ces systèmes transversaux et les partenaires externes, internes et leurs relations d’équilibre dynamique. L’ordre des systèmes transversaux considérés (du haut vers le bas du tableau) est placé des systèmes les plus éloignés de la bibliothèque, les plus régulateurs aux systèmes faisant partie de son environnement fonctionnel direct.
Systèmes transversaux Partenaires externes Partenaires internes Relations d’équilibre dynamique Sociologique Culture générale Culture professionnelle Financier Technologique Usagers Documentaire Organisationnel
Figure 57 : grille systèmes transversaux/partenaires.
En remplissant ce tableau avec les données de l’ENSAM, nous devons ajouter une logique supplémentaire, spécifique des bibliothèques, celle des réseaux documentaires auxquelles elles appartiennent.
Systèmes transversaux Partenaires externes Partenaires internes Relations d’équilibre
dynamique
sociologique culture générale
Culture professionnelle ADBS, CGE Listes diffusion Réseau connaissances Colloques, journées
Revues professionnelles Usagers, personnels Conseil Centre Conseil intérieur
Culture professionnelle Recueil d’informations
Culture établissement
Réseaux (participation) ABES, CCN
Réseau documentaire ENSAM
participation CCN, dépôt de thèses
Construction catalogue commun, réseau
Technologique Fournisseur logiciel doc Fournisseurs matériels et logiciels
Service informatique
Evolution, maintenance logiciel doc
Achats matériels, logiciels Support informatique, réseaux Financiers Ministère tutelle Etablissement, service intendance Attribution budget courant ou
exceptionnel Rapport financier
Usagers Public extérieur
étudiants, enseignants, chercheurs
consultation sur place, consultation catalogue Web offre de service
Documentaire Libraires, éditeurs,
intermédiaires INIST, BL, CETIM, bibliothèques Documentalistes ENSAM Correspondants labo Acquisitions Demandes d’articles PEB PEB Suggestions acquisitions
Organisationnel Conseil de Centre
Directeur de Centre Intendance Service personnel Conseil Intérieur
Définition missions bib Responsable
Gestion comptable
Gestion ressources humaines évolution enseignement Figure 58 : les environnements de la bibliothèque de l'ENSAM Paris en
Afin de préciser notre tableau, nous y intégrons les données d’autres bibliothèques. L’objectif est, comme pour l’offre de service, d’obtenir le tableau générique des environnements d’une bibliothèque académique. Les données spécifiques aux environnements de ces bibliothèques sont réunies à partir des premiers entretiens et à partir du processus d’immersion établi durant la dernière étape de notre travail (chapitre 7). En intégrant ces données dans notre tableau, nous y apportons quelques changements : les systèmes transversaux « sociologique » et « culturel » sont enlevés du tableau car on ne peut y insérer de données. Ces environnement régulateurs font partie de la culture générale du gestionnaire, de sa connaissance des milieux de l’information scientifique et de l’impact des nouvelles technologies de l’information sans que celui-ci ait recours à des processus spécifiques pour les obtenir.
Par ailleurs, nous ajoutons un nouveau système transversal, celui de la formation qui permet de regrouper tous les partenariats et activités liés à la mise en place, par des membres de la bibliothèque de modules ou d’outils de formations.
Systèmes transversaux Partenaires externes Partenaires internes Relations d’équilibre dynamique
Culture professionnelle Associations professionnelles Réseau personnel de connaissances Listes de diffusion, bibliothèques, Revues professionnelles Internet, congrès, salons
Représentants des enseignants, chercheurs, étudiants, laboratoires Personnels de l’établissement Service communication Direction établissement, Equipe Comités Formation permanente Connaissance de la culture de l’établissement Recueil d’informations décisionnelles Connaissance professionnelle Réseaux (participation) Réseaux internationaux,
nationaux, locaux : ABES, CCN Réseaux thématiques
Réseaux de partenariat
Réseau documentaire établissement Fourniture de données (CCN, ABES). Construction ressources communes.
Mise en commun de moyens informatiques
Echanges de documents Technologique Fournisseurs de matériels et
logiciels informatiques et documentaires. Listes de diffusions Colloques, journées d’information
Clubs utilisateurs logiciels Réseaux thématiques
Service informatique Veille technologique
Achat de matériels informatiques, supports documentaires (cédéroms)
Administration informatique Evolution logiciel documentaire
Financier Fournisseurs Entreprises clientes
Ministère ou organisme de tutelle Réseaux de partenariat
Direction, Gestion budgétaire
Partenariat documentaire Diversification des modes de financement Etablissement du budget Usagers Bibliothèques Entreprises Ecoles, associations professionnelles
Etudiants, enseignants, chercheurs Représentants usagers (laboratoires) Direction des Etudes
Réalisation du service Connaissance des besoins des usagers par enquêtes
Formation Intervenants extérieurs
Partenariats autres écoles Enseignants Formateurs équipe
Réseau documentaire établissement
Mise en place formations Mise en place module autoformation Web Documentaire Editeurs, libraires,
Fournisseurs d’articles Bibliothèques, serveurs Fournisseurs de logiciels Prestataires de serveurs Web Consortia de bibliothèques Société de Reliure
Bibliothèque Nationale, OCLC
Correspondants documentaires laboratoires, enseignement Représentants élèves Documentalistes Service juridique Service reprographie
Réseau documentaire établissement
Acquisitions des documents Mise en place d’outils de recherche documentaire (catalogues, cédéroms, Web) Négociation de contrats de licences pour abonnements
Gestion de fonds spécifiques (laboratoires)
Import de notices Publications Organisationnel Ministère ou organisme de tutelle
Organismes nationaux (ABES) Fournisseurs de mobiliers et de matériels Conseil d’Administration Direction Service personnel Direction budgétaire Service scolarité
Service sécurité, logistique Membres de l’équipe Moniteurs étudiants Comités
Politique documentaire nationale et universitaire.
Définition des missions du service Organisation du service (ressources humaines, locaux, matériels, logistique)
Figure 59 : tableau générique de diagnostic de l'environnement
Le modèle peut permettre à un gestionnaire de pointer les interactions qui paraissent insuffisantes ou non existantes. Comme dans le cas du modèle d’offre de service, ce tableau correspond à notre terrain de recherche. Sa transposabilité à d’autres terrains dépend donc de son évolution, évolution qui peut se faire par un recueil d’informations intégré dans le diagnostic d’une bibliothèque. Pour
valider ce tableau comme outil de diagnostic, nous le renseignons avec les données de trois bibliothèques (Etape B6).
6.3.1.3. Diagnostic environnement : l’INT 98 (Etape B6)
Présentation générale :
La bibliothèque de cet institut de formation, constitué de deux écoles (école d’ingénieurs et école de management) a été créée en 1982 par réunion de petites bibliothèques de départements. Les locaux actuels d’une surface de 400 m² environ ont été créés en 1988. La bibliothèque est constituée d’une bibliothèque d’enseignement et de recherche (BER) et d’une bibliothèque de loisirs, située à l’étage en-dessous dans le même bâtiment mais sans liaison directe entre les locaux. Le fonds de la BER est de 13000 ouvrages, thèses, 550 périodiques vivants, plusieurs banques de données importantes sur cédéroms. Six personnes y travaillent, dont quelques unes en temps partiels (1,8 accueil/gestion, 3,6 documentalistes). L’accueil à la banque de prêt est assuré par trois personnes, et des permanences sont organisées pour assurer l’ouverture, avec recours à des moniteurs étudiants en soirée. Tous les ouvrages et périodiques sont en accès libre. Le catalogue, commun à plusieurs organismes, est accessible dans l’établissement en intranet. Un poste de consultation est disponible à la BER. Le prêt entre les bibliothèques de ce réseau est utilisé prioritairement. Le budget (1,4 MF en 1999) est attribué en comité de direction. La bibliothèque, comme tous les services communs de l’école, est rattachée à un des deux directeurs adjoint.
Nous remplissons notre tableau d’étude de l’environnement avec les données recueillies lors des entretiens avec la gestionnaire et avec les autres membres de l’équipe lors de la période d’immersion.
Systèmes transversaux Partenaires externes Partenaires internes Relations d’équilibre
dynamique
Culture professionnelle Associations professionnelles Réseau personnel de connaissances Listes de diffusion bibliothèques, Revues professionnelles Internet, congrès, salons
Représentants des enseignants, chercheurs, étudiants, laboratoires Personnels de l’établissement Service communication Direction établissement, Equipe Comités Formation permanente Connaissance de la culture de l’établissement Recueil d’informations décisionnelles Connaissance professionnelle Réseaux (participation) Réseaux internationaux,
nationaux, locaux : ABES, CCN Réseaux thématiques
Réseaux de partenariat
Réseau documentaire établissement Fourniture de données (CCN, ABES). Construction ressources communes.
Mise en commun de moyens informatiques
Echanges de documents Technologique Fournisseurs de matériels et
logiciels informatiques et documentaires. Listes de diffusions Colloques, journées d’information
Clubs utilisateurs logiciels Réseaux thématiques
Service informatique Veille technologique
Achat de matériels informatiques, supports documentaires (cédéroms)
Administration informatique Evolution logiciel documentaire
Financier Fournisseurs
Entreprises clientes
Ministère ou organisme de tutelle Réseaux de partenariat
Direction
Gestion budgétaire Partenariat documentaire Diversification des modes de financement Etablissement du budget Usagers Bibliothèques Entreprises Ecoles, associations professionnelles
Etudiants, enseignants, chercheurs Représentants usagers (laboratoires) Direction des Etudes
Réalisation du service Connaissance des besoins des usagers par enquêtes
Formation Intervenants extérieurs
Partenariats autres écoles Enseignants Formateurs équipe
Réseau documentaire établissement
Mise en place formations Mise en place module autoformation Web
Documentaire Editeurs, libraires, Fournisseurs d’articles Bibliothèques, serveurs Fournisseurs de logiciels Prestataires de serveurs Web Consortia de bibliothèques Société de Reliure
Bibliothèque Nationale, OCLC
Correspondants documentaires laboratoires, enseignement Représentants élèves Documentalistes Service juridique Service reprographie
Réseau documentaire établissement
Acquisitions des documents Mise en place d’outils de recherche documentaire (catalogues, cédéroms, Web
Négociation de contrats de licences pour abonnements
Gestion de fonds spécifiques (laboratoires)
Import de notices Publications Organisationnel Ministère ou organisme de tutelle
Organismes nationaux (ABES) Fournisseurs de mobiliers et de matériels Conseil d’Administration Direction Service personnel Direction budgétaire Service scolarité
Service sécurité, logistique Membres de l’équipe Moniteurs étudiants Comités
Politique documentaire nationale et universitaire.
Définition des missions du service Organisation du service (ressources humaines, locaux, matériels, logistique)
Figure 60 : tableau de diagnostic environnemental de la bibliothèque de l'INT (1999)
6.3.1.4. Diagnostic environnement de l’ENGREF 99 (Etape B6)
Présentation générale :
L’école est répartie sur 4 centres. Le centre visité, à Paris, est essentiellement administratif. Il accueille les élèves de première année pour les cours de tronc commun (environ 60) plus des étudiants en DEA, Mastères et quelques doctorants (en tout, une centaine d’étudiants). Le centre possède 30000 ouvrages, les travaux des élèves et est abonné à 200 périodiques. La gestionnaire de la bibliothèque est documentaliste de formation, en fonction à ce poste depuis 6 ans à la date de l’entretien (Avril 1999).Quatre personnes y travaillent, dont 2 à ½ temps.
De même, nous reportons les données recueillies sur l’environnement de cette bibliothèque dans notre tableau :
Systèmes transversaux Partenaires externes Partenaires internes Relations d’équilibre
dynamique
Culture professionnelle Associations professionnelles Réseau personnel de connaissances Listes de diffusion bibliothèques, Revues professionnelles Internet, congrès, salons
Représentants des enseignants, chercheurs, étudiants, laboratoires Personnels de l’établissement Service communication Direction établissement, Equipe Comités Formation permanente Connaissance de la culture de l’établissement Recueil d’informations décisionnelles Connaissance professionnelle Réseaux (participation) Réseaux internationaux,
nationaux, locaux : ABES, CCN Réseaux thématiques
Réseaux de partenariat
Réseau documentaire établissement Fourniture de données (CCN, ABES). Construction ressources communes.
Mise en commun de moyens informatiques
Echanges de documents Technologique Fournisseurs de matériels et
logiciels informatiques et documentaires. Listes de diffusions Colloques, journées d’information
Clubs utilisateurs logiciels Réseaux thématiques
Service informatique Veille technologique
Achat de matériels informatiques, supports documentaires (cédéroms)
Administration informatique Evolution logiciel documentaire
Financier Fournisseurs Entreprises clientes
Ministère ou organisme de tutelle Réseaux de partenariat
Direction,
Gestion budgétaire Partenariat documentaire Diversification des modes de financement Etablissement du budget Usagers Bibliothèques Entreprises Ecoles, associations professionnelles
Etudiants, enseignants, chercheurs Représentants usagers (laboratoires) Direction des Etudes
Réalisation du service Connaissance des besoins des usagers par enquêtes
Formation Intervenants extérieurs
Partenariats autres écoles Enseignants Formateurs équipe
Réseau documentaire établissement
Mise en place formations Mise en place module autoformation Web Documentaire Editeurs, libraires,
Fournisseurs d’articles Bibliothèques, serveurs Fournisseurs de logiciels Prestataires de serveurs Web Consortia de bibliothèques Société de Reliure
Bibliothèque Nationale, OCLC
Correspondants documentaires laboratoires, enseignement Représentants élèves Documentalistes Service juridique Service reprographie
Réseau documentaire établissement
Acquisitions des documents Mise en place d’outils de recherche documentaire (catalogues, cédéroms, Web) Négociation de contrats de licences pour abonnements
Gestion de fonds spécifiques (laboratoires)
Import de notices Publications Organisationnel Ministère ou organisme de tutelle
Organismes nationaux (ABES) Fournisseurs de mobiliers et de matériels Conseil d’Administration Direction Service personnel Direction budgétaire Service scolarité
Service sécurité, logistique Membres de l’équipe Moniteurs étudiants Comités
Politique documentaire nationale et universitaire.
Définition des missions du service Organisation du service (ressources humaines, locaux, matériels, logistique)
Figure 61 : tableau de diagnostic environnemental de la bibliothèque de l'ENGREF (1999)
6.3.1.5. Diagnostic environnement de l’ENSMP100 (Etape B6)
Présentation générale :
L’établissement est constitué de quatre sites. La bibliothèque du site de Paris dispose d’un fonds ancien très riche (250000 monographies). Le public potentiel pour les 4 sites est de 2500 personnes, dont 300 étudiants. L’essentiel du public est donc composé de thésards et de chercheurs. Les documents sont à grosse majorité en accès indirect. Le catalogue de la bibliothèque est disponible sur le Web (catalogue commun aux 4 sites). Des cédéroms sont proposés. Le service de mise à disposition de documents (par prêt ou par consultation) est complété par un service de recherche sur banques de données (cédérom ou en ligne). Des formations sont proposées aux étudiants en début de cursus et aux doctorants. Une personne participe à un enseignement en intelligence économique. Les acquisitions d’ouvrages se font principalement à la demande, en plus de la base. Douze personnes travaillent à la bibliothèque. Le budget provient de la direction de la recherche. La gestionnaire dispose d’une autonomie totale de fonctionnement par rapport à sa hiérarchie (direction générale).
Nous reportons les données recueillies lors des entretiens avec la gestionnaire et les membres de l’équipe dans notre tableau.
Systèmes transversaux Partenaires externes Partenaires internes Relations d’équilibre
dynamique
Culture professionnelle Associations professionnelles Réseau personnel de connaissances Listes de diffusion bibliothèques, Revues professionnelles Internet, congrès, salons
Représentants des enseignants, étudiants, chercheurs, laboratoires Personnels de l’établissement Service communication Direction établissement, Equipe Comités Formation permanente Connaissance de la culture de l’établissement Recueil d’informations décisionnelles Connaissance professionnelle
Réseaux (participation) Réseaux internationaux, nationaux, locaux : ABES, CCN Réseaux thématiques
Réseaux de partenariat
Réseau documentaire établissement Fourniture de données (CCN, ABES). Construction ressources communes.
Mise en commun de moyens informatiques
Formations spécifiques Echanges de documents Technologique Fournisseurs de matériels et
logiciels informatiques et documentaires. Listes de diffusions Colloques, journées d’information
Clubs utilisateurs logiciels Réseaux thématiques
Service informatique Veille technologique
Achat de matériels informatiques, supports documentaires (cédéroms)
Administration informatique Evolution logiciel documentaire
Financier Fournisseurs Entreprises clientes
Ministère ou organisme de tutelle Réseaux de partenariat
Direction
Gestion budgétaire Partenariat documentaire Diversification des modes de financement Etablissement du budget Usagers Bibliothèques Entreprises Ecoles, associations professionnelles Public extérieur
Etudiants, enseignants, chercheurs Représentants usagers (laboratoires) Direction des Etudes
Réalisation du service Connaissance des besoins des usagers par enquêtes
Formation Intervenants extérieurs
Partenariats autres écoles Enseignants Formateurs équipe
Réseau documentaire établissement
Mise en place formations Mise en place module autoformation Web Documentaire Editeurs, libraires,
Fournisseurs d’articles Bibliothèques, serveurs Fournisseurs de logiciels Prestataires de serveurs Web Consortia de bibliothèques Société de Reliure Bibliothèque Nationale OCLC Correspondants documentaires laboratoires, enseignement Représentants élèves Documentalistes Service juridique Service reprographie
Réseau documentaire établissement
Acquisitions des documents Mise en place d’outils de recherche documentaire (catalogues, cédéroms, Web) Négociation de contrats de licences pour abonnements
Gestion de fonds spécifiques (laboratoires)
Import de notices Organisation de formations Publications
Organisationnel Ministère ou organisme de tutelle Organismes nationaux (ABES) Fournisseurs de mobiliers et de matériels Conseil d’Administration Direction Service personnel Direction budgétaire Service scolarité
Service sécurité, logistique Membres de l’équipe Moniteurs étudiants Comités
Politique documentaire nationale et universitaire.
Définition des missions du service Organisation du service (ressources humaines, locaux, matériels, logistique)
Figure 62 : tableau de diagnostic environnemental de la bibliothèque de l'ENSMP (1999)
Que constatons-nous ? Le tableau permet de classer et de visualiser les environnements. Cependant, il semble difficile d’en apporter une interprétation sans être gestionnaire de l’unité considérée. Nous nous heurtons ici à notre statut de chercheur, extérieur au terrain considéré. Il nous est difficile d’interpréter les tableaux. Ceci est probablement constitutif de leur définition puisque c’est bien de leur construction que peut venir leur interprétation. Cette difficulté d’interprétation constitue le rang 3 de nos résultats : si les données sont interprétables pour la modélisation de l’offre de service, leur contingence, liée en particulier au jeu des acteurs des équipes étudiées, rend leur interprétation plus difficile quand nous abordons la partie informationnelle du diagnostic. Nous verrons
néanmoins comment, intégré dans l’ensemble du processus de diagnostic, ce tableau peut apporter des informations stratégiques à un gestionnaire.