Fonctions support

1.2.1 Gestion des ressources humaines 1.2.1.1 Personnels, qualifications

Principaux objectifs du contrôle :

 Vérifier que la gestion des personnels est conforme aux textes en tenant compte du statut de l’établissement : recrutements, rémunérations, application des conventions collectives, évaluation, assurances…

 Vérifier l’adéquation des diplômes aux postes occupés

 Vérifier que les fiches de poste décrivent le contenu du travail attendu des agents

 Connaître l’état réel des effectifs propres à la structure et ceux relevant de conventions avec des professionnels extérieurs. Vérifier la conformité des effectifs aux conventions passées avec les autorités (Convention tripartite, CPOM…)

 Vérifier la rotation des personnels et le taux d’absentéisme Principales références juridiques et administratives (2.1.1.)

Principales catégories de risques possibles : Juridique – Managérial - Social

Lien avec d’autres fonctions : 1.2.2. Pilotage, 2.2.1. Budget, 3.5.1. Personnels affectés à l’accompagnement éducatif et scolaire, 3.6.1. Personnels affectés à l’insertion professionnelle, 3.7.1. Personnels affectés à l’accompagnement social, 3.8.1. Personnels affectés aux soins

Cette fiche vise à avoir une vision globale des personnels dont dispose la structure. Cette fiche doit être utilisée avec celles qui portent sur les personnels spécifiques à la prise en charge proposée par la structure.

I Questions

Questions (à utiliser ou adapter notamment selon le type de structure [établissement, service], son statut juridique, les personnes prises réellement en charge, les objectifs du contrôle) 211 Personnels, qualifications

Effectifs

Q01 : Quels sont les effectifs ? Comment se répartissent-ils : catégories professionnelles, qualifications, domaines, statuts (titulaires, contrats à durée indéterminée (CDI), contrats à durée déterminée (CDD), mis à disposition, intérimaires, stagiaires…), ratios d’encadrement… ?

Q02 : Quelle est l’évolution de ces effectifs sur 2 ou 3 ans ?

Q03 : Quelle est la rotation des personnels (ratio de rotation, anciennetés dans les postes…) Q04 : Quels sont les statuts applicables aux personnels et les conventions collectives ?

Q05 : Quelles sont les procédures appliquées pour les recrutements et les licenciements ? Quelles sont les délégations ?

Q06 : Quels sont les effectifs présents le jour du contrôle ? Sont-ils conformes aux plannings établis ?

Q07 : Les effectifs sont-ils conformes aux dispositions du CPOM s’il en existe un?

est son parcours en termes de mobilité géographique et fonctionnelle ?

Q09 : Quelles sont les conditions d’embauche et de rémunération? La rémunération prévoit-elle un intéressement aux résultats ? Existe-t-il des avantages en nature : logement, véhicules de fonctions, prise en charge des repas… (selon le statut de la structure) ?

Q10 : Y-a-t-il une rotation fréquente des directeurs ? Quelles en sont les raisons ? Quels étaient les profils des anciens directeurs : ancienneté qualification … ?

Q11 : En cas de licenciement ou de rupture conventionnelle, quels en étaient les motifs ? Des indemnités ont-elles été versées ? Selon quelles modalités ? (selon le statut de la structure)

Q12 : Cumule-t-il la direction de plusieurs structures ? lesquelles ? depuis combien de temps et pourquoi ?

Personnels

Q13 : Quel est le contenu des dossiers (embauche, diplôme, suivi de la carrière…) ?

Q14 : Est-ce que les interdictions d’exploiter ou diriger un établissement ou un service ou d’y exercer une fonction prévues à l’article L. 133-6 du CASF sont vérifiées [Notamment bulletin du casier judiciaire²] ?

Q15 : Le parcours antérieur des candidats à une embauche ou à l’exercice d’une fonction est-il systématiquement vérifié ?

Q16 : Existe-t-il des fiches de poste pour les différents agents ?

Q17 : Existe-t-il une procédure d’évaluation de l'atteinte des objectifs? A-t-elle un lien avec la rémunération, les primes et les sanctions éventuelles ?

Q18 : En application de l’article L. 3111-4 du code de la santé publique, les personnels qui exercent une activité professionnelle les exposant à des risques de contamination sont-ils immunisés contre l’hépatite B, la diphtérie, le tétanos, la poliomyélite et la grippe ?

2Le code de l’action sociale et des familles prévoit des incapacités d’exercice, interdisant aux personnes condamnées pour certaines infractions pénales d’exercer plusieurs fonctions. Ces incapacités sont visées :

- à l’article L. 133-6 s’agissant des fonctions d’exploitation ou direction d’un ESSMS, l’exercice d’une fonction au sein d’un ESSMS, l’exercice d’une mission nécessitant d’être agréé ;

- aux articles L. 554-1, L. 564-1 et L. 574-1 adaptant l’article précité à l’outre mer ; - aux articles L. 421-3, R. 422-2, D. 421-4 s’agissant des assistants maternels et familiaux ; - à l’article D. 216-4 s’agissant des espaces de rencontre ;

- à l’article L. 227-8 s’agissant de l’accueil de mineurs ;

- à l’article R. 225-20 pour les personnes intervenant au sein des organismes habilités pour l’adoption.

le bulletin n°2 du casier judiciaire permet de s’assurer du respect de ces dispositions.

En application de l’article 776 du code de procédure pénale, le bulletin n° 2 du casier judiciaire peut être délivré : 1° aux préfets et aux administrations publiques de l'Etat saisis de demandes d'emplois publics,

2° aux administrations et personnes morales ainsi qu'aux administrations ou organismes chargés du contrôle de l'exercice d'une activité professionnelle ou sociale lorsque cet exercice fait l'objet de restrictions expressément fondées sur l'existence de condamnations pénales ou de sanctions disciplinaires.

3° aux dirigeants de personnes morales de droit public ou privé exerçant auprès des mineurs une activité culturelle, éducative ou sociale au sens de l'article L. 312-1 du CASF pour les seules nécessités liées au recrutement d'une personne, lorsque ce bulletin ne porte la mention d'aucune condamnation.

L’article D. 571-4 du code de procédure pénale précise les établissements et services concernés. Il s’agit : - des accueils collectifs de mineurs à caractère éducatif relevant de l’article L. 227- 4 du CASF) - des établissements ou services relevant du 4° du I de l’article L. 312-1 du CASF

- des LVA qui accueillent des mineurs mentionnés aux 1°, 2°, 3° et 4° du I de l’article D. 316- 2 du CASF.

- des établissements ou services du 2° du I de l’article L. 312-1 du CASF - des centres d’action médico-sociale précoce.

La demande de délivrance et la réponse du casier judiciaire sont indirectes et se font par l’intermédiaire de certaines autorités administratives (DDI, DRPJJ, DG ARS) en application de l’article D. 571-5 du code de procédure pénale.

Le bulletin n°3 du casier judiciaire, qui comporte les condamnations les plus graves, ne peut être délivré qu’à la personne concernée et non à un tiers. La demande du bulletin n°1 est réservée aux autorités judiciaires.

Représentation des personnels

Q19 : Dans les établissements de 11 salariés et plus, existe-t-il des délégués des personnels ? Q20 : Dans les établissements de 50 salariés et plus, existe-t-il des délégués syndicaux ? Q21 : Existe-t-il un comité d'entreprise dans les entreprises de 50 salariés et plus ? Éléments de bilan social

Q22 : Existe-t-il des statistiques sur l’absentéisme des personnels par catégorie, par services, en distinguant les principaux motifs (congés de maternité, accidents du travail, maladies, absences de courtes durées…) ?

Pour les établissements : questions figurant dans le guide d’analyse de risques du programme pluriannuel de prévention de la maltraitance (DGAS janv. 2007) :

Le bulletin n°3 du CJN, est-il demandé pour tous les personnels ? (A établir à partir d’un échantillon de dossiers des personnels)

Le directeur justifie-t-il d'une qualification prouvée pour exercer sa fonction ? (Diplômes et / ou expérience significative)

II Sources d’information 2.1.1.

Bilan social

Comptes rendus des réunions du comité d'entreprise Comptes rendus des réunions du conseil d’administration Conventions collectives, accords d'entreprise

CPOM / conventions pour les aspects relatifs aux personnels Déclaration annuelle des salaires (DADS)

Dossier du directeur

Dossiers d'affaires prud'homales

Dossiers des personnels (consultation systématique ou par échantillonnage) Statuts de la structure

Tableaux des effectifs et répartition dans l’organigramme Entretien avec le directeur

Entretiens les principaux responsables

Entretiens avec les représentants du personnel

Contacts avec la DIRECCTE (inspection du travail) selon les besoins du contrôle

III Références utiles Référence de guide administratif

Le dossier de la personne accueillie ou accompagnée - Recommandations aux professionnels pour améliorer la qualité (Direction générale de l’action sociale - juin 2007) Voir notamment le chapitre « Le dossier administratif »

Indications de recommandations de bonnes pratiques professionnelles de l’ANESM Document « La bientraitance : définition et repères pour la mise en œuvre ». Voir notamment les chapitres :

- Repère 2 2.2 Veiller à la communication et à l’articulation entre les professionnels

- Repère 4 3.4 Instaurer des modes d’encadrement respectueux des personnes et garants de la bientraitance

Document « Mission du responsable d’établissement et rôle de l’encadrement dans la prévention et le traitement de la maltraitance ». Voir notamment les chapitres :

- I 1.1 Définir le rôle de l’encadrement en matière de prévention et de traitement de la maltraitance - I 1.2 Promouvoir conscience et connaissance des risques par l’équipe d’encadrement

- I 2.1 Sensibiliser les stagiaires et les nouveaux professionnels - II 1.1 Fixer des responsabilités précises à tous les professionnels

- II 1.2 Aménager des rythmes et une organisation du travail permettant un accompagnement continu et fiable des usagers

d’établissement et/ou du projet de l’organisme gestionnaire

- III 3.2 Mettre en place une communication et un accompagnement adaptés

Document « Mise en œuvre d’une stratégie d’adaptation à l’emploi des personnels au regard des populations accompagnées ». Voir notamment les chapitres :

- Volet 1 1.5. Évaluer lors du pourvoi de chaque poste les écarts entre les compétences requises pour l’emploi auprès de la population accompagnée et le profil de la personne affectée

- Volet 1 1.6. Repérer, en particulier lors des moments prévus à cet effet, les attentes et les besoins des personnels au regard de leurs rôles et de leurs pratiques avec les populations accompagnées - Volet 1 2.4. Concevoir et organiser une phase d’accueil et d’intégration individualisée pour tous les

nouveaux arrivants

- Volet 2 1.1. À l’entrée dans l’emploi, organiser un entretien d’accueil avec le supérieur hiérarchique direct

- Volet 2 1.3. Mettre en place des réunions collectives d’accueil des nouveaux arrivants

- Volet 2 1.4. Diffuser le projet d’établissement ou de service et y développer des points de repère pour mieux comprendre la population accompagnée et les pratiques mises en œuvre

- Volet 2 2.1. Organiser l’accompagnement du nouvel arrivant en phase d’accueil et d’intégration Document « Concilier vie en collectivité et personnalisation de l’accueil et de l’accompagnement » Voir notamment le chapitre II 3.2 Personnaliser la tenue des professionnels

Document « Le questionnement éthique dans les établissements et services sociaux et médico-sociaux » Voir notamment le chapitre II 3.2 Les ressources humaines et les moyens logistiques

Document « Ouverture de l’établissement à et sur son environnement». Voir notamment le chapitre II 4.1 Diversifier les compétences

Document « La conduite de l’évaluation interne dans les établissements et services visés à l’article L.

312-1 du code de l’action sociale et des familles ». Voir notamment en annexe les objectifs concernant « La promotion de l’autonomie, de la qualité de vie, de la santé et de la participation sociale »

Document « Elaboration, rédaction et animation du projet d’établissement ou de service ». Voir notamment le chapitre :

- II. 6.2 Les points à traiter

- IV. 2.1 Un outil de management…

Document « Mission du responsable de service et rôle de l’encadrement dans la prévention et le traitement de la maltraitance à domicile». Voir notamment :

- la seconde partie – II Mettre en place une organisation et des pratiques d’encadrement favorisant la prévention de la maltraitance

- la quatrième partie - IV Organiser un traitement systématique des faits de maltraitance.

2.

Fonctions support