France compétences dispose de ressources insuffisantes pour déployer les systèmes d’informations nécessaires à la mise en œuvre de ses missions

2.3.2.1. France compétences s’appuie sur une direction des systèmes d’informations encore embryonnaire

Au quotidien, les enjeux relatifs aux systèmes d’informations (SI) relèvent de la direction des systèmes d’information (DSI). Cette direction rassemble 6,5 ETP en incluant les fonctions supports en charge de la maintenance du SI de l’établissement. La DSI comprend un responsable, un directeur de projet, un chef de projet, un ingénieur SI (ayant une fonction de chef de projet), deux techniciens et un apprenti. Au total, les ressources consacrées aux SI représentent moins de 10% des ETP de France compétences. La mission note que cette relative faiblesse en la matière procède directement du fait que parmi les entités ayant contribué à la naissance de France compétences, seul le FPSPP disposait d’un service « Système d’information » dédié.

Au total, France compétences s’appuie sur une direction des systèmes d’informations encore embryonnaire. La DSI dispose de peu d’agents disposant de compétences en matière de gestion et pilotage de projets. Elle ne comprend qu’un directeur de projet et deux chefs de projets ; cela signifie que, selon le schéma directeur des systèmes d’information de France compétences, l’établissement est capable d’assurer au quotidien le pilotage de deux projets SI d’envergure (regroupant l’élaboration et le déploiement d’un nouveau logiciel) et de six à huit projets de taille moyenne. La mission note, en outre, que l’insuffisance relative de fonction de pilotage et de suivi de projets SI coïncide avec une perte de compétence et d’expertise (notamment dans la relation et les remontées d’informations des Opca) du FPSPP puisque le directeur des SI du FPSPP n’a pas rejoint le nouvel établissement public.

2.3.2.2. Multiples, les enjeux en matière de SI consistent à capitaliser sur des outils et bases de données déjà existantes, à adapter des systèmes d’informations et à développer de nouveaux systèmes

D’abord, France compétences bénéficie de l’appui de la DGEFP dans le domaine des systèmes d’informations à double titre. D’une part, les travaux relatifs à la fixation des niveaux de prise en charge des contrats d’apprentissage ont été initiés par la DGEFP à l’aide de ses propres outils informatiques. D’autre part, la DGEFP ainsi que la DARES fournissent à France compétences des données statistiques (évolution du nombre de contrats, taux de recours au CPF…) permettant à l’établissement d’assurer ses missions d’observations et d’évaluation.

Ensuite, résultant de la fusion d’organismes et d’instances préexistants, France compétences a hérité de leurs systèmes d’informations qu’il convient aujourd’hui d’adapter aux nouvelles missions. Le patrimoine SI dont a hérité l’établissement recouvre cinq systèmes d’informations essentiellement issus du FPSPP :

 une plateforme de collecte de données auprès des partenaires (dénommé Karoussel et provenant du FPSPP) ;

 un système informatique assurant la répartition des financements et la péréquation (hérité du FPSPP) ;

 un extranet assurant la gestion des appels à projet (hérité du FPSPP) ;

 des outils de gestion des fonctions support (notamment de comptabilité et de ressources humaines et hérité du FPSPP) ;

 un outil d’enregistrement des certifications professionnelles (hérité du CNCP).

Ces divers besoins d’harmonisation et d’adaptation du système d’informations sont inévitables dans les situations de fusion d’entités et représentent, en général selon la direction interministérielle du numérique, près de 50% des efforts de la direction des systèmes d’information dans les deux années qui suivent la fusion.

Enfin, France compétences doit développer de nouveaux systèmes d’informations pour pouvoir assurer ses missions. Parmi les priorités figure la mise en place d’un logiciel « Projet entrepôt des données » permettant aux CFA de faire remonter les informations de comptabilité analytique à France compétences ; cet outil doit permettre à France compétences d’assurer son rôle de régulateur des prix en contrôlant les coûts réels des formations d’apprentissage dispensées dans les CFA. L’établissement doit également développer des projets SI touchant davantage à la constitution de plates-formes permettant la passation de marchés publics à l’instar du projet « CEP ».

Le schéma directeur des systèmes d’informations (SDSI) 2019-2022 formalise la stratégie poursuivie en la matière par France compétences. Adopté par le conseil d’administration, le SDSI recense au total une quinzaine de projets SI (dont six projets d’envergure, quatre de taille moyenne et une dizaine de plus petite taille) à mener sur la période 2019-2022. Le SDSI témoigne d’un effort de recension de l’ensemble des besoins SI sur l’ensemble du spectre des métiers de France compétences (régulation, certification…). Au total, les montants cumulés sont supérieurs à 10 M€ soit près de 15% du budget de fonctionnement et d’investissement de France compétences¹⁹. Le tableau 8 énumère ces projets.

19 En supposant que le budget de fonctionnement et d’investissement de l’établissement reste stable au niveau de 20,5 M € (budget adopté par le CA en 2019).

Tableau 8 : Calendrier des projets informatiques de France compétences

Projet Budget estimatif quadriennal en

K€

Projet « Référentiel entreprises » 1 000

Projet « Pilotage CEP » et accrochage AGORA 1 270

Projet « plateforme CertificationPro » 1 500

SI CPIR 2 100

Projet « SI Médiation » 2 options 180

Projet « Répartition collecte »

Projets « Entrepôt, Collecte, partage & stats» 3 240

Projet « Site public certificationprofessionnelle.fr » 100

Projet « Site institutionnel francecompetences.fr » 570

Projet « SI Finances » 200

Projet « Portail collaboratif » 330

Projets « Hébergement-Infogérance » et sécurité

Besoins et Projet à identifier pour le backoffice de la régulation. 300 Projet à identifier pour assurer le pilotage des marchés et

conventions 50

Projet à identifier pour outiller le pilotage de l’établissement Source : Mission d’après le SDSI de France compétences.

La mission note que le SDSI gagnerait à préciser davantage les modalités de déploiement opérationnel des projets SI recensés. D’une part, il apparaît que le SDSI identifie les besoins SI et les projets associés mais ne définit pas de plan opérationnel de mise en œuvre des projets en attribuant leur déploiement à des agents donnés de la DSI. D’autre part, l’exercice de chiffrage budgétaire des projets pourrait être affiné en précisant la nature des actions - élaboration, maintenance, adaptation, mise à jour d’un SI - associées aux coûts présentés. Enfin, en lien avec les analyses réalisées par la DINUM, la mission note que le SDSI n’identifie pas nécessairement l’ensemble des obstacles techniques associés aux projets SI de type « dites-le nous en une fois » au regard de la faible maturité technique des acteurs (CFA, Opco, France compétences) et des difficultés d’interconnexion de leur SI respectif.

2.3.2.3. L’élaboration et le déploiement des projets SI supposent que France compétences s’appuie sur des ressources supplémentaires et priorise davantage ses projets informatiques

La mission préconise que France compétences continue à recourir aux prestataires extérieurs ce qui suppose, au risque d’une sur-dépendance à ces derniers, que l’établissement soit dotée d’une capacité de pilotage et de contre-expertise de haut niveau, en particulier pour le projet de collecte des données des CFA.

Or, il apparaît qu’avec deux chefs de projet²⁰, l’établissement n’est pas en pleine capacité de pouvoir assurer le suivi et la gestion de la quinzaine de projets identifiés, et ce, d’autant plus que le SDSI prévoit un déploiement simultané d’un grand nombre de projets (jusqu’à huit au cours du premier semestre 2020). En tout état de cause, l’adéquation entre les projets et les ressources humaines SI fait donc apparaître un besoin à long terme d’1,5 ETP à temps plein. En outre, pour répondre aux enjeux opérationnels du déploiement des projets SI, la mission préconise que France compétences priorise davantage les projets informatiques : en particulier, la construction de la plate-forme permettant aux CFA de transmettre les données de comptabilité analytique à France compétences est essentielle pour que l’établissement joue son rôle de régulation. Par ailleurs, la mission recommande que la Direction interministérielle du numérique (DINUM) appuie France compétences dans la phase d’élaboration du cahier des charges et la phase de pilotage de la construction des systèmes d’informations y compris en lien avec les prestataires extérieurs.

Proposition n° 3 : Renforcer la capacité de France compétences à déployer les systèmes d’information prioritaires à l’accomplissement de ses missions.

D’une part, la mission préconise de :

 prioriser davantage les projets en mettant notamment l’accent sur la plate-forme de collecte des données de comptabilité analytique des CFA ;

 envisager le recrutement d’un chef de projet, contractuel de haut niveau pour renforcer la capacité de pilotage de l’établissement ;

 préciser davantage les modalités opérationnelles de mise en œuvre des projets SI en identifiant les ressources humaines associés à chaque projet.

D’autre part, la mission encourage France compétences à s’appuyer, en tant que de besoin, sur l’ensemble de l’offre de services et d’expertise de la DINUM :

 partage de bonnes pratiques avec France compétences en matière de contre-expertise d’un cahier des charges, de suivi opérationnel d’un prestataire ;

 expertise technique d’un projet SI donné ;

 accès au marché interministériel des prestataires passé par la DINUM.

2.3.3. L’absorption de Centre inffo par France compétences constitue également à court