Gestion budgétaire et financière

1.2.2.4 Frais de siège et frais des administrateurs

Principaux objectifs du contrôle :

 Vérifier le respect des règles relatives aux frais de siège en tenant compte du statut

 S’assurer du caractère raisonnable des frais des administrateurs (frais de mission, frais de formation…)

Principales références juridiques et administratives (2.2.4.) Principales catégories de risques possibles : Juridique- Financier

Lien avec d’autres fonctions : 2.2.1. Organisation des responsabilités – 2.2.2. Contrôle budgétaire – 2.2.3. Contrôle financier

Pour les établissements et services gérés par des personnes morales de droit privé à but non lucratif, le siège doit avoir fait l’objet d’une autorisation par les autorités de tarification et les frais de siège doivent être approuvés, soit chaque année soit dans le cadre d’un CPOM.

Les personnels chargés des contrôles s’attacheront à vérifier leur constitution, (notamment s’ils ne comportent pas des dépenses refusées), si celles-ci correspondent à des services réellement rendus par le siège et si la répartition est conforme à la réglementation, (art R314-87 et suivants CASF).

Le contrôle des comptes de liaison est indispensable.

On retrouve souvent dans les sièges une gestion centralisée de la trésorerie : au-delà de la nature et de la sécurité des placements, il conviendra de vérifier que les produits sont bien affectés conformément à la réglementation (art R 314-95).

I Questions

Questions (à utiliser ou adapter notamment selon le type de structure [établissement, service], son statut juridique, les personnes prises réellement en charge, les objectifs du contrôle) 224 Frais de siège et frais des administrateurs

Q01 : Le siège a-t-il fait l’objet d’une autorisation ?

Q02 : Comment sont constitués les frais de siège (nature des dépenses et répartition entre structures) ?

Q03 : Quels sont les services rendus par le siège aux structures (projet d’établissement, études, mise en commun de moyens : gestion du personnel, système d’information, comptabilité, contrôle interne, achats groupés, gestion de la qualité…) ?

Q04 : Quelle est la part du personnel rémunéré par le siège (organigramme, qualification des personnels) ? Quelles sont les rémunérations, avantages en nature, prise en charge de frais des personnels et notamment des cadres du siège ?

Q05 : Le siège fait il appel à du personnel des établissements pour réaliser certaines tâches qui lui incombent ?

Q06 : Existe-t-il un bilan propre au siège distinct de celui de la structure gestionnaire (Répartition des ressources et emplois entre les 2) ?

Q07 : Le détail des comptes financiers de liaison, frais de siège et placements financiers est-il disponible dans la structure ou au siège du gestionnaire ?

Q08 : Existe-t-il un rapport de l’expert comptable, du commissaire aux comptes sur la comptabilité propre de la structure gestionnaire en plus de ceux des établissements et du siège ?

Q09 : Qui prend en charge les dépenses non autorisées par les financeurs ou les dépassements de la convention collective ?

Q10 : Existe-t-il une gestion centralisée de la trésorerie ? Qui prend les décisions éventuelles de placement des disponibilités ?

Q11 : Quels sont le montant et l’origine des placements financiers des disponibilités des établissements ou services ?

Q12 : Quels sont le montant et l’origine des placements financiers des disponibilités de l’organisme gestionnaire ?

Q13 : Comment sont répartis et utilisés les produits des placements ? Quelle est leur utilisation par le siège social : nature, autorisation de l'autorité de tarification, modalités d’affectation des produits aux établissements

Q14 : Quelles sont les avantages dont bénéficient les administrateurs (nature, montant…) ? II Sources d’information 2.2.4.

Bilan et compte de résultat consolidé du gestionnaire et annexes, certifiés par un commissaire aux comptes ou mandataire habilité.

Décision d’autorisation du siège

Grand livre des comptes : comptes de tiers des établissements et de l’organisme gestionnaire, comptes des fournisseurs, comptes des débiteurs, de la classe 5

Entretien avec le directeur

Entretiens avec les gestionnaires et les comptables

Entretiens avec l’expert comptable, le commissaire aux comptes

1.2.3 Gestion d’informations

1.2.3.1 Statistiques et rapports. Rapport annuel d’activité

Principaux objectifs du contrôle :

 Vérifier l’existence des rapports réglementaires (Rapports d’activité, rapports d’activités médicales…)

 Identifier les éventuels points de dysfonctionnement qui ressortent d’une analyse du contenu des rapports et des données statistiques disponibles

Principales références juridiques et administratives (2.3.1.) Principales catégories de risques possibles : Juridique - Managérial

Lien avec d’autres fonctions : ensemble des fonctions correspondant aux documents disponibles

Cette fiche a pour but de repérer les documents disponibles pouvant être exploités lors du contrôle pour l’analyse des différentes fonctions de la structure.

I Questions

Questions (à utiliser ou adapter notamment selon le type de structure [établissement, service], son statut juridique, les personnes prises réellement en charge, les objectifs du contrôle) 231 Statistiques et rapports. Rapport annuel d’activité

Q01 : La structure produit-elle un rapport annuel d’activité ? Quel en est le contenu ? Est-il de qualité ?

Q02 : Existe-t-il des documents présentant des données statistiques portant sur les personnes prises en charge (leur origine géographique, leur état de santé, de dépendance ou de handicap, les durées de séjour, les taux d’occupation, les refus d’admission, les personnes relevant d’un régime de protection juridique…) ?

Q03 : Existe-t-il des documents présentant des données statistiques sur l’activité de la structure ? (personnels, budgets…)

Q04 : La structure produit-elle un rapport d’activités médicales ? II Sources d’information 2.3.1.

Documents disponibles sur l’activité et la population prise en charge Rapport(s) d’activité

Rapport(s) d'activités médicales

III Références utiles

Indications de recommandations de bonnes pratiques professionnelles de l’ANESM Document « Mise en œuvre d’une stratégie d’adaptation à l’emploi des personnels au regard des populations accompagnées ». Voir notamment le chapitre : Volet 1 1.8. Porter un regard d’analyse sur les indicateurs sociaux existant dans les structures, par rapport aux risques de « fragilités collectives » et aux atouts en matière d’adaptation à l’emploi

2.3. Gestion d’informations