B. Les attributions de l'administrateur
2. Les compétences de l'administrateur
Sur le plan interne, l'administrateur assume une série d'obligations qui relè-vent tout d'abord de la loi ou de décisions spécifiques, mais qui peurelè-vent également figurer dans le règlement de la PPE. Dans le cadre de ses compé-tences administratives, en tant qu'organe exécutif, l'administrateur met en œuvre les décisions prises par l'assemblée156. Conformément à l'art. 712s al. 1 CC, l'administrateur exécute tous les actes d'administration commune,
raison d'un pourcentage de la valeur à neuf d'assurance incendie de l'immeuble selon le barème suivant:
Les débours (ports, téléphones, fax, timbres, etc.) sont facturés forfaitairement à raison de 0,15 %o de la valeur à neuf d'assurance incendie de l'immeuble.
d. SVIT L'Association suisse des courtiers en immeubles (SVIT) a établi le tarif sui-vant:
1. Pour les appartements d'habitation
jusqu'à 12 unités de PPE: 500 fr. par an et par unité, mais au moins 2'000 fr., de 13 à 25 unités de PPE: 450 fr. par an et par unité,
de 26 à 50 unités de PPE: 400 fr. par an et par unité, 51 unités de PPE et plus: 350 fr. par an et par unité.
II. Pour les commerces, ateliers et locaux industriels:
jusqu'à 12 unités de PPE: 1,2% de la valeur d'assurance indexée du bâtiment, dès 13 unités de PPE: 1,0% de la valeur d'assurance indexée du bâtiment, ainsi que 3% des factures supplémentaires pour frais de chauffage et frais annexes (PORTNERI PORTNER, p. 58).
e. Zurich L'Association des régies immobilières zurichoises a édité des tions en matière d'honoraires. S'agissant de l'administration de PPE, ces recommanda-tions prévoient un honoraire de base (entre 2000 fr. et 3000 fr.), ainsi qu'un honoraire par unité d'étage inférieure à 150m2 (entre 400 fr. et 600 fr.) (VZI, Honorarempfehlungen, Zurich 1998).
!56 REY, n. 362; MEIER-HAYOZ/REY, n. 13 ad art. 712q et n. 4 ad art. 712s.
LES ATTRIBUTIONS RESPECTIVES DES ORGANES DE LA PPE
conformément aux dispositions de la loi et du règlement ainsi qu'aux déci-sions de l'assemblée des copropriétaires; il prend de son propre chef toutes les mesures urgentes requises pour empêcher ou réparer un dommage157• a. Dans le cadre de ses fonctions administratives158 , l'administrateur convoque et préside l'assemblée (art. 712n al. 1 CC) et tient le procès-verbal des décisions prises qu'il conserve (art. 712n al. 2 CC). Il communique les renseignements nécessaires aux propriétaires de PPE et assure leur droit de regard sur les biens et documents de la PPE159. Il prend les mesures visant à assurer l'entretien du bâtiment (nettoyage, entretien du jardin). Générale-ment, il désigne, instruit et surveille le concierge et ses aides; il gère la location éventuelle de certaines parties communes et signe les éventuels
157 Genève Selon la Société des régisseurs de Genève, le mandat de base pour la gérance de l'immeuble en copropriété ou en PPE comprend les services suivants:
a. veiller à la conservation de l'immeuble en faisant exécuter les travaux courants de peu d'importance et prendre toutes les mesures urgentes requises pour préserver l'im-meuble d'un dommage imminent ou s'aggravant;
b. faire exécuter les travaux décidés par l'assemblée des copropriétaires;
c. veiller au bon fonctionnement des services généraux qui existent dans le bâtiment, tels que le chauffage, l'eau chaude, la climatisation, l'éclairage, les ascenseurs;
d. faire observer les statuts, le règlement d'administration et d'utilisation, ainsi que tous les autres règlements ou injonctions; les tenir à jour et déposer leurs modifica-tions auprès des organes officiels;
e. nommer le concierge et, le cas échéant, les autres personnes affectées au service de l'immeuble; déterminer et contrôler leurs fonctions; fixer leur rémunération;
f. conclure tous les contrats d'entretien et d'assurances relatifs à l'ensemble de l'im-meuble;
g. conclure tous les contrats de location éventuels de certaines parties communes et en assumer la gestion;
h. procéder au règlement des frais et à l'encaissement des produits;
i. préparer l'assemblée des copropriétaires et assurer sa convocation;
j. préparer le rapport de gestion, les comptes de l'exercice écoulé et le budget de l' exer-cice en cours;
k. répartir les charges, frais communs et produits entre tous les copropriétaires; faire parvenir à chacun d'eux ses décomptes annuels;
l. recouvrer à l'amiable les acomptes et soldes des charges dues par les copropriétaires.
(SRG, Prestations des membres, Genève 2001, p. 7, n. 2.3.).
Zurich A Zurich, la HEV, la SVIT (section de Zurich) et la VZI ont préparé un contrat type de gestion (Verwaltungsvertrag für Stockwerkeigentum), avec des conditions gé-nérales (Allgemeine Bedingungen zum Verwaltungsvertrag für Stockwerkeigentum), décrivant notamment les prestations de l'administrateur (Zurich 1999).
158 MEIER-HAYOziREY, n. 23 ad art. 712s; K. MÜLLER, p. 129 ss; WERMELINGER, n. 24 ss ad art. 712s.
159 Tribunal du district de Pfaffikon, du 30 août 1989.
FRANÇOIS VourLLoz
contrats160. La réparation urgente d'une conduite ou les relations avec un jardinier ou un concierge entrent notamment dans cette catégorie. Le droit de 1' administrateur prime celui accordé aux copropriétaires qui ne peuvent agir que si 1' administrateur ne peut ou ne veut agir. Tel est par exemple le cas lorsque le chauffage tombe en panne en période hivernale et que l' admi-nistrateur est en vacances. En effet, selon l'art. 64 7 al. 2 ch. 2 CC, le règle-ment ne peut supprimer ou limiter le droit de chaque copropriétaire de pren-dre lui-même, aux frais des copropriétaires, les mesures urgentes requises pour préserver la chose d'un dommage imminent ou s'aggravant. Dans la mesure où le permettent le règlement et/ou le contrat, l'administrateur peut s'assurer 1' aide d'auxiliaires 161.
b. Dans le cadre de ses compétences financières, 1' administrateur est notamment chargé de tenir la comptabilité de la PPE, de comptabiliser et de répartir les frais et charges communs, d'encaisser et de gérer le montant des contributions et, le cas échéant, de procéder au recouvrement des montants impayés (art. 712s al. 2 CC)162.
La loi ne contient pas de dispositions précises sur les exigences comp-tables formelles auxquelles est soumis l'administrateur de la PPE. En parti-culier, les règles des art. 957 ss CO, sur la comptabilité commerciale, ne sont pas applicables, l'administrateur n'étant pas un organe d'une personne rn male 163. Dès lms, le Cûntrat d'administrateur devra faire état des exigen-ces comptables précises. De toute façon, 1' administrateur doit à tout le moins établü·164:
le compte de pertes et profits,
le tableau de répartition entre copropriétaires des frais et charges com-muns,
le décompte détaillé des frais et charges pour chaque copropriétaire, le bilan, ainsi que
le budget du prochain exercice.
160 REY, n. 372 ss; MEIER-HAYOziREY, n. 37 ss ad art. 712s; K. MÜLLER, p. 95 ss.
161 K. MÜLLER, p. 105 ss.
162 REY, n. 377; MEIER-HAYOZ/REY, n. 43 ss ad art. 712s; K. MÜLLER, p. 122 ss;
WERMELINGER, n. 29 ss ad art. 712s.
163 MEIER-HAYOz!REY, n. 44 ad art. 712s.
164 VOUILLOZ, ECS 4/2002, p. 350 s., n. 4. Pour des exemples des documents à établir:
Guide de la PPE, n. 9.1.; K. MüLLER, p. 189 ss.
LES ATTRIBUTIONS RESPECTIVES DES ORGANES DE LA PPE
Les devoirs de l'administrateur en matière financière- dont 1' établissement correct des décomptes de chauffage et d'eau chaude ont une importance particulière. L'établissement de décomptes incorrects constitue un juste motif pour une révocation judiciaire de l' administrateur165. L'administrateur ne peut non plus placer les avoirs de la communauté dans des investissements spéculatifs166. Il doit placer ces avoirs sur un compte propre à la commu-nauté et non sur un compte à son nom.
c. Garant de la bonne gestion, mais également de la bonne entente au sein de la copropriété, l'administrateur dispose d'un pouvoir de police et exerce une fonction de contrôle167. Il veille à ce qu'aucun copropriétaire n'outre-passe ses compétences dans l'utilisation de son unité d'étage et la jouis-sance des parties communes. En effet, conformément à l'art. 712s al. 3 CC, il veille à ce que, dans l'exercice des droits exclusifs et dans l'utilisation des parties et installations communes du bien-fonds et du bâtiment, la loi, le règlement de la communauté et le règlement de maison soient observés168.
Le devoir d'intervention de l'administrateur peut notamment concerner le copropriétaire qui manque d'égard vis-à-vis des voisins en faisant du bruit, utilise de manière abusive la buanderie, au mépris du règlement de maison, ou entrepose des objets dans la cage d'escalier169. Il procède, par exemple, aux avertissements d'usage, prononce les condamnations à une éventuelle amende conventionnelle prévue par le règlement, ou s'adresse au juge en procédure sommaire 170.