en charge interne ou externe
G – REPÉRER DES SOURCES D ’ INFORMATION UTILES Cette liste récapitule les sources d’informations citées dans les différentes fiches
Les codes chiffrés renvoient aux fiches de fonction [F242 : fonction 242]
Sources d'informations Fonctions
Accord d'entreprise F213, F222, Pour aller à
la carte des fonctions Accords passés avec des professionnels libéraux
extérieurs F314,
Activités économiques de la structure F362, Analyse de plusieurs dossiers de personnes prises en
charge F311, F312, F313, F321, F324,
F352, F353,F354, F363, F373, Analyse des réclamations, des évènements indésirables F152,
Arrêté(s) d’autorisation F111, F112,
Autorisation de raccordement à un réseau
d’assainissement F241, F412,
Base test du logiciel de gestion des informations
médicales F384,
Bilan et compte de résultat consolidé du gestionnaire et annexes, certifiés par un commissaire aux comptes ou mandataire habilité
Cahiers de liaison des équipes F384,
Cahiers de transmission F382,
Cahiers ou documents de liaisons F314,
Cartes F411,
Charte des droits et libertés F312,
Composition du CHSCT F134,
Composition du comité technique d’établissement F132, Composition du conseil d’administration, du bureau F131, Composition du conseil de la vie sociale F133, Compte rendu des réunions du comité d'entreprise F212, Compte rendu des réunions entre la direction et les
délégués du personnel F122,
Comptes rendus de réunions d’équipe ou de synthèse F314, Comptes rendus de réunions de travail avec des
partenaires F423,
Comptes rendus des réunions de l’assemblée générale F131, Comptes rendus des réunions du CHSCT. F213, F134, Comptes rendus des réunions du comité technique
d’établissement F211, F132,
Comptes rendus des réunions du comité technique d’établissement pour les établissements publics F212,
Comptes rendus des réunions du conseil d'administration F211, F221, F113, Comptes rendus des réunions du conseil de la vie sociale F113, F133, Comptes-rendus de réunions de direction ou de services F122, Comptes-rendus de réunions des différentes instances de l'organisme gestionnaire et de la structure F122,
Contacts avec des représentants d’entreprises F433,
selon les besoins du contrôle F122, F211, F213,
Contrats d’assurance F254,
Contrats de maintenance F241,
Contrats de prestations F244,
Contrats de travail F381,
Convention avec des associations de bénévolat F333, Convention avec les établissements de santé F151,
Conventions avec des associations F434,
Conventions avec des collectivités territoriales F432,
Conventions avec des entreprises F433,
Conventions collectives, accords d'entreprise F211,
Conventions de partenariat F381, F421, F422,
Conventions diverses (professionnels de santé,
établissements de santé…) F382,
Conventions, contrats, marchés selon les situations F222,
CPOM F111,
CPOM / conventions pour les aspects relatifs aux
personnels F211,
Décision d’autorisation du siège F224,
Déclaration annuelle des salaires (DADS) F211, F222, Délégations de signature aux personnels F122, Délégations de signature, délégations de pouvoirs F221, Diplômes recto-verso [au verso : trace de
l’enregistrement à l’ARS] F381,
Document d'analyse des risques de défaillance électrique
(DARDE) F253,
Document présentant la démarche HACCP mise en
place par l'établissement F252,
Document unique d’évaluation des risques F213, Document unique de délégation du directeur F221, Document(s) de gestion en cas d’urgence ou de situations exceptionnelles élaboré(s) par l’établissement F151,
Documents budgétaires F222,
Documents de délégations F122,
Documents disponibles sur l’activité et la population
prise en charge F231,
Dossier d’autorisation F111, F351,
Dossier d’autorisation et CPOM éventuellement F361, Dossier d’autorisation, conventions, CPOM F371, Dossier de liaison (administratif, médical, infirmier) F384,
Dossier du directeur F211,
Dossier regroupant les réclamations F122, F152, F322,
Dossiers d'affaires prud'homales F211,
Sources d'informations Fonctions
Dossiers de personnes accueillies F234,
Dossiers de soins F382,
Dossiers des personnels – volet formation F212, Dossiers des personnels (consultation systématique ou
par échantillonnage) F211,
Dossiers médicaux ou de soins F384,
Effectifs présents lors du contrôle F351, F361, F371, Eléments issus de la comptabilité analytique F222,
Ensemble des procédures formalisées F141,
Etat des effectifs F351, F361, F371,
Etudes régionales ou nationales : Exploitation des comptes administratifs des établissements comparables sur le département et la région - indicateurs nationaux
F222,
Éventuellement entretien avec le médecin du travail F134, Examen de plusieurs dossiers de personnels pour vérifier
les diplômes F351,
Examen des prescriptions de contentions dans plusieurs
dossiers F323,
Examen du registre de sécurité prévu à l’article R.
123-51 du code de la construction et de l’habitation F251, Exemples d’informations faites aux familles (courriers,
réunions...) F121, F312, F321,
Exemples de supports de formation F212,
Fiche de poste du directeur de l'établissement F122,
Fiches de poste F381,
Fiches de postes des responsables F221,
Fiches de signalement - Registre éventuel F143,
Fichier FINESS F111,
Grand livre des comptes : comptes de tiers des établissements et de l’organisme gestionnaire, comptes des fournisseurs, comptes des débiteurs, de la classe 5
F223, F224,
Habilitations F112, F111,
Inventaire des équipements et des matériels (Articles R.
314-1 et R. 314-57 du CASF) F243,
Inventaire des propriétés foncières et immobilières (Articles R. 314-1 et R. 314-57 du CASF) F241, Liste des organismes habilités par l'Agence nationale de l'évaluation et de la qualité des établissements et services sociaux et médico-sociaux pour réaliser l'évaluation externe des activités et de la qualité des prestations que délivrent les ESSMS
F142,
Liste et registre du personnel F381,
Livret d'accueil F312, F121, F322, F323,
Menus des trois dernières semaines F343,
Modèle de contrat de séjour F312,
Organigramme de la structure F122, F352, F362, F372,
Permis de construire F412,
Plan bleu F252, F151, F253,
Plan d’évacuation F411,
Plan de continuité d’activité F411,
Plan de formation F212, F381,
Plannings F214,
Plannings de permanence des responsables F122,
Procédure de déclaration à l’ARS des maladies à
Procédures concernant les projets de soins F384, Procédures concernant les systèmes d’information F233, Procédures de gestion de la trésorerie, délégations et
contrôles F223,
Procédures de permanence ou d’astreinte, outils d’aide F214, Procédures de traitement des évènements indésirables F152, Procédures de traitement des réclamations F152, Procédures mises en œuvre pour l'accompagnement F313, Procédures relatives à la maltraitance F143, Procédures spécifiques, nuits, fins de semaine, jours
fériés, vacances F214,
Procès verbal de la commission de sécurité F251, Programmes de formation générale et professionnelle F364,
Projet associatif F131,
Projet d'établissement ou de service F113, F141, F312, F321, F352, F353, F363, F364, F373, F121, F122, F322,F332, F362, F372,
Projet stratégique de la structure F122,
Projets d’accompagnement personnalisés ou équivalents F113, Projets de soins ou à visée thérapeutique F384,
Protocole en cas d’incontinence F344,
Protocoles d'entretien de l'établissement F244,
Protocoles divers F382,
Protocoles divers (hygiène, DASRI…) F252,
Rapport d’activité annuel retraçant la démarche continue d’évaluation de la qualité (CASF D. 312-203) joint au compte administratif (R. 314-50)
F141,
Rapport d’orientation budgétaire F222,
Rapport de gestion du directeur, du comptable (expert
comptable ou comptable public) F222,
Rapport de la visite de conformité. F111, F113, Rapport du commissaire aux comptes, du receveur F222, Rapport du commissaire aux comptes, et tout document qu'il doit produire - ou viser - sur la situation économique et financière de l'entreprise
F223,
Rapport(s) d'activité F111, F112, F113, F121, F222,
F231, F334,F353, F363, F364,
Sources d'informations Fonctions Rapports concernant le plomb, l’amiante, le radon, les
légionelles F252,
Rapports des évaluations internes et externes F142, Rapports et contrats de maintenance d’installation
d’assainissement autonome F412,
Registre de l’état sanitaire F232,
Registre des entrées et des sorties F113, F232, Registre des présences pour les établissements
accueillant des enfants ou adolescents handicapés F232,
Règlement de fonctionnement F121, F312, F322, F323,
Règlement intérieur de la structure (code du travail) F122, F213, Règlements intérieurs du conseil d'administration, du
bureau F131,
Réunions de transmission, de service / Transmissions F382,
Site intranet ou internet F123,
Sondages dans des commandes, des factures F221, Sondages dans des dossiers de personnes prises en charge pour vérifier la régularité de la facturation F222, Sondages dans les bons de commandes, de livraison et
les factures F222,
Statuts de la structure F111, F131, F211,
Tableaux de bord budgétaires F222,
Tableaux des effectifs et répartition dans
l’organigramme F211,
Taux d’occupation (Ratio nombre de personnes accueillies/ nombre de places autorisées ou nombre de journées réalisées/ nombre de journées autorisées)
F113, Test lors du contrôle du système d’appel des personnes
prises en charge F254,
Tous documents internes relatifs à la démarche qualité F141, Tous documents portant sur la maltraitance et de la
promotion de la bientraitance F143,
Tous documents se rapportant à la communication interne et externe : affichages, notes de service, compte rendus de réunions…
F123,
Entretiens
Entretien avec des personnels concernés F322,
Entretien avec le directeur F112, F121, F122, F131, F132,
F143, F151, F211, F212, F213,
Entretien avec le président du conseil d'administration F121, Entretien avec le responsable chargé de l’insertion
professionnelle F361, F363,
Entretien avec le responsable chargé de l’insertion
sociale F371, F372, F373,
Entretien avec le responsable de la formation F212, Entretien avec le responsable des activités F362, F364,
d’information F233, Entretien avec le responsable éducatif F351, Entretien avec le responsable éducatif et/ou scolaire F352, Entretien avec un ou des médecins de l’établissement F382,
Entretiens avec des personnels F121, F143, F214, F243, F252, F254, F314, F322, F323, F331, F332, F344, F122,
Entretiens avec des personnes prises en charge F121, F312, F313, F322, F323, F331, F344,
Entretiens avec l’expert comptable, le commissaire aux
comptes F222, F223, F224,
Entretiens avec le médecin ou l’infirmière F421, Entretiens avec le président du conseil d'administration
ou des membres des instances F131,
Entretiens avec le président du conseil de la vie sociale, des représentants des personnes accueillies ou prises en charge, des familles, des représentants légaux membres du conseil membres du conseil de la vie sociale
F133, F312, F322, F331,
Entretiens avec le responsable scolaire F354,
Entretiens avec les gestionnaires, les comptables F224, F222, F223,
Entretiens avec les personnels F251,
Entretiens avec les principaux responsables F211, F221,
Entretiens avec les représentants du personnel F122, F134, F213, F211, Entretiens avec les responsables de l'hébergement F344,
Entretiens avec les responsables éducatif, scolaire, le
psychologue F353,
Entretiens avec les responsables éducatifs, les soignants
selon les établissements F143,
Entretiens avec les responsables et encadrants (soignant, éducatif, professionnel…) qui interviennent dans l’élaboration et le suivi des projets
F313,
Visites
Visite de la salle à manger au moment d’un repas F343,
Visite sur place F241, F242, F243, F244, F252,
F253, F254, F322, F341, F342, F382, F383, F411, F412, F413, F414,
Visite sur place en fin de matinée F344,
Source: Mission IGAS