Cas n°3 : marché MOP de la Ville de Nîmes :
VISA = 123 144,57 € HT DET = 383 116,45 € HT
3.2 Retour d’expérience de la pratique de la loi MOP à l’ESID de Lyon
Ce retour d’expérience est issu de l’ensemble des pôles de conduite d’opérations de l’ESID de Lyon qui ont alimenté le groupe de travail Rhône-Alpes SCORPION et le Service Achats de l’Infrastructure avec des cas concrets15 qui permettent de faire évoluer la pratique de la loi MOP à l’ESID de Lyon vers une démarche gagnant/gagnant entre le maître d’œuvre privé et le maître d’ouvrage.
La première partie de ce retour d’expérience concerne les pièces administratives des premiers marchés de maîtrise d’œuvre privée qui a conduit à la rédaction par le Service Achats de l’Infrastructure d’un marché type de MOP.
15 Le lecteur se reportera également en annexe n°4 du mémoire. Cette annexe illustre de manière factuelle les
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Constat effectué Proposition d’amélioration16 Conséquences
Avis d’appel public à la concurrence (AAPC)
Très grand nombre de dossiers de candidatures pour des marchés de maîtrise d’œuvre privée rendant l’analyse très longue et fastidieuse (par ex. : 54 dossiers reçus pour la réhabilitation du mess de la BA 125 d’Istres).
Ajout de critères de limitation du nombre de candidats : 1/ - Lettre de candidature (de motivation) à rendre obligatoire. 2/ - Limiter le nombre de candidatures ayant un cotraitant en commun (art. 45-V du Décret n°2016-36017)
Ceci est valable uniquement en appel d’offres pour une réhabilitation et non en concours.
Rédaction précise de l’AAPC (limitation du nombre de candidatures).
Limiter le temps d’étude des candidatures en demandant des références pertinentes de réalisations pour les membres des groupements de maîtrise d’œuvre.
Limiter le nombre de références des membres d’un groupement à 3 ou 5 selon la complexité de l’opération.
Imposer que ce soient des références d’opérations menées à termes avec les coordonnées du maître d’ouvrage concerné.
Ne plus étudier les références vieilles de plus de 5 ans.
Rédaction précise de l’AAPC (limitation du nombre de références à présenter).
Acte d’engagement (AE)
Problèmes récurrents liés aux moyens humains des
maîtres d’œuvre privés en phase de travaux. Ajouter un paragraphe avec la liste nominative des personnes affectées à l’opération, leur(s) fonction(s) et leur suppléant.
A l’instar des marchés CT ou SPS, prévoir un tableau nominatif pour chaque élément de mission de maîtrise d’œuvre (DET notamment).
Etre transparent vis-à-vis d’un maître d’œuvre privé sur les délais de validation parfois longs du maître d’ouvrage.
Intégrer les délais de relecture et de validation par le MOU et les
organismes extérieurs (CT, CSSI, CSPS…) dans le délai global. Le délai global est fourni à titre indicatif (à bien préciser cependant).
16 Propositions formulées à l’issue de la réflexion des Pôles de Conduite d’Opérations et du Service Achats
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Décret n° 2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics - Sous-section 2 - Groupements d’opérateurs économiques
Article 45 - V. – L’avis d’appel public à la concurrence ou le règlement de la consultation peut interdire aux candidats de présenter pour le marché public ou certains de ses lots plusieurs offres en agissant à la fois :
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Constat effectué Proposition d’amélioration (*) Conséquences
Cahier des Clauses Administratives Particulières (CCAP)
1 – Paragraphe « pénalités » à ajouter ou compléter suite aux remontées d’informations des pôles de conduite d’opération (cas concrets rencontrés).
Pénalité générique journalière pour absence de réponse à une demande du MOU, pour retard dans la transmission d’un document imposé par le CCAG Travaux.
Pénalité journalière au-delà de 5 jours calendaires pour viser un projet de décompte mensuel.
Pénalité journalière au-delà de 15 jours calendaires d’examen d’un mémoire de réclamation à compter de la date de réception par le maître d’œuvre privé. Pénalité forfaitaire pour non-invitation du RPA aux OPR, pour absence de réunions prévues au marché.
Pénalité forfaitaire au-delà de 2 jours de retard après la réunion pour envoi du compte-rendu de réunion.
Pénalité journalière au-delà de 3 jours de retard dans le traitement d’un dossier de sous-traitance (compris analyse des références, qualifications, certifications QUALIBAT… des entreprises).
Pénalité journalière au-delà de 5 jours ouvrables pour retard de réponse faite par le maître d’œuvre privé au MOU à une question posée par un candidat en phase consultation.
Pénalité pour non-respect de la clause du CCTP de maîtrise d’œuvre privée imposant au minimum une visite de chantier hebdomadaire en plus de la réunion de chantier.
Si le maître d’œuvre privé possède la mission OPC, prévoir une pénalité journalière pour non remise du calendrier détaillé d’exécution.
Si l’ESID n’arrive pas à liquider les projets de décomptes selon le délai des 20 jours, l’État se retrouve à devoir payer des intérêts moratoires pour des retards de paiement qui ne sont pas de son fait.
Envoi du compte-rendu par ordre de service. Le délai d’agrément d’un sous-traitant est de
21 jours. Si le MOP perd du temps, il y aura
agrément tacite du RPA. Concerne la mission ACT.
Préciser dans le CCTP de maîtrise d’œuvre privée qu’un petit compte-rendu supplémentaire est attendu et quel est son contenu minimal.
Valable pour le calendrier initial et les ajustements apportés suite aux réunions de chantier.
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Constat effectué Proposition d’amélioration (*) Conséquences
Cahier des Clauses Administratives Particulières (CCAP) – suite
2 – Cas rencontrés où le maître d’œuvre privé demande une rémunération complémentaire en cas d’arrêt de chantier (rédaction des constats contradictoires d’arrêt et de reprise…).
Un arrêt de chantier fait partie de la vie courante et le maître d’œuvre privé ne peut prétendre à une rémunération complémentaire ou à un ajournement de son marché de maîtrise d’œuvre privé.
Indiquer que les constats contradictoires, les réunions d’arrêt et de reprise des travaux font partie intégrante de la rémunération du MOP en phase DET.
Préciser clairement qu’au cours de la phase DET : « Le maître
d’œuvre privé ne peut prétendre à une rémunération complémentaire pour la gestion des arrêts de chantier. »
3 – Cas rencontrés où le maître d’œuvre privé ne réclame pas le décompte général définitif aux entreprises ayant réalisé les travaux.
Sur le plan comptable, l’ESID de Lyon ne peut pas solder les marchés de travaux.
Moyen de coercition : ne payer que 85% de la phase AOR en fin de travaux et ne libérer les 15% restants qu’au moment où le décompte général de l’ensemble des travaux sera remis au RPA.
Définir clairement le contenu de la mission AOR en prenant en compte la notion de délai (GPA, traitement des mémoires donc attente des retours de tous les DGD des entreprises).
Préciser clairement qu’au cours de la phase AOR : « Le maître
d’œuvre privé doit se mettre en quête du décompte général de chaque lot dès la fin des travaux ».
4 – Comment « arrêter » ou « ajourner » le marché du maître d’œuvre privé (valable pour les marchés de Contrôle Technique, Sécurité et Protection de la Santé, Assistance à Maîtrise d’Ouvrage…) lorsqu’il est dans une phase en cours, sachant que ni la loi MOP, ni le CCAG Prestations Intellectuelles ne prévoient la situation ?
Mettre une clause dans le CCAP qui prévoit la situation d’ajournement ou d’interruption des marchés de travaux assortie d’un montant éventuel d’indemnité (% à définir) sur les missions de maîtrise d’œuvre non encore effectuées ; ou préciser qu’il n’y aura pas d’indemnité, ou bien les 2 en fonction des raisons de l’ajournement, des montants des missions du maître d’œuvre privé....
Etre le plus précis possible pour ne pas engendrer de conflit entre le maître d’ouvrage et le maître d’œuvre privé. Si une opération est arrêtée en cours de travaux, ou bien en cours de phase conception, la mission de maîtrise d’œuvre privée doit clairement envisager tous les cas sous peine que le maître d’œuvre privé demande des comptes au maître d’ouvrage.
Règlement de la consultation (RC)
1 – Problèmes récurrents liés aux moyens humains des maîtres d’œuvre privés en phase de travaux (mission DET notamment).
La mission de maîtrise d’œuvre DET doit être confiée à une personne ayant de l’expérience dans la conduite de chantier.
Il faut alors bien préciser dans le RC les qualifications imposées aux personnes qui seront nommées dans l’Acte d’engagement (AE) du marché de maîtrise d’œuvre privée pour assurer la conduite du chantier.
Ajouter dans l’Acte d’Engagement un cadre particulier pour la mission DET avec obligation d’indiquer les coordonnées de la personne chargée du suivi du chantier.
Il s’agira d’un engagement nominatif comme pour un contrôleur technique ou un coordonateur SPS.
2/ - Comment détecter dès la remise des offres si un maître d’œuvre privé a pensé son opération jusqu’à la livraison ?
Demander avec l’offre la remise d’un calendrier prévisionnel avec des points d’arrêts, la livraison de locaux témoins…
Joindre une trame de mémoire technique pour les opérations de réhabilitation qui ne peuvent faire l’objet d’un concours. L’idée d’une trame de mémoire technique doit également être envisagée pour une construction neuve.
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Constat effectué Proposition d’amélioration (*) Conséquences
Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP)
1 – La négligence de la mission OPC par certains maîtres d’œuvre privé a engendré de nombreux retards dans les travaux en raison de délais trop longs d’approbation de certaines tâches critiques.
Une réflexion sur la pertinence de confier la mission OPC au maître d’œuvre privé sera menée par les pôles de conduite d’opération et soumise à l’approbation du représentant du pouvoir adjudicateur en fonction de la complexité de l’opération.
Le moment opportun pour cette réflexion est avant la rédaction de l’avis d’appel public à la concurrence.
Si la mission OPC n’est pas confiée à un maître d’œuvre privé, les pôles de conduite d’opérations devront passer un marché d’OPC indépendant.
2 – Quel choix entre la mission EXE et la mission VISA à confier à un maître d’œuvre privé ?
Confier la mission VISA des études d’exécution et de synthèse à un maître d’œuvre privé plutôt que la mission EXE (calculs, plans, modalités technologiques de réalisation sur le chantier…).
Dans ce cas, les études d’exécution sont confiées aux entreprises qui possèdent en interne les compétences et les capacités d’études requises.
Il sera impératif de s’en assurer lors de l’analyse des candidatures.
(*) : Propositions formulées à l’issue de la réflexion des Pôles de Conduite d’Opérations et du Service Achats
Conclusion partielle :
Le retour d’expérience des différents pôles de conduite d’opération a permis l’enrichissement des pièces administratives des marchés de maîtrise d’œuvre privée pratiqués à l’ESID de Lyon.
Annoncer clairement un certain nombre de pénalités va sensibiliser les maîtres d’œuvre privés qui candidateront aux concours organisés par l’ESID de Lyon sur le niveau d’exigence attendu par le maître d’ouvrage Ministère de la Défense.
Néanmoins, comme l’indice clairement le second engagement pris par un maître d’œuvre privée en application de l’article 30 du décret 93-1268 du 29/11/1993, la pénalité globale maximale applicable au contrat de maîtrise d’œuvre privée ne peut dépasser 15% de la rémunération des éléments de missions postérieurs à l’attribution des marchés de travaux.
Je pense personnellement que si le SID veut construire une démarche gagnant/gagnant avec un maître d’œuvre privé, il conviendra d’être vigilant sur le fait que le niveau de rémunération ne soit pas « trop faible » par rapport au montant de l’opération ; ceci afin de garantir un rendu des prestations à la hauteur des exigences souhaitées par l’ESID de Lyon.
De plus, il serait certainement utile d’inclure dans nos contrats une prime pour avance.
La seconde partie de ce retour d’expérience concerne principalement des manquements gênants ou graves relevés dans l’exécution des différents éléments de missions des contrats de MOP et ce qu’il conviendrait d’améliorer pour forger de meilleurs partenariats maître d’ouvrage / maître d’œuvre privé.
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Problèmes récurrents rencontrés dans les marchés
MOP à l’ESID de Lyon Conséquences pour le maître d’ouvrage (ESID) Pistes de solutions envisagées Rééquilibrage de la répartition des honoraires de
maîtrise d’œuvre privée pour obtenir un meilleur suivi des travaux :
L’ESID ne verrouille pas suffisamment le CCAP et l’Acte d’Engagement du marché de maîtrise d’œuvre privée, laissant toute latitude au MOP pour proposer lui-même sa répartition des honoraires dans les différentes phases de sa mission.
Cette répartition est souvent basée sur les recommandations de la MIQCP qui sont trop favorables au MOP et pas au maître d’ouvrage car la très grande majorité des honoraires est répartie sur la phase conception et il reste très peu pour la phase travaux. Nota : selon le tableau D du guide de la MIQCP (cf. annexe 3), pour une opération de bâtiment, la répartition est de 56 à 63% / 37 à 44% entre la conception et les travaux.
Pour une opération d’infrastructure, la répartition est de 53% / 47% entre la conception et les travaux.
Le maître d’œuvre privé reçoit la très grosse partie de sa rémunération lors de la phase conception.
Or, en cas de défaut de suivi de la réalisation (cas rencontré très souvent au niveau des marchés MOP de Lyon), la part de pénalité est très minime pour le MOP qui ne fait pas correctement son travail.
La conséquence pour le maître d’ouvrage est un défaut de suivi de réalisation par le MOP car il ne dispose pas de la ressource financière suffisante pour assurer rigoureusement sa mission DET ; des entreprises qui adaptent le programme et le CCTP à leur profit et des travaux modificatifs présentés au Représentant du Pouvoir Adjudicateur que le maître d’œuvre privé n’est pas toujours en mesure de contrer en raison de la trop grande latitude d’interprétation qu’il laisse aux entreprises de travaux.
L’ESID doit imposer dans le CCAP et l’acte d’Engagement sa propre répartition des honoraires de maîtrise d’œuvre en veillant à garder un équilibre (environ 48% / 52%) entre la phase conception (APS + APD + PRO + ACT) et le suivi des travaux (VISA + DET + AOR).
Par exemple : lignes 1 à 3 = bâtiment / lignes 4 à 6 = infrastructure (en italique = MIQCP et en gras = ESID)
APS APD PRO ACT VISA DET AOR
9 à 10% 17 à 18% 19 à 21% 7 à 8% 8 à 9% 24 à 28% 5 à 7% 8% 16% 18% 6% 10% 32% 10%
AVP PRO ACT VISA DET AOR
14% 30% 9% 12% 30% 5%
15% 23% 9% 8% 38% 7%
Lauréat du concours de maîtrise d’œuvre privée :
L’ESID de Lyon constate souvent une mauvaise connaissance des clauses du CCAP et du CCTP du marché de maîtrise d’œuvre privé de la part du titulaire du marché MOP.
Si le maître d’œuvre privé « travaille par habitude » et ne connait pas les clauses de son marché le liant à son maître d’ouvrage, la qualité du service rendu sera mauvaise et aucun des deux partenaires n’y trouvera son compte.
Imposer en début de mission APD (ou en phase de mise au point de l’APS), une réunion pour expliquer/rappeler les clauses du DCE et la façon de fonctionner (délais administratifs, responsabilisation du MOP…) à Lyon.
Phases conception et réalisation :
Réunions pour lesquelles le maître d’œuvre privé prétend que cela ne fait pas partie de sa mission (présentation du projet en Revue d’Avant-projet [support PowerPoint à fournir], réunion de reprise de travaux suite à un arrêt de chantier, réunions de concertation intermédiaire lors des phases de conception …)
Si l’ESID de Lyon (maître d’ouvrage - MOU) décide de confier une opération à un maître d’œuvre privé, c’est pour qu’il fournisse au minimum la même qualité de service qu’un maître d’œuvre interne. A ce titre, il doit assister le MOU lors de certaines réunions.
Toute absence ou refus de participation est préjudiciable et ce n’est pas au MOU à se substituer au maître d’œuvre privé.
Énoncer très précisément les réunions auxquelles le maître d’œuvre privé devra assister dans les paragraphes correspondants (établissement de constats, devoir de conseil au MOU, participation aux réunions…) du CCTP du marché de maîtrise d’œuvre privée.
Rappeler au maître d’œuvre privé que sa rémunération doit tenir compte de la participation auxdites réunions.
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Problèmes récurrents rencontrés dans les marchés
MOP à l’ESID de Lyon Conséquences pour le maître d’ouvrage (ESID) Pistes de solutions envisagées Missions APS, APD et PRO :
Les rapports d’études en phase conception (APS-APD- PRO) sont remis par le maître d’œuvre privé en nombre insuffisant.
Pour certaines opérations, le nombre d’interlocuteurs de l’ESID de Lyon au sein du Ministère de la Défense est important (par ex. : le bénéficiaire, le Service des Essences ou le Service de Santé, la DIRISI, le vétérinaire, l’USID…).
Si le maître d’œuvre privé ne remet que 3 exemplaires, l’ESID ne peut pas les diffuser à l’ensemble des interlocuteurs = frais de reprographie pour l’État.
Imposer dans le CCAP un nombre d’exemplaire papier et informatique à remettre pour les phases APS, APD et PRO.
Mission PRO / DCE :
Le dossier de consultation des entreprises (DCE) remis par le maître d’œuvre privé est incomplet.
Le Service Achats de l’Infrastructure ne peut pas mettre en consultation un dossier incomplet.
Cela engendre un retard de mise en appel d’offres et en fin d’année, cela peut faire glisser à l’année suivante la notification des marchés de travaux.
La liste des documents à remettre dans le cadre du DCE et la pénalité pour non-respect du calendrier de notification doivent être clairement identifiés dans le CCTP et le CCAP du marché de maîtrise d’œuvre privée (MOP).
Mission PRO / DCE :
Pièces administratives incohérentes.
Le Service Achats de l’Infrastructure doit reprendre l’ensemble des pièces administratives pour en vérifier la cohérence : perte de temps et retard dans la mise en appel d’offres.
En fin d’année, cela peut faire glisser à l’année suivante la notification des marchés de travaux.
Imposer la rédaction d’une fiche de liaison selon modèle SID fourni dans le cadre du marché de MOP.
Mission PRO / DCE :
Marchés à 15 lots difficilement gérables notamment sur les plans administratif ou comptable.
Étant donné que la règle de l’allotissements maximum est imposée par le Code des Marchés Publics pour permettre un plus large accès des entreprises à la commande publique, les maîtres d’œuvre privés proposent un très grand nombre de lots (parfois > 15-18 lots).
Pour le Service Achats de l’Infrastructure, cela impose une multiplication des appels d’offres avec pour chaque marché, un CCAP, un acte d’engagement, un règlement de la consultation, des pièces techniques et des pièces de prix.
Pour le Bureau Exécution de la Dépense, un lot égale un index BT ou TP de révision / actualisation des prix. Il y a donc multiplication des actes administratifs et comptables alors qu’on pourrait diminuer la charge de travail en regroupant certains lots.
Imposer qu’une dévolution argumentée soit proposée par le maître d’œuvre privé en début de mission PRO (délai de rédaction maximal à imposer avec pénalités de retard) et soumise à la validation du RPA.
Préciser dans le CCAP que le choix du RPA s’impose au maître d’œuvre privé, même différent des propositions faites et qu’il n’amène aucune indemnité ou augmentation de rémunération.
Demander au maître d’œuvre privé les critères de jugement en même temps de façon à établir la Fiche de Découpage de l’Opération le plus en amont possible. Demander également la façon de noter les offres des différents lots lors de l’étude des offres.
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Problèmes récurrents rencontrés dans les marchés
MOP à l’ESID de Lyon Conséquences pour le maître d’ouvrage (ESID) Pistes de solutions envisagées Mission PRO / DCE :
Réponses tardives des maîtres d’œuvres privés aux questions posées par les candidats pendant la consultation des marchés de travaux.
Toute réponse tardive de la part d’un maître d’œuvre privé empêche les entreprises de remettre une offre techniquement et économiquement la plus avantageuse.