Management et stratégie - Conformité aux conditions de l’autorisation

Carte des principales fonctions des structures (Cahier 2)

1.1. Conformité aux conditions de l’autorisation

1.1.2 Management et stratégie

1.1.2.1 Fonctionnement global de l’établissement. Projet d’établissement ou de service. Règlement de

fonctionnement

Principaux objectifs du contrôle :

 Vérifier l’existence et le contenu des instruments de pilotage prévus par les textes (Règlement de fonctionnement, projet d’établissement (dont éventuellement projet de soins), projet de service…)

Principales références juridiques et administratives (1.2.1.) Principales catégories de risques possibles : Managérial

Lien avec d’autres fonctions : 1.1.2. Missions, 1.1.3. Population accueillie, 1.3.3.

Conseil de la vie sociale ou autres formes de participation, 3.1.3. Modalités d’accompagnement, 3.8.2. Respect des droits et de la dignité de la personne

I Questions

Questions (à utiliser ou adapter notamment selon le type de structure [établissement, service], son statut juridique, les personnes prises réellement en charge, les objectifs du contrôle) 121 Fonctionnement global de l’établissement. Projet d’établissement ou de service. Règlement de fonctionnement

Règlement de fonctionnement

Q01 : Conformément à l’article L. 311-7 du CASF, un règlement de fonctionnement définissant les droits de la personne accueillie et les obligations nécessaires au respect des règles de vie collective a-t-il été élaboré après consultation du conseil de la vie sociale ou, le cas échéant, après mise en œuvre d'une autre forme de participation ?

Q02 : Est-il remis à chaque personne accueillie ou a son représentant légal en annexe du livret d’accueil ainsi qu’à tous les salariés, professionnels libéraux et bénévoles intervenant dans l’établissement ou le service ?

Q03 : Est-il affiché dans les locaux de l’établissement ou du service ?

Q04 : Contient-il les dispositions obligatoires prévues aux articles R. 311-35 à 37 du CASF (respect des droits des personnes prises en charge, le cas échéant modalités d’association des familles, organisation et affectations des locaux et bâtiments et conditions générales de leur accès et de leur utilisation, sureté des personnes et des biens, mesures à prendre en cas d’urgence ou de situation exceptionnelles, modalités de rétablissement des prestations dispensées lorsqu’elles ont été interrompues, transferts et déplacements, délivrance des prestations offertes à l‘extérieur, règles essentielles de la vie collective notamment respect des décisions de prise en charge, des rythmes de vie collectifs, sanctions des faits de violence sur autrui) ?

Projet d’établissement ou de service

Q07 : Les personnes prises en charge et les proches ont-ils connaissance du projet d'établissement ? Q08 : Ce projet définit-il les objectifs de l’établissement ou du service notamment en matière de coordination, de coopération et d’évaluation des activités et de la qualité des prestations ainsi que ses modalités d’organisation et de fonctionnement : Quels sont les valeurs et les objectifs affichés ? Comment s’articulent projets de vie individuels et projet d’établissement ? Comment sont définis les rôles des différents corps de métier et organisées leurs relations ? Prévoit-il la mise en place de protocoles notamment pour les soins ? Prévoit-il un appui institutionnel pour les équipes ? Aborde-t-il toutes les dimensions de la prise en charge ? PrévoiAborde-t-il des relations avec les familles, les proches et quelle place leur réserve-t-il dans la vie institutionnelle ? Organise-t-il des partenariats avec des institutions extérieures ? Prévoit-il l’utilisation de ressources extérieures (associatives, communales…) pour des activités dans la cité… ?

Q09 : Sa mise en œuvre est-elle effective ?

Q10 : Quelles sont les modalités prévues pour suivre sa mise en œuvre ?

Q11 : L’évaluation du projet est-elle explicitement prévue (mesure des écarts entre le projet et la réalité) ? Et par qui ?

Q12 : Comment est assurée sa révision ?

Pour les établissements : questions figurant dans le guide d’analyse de risques du programme pluriannuel de prévention de la maltraitance (DGAS janv. 2007) :

Existe-t-il un projet actualisé de cinq ans et moins et en application? (Existence d'un document de cinq ans et moins, - qui fixe les valeurs de l'établissement, - qui organise les relations collectives en proposant une construction minimale de la prise en charge (voir dispositions du CASF).

Y’a-t-il appropriation du projet par les personnels ? (Les personnels savent-ils qu’il existe ? Savent-ils à quoi il sert ?)

Existe-t-il un règlement de fonctionnement [3 Attention ne pas confondre le règlement de fonctionnement avec le règlement intérieur prévu par le code du travail] effectivement en vigueur ? (Existence d’un document : - Conforme dans sa structure aux dispositions prévues par le CASF (loi + décret) ; - Qui ne se limite pas à des questions de discipline intérieure pour les seuls usagers et propose des règles de vie à partager avec ceux-ci. - Qui respecte un équilibre entre les droits et les devoirs des usagers et des personnels?)

Les personnels et les usagers se sont ils approprié le règlement de fonctionnement ? (Les personnels et les usagers savent-ils qu’il existe ? - Savent-ils à quoi il sert ?

II Sources d’information 1.2.1.

Exemples d’informations faites aux familles (courriers, réunions...) Livret d'accueil

Projet d'établissement ou de service Rapport(s) d'activité

Règlement de fonctionnement

Entretien avec le président du conseil d'administration Entretien avec le directeur

Entretiens avec des personnels

Entretiens avec des personnes prises en charge

III Références utiles

Indications de recommandations de bonnes pratiques professionnelles de l’ANESM Document « La bientraitance : définition et repères pour la mise en œuvre ». Voir notamment les chapitres :

- Repère 2 3.1 Veiller à la connaissance et au respect du droit au sein de la structure

- Repère 2 3.2 Effectuer un rappel à la règle si nécessaire, sans glisser dans l’excès de rigidité institutionnelle

- Repère 4 3.1 Construire avec le concours des professionnels un projet d’établissement ou de service qui reprend le sens et fixe le cadre des missions des professionnels

- Repère 4 3.2 Évaluer et faire vivre le projet d’établissement ou de service avec les professionnels et les usagers

- Repère 4 3.3 Mettre en place des organisations qui fixent des responsabilités précises et un fonctionnement collectif cohérent

Document « Mission du responsable d’établissement et rôle de l’encadrement dans la prévention et le traitement de la maltraitance ». Voir notamment le chapitre II 1.4 Veiller à ce que le règlement de fonctionnement soit garant des libertés fondamentales

Document « Mise en œuvre d’une stratégie d’adaptation à l’emploi des personnels au regard des populations accompagnées ». Voir notamment les chapitres :

- Volet 1 1.4. Analyser les besoins d’adaptation à l’emploi au regard des spécificités du projet d’établissement ou de service et de son actualisation

- Volet 1 2.2. Au regard des besoins et du projet d’établissement ou de service, traduire, le cas échéant, la stratégie dans un dispositif d’actions pluriannuel

- Volet 1 2.3. Identifier et mobiliser les différents niveaux de responsabilités pour la mise en œuvre de la stratégie d’adaptation à l’emploi

Document « Les attentes de la personne et le projet personnalisé » Voir notamment le chapitre III 1. Se doter de principes d’intervention communs

Document « Concilier vie en collectivité et personnalisation de l’accueil et de l’accompagnement » Voir notamment les chapitres :

- I 4.4 Mettre en place une organisation et des équipements permettant une personnalisation des aspects domestiques personnels

- II 2.1 Préciser la teneur et les objectifs des activités de groupe

- III 1.1 Elaborer les principes directeurs de l’organisation et définir les grandes lignes de fonctionnement de la structure

- III 1.3 Examiner la taille et l’organisation des établissements - III 1.4 Clarifier et préciser la constitution des groupes de vie - III 1.5 Déplacer ponctuellement le groupe

- III 2.3 Enoncer les règles de vie collective de telle façon qu’elles encouragent la responsabilité des usagers

- III 2.4 Accompagner l’appropriation des règles de vie collective

Document « Le questionnement éthique dans les établissements et services sociaux et médico-sociaux » Voir notamment le chapitre II 1.1 Le pilotage de la structure

Document « Ouverture de l’établissement à et sur son environnement». Voir notamment le chapitre I 1.4 Pour une création, choisir un territoire d’implantation porteur.

Document « Elaboration, rédaction et animation du projet d’établissement ou de service ». Voir l’ensemble du document

Document « L’accompagnement des jeunes en situation de handicap par les services d’éducation spéciale et de soins à domicile (Sessad) » Voir notamment le chapitre III dynamique du service et son organisation

Document « Conduites violentes dans les établissements accueillant des adolescents : prévention et réponses». Voir notamment la troisième partie - Mettre en œuvre une prévention et des interventions ciblées Document « L’exercice de l’autorité parentale dans le cadre du placement». Voir notamment la cinquième partie - V L’animation et l’organisation de la structure d’accueil

Document « Mission du responsable de service et rôle de l’encadrement dans la prévention et le traitement de la maltraitance à domicile». Voir notamment :

- la première partie - I Développer la connaissance des risques de maltraitance

- la seconde partie – II Mettre en place une organisation et des pratiques d’encadrement favorisant la prévention de la maltraitance

1.2. Management et stratégie

1.1.2.2 Pilotage. Règlement intérieur. Délégation de pouvoirs

Principaux objectifs du contrôle :

 Vérifier que le fonctionnement de la structure repose sur une organisation structurée, que la délégation du directeur est précise, que les pouvoirs des responsables pour exercer leurs missions sont définis

 Vérifier les modalités d’organisation du travail en équipe et de la conduite du dialogue social : projet stratégique, fonctions du directeur ou de l’administrateur du groupement de coopération sociale ou médico-sociale (GCSMS), relations avec le gestionnaire, politique d’encadrement, organigrammes, documents de délégations, convention de direction, règlement intérieur, audit interne

Principales références juridiques et administratives (1.2.2.) Principales catégories de risques possibles : Managérial - Social

Lien avec d’autres fonctions : 1.2.1. Fonctionnement global de l’établissement

I Questions

Questions (à utiliser ou adapter notamment selon le type de structure [établissement, service], son statut juridique, les personnes prises réellement en charge, les objectifs du contrôle) 122 Pilotage. Règlement intérieur. Délégation de pouvoirs

Organisation

Q01 : Un organigramme à jour de la structure est-il disponible ?

Q02 : Quelle organisation traduit-il notamment en termes hiérarchiques et fonctionnels ? Q03 : Existe-t-il des dispositifs de contrôle interne et d’audit interne ?

Fonction de direction

Q04 : Quelles sont les relations du directeur avec les instances de l’organisme gestionnaire : fréquence des rencontres, obligation de rendre compte, qualité des relations, climat de confiance ? Q05 : Quel est le champ de compétences du directeur : mise en œuvre des décisions du conseil d’administration, respect des valeurs de l’organisme gestionnaire, pilotage global, projet stratégique, mise en œuvre du projet d’établissement ou de service, politique de qualité et de gestion des risques, gestions budgétaire, financière et comptable, participation à la négociation auprès des financeurs, relations avec les partenaires (selon la nature des établissements et services : DIRECCTE, ARS, DRJSCS, conseil général, maison départementale des personnes handicapées (MDPH)…), gestion des ressources humaines et du dialogue social (embauche du personnel, durée du travail, salaires, plan de formation…), soutien et outils méthodologiques, gestion des instances, système d’information, politique de communication, politique d’innovation ?

Q06 : Existe-t-il une fiche de poste pour le directeur ? Quel est son contenu ? Est-il cohérent avec les délégations accordées ?

Q07 : Quelle est l’organisation de la direction : le directeur est-il seul ou dispose-t-il d’une équipe de direction ? Est-elle concrètement impliquée dans le management de la structure ? Participe-t-elle

à la continuité du service (selon les structures : astreintes, vérification du fonctionnement la nuit, les week-ends et jours fériés…)

Q08 : Le directeur est-il responsable d’autres établissements ? Développe-t-il des synergies entre les établissements ?

Q09 : A-t-il des fonctions d’expert au sein d’instances locales ou nationales ? Q10 : Comment est assurée la continuité de la fonction de direction ?

Q11 : La direction de l'établissement est-elle assurée régulièrement le jour du contrôle ? Le directeur est-il présent le jour du contrôle ou, en cas d’absence, son remplacement fait-il l’objet d’une note connue des personnels, désignant le remplaçant, et ses attributions ?

Q12 : Existe-t-il des signes de dissension entre les responsables des instances dirigeantes et le directeur ?

Q13 : L’organisme gestionnaire est-il au courant des problèmes de l’établissement et prend-il les dispositions nécessaires pour les résoudre ?

Q14 : Quelles sont les relations du directeur avec le personnel : fréquence et nature des réunions, qualité du dialogue et de l’écoute, prise en compte et règlement des problèmes… ?

Q15 : Existe-t-il des signes de conflit entre la direction et les personnels : pétitions, absentéisme élevé, rotation fréquente des personnels, affaires prud’homales, rapports de la médecine du travail, sollicitations des délégués du personnels ou des syndicats… ?

Délégations de pouvoirs au directeur

Q16 : Pour les établissements et services de droit privé autorisés et les établissements ou services gérés par un centre communal d’action sociale ou un centre intercommunal d’action sociale, au titre des articles D. 312-176-5 et D. 312-176-10 du CASF, existe-t-il un document unique de délégation (DUD) pour le directeur ? Quel est son contenu ? Une copie a-t-elle été transmise à la ou aux autorités publiques qui ont délivré l’autorisation ainsi qu’au conseil de la vie sociale ?

Q17 : Pour les établissements et services publics sociaux et médico-sociaux, au titre des articles L.

315-17 et D. 315-71 du CASF, les délégations prévues par l’article ont-elle été formalisées par écrit ? Quel est leur contenu ? Ont-elles été communiquées au conseil d’administration et publiées au sein de l’établissement ?

Délégations de signature du directeur à des personnels

Q18 : Le directeur a-t-il le pouvoir de subdéléguer sa signature et selon quelles conditions ? Q19 : Pour les établissements et services publics sociaux et médico-sociaux, ces délégations de signature respectent-elles les dispositions des articles D. 315-67 à 70 du CASF ?

Règlement intérieur : il ne s’agit pas de se substituer à l’inspection du travail ; la lecture de ce règlement apporte cependant des renseignements intéressants sur les conditions d’hygiène et de sécurité, les visites de la médecine du travail, la durée du travail, les avantages sociaux, le respect des droits d’expression des personnels, les procédures de sanction en cas de conflit…

Q20 : Pour les structures de plus de 20 salariés, conformément aux dispositions des articles L.

1311-1 à L.1321-6 et R. 1321-1 du code du travail, existe-t-il un règlement intérieur et est-il affiché dans les locaux de travail ?

Q21 : Le personnel connaît-il le règlement intérieur et son contenu ?

Pour les établissements : questions figurant dans le guide d’analyse de risques du programme pluriannuel de prévention de la maltraitance (DGAS janv. 2007) :

Le directeur disposetil d’une délégation de pouvoirs et de signature ? (Nécessité d'un document : -Spécifique à l'intéressé ; - Validé par les instances statutaires.)

Possibilité d'un entretien personnel, avant l'admission, avec le directeur ou un cadre, Vérifier l'existence de documents actuels, vivants et accessibles relatifs à l'organisation du séjour.)

Comptes-rendus de réunions des différentes instances de l'organisme gestionnaire et de la structure Compte rendu des réunions entre la direction et les délégués du personnel

Délégations de signature aux personnels Documents de délégations

Fiche de poste du directeur de l'établissement Organigramme de la structure

Plannings de permanence des responsables Projet d'établissement ou de service Projet stratégique de la structure Dossier regroupant les réclamations

Règlement intérieur de la structure (code du travail) Entretien avec le directeur

Entretiens avec les représentants du personnel Entretiens avec des personnels

Contacts avec la DIRECCTE (inspection du travail) selon les besoins du contrôle III Références utiles

- Repère 2 3.2 Effectuer un rappel à la règle si nécessaire, sans glisser dans l’excès de rigidité institutionnelle

- Repère 3 4.1 Recueillir les données pertinentes pour alimenter une démarche d’évaluation et de recherche

- Repère 3 4.2 Ouvrir les structures à des actions d’évaluation et de recherche

- Repère 4 3.3 Mettre en place des organisations qui fixent des responsabilités précises et un fonctionnement collectif cohérent

- Repère 4 3.4 Instaurer des modes d’encadrement respectueux des personnes et garants de la bientraitance

Document « Mise en œuvre d’une stratégie d’adaptation à l’emploi des personnels au regard des populations accompagnées ». Voir notamment les chapitres :

- Volet 1 1.1. Repérer et analyser les besoins, les ressources, les potentialités des populations accompagnées, ainsi que leurs vulnérabilités et les risques liés à des pratiques inadaptées, voire nocives

- Volet 1 1.2. Mettre en place des outils de veille sur la progression des connaissances relatives aux populations accompagnées et organiser cette veille au niveau de l’encadrement

- Volet 1 1.3. Repérer l’évolution, en cours ou à venir, de la population accompagnée au sein de l’établissement ou du service

- Volet 1 1.7. Organiser, au niveau des responsables et au niveau de l’encadrement de proximité, le repérage des besoins d’adaptation à l’emploi, selon les groupes professionnels

- Volet 1 2.1. Définir et intégrer la stratégie d’adaptation à l’emploi dans le projet d’établissement ou de service en la mettant en perspective avec les autres axes du projet

- Volet 1 2.2. Au regard des besoins et du projet d’établissement ou de service, traduire, le cas échéant, la stratégie dans un dispositif d’actions pluriannuel

- Volet 2 1.6. Mettre en place des réunions collectives pour informer sur des évolutions relatives aux populations accompagnées

- Volet 2 2.2. Prévoir dans l’organisation du travail de l’encadrement intermédiaire sa disponibilité et sa proximité avec les équipes sur le terrain

Document « Le questionnement éthique dans les établissements et services sociaux et médico-sociaux » Voir notamment les chapitres :

- II 1.1 Le pilotage de la structure

- II 1.2 Les pratiques de direction et d’encadrement

Document « Ouverture de l’établissement à et sur son environnement». Voir notamment les chapitres : - I 1.1 Procéder à une analyse du territoire

- I 1.2 Repérer les ressources de l’établissement - I 1.3 Construire une stratégie d’ouverture

Document « Elaboration, rédaction et animation du projet d’établissement ou de service ». Voir notamment les chapitres :

- I. 3.4 De nouveaux modes d’encadrement - I. 4.2 La participation des professionnels - II. 6.2 Les points à traiter

Document « Conduites violentes dans les établissements accueillant des adolescents : prévention et réponses». Voir notamment la seconde partie - Procurer une sécurité de base

Document « L’exercice de l’autorité parentale dans le cadre du placement». Voir notamment la cinquième partie - V L’animation et l’organisation de la structure d’accueil

Document « Mission du responsable de service et rôle de l’encadrement dans la prévention et le traitement de la maltraitance à domicile». Ensemble du document

1.2. Management et stratégie

1.1.2.3 Communication interne et externe

Principaux objectifs du contrôle :

 Vérifier les modalités d’organisation et de formalisation de la communication interne auprès des personnes accueillies, de leur entourage ou du personnel

 Vérifier les modalités de communication externe promouvant les activités de l’établissement ou permettant de gérer un événement indésirable ou d’une crise Principales références juridiques et administratives (1.2.3.)

Principales catégories de risques possibles : Managérial - Social – Médiatique Lien avec d’autres fonctions : 1.1.2. Missions, 1.1.3. Population accueillie

I Questions

Q01 : Existe-t-il une communication interne organisée au sein de la structure ? Q02 : A-t-elle un caractère systématique, ou occasionnel ?

Q03 : Quels en sont les supports écrits et oraux (Réunions, publications, site intranet…) et les périodicités ?

Q04 : Quels sont les thèmes abordés ?

Q05 : Concerne-t-elle les personnels, les personnes accueillies ? Q06 : Repose-t-elle sur une personne identifiée ?

Q07 : Existe-t-il une stratégie de communication externe ?

Q08 : Quels en sont les moyens (supports écrits et oraux, rencontres de partenaires, publications, site internet…) et les périodicités ?

Q09 : Quels sont les thèmes abordés ?

Q10 : Existe-t-il une procédure pour la communication externe (référent identifié, validation des informations…) ?

S’il apparaît que des informations diffusées sont mensongères, saisir la DIRECCTE.

II Sources d’information 1.2.3.

Site intranet ou internet

Tous documents se rapportant à la communication interne et externe : affichages, notes de service, compte rendus de réunions…

III Références utiles

- Repère 2 2.3 Informer les usagers sur les événements institutionnels et les changements de professionnels

- Repère 3 2.3 Mettre en place des outils de recueil des perspectives extérieures à la structure

- Repère 3 3.1 Solliciter les usagers afin qu’ils formulent leurs souhaits dans des instances représentatives

Document « Mission du responsable d’établissement et rôle de l’encadrement dans la prévention et le traitement de la maltraitance ». Voir notamment les chapitres :

- II 2.4 Formaliser avec les professionnels la procédure de gestion de crise

- III 2.3 Mettre en place une information ciblée auprès des autres usagers et un dispositif d’aide

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