Caractéristiques techniques et les fonctionnalités d’Hermès

2.2.3.1. L’accès au portail

Hermès était présenté comme un outil de veille ouvert à tous les salariés du groupe EDF, notamment EDF SA et ERDF. Dans l’environnement numérique du groupe EDF, Hermès était disponible dans l’ancien site intranet d’EDF R&D. Au début de la recherche, Hermès disposait d’un espace propre sur l’intranet. Cet espace présentait la description de l’outil, ses fonctionnalités, et d’autres informations.

En novembre 2013, le réseau social VEOL a remplacé l’intranet groupe. Un lien direct vers Hermès figure dans la liste d’outils de la communauté Recherche & Développement. À partir d’avril 2014, dans la communauté « Veille et Gestion des savoirs », Hermès avait désormais

89 une page qui expliquait ses avantages et ses fonctionnalités. Pour se connecter à Hermès, les salariés s’identifient avec leur login et mot de passe, les mêmes que ceux utilisés pour accéder à l’ensemble d’applications informatiques EDF. Les modalités d’hébergement d’Hermès ne permettent pas à toutes filiales EDF d’y accéder. Cette restriction, sur laquelle l’équipe-projet n’est pas décisionnaire, est due à une politique SI du groupe EDF. Elle est mentionnée à plusieurs reprises par les utilisateurs qui ont besoin de coopérer avec les salariés des filiales.

2.2.3.2. Fonctionnement technique d’Hermès

Le logiciel Drupal est « un système de gestion de contenu (abrégé CMS en anglais) libre et open source. Un CMS est un logiciel qui permet de gérer le contenu d'un site Web. (…) Sa flexibilité lui permet de répondre à la très grande majorité des besoins du marché : site institutionnel, blog, annuaire, communautaire, marchand ou intranet »,³⁶ etc. Pour les finalités et les objectifs définis pour Hermès, les fonctionnalités choisies sont celles qui permettent l’organisation et la visualisation de l’information ainsi que sa valorisation par des démarches collaboratives.

Comme déjà mentionné, Hermès a été développé par les salariés du projet Athéna. En 2008, la maintenance et le développement des aspects techniques du portail ont été sous-traités à un prestataire spécialisé en Drupal. Un des membres de l’équipe Hermès est responsable du suivi des aspects liés au fonctionnement technique du portail et de l’appui technique des utilisateurs. Des dysfonctionnements ou des besoins identifiés soit par les utilisateurs soit par le responsable technique Hermès sont communiqués au prestataire en vue de leur réalisation.

Le principal inconvénient concerne le temps de réponse du prestataire à certaines demandes faites par l’équipe Hermès. Les allers-retours entre l’équipe Hermès et le prestataire peuvent ne pas respecter les délais prévus, notamment pour les développements plus importants comme la montée de version du logiciel (2013) et le développement de la nouvelle interface d’accueil (2014) (cf. infra). Ces retards peuvent avoir des impacts négatifs sur la perception de certains utilisateurs vis-à-vis de la crédibilité de l’équipe Hermès.

En plus du logiciel Drupal, l’agrégateur de contenu est un autre élément important du fonctionnement technique d’Hermès. Le contrat avec le fournisseur de contenu rend possible l’accès à un certain nombre de sources qu’il agrège (presse, web, blogs, forums, etc.). Sur

90 l’interface d’accès à l’information, l’équipe Hermès réalise les requêtes, génère les flux RSS qui sont après intégrés sur le portail Hermès. L’établissement du contrat avec le fournisseur de contenu a permis l’accès à un nombre de sources plus étendu que ce qu’il était possible de « câbler » auparavant. Il a aussi accru la stabilité technique du fonctionnement des flux.

L’équipe Hermès gère également le contrat avec un éditeur de revues et publications scientifiques et techniques. Au même titre que la base d’information presse et web, des requêtes Hermès peuvent interroger les bases de données de cet éditeur ; dans ce cas, les résultats de ces requêtes sont consultables via des flux RSS sur Hermès, et un lien renvoie vers l’article en texte intégral.

Figure 1- Écran d'accueil Hermès 2.2.3.3. Fonctionnalités

Thèmes

L’information sur Hermès est organisée en deux catégories principales : thèmes et flux d’information. Les thèmes peuvent être assimilés à des dossiers dans lesquels les flux d’information sont organisés. Certains thèmes contiennent des sous-thèmes. Ils concernent les grandes thématiques liées aux activités du groupe EDF, aux axes de recherche de la R&D, et ils peuvent être aussi créés à partir de demandes d’utilisateurs. Tous les thèmes sont accessibles à tous les utilisateurs d’Hermès.

91 Un flux d’information est le résultat d’une requête construite à partir de mots-clés fournis par le veilleur. Ces mots-clés sont combinés de façon à sélectionner dans la base du fournisseur d’information (agrégateurs de contenu) les informations pertinentes pour le veilleur (ou pour la communauté). Une fois les résultats validés par le(s) veilleur(s), le flux d’information est mis à disposition de tous les utilisateurs, organisé dans un thème, ou dans un sous-thème. Dans la mesure où des changements dans les sources d’information peuvent modifier les résultats des requêtes, l’équipe Hermès suit constamment les flux pour régler des problèmes éventuels. Toutes les démarches de construction de requêtes, de mise à disposition des flux et d’organisation des thèmes sont faites par l’équipe Hermès.

Abonnement

Pour faciliter l’accès au(x) thème(s) qui intéresse(nt) l’utilisateur, il peut utiliser la fonctionnalité d'abonnement. À partir de la liste qui présente la totalité des thèmes et sous-thèmes existants, l’utilisateur peut s’abonner à ce qui l’intéresse. Il retrouvera les sous-thèmes choisis dans la liste « Mes thèmes ». Dans chaque thème, l’utilisateur peut aussi décider de s’abonner aux flux qui l’intéressent. Ainsi, quand il clique sur un thème, il accède directement aux flux d’information choisis. L’abonnement est aussi disponible pour les fonctionnalités infolettres, wiki et paniers.

Billets

La fonctionnalité billet permet à l’utilisateur d’écrire un billet blog, un article court. Un billet publié fait apparaître le nom de son auteur ainsi que la date et l’heure de sa publication. L’auteur peut définir l’accès en lecture du billet selon trois niveaux : ouvert à tous les utilisateurs, restreint à des membres de communauté(s), ou restreint au propre auteur. Un billet contient du texte, mais, il est aussi possible d’y insérer une image, une vidéo, des liens, des pièces jointes.

Les lecteurs peuvent commenter les billets. Le nombre de vues d’un billet est affiché en bas de celui-ci. L’usage de tags (mots-clés) est prévu dans l’écriture du billet. Les billets doivent obligatoirement présenter des mots-clés. Ils permettent le regroupement de contenus identifiés par les mêmes mots-clés et ils serviront aussi à organiser les billets destinés à la publication d’une newsletter.

92 L’infolettre, ainsi nommée sur le portail Hermès, constitue une newsletter issue d’une démarche de veille. Ce livrable de veille est publié comme résultat de l’activité du (des) veilleur(s) avec une périodicité définie par eux. L’infolettre peut être conçue de façon automatique grâce à l’agrégation de billets réalisée à travers l’utilisation de mots-clés prédéfinis. La lettre est créée par l’équipe Hermès, à la demande de la communauté. Une formation courte est alors proposée au cours de laquelle sont paramétrés l’organisation de la mise en page, le choix des titres des rubriques, ainsi que la définition de l’accès en écriture et lecture. Les responsables de la publication peuvent ensuite changer ces critères, s’ils le souhaitent. Une fois rédigée, l’infolettre est publiée en format PDF. Sous ce format, l’infolettre est disponible sur Hermès où il est possible de retrouver l’historique de publication des lettres. Les responsables de la publication, en générale, la diffusent également par mail à leur liste de destinataires.

Wiki

Le wiki est une fonctionnalité caractéristique du web 2.0. Son fonctionnement sur Hermès suit le même principe que sur le web. Les wikis sont des espaces collaboratifs qui permettent à une communauté de veille de partager des informations, d’expliciter et co-construire de la connaissance. Une communauté qui souhaite créer un wiki doit contacter l’équipe Hermès. Après validation du besoin, l’équipe Hermès suggère l’existence d’un animateur du wiki qui sera responsable pour définir les accès en écriture et en lecture du wiki ou de chacune des pages.

Les mots-clés associés à chaque page permettent un mode d’organisation automatique en rubriques. L’éditeur du wiki permet l’insertion d’images, tables de matières, sommaires, liens et fichiers. Les veilleurs choisissent la façon dont l’information sera organisée dans le wiki. Tous les veilleurs avant accès en écriture au wiki peuvent modifier le contenu du wiki à tout moment. Les utilisateurs d’Hermès peuvent accéder à la liste de wikis existants et peuvent s’abonner à ceux qui les intéressent pour peu que les droits d’accès le permettent. Cette fonctionnalité est encore peu utilisée du fait de son positionnement qui reste à clarifier vis-à-vis d’autres outils proposés par l’entreprise.

Favoris

La fonctionnalité Favoris permet à l’utilisateur de garder la référence des pages Hermès ou des pages Web, qui pourront être consultées ultérieurement. Cette fonctionnalité permet aussi

93 de mémoriser des pages qui figurent comme résultats d’une recherche réalisée dans le portail. Les favoris sont personnels et ne peuvent pas être partagés avec d’autres utilisateurs.

Paniers

Les utilisateurs peuvent créer des paniers qui permettent la réalisation d’une sélection d’informations ou de billets. Il doit attribuer un nom au panier et en déterminer l’accès en lecture et écriture. L’utilisateur peut créer autant de paniers qu’il le souhaite, et dispose d’une interface de gestion de paniers qui lui est propre, ce qui lui permet modifier les droits d’accès, de supprimer ou encore de renommer ses paniers. Un panier créé par un expert, ouvert en lecture à tous, est un moyen de partager de l’information déjà sélectionnée.

Moteur de Recherche

Hermès propose un moteur de recherche. Il fonctionne à partir de l’usage de mots-clés, la recherche peut être réalisée dans l’intégralité des contenus du portail, ou restreinte aux billets, aux nouvelles, aux wikis, ou aux utilisateurs.

2.2.3.4. Évolutions techniques du portail

Pendant la recherche, Hermès est passé vers une version plus récente du logiciel Drupal. À l’occasion de l’actualisation de version d’Hermès, certaines actions ont été menées pour rendre le portail plus organisé et pour valider le bon fonctionnement des contenus disponibles. Ainsi, une maintenance globale des contenus des flux d’informations mis à disposition a été initiée, de même que l’archivage d’anciens numéros d’infolettres. Les modules wiki, paniers et favoris aussi ont été analysés, et quand c’était nécessaire, ils ont été archivés et supprimés du portail. Hermès est passé à la nouvelle version le 01/08/2013. Des dysfonctionnements ont été identifiés assez fréquemment par l’équipe Hermès, ou par des utilisateurs, et rapportés au prestataire technique, bien que ces dysfonctionnements n’empêchent pas l’utilisation du portail. En revanche, ils mobilisent une des ressources de l’équipe à temps plein.

Développement de nouvelles fonctionnalités

Comme nous avons déjà précisé, l’équipe Hermès est ouverte aux échanges avec les utilisateurs et aux possibilités de changements dans le portail. En exemple de cette ouverture, l’équipe Hermès a été contactée par une communauté de veilleurs d’un département de recherche d’EDF R&D (septembre 2013). Cette communauté envisageait d’intégrer Hermès sur d’autres applications qu’ils utilisaient dans leur activité de veille. L’idée était de disposer

94 d’une interface de consultation d’actualités de type « NetVibes³⁷ ». Suite à des échanges avec l’équipe Hermès, cette communauté a décidé d’intégrer les développements souhaités directement sur le portail.

Une autre évolution souhaitée consiste un centre de notification sur Hermès qui permet à l’utilisateur de paramétrer des alertes mails (push-mail) concernant les nouvelles et les billets. La nouvelle interface a été mise en ligne en avril 2014. Cette demande volontaire de ce département de recherche a été vue comme une opportunité par l’équipe Hermès pour proposer aux utilisateurs de nouvelles fonctionnalités. Le développement a été financé par le département de recherche, mais les fonctionnalités sont ouvertes à tous les utilisateurs d’Hermès.