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Num primeiro momento, antes de avançarmos para questões de carácter jurídico, indissociáveis da questão de incorporação de arquivos em instituições públicas ou privadas, achamos por bem determo-nos um pouco em torno do termo “legado”. Este termo remete para princípios de acção política e realizações que caracterizam a actividade pública de determinadas individualidades. Nesta dimensão, determinada memória individual é levada para o campo da exemplaridade. Numa outra dimensão, podemos ver o legado como algo de natureza memorial, materializado em arquivos, peças e toda a sorte de registos que remetem para a actuação de alguém, que passa a ser objecto de acções de preservação e divulgação. Alguns elementos determinantes para a institucionalização deste tipo de legado é o resgate para a pesquisa, argumento certamente académico, associado à ideia de homenagem (Heymann, 2005).

No discurso que consagra o “legado”, o lugar da morte é central, na medida e que ela encerra o percurso do personagem e permite selar a finalidade desse percurso, tarefa sempre realizada pelos “herdeiros” da memória, sejam eles familiares, grupos políticos ou profissionais, instituições associadas à sua trajectória, antigos colaboradores etc. Com a morte, de fato, o indivíduo perde a titularidade sobre o seu próprio significado como actor, que passa a ser definido por esses herdeiros, mas também por opositores, por estudiosos, pela média, enfim, pelos vivos (Heymann, 2005: 6). Ora, é sobre esta passagem para os herdeiros, o destino dado a este legado21 que pretendemos agora expor, em termos jurídicos.

O conhecimento de incorporações de arquivos privados é ainda muito deficiente, no entender de Fernanda Ribeiro (1996), dado que a acção do Estado perante os arquivos privados têm-se limitado à salvaguarda dos que são considerados bens patrimoniais com interesse histórico e cultural, talvez por esse motivo, a legislação seja diminuta:

21 _{Existe uma clara distinção entre o termo “legado” e o termo “doação”. Apesar de ambos serem frutos de um}

acto livre de um ou vários indivíduos, o primeiro é um acto jurídico que só produz efeito post mortem e o segundo é um acto inter vivos.

Na lei de 24 de Dezembro de 1901, que reformou a Inspecção das Bibliotecas e Arquivos não se encontram quaisquer disposições relativamente aos arquivos privados. Contudo, no regulamento do Real Arquivo da Torre do Tombo de 1921, promulgado na sequência daquela lei, existem algumas determinações a tal respeito, no capítulo relativo à “comunicação de documentos e leitura pública”. Assim, o art. 38º diz:

“Os papeis ou documentos que se refiram a famílias ainda existentes, e que tenham apenas um interesse particular, só poderão ser communicados com auctorização dos representantes d’essas documentos particulares, sob clausula, se for imposto pelo depositante, de que será prohibida a sua communicação durante um certo prazo de tempo”; segue-se um parágrafo onde se lê: “Estes documentos, desde a sua entrada no archivo, ficam constituindo propriedade do Estado, e nunca mais poderão ser reclamados” (Ribeiro, 1996: 703).

Em 1901, a lei de 24 de Dezembro da Inspecção das Bibliotecas e Arquivos nada diz sobre arquivos privados. Só no ano seguinte, o Regulamento do Real Arquivo da Torre do Tombo introduz algumas determinações sobre esta matéria, revelando um certo interesse em incorporar arquivos de particulares, no entanto sem ser suficiente para dar algum folgo à sua incorporação (Ribeiro, 1996). Hoje em dia, a questão das incorporações de documentação está bem delineada, no entanto devemos ter em linha de conta que nem todas as incorporações têm as mesmas características e por esta razão, achamos conveniente enumerar algumas das suas particularidades.

O actual regime jurídico dos Arquivos Distritais e das Bibliotecas foi definido no pós-25 de Abril, pelo Decreto-Lei nº149/83 de 05 de Abril, no seu art. 2º, define as funções respeitantes à operação de incorporação, salientando os seguintes pontos: É dever de um Arquivo zelar pelo escrupuloso cumprimento das incorporações obrigatórias; recolher a documentação relativa à administração central e local; incentivar a incorporação destes fundos (fundos documentais com valor cultural) nos arquivos distritais, quer a título definitivo quer a título de depósito; pronunciar-se sobre transferências ou permutas de documentos entre arquivos da região22.

22 _{Sobre o regime das incorporações, pode ver-se no site da Direcção Geral dos Arquivos, entidade que regula e}

tutela os arquivos em Portugal, toda a legislação referente ao assunto: <http://dgarq.gov.pt/dgarq/transparencia- administrativa/legislacao/>.

Para além deste regime jurídico existe um outro, o Regime Geral das Incorporações nos Arquivos Públicos que define a incorporação como a entrada num arquivo, na acepção de instituição cultural ou unidade administrativa, da documentação de reconhecido interesse histórico e cultural produzida por entidades públicas ou privadas, com o objectivo de a preservar, defender, valorizar e comunicar. E pormenoriza todas as etapas das incorporações e respectivos procedimentos23.

Como podemos constatar, esta legislação destina-se a arquivos públicos e refere as incorporações que são obrigatórias: na DGARQ a documentação que deve ser incorporada é toda aquela produzida pelos serviços da administração central do Estado; produzida por empresas públicas de âmbito nacional; produzida por empresas públicas em processo de privatização ou de cisão de âmbito nacional; arquivos de serviços extintos e/ou proveniente de funções extintas, em organismos e serviços da administração central24.

Já os Arquivos Distritais, abrangidos pelo mesmo Decreto-Lei, devem incorporar documentação produzida pelos serviços da administração central descentralizada da respectiva área25_{; produzida por empresas públicas em processo de privatização ou de cisão da} área geográfica correspondente à sua sede; arquivos e serviços extintos e documentação proveniente de funções extintas em organismos e serviços da administração central, descentralizada da respectiva área26. No entanto, existem outras formas de incorporar documentação num arquivo ou numa instituição que são as incorporações facultativas. Estas podem assumir seis formas distintas, segundo o regime jurídico atrás mencionado, que passamos a enumerar:

A título de depósito – toda a documentação incorporada num arquivo, mas cuja propriedade e titularidade continua a ser do seu proprietário, bem como a comunicabilidade e a difusão do seu conteúdo. Contudo, o proprietário fica impedido de vender o núcleo em depósito a terceiros.

23 _{Decreto-Lei nº47 de 03 de Março de 2004, art. 2.} 24 _{Decreto-Lei n.º47/2004 de 03 de Março, art. 2º e 3º.}

25 _{Registo Civil e os livros de Registos Paroquiais (documentação com mais de 100 anos, segundo o art. 38º do}

Código do Registo Civil, 2002); Registo de Notariado (documentação com mais de 30 anos, segundo o artigo

34º do Código do Registo do Notariado, 2001; art. 5º do Decreto-Lei n.º 250/96 de 24 de Dezembro); Tribunais (documentação com mais de 35 anos, segundo o artigo 302º do Decreto-Lei n.º44278 de 14.04.1962; art. 7º da Portaria 1003/99 de 10.11) e arquivos cessantes.

Por doação – documentação dada sob condição ou não, resultante de cessão gratuita e voluntária, incorporada em vida do proprietário.

Por legado – documentação dada ao arquivo sob condição de ser incorporada após a morte do proprietário.

Por dação – documentação dada ao arquivo sem condições, em pagamento de uma dívida.

Por aquisição ou permuta – toda a documentação incorporada no arquivo através de compra ou por permuta27.

No caso do arquivo do escritor Sousa Costa a incorporação na Fundação Ensino e Cultura Fernando Pessoa foi feita através de doação. Neste caso, e no caso do legado ou dação, é necessário o proprietário assinar um auto de entrega da documentação, estabelecendo as condições do proprietário (excepto no caso da dação). O Professor Doutor Lemos de Sousa estabeleceu como condições a possibilidade de continuar a ter acesso ao arquivo Sousa Costa, até ao final da sua vida, que este nunca fosse vendido ou desmembrado, acordando para este efeito a cedência, por parte da Universidade Fernando Pessoa, de um espaço específico para o seu acondicionamento e tratamento.

Uma das vantagens da incorporação de documentos é a preservação e futura comunicabilidade e acessibilidade dos mesmos. O Código de Ética dos profissionais de Informação28 foi adoptado a 25 de Junho de 1999 por três associações: APDIS - Associação dos Profissionais de Documentação e Informação na Saúde; BAD – Associação Portuguesa de Bibliotecários, Arquivistas e Documentalistas; INCITE – Associação Portuguesa para o Desenvolvimento da Informação Científica e Técnica. Dos diversos pontos abordados destacamos que é da responsabilidade do arquivista efectuar o tratamento de toda a informação de forma a facilitar o acesso à mesma; construir colecções adequadas às necessidades de informação dos utilizadores dos serviços, com atitude proactiva para que essas necessidades estejam previstas mesmo antes de serem expressas; não permitir que as suas opiniões pessoais interfiram na liberdade de acesso à informação.

Por fim, não achamos demais referir ainda a Lei de Protecção de Dados Pessoais, já que estamos a trabalhar acerca de um arquivo pessoal. Esta lei define, no art. 3º, o que são “Dados

27 _{Decreto-Lei n.º47/2004 de 03 de Março, onde se encontram os tipos de incorporações facultativas.} 28 _{Disponível em: <http://www.apbad.pt/downloads/codigo_etica.pdf>.}

Pessoais”: qualquer informação, de qualquer natureza e independentemente do respectivo suporte, relativa a uma pessoa singular identificada ou identificável (titular dos dados). Sobre o tratamento de dados pessoais o art. 5º diz que estes devem ser tratados de forma lícita e com respeito pelo princípio da boa fé29. Passada esta fase, essencial para o devido tratamento de um arquivo pessoal, é fundamental conhecer o seu produtor. Desta forma, o ponto seguinte seguirá os principais passos da vida do escritor Sousa Costa.