Une démarche centrée sur une vision gouvernée du fonctionnement de l’organisation

Les personnes-clé de la recherche de la performance des projets doivent avoir une vision « gouvernée » du fonctionnement de l’organisation tel qu’elle est définie dans les concepts.

12.3.2 Les concepts

- Le concept générique de « système de management élargi » est utile pour rechercher une solution pour une problématique avec une vision système. C’est l’ensemble des éléments organisés qui permettent d’accomplir une finalité. Théoriquement, il est possible de conceptualiser un système de management pour toute finalité qu’une organisation veut mieux gérer. Les éléments du système de management peuvent être séparés en trois catégories : culture, stratégie de management, structure et processus. Il peut être représenté par un iceberg (voir figure 12.1). Celui-ci met en évidence que ce qui peut être facilement analysé n’est qu’une partie des éléments à prendre en compte. Comme pour tout système complexe, toute modélisation ou description est forcément partielle.

La conceptualisation d’un système de management élargie suppose une volonté de gouvernance (amélioration ou maintenance) de la finalité. Aussi, cela suppose un pilotage avec un pilote chargé de se développer une représentation cognitive des interactions des éléments qui conduisent à la finalité. Cette représentation cognitive est basée sur des représentations documentées, elle est à la base des actions ou des actes de coordination du pilote. Il convient aussi d’attribuer un rôle de représentant de la direction de l’organisation pour les décisions qui dépassent la responsabilité d’un pilote.

Pour l’organisation, il s’agit d’évaluer les impacts de la culture de l’organisation pour la finalité, mettre en place la stratégie de management appropriée (moyens, compétence du pilote, effort de direction), ensuite il est possible de définir les « structure et processus » envisageables.

Figure 12.1 – L’iceberg systémique, représentation d’un système de management élargi

- Le système de gouvernance orientée projets (POGS) contient tous les éléments ayant un impact sur l’apport de performance des projets à l’organisation quelle que soit leur nature. Ce système contient toutes sortes d’éléments : la stratégie, la structure, les processus, la culture, le style de management. Il s’agit d’un système de management élargi au sens du précédent concept. Ce système est complexe. Il a été choisi car la théorie de l’organisation a confirmé ce que l’état de l’art avec mis en évidence : les structures possibles sont intimement liés avec les deux autres catégories d’éléments, aussi il convient de considérer les trois catégories d’éléments en même temps.

Le système POGS considère que les projets sont des boîtes « translucides ». Il a pour fonction de créer, réguler et soutenir chaque projet.

Le système évolue :

- à cause des décisions et des actions des personnes impliquées dans les projets (auto-organisation), - à cause des changements dans la structure ou les processus de l’organisation,

- Un méta-modèle pour aider le pilote à modéliser le système POGS est l’outil utile pour améliorer la performance dans la durée. Il est destiné à aider le pilote du POGS à se construire une représentation cognitive du fonctionnement de l’organisation sur les aspects qui contribuent à l’apport de performance et à contribuer aux améliorations du système POGS (voir la partie gauche de la figure 12.2). Le pilote du POGS pourra de nouveau réutiliser le modèle conceptuel pour formaliser, rendre conscients ou faire évoluer les éléments formels (hard) et les éléments intangibles (soft). Il utilisera, en particulier le modèle pour faire évoluer, sur les aspects nécessaires, les représentations des membres de l’organisation concernée (voir la partie droite de la figure 12.2).

Figure 12.2 – Le principe d’utilisation du modèle conceptuel

- La vision « maîtrisée »/la vision « gouvernée » du fonctionnement de l’organisation. Il s’agit de deux manières de voir le fonctionnement de l’organisation.

Dans la représentation en « fonctionnement maîtrisé », la performance est acquise parce que les individus agissent conformément aux processus et les processus sont pertinents.

Dans la représentation en « fonctionnement gouverné », la performance est acquise parce que les individus agissent au mieux de ce qu’ils conçoivent être l’intérêt de l’organisation, dans le cadre qui leur est fixé et que ce cadre est pertinent.

La description de l’organisation en processus est compatible avec les deux représentations. Cependant dans la première représentation les processus sont considérés comme une finalité à réaliser ; dans la deuxième représentation comme un cadre dans lequel les individus utilisent leur compétence pour agir dans l’intérêt de l’organisation.

– Le projet pour cette thèse

Un projet est un ensemble d’activités coordonnées par un chef de projet faisant intervenir plusieurs personnes et mis en place spécifiquement et temporairement dans le but d’atteindre une finalité. C’est l’existence d’un chef de projet qui définit un projet dans le sens de cette thèse.

- Les objectifs du projet

Dans cette thèse, les objectifs du projet sont les objectifs qui sont donnés par l’organisation au chef de projet. Ils doivent être évaluables peu de temps après la fin du projet.

- Le cadre d’un projet

Le cadre du projet contient tous les éléments qui aident le chef de projet à comprendre la finalité du projet, ses objectifs, le contexte de la définition des objectifs, et les limites du champ d’action du projet. Il concerne les objectifs, les enjeux et les contraintes du projet. Le cadre du projet contient des éléments tacites ou explicites, génériques ou propres au projet. La partie explicite est résumée dans un document appelé ici « document de cadrage ». Les pratiques usuelles tacites et valeurs collectives sont en particulier : les habitudes de l’organisation en termes de communication, la manière de régler les désaccords, la valorisation de la construction collective de solutions, le droit à l’erreur dans l’encadrement, le respect des rôles indépendamment du niveau hiérarchique.

- Le suivi du projet

Le suivi du projet concerne la mise en place et le suivi des représentations de l’état du projet. Ces représentations sont en partie documentées et en partie cognitives. La représentation sur laquelle s’articulent toutes les décisions est la représentation cognitive développée par le chef de projet.

- La différentiation entre la maîtrise du projet/La réussite du projet/La performance du projet

Ces trois concepts sont complémentaires pour décrire les résultats du travail de l’équipe projet en général et du chef de projet en particulier.

- La maîtrise d’un projet est la capacité à connaître et prévoir l’état du projet,

- La réussite d’un projet est l’atteinte par un chef de projet des objectifs de son projet,

- La performance d’un projet est la perception de la direction d’une organisation de l’apport du projet par rapport à son coût.

12.3.3 Les domaines de progression

Les domaines de progression sont formés des problématiques et sous-problématiques qu’il convient de parcourir de manière équilibrée. Pour chacun de ces domaines, les personnes concernées vont chercher le bon équilibre entre l’énergie dépensée et la finalité recherchée. Le pilote va veiller à l’équilibre des moyens entre les domaines en fonction de l’enjeu de chaque domaine pour les projets.