De l’intelligence économique vers l’intelligence collective

L’activité de veille existait déjà à EDF R&D avant la mise en place d’Hermès, comme il est fréquent de trouver cette activité au sein d’un centre de recherche. Dès le début des années 2000, des initiatives d’intelligence économique ont été initiées à EDF R&D. Trois ans plus tard, des évaluations ont démontré que les cellules de veille existantes avaient des difficultés dans les processus de convergence et de synthèse des résultats obtenus. Les résultats du travail de veille étaient utilisés localement, au sein des entités auxquelles appartenaient les cellules de veille. Le manque de convergence ne permettait pas la construction d’une vision globale de l’environnement national et international concernant les enjeux liés aux activités d’EDF. Cette configuration du dispositif d’intelligence économique a été abandonnée courant 2004-2005.

Au même moment, les outils caractéristiques du web 2.0 commençaient à être utilisés dans les entreprises. Suite à une demande de la direction d’EDF R&D, le projet de recherche Athéna a été créé pour vérifier l’apport des outils 2.0 dans l’intelligence économique, comme un processus de transformation vers l’intelligence collective. Le projet a réussi à développer en interne un portail de veille 2.0. Les retours des veilleurs ont testé le portail, ont confirmé l’intérêt de déployer le portail, nommée « Hermès », à l’ensemble de l’entreprise. Les fonctionnalités 2.0 ont alors démontré qu’elles pourraient être mises en adéquation avec les besoins et le travail des veilleurs, tout en offrant des sources plus variées, une possibilité de co-construction d’analyses et de partage des résultats de veille.

Cet outil a été validé et s’est révélé opérationnel, néanmoins, la mise en place d’une démarche d’intelligence collective et de veille collaborative semble dépendre d’autres aspects que la seule existence d’un portail numérique adapté. Nous décrirons ici en détail le terrain de la recherche, les projets et ses équipes, leur historique, les changements les plus marquants qu’ils ont subis au fil des années et durant cette recherche.

74

2.1.1. La place de l’information et de la connaissance à la R&D

Comme nous l’avons déjà mentionné, la recherche a été réalisée dans la Direction Performance Innovation de EDF R&D, plus précisément au sein de l’équipe Veille et Innovation (ancienne Équipe Hermès). Nous présenterons ici en détail l’équipe qui a accueilli cette recherche, son origine, ses activités, les changements qu’elle a subis, les éléments qui constituent le contexte de la recherche et qui l’ont influencé.

2.1.1.1. Différents projets, différentes approches pour la gestion de l’information et des connaissances

Le groupe LInK a été créé en 2006, au sein de la Direction Performance et Innovation, pour gérer des projets liés à la gestion de l’information et à la capitalisation des connaissances. Il était alors rattaché au Secrétariat Général de la R&D, qui regroupait des services transverses d’appui et de support et qui avait des équipes sur les trois sites de la R&D en France.

La mission du groupe LInK, telle qu’elle était définie, était de favoriser les liens entre les personnes dans la création et dans l'utilisation d’informations et de connaissances à travers le partage et la mise en réseau, grâce à des outils collaboratifs. Les axes de travail du groupe étaient : l’accès efficace à l'information et à la connaissance ; la capitalisation des projets et des recherches (Eureka – plateforme de gestion de documents) ; l’accès aux sources d'information (achats d'information Groupe) ; la préservation à long terme de l’information et de la connaissance ; l’appui à la maîtrise d’ouvrage de l'intranet R&D ; le développement des démarches collectives de production de connaissances (plateforme de veille Hermès) ; l’accompagnement des clients Hermès; l’appui au développement de réseaux de travail et de communautés de pratique.

Les activités du groupe étaient regroupées par projets et comptaient deux plateformes numériques, une destinée à la gestion électronique de documents (Eureka) et l’autre à la veille collaborative (Hermès). Le projet « Archivage Numérique Pérenne » avait pour objectif de mettre en place chez EDF R&D un aménagement et des moyens assurant la pérennisation des données nécessaires. Le projet MagIK (Management of Information and Knowledge) avait pour objectif la construction d'un système d'information EDF R&D plus performant, plus innovant, orienté information et connaissance, à partir des applications existantes (Eureka, Hermès, Intranet, Base Notes, Pareo, etc.). Ce projet a duré trois ans, de 2010 à 2012, et diverses études ont été réalisées, parmi lesquelles une étude d’opportunité sur le transfert de la plateforme Hermès en Open Source ; une étude sociologique sur les freins au

75 travail collaboratif en collaboration avec Université de Technologie de Troyes ; une étude benchmark sur les logiciels de veille collaborative existants sur le marché ; une étude pour connaitre une solution qui permette de mesurer la « collaboration numérique » notamment avec les échanges par mail. Au début de ce travail de recherche, nous avons pu participer aux réunions des deux dernières études.

Les deux outils numériques du groupe LInK avaient des équipes dédiées :

 L’équipe Eureka, responsable d’un système de gestion électronique de documents du même nom mis en place en 2006. L’outil Eureka permet de gérer, sous forme électronique, le cycle de vie d’un document (création, validation, publication, diffusion…), la recherche et la consultation des documents qui constituent le fonds patrimonial d’EDF R&D ;

 L’équipe Hermès, responsable du portail collaboratif de veille Hermès. Cette équipe a un rôle d’appui technique et méthodologique pour les utilisateurs du portail. Les activités de l’équipe seront détaillées postérieurement. En 2013, un changement d’organisation interne au sein du Direction Performance et Innovation impacte directement le groupe LinK.

2.1.1.2. Réorganisation et le lien de la veille à l’innovation

La structure du groupe LInK présentée ci-dessus a commencé à changer début 2013, quatre mois après le début de la recherche. Le changement a été effectif mi-2013, quand les projets gérés par le groupe LInK ont été relocalisés dans d’autres directions et filières de la R&D et que le groupe a cessé d’exister. Ce processus de réorganisation a concerné plusieurs équipes au sein de la Direction de la Performance et de l’Innovation. Il a été mis en place afin de rendre l’appartenance de chaque projet plus cohérent avec les expertises et objectifs de chaque groupe de travail. Après cette réorganisation, il n’existe plus un groupe identifié comme responsable de la gestion des connaissances et de l’information à la R&D, comme l’était le groupe LInK. L’équipe Eureka a été rattachée à la Direction Système d’Information, le projet « Archivage Numérique Pérenne » a été rattaché à l’Équipe Site (ancien Secrétariat Général), et l’équipe Hermès a été rattachée à la Délégation Innovation. Elle a été renommée équipe « Veille et Innovation ». Suite à cette réorganisation, la délégation Innovation comprend deux équipes : « Open Innovation » (OI) et « Veille et Innovation » (VI).

76 L’équipe « Open Innovation » est en charge des projets liés à l’innovation à la R&D. Ses activités comprennent l’établissement de partenariats avec des start-ups, le développement et la promotion d’initiatives et de projets innovants ainsi que le contact avec des entreprises en Amérique du Nord et en Asie. Même si l’intégration des activités entre les deux équipes de la Délégation Innovation n’a pas été, aussi rapidement souhaité, concrétisée dans projets ou des objectifs en communs, le lien entre la veille et l’innovation est justifié. L’équipe Veille Innovation a plutôt interprété ce nouveau rattachement comme une opportunité pour l’équipe, pour l’activité de veille et pour le portail Hermès.

2.1.2. L’équipe responsable par la veille collaborative et par Hermès : Équipe

Veille Innovation

Au cours de l’année 2013, des réunions ont été organisées entre les membres des deux équipes pour promouvoir la connaissance des membres, des actions et des projets réalisés par chacune des équipes, et pour permettre la construction d’un projet commun. Début 2014, certaines actions conjointes entre les deux équipes commencent à être lancées.

En dépit de la réorganisation, l’équipe « Veille et Innovation » a continué à participer à la réalisation d’études et de projets liés aux outils collaboratifs. L’équipe est reconnue au niveau du groupe EDF par son expertise sur des sujets liés à la collaboration et aux outils 2.0. En 2013, l’équipe a été invitée à réaliser avec la Direction de Ressources Humaines Groupe, une étude sur l’usage des outils collaboratifs disponibles. L’étude a duré six mois. L’étude a permis un panorama de l’utilisation faite par les salariés de diverses entités du groupe des outils collaboratifs disponibles. Les résultats, qui ont été confrontés avec des pratiques de collaboration numérique existantes dans d’autres entreprises similaires à EDF, ont été utilisés par la DSI Groupe pour la construction d’un projet de conduite du changement associé à l’arrivée prochaine sur les postes de travail d’une nouvelle suite bureautique (déploiement prévu entre 2014 et 2016).

À l’initiative de la Direction des Relations Institutionnelles (DRI) du groupe EDF, le projet « Appui à l’animation de la communauté Veille et Gestion des savoirs » a été proposé et initié fin 2013. L’équipe « Veille Innovation » a été invitée à participer au comité de pilotage. Ce projet a pour objectif de constituer un réseau de veilleurs et d’identifier les experts dans chaque domaine qui fait l’objet d’une veille. Une communauté a été créée sur le réseau social du groupe – Vivre EDF OnLine (VEOL). À travers la communauté, il est envisagé de favoriser le partage des outils, méthodes et pratiques autour de la veille. D’autres actions

77 comme la création d’un annuaire d’experts, l’organisation des rencontres sur la problématique de la veille, ainsi que la valorisation des experts sont des actions envisagées par le projet.

L’équipe Veille Innovation a été sollicitée par la DRI pour participer à ce projet en raison de leur expérience acquise et leurs compétences dans le domaine de la veille. L’équipe travaillera sur les trois axes du projet : création du contenu pour la communauté sur VEOL; accompagnement des contributeurs ; communication et valorisation de la démarche "Veille et gestion des savoirs". La participation à ce projet est vue par l’équipe Veille Innovation comme une opportunité pour augmenter la visibilité d’Hermès et de l’équipe. Elle a été aussi considérée comme une opportunité pour renforcer l’importance de l’activité de veille dans l’entreprise. La communauté a été ouverte sur VEOL en avril 2014 ; à son lancement, elle comptait 183 membres.

Dans ce travail, nous nous intéressons aussi bien au travail mené par l’équipe Hermès (Veille Innovation) qu’au fonctionnement et à l’usage du portail lui-même. Nous décrivons dans les paragraphes suivants, le projet Athéna qui est à l’origine d’Hermès, les caractéristiques techniques du portail, de l’organisation du contenu et du travail collaboratif. Les éléments présentés ont été récupérés à partir d’une recherche documentaire dans les archives du projet Athéna, sur l’ancien site de l’intranet R&D, sur le réseau social Vivre EDF Online, ainsi qu’à partir d’échanges informels avec des anciens participants du projet Athéna.

78