personnels (L.R.Q. 1982, c. A-2.1)
7.1 En quoi suis-je concerné(e)?
Pour toute personne qui, en raison d’un handicap, pourrait avoir des difficultés pour consulter des documents détenus par un organisme public, cette Loi apporte un béné-fice indéniable. Elle oblige l’autorité administrative à rendre accessible et compréhensible
100 http://www.pacte-emploi.gouv.qc.ca/publications/pdf/brochure.pdf.
101 Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, L.R.Q. 1982, çc.
A-2.1, art.10.
102 Ibid., art. 11.
103 Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de documents et de
tout document en sa possession, qu’il soit sous forme écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre. Selon la Loi, lorsqu’une personne est atteinte d’un handicap, des « mesures d’accommodement raisonnable » doivent être prises à son égard. À titre d’exemple, pour une personne ayant un handicap visuel, bénéficier du droit offert par cette Loi revient en principe à obtenir sur demande les documents nécessaires en braille, sous format sonore ou tout autre moyen approprié lui permettant de prendre connaissance de leur contenu.
Pour une personne sourde ou malentendante, un document sonore devrait alors être traduit en document lisible, etc.
L’article 10 de la Loi donne accès à tout document visé par elle en consultation sur place ou à distance aux heures habituelles de travail. La personne intéressée peut aussi demander à recevoir la copie d’un document, mais ce seulement si ça n’affecte pas l’intégrité du document original101. C’est là la principale restriction générale opérée par cette Loi.
Le droit au libre accès aux documents signifie que la personne nécessitant un accommodement lors d’une consultation ne doit pas être obligée de débourser plus qu’une personne qui n’a pas un tel besoin. Les personnes handicapées n’ont donc pas besoin de payer plus pour recevoir le même service que les personnes qui n’ont pas de handicap.
Ceci étant dit, certains frais peuvent être exigés pour la transcription, la reproduction ou la transmission des documents102. Ces frais, prévus par le Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de documents et de renseignements personnels103, s’appliquent toutefois à tout demandeur sans aucune distinction.
Afin d’assurer la mise en œuvre de cette Loi et veiller à sa bonne application, la Commission d’accès à l’information a été créée par ladite Loi, à l’article 103. Cette commission a l’obligation de transmettre au ministre délégué un rapport contenant des recommandations visant à favoriser la protection des renseignements personnels ainsi que l’exercice du droit d’accès aux documents pour les personnes handicapées.
7.2 Champ d’application
La Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels s’applique à tout le monde104 pour tous les documents détenus par un organisme public105. Il importe peu que la conservation des documents soit assurée par l’organisme lui-même ou par un tiers. Les organismes publics au sens de cette Loi sont : « le gouvernement, le Conseil exécutif, le Conseil du trésor, les ministères, les organismes gouvernementaux, les organismes municipaux, les organismes scolaires
renseignements personnels, L.R.Q., c. A-2.1, r. 3.
104 Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, L.R.Q. 1982, c. A-2.1, art. 83.
105 Ibid., art. 1.
106 Ibid., art. 3.
107 Ibid., art. 2.
108 L’Accès aux documents et aux services offerts au public pour les personnes handicapées : Politique gouvernementale http://publications.msss.gouv.qc.ca/acrobat/f/documentation/2006/06-824-02.pdf.
109 IbId.
et les établissements de santé ou services sociaux »106, mais le lieutenant-gouverneur, l’Assemblée nationale et les membres nommés par elle sont aussi inclus.
Il est important de noter que dans son champ d’application, la Loi prévoit certaines restrictions. Par conséquent, l’organisme qui n’est pas visé par la Loi ne peut pas se voir imposer l’obligation de prendre les mêmes mesures que celles décrites ci-dessus afin de rendre accessibles aux personnes handicapées les documents qu’il détient. La Loi exclut notamment les tribunaux relevant de la Loi sur les tribunaux judiciaires. Sont visées par cette exclusion la Cour d’appel, la Cour supérieure, la Cour du Québec ainsi que les Cours municipales. Par contre, les tribunaux administratifs, tels que la Régie du logement, ne sont pas exclus du champ d’application de la Loi.
Cette Loi n’a pas non plus vocation à s’appliquer aux documents contenus dans un dossier détenu par le curateur public sur une personne, aux actes et au registre de l’état civil, aux registres et autres documents conservés dans les bureaux de la publicité des droits, au registre constitué en vertu de la Loi sur la publicité légale des entreprises individuelles et aux archives privées107.
7.3 Politiques et stratégies associées
7.3.1 L’Accès aux documents et aux services offerts au public pour les personnes handicapées : Politique gouvernementale
Cette108 politique a pour but d’offrir un accès équitable aux services et documents of-ferts au public à toute personne, qu’elle ait une déficience physique ou mentale ou qu’elle n’en ait aucune. Pour ce faire, la politique essaye d’offrir l’accessibilité universelle, soit le droit d’utiliser les mêmes services de la même façon, aux personnes handicapées. Jusqu’à présent, les ministères ont appliqué la politique dans leurs sièges sociaux de diverses façons.
Les deux orientations par lesquelles la politique envisage la réalisation de son but sont :
1 En prenant des « mesures nécessaires d’accommodement »109 (application immédiate) :
Les ministères ne peuvent exiger des frais aux personnes handicapées parce que leur accès aux documents coûte davantage ;
Les ministères doivent offrir des services adaptés aux divers
besoins de personnes ayant différents handicaps ;
en cas d’impossibilité de ce faire, des solutions équitables doivent être trouvées ;
Des services d’assistance pour les démarches administratives, d’interprétation, des locaux physiquement adaptés et des moyens de communication adaptés doivent être présents dans tout établissement où l’information est mise à la disposition du public ; Toute la population doit être sensibilisée sur son droit d’accès
aux documents.
2 En agissant d’une manière proactive pour réduire les obstacles auxquels les personnes handicapées font encore face (application graduelle) :
Les personnes qui seront en contact avec les personnes handicapées recevront une formation préalable pour les informer sur les besoins de chaque individu avec des déficiences physiques ou mentales ; Les moyens de communication adaptés utilisés dans les contacts
par téléphone, en personne ou informatisés seront mis en place : par exemple, des appareils et des logiciels spécialisés seront installés dans les lieux publics où des services aux personnes handicapées sont fournis ;
L’accessibilité des sites web pour les personnes handicapées sera étudiée plus en profondeur et éventuellement appliquée.
Pour assurer la mise en oeuvre de cette politique, l’OPHQ vérifiera les plans d’action de chaque ministère pour comptabiliser le nombre de plaintes reçues par rapport à l’accessibilité aux documents par les personnes handicapées ainsi que les mesures d’accommodement prises par rapport aux personnes handicapées.