Diagnostic et actions Section 1
2.1. Réunions d’analyse d’écarts
En accord avec le Codir et les managers locaux, nous réalisons dans les locaux de SP1 à Valencia (ville où se trouve la SSII locale), une réunion d’analyse d’écarts « gap meeting », avec les utilisateurs-clés de toutes les filiales espagnoles (un utilisateur-clé par filiale présent avec la liste des besoins) et le Chef de projet SSII. Comme les entretiens individuels, les réunions se font en castillan afin d’éviter tout problème de compréhension. Le DP-chercheur anime et pilote ces réunions.
Les objectifs de cette réunion sont : discuter les différents besoins des utilisateurs et définir une liste d’améliorations. Les échanges durant cette réunion montrent que la majorité des problèmes des utilisateurs sont de l’ordre de : « on ne sait pas comment faire ceci ou cela », « on essaie de faire, mais ça ne marche pas », ou encore « l’outil ne permet pas de faire ce qu’on a l’habitude de faire ». À la fin de cette réunion, un compte rendu avec une liste d’améliorations est établi et approuvé par l’ensemble des acteurs. Ensuite, nous demandons à la SSII locale de nous envoyer une proposition de solution. La semaine suivante, la SSII nous adresse une proposition de solution et un devis (exprimé en heure de développement) pour chaque demande (tableau ci-dessous).
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N°
Dema-deur Description Solution SSII Devis (en h)
1 Maria
SP1 Ajouter le code du fournisseur ou client dans le rapport mouvements tiers
Établir un rapport sur la base des écritures du grand livre page 38 et de la table 32
8 2 Le commentaire ventes ne
s’imprime pas dans le bon de commande (BC)
Création d’un programme qui envoie les commentaires automatiquement dans le BC
8 3 Lucia
SP1 Proposition d’un fichier/rapport de stock avec rotation lente Création d’une table rotation lente et un programme qui insère tous les mouvements > à 90 j dans cette table et crée le rapport
22
4 On ne peut pas annuler la ligne de
service dans le bon de livraison (BL) Création d’un programme qui insère les lignes de services dans le BL en fonction des types du client/produit et du montant de la commande. Création d’une table d’exception à remplir par l’utilisateur
24
5 Supprimer l’option, envoyer et facturer à partir des pages ventes et achats
C’est faisable (1 h), mais on conseille de ne pas le faire 0 6 Ajouter dans la liste des
commandes l’itinéraire indiqué dans le fichier client
Ajout du champ dans la page des commandes 1 7 Utilisez la limite de crédit client Développer un module de gestion de
crédit 40
8 Mettre l’avoir commercial sur le BL Impossible 0 9 Est-ce que les lignes de services ont
un impact sur le Coût Moyen Pondéré (CMP) ? Pourquoi ne pas les intégrer dans le coût des ventes et le coût final ?
Oui ça impact, création d’un nouveau programme qui intègre les lignes de service dans le calcul CMP. Mais toucher à la table des coûts nécessite beaucoup de tests.
40
10 José
SP3 Mise à jour déclaration TVA annuelle Import de fichier Excel de l’utilisateur 1 11 Mettre le numéro du crédit dans la
facture pour connaître la compensation
Ajouter dans le document 700004 le détail des crédits qui justifient la compensation 4 12 Luisa
SP3 Le CMP ne s’affiche pas dans le rapport montant par famille et prix unitaire
Création d’un nouveau rapport 8 13 Groupage de BL avec la facture
correspondante Oui c’est possible, il faut lui montrer comment faire 1 14 Gema
SP1 Gestion des matières dangereuses : besoin d’un nouveau module et rapport
Création d’un module complet pour la gestion des matières dangereuses 80 15 Lorena
SP2 Extraction Excel d’une liste des contacts clients avec leurs adresses Création d’une extraction Excel spécifique pour le besoin de Lorena 8 16 Vitesse de l’ERP : le système est lent N/A 0 17 José et
Theo SP2
Ajouter des informations: ajouter numéro de commande, prix unitaire… dans le bordereau d’expédition
Ajouter cette information dans la page 5709 en fonction de la table 121 Ligne de réception des achats
4
18 Dans les commandes client, mettre un lien entre numéro de série et le client
Lien page 456 Numéros de série et la table 308 clients 4
170
19 Ajouter le numéro de la facture de vente de l’historique dans les bons de livraison
Ajout dans la page 142 expéditions comptabilisées en fonction de la table 110 entêtes des expéditions
4 20 Améliorer l’impression des factures
qui contiennent beaucoup de vide Normalement, en doit ne pas avoir ce problème, correction à faire 1 21 Fabio
SP4 Ajouter (information et filtre) Agent dans le un code reporting plan comptable
Ajouter ce code à la page: plan de comptes basé sur la table comptes Grand Livre (GL) 2 22 Imprimer les paiements
automatiques dans un document prédéfini
Création d’un nouveau rapport paiement automatique 8 23 Ajouter (info et filtre) le nom du
client dans les mouvements de clients
Ajouter ce code dans la page 25 écritures du grand livre clients 2 24 Ajouter une description de la
facture dans le grand livre GL (important)
Ajouter cette information à la page écritures du GL en fonction de la table mouvements GL
1 25 Avoir la possibilité de connaître les
dates d’entrée, d’achat, de livraison, de facturation dans le même rapport
Création d’un nouveau rapport avec toutes les dates demandées 8 26 José
Manuel SP5
Maintenir la date d’expiration d’origine même s’il y a extension de celle-ci
Création d’un programme qui va stocker l’ancienne date dans un nouveau champ et la remettre en cas d’extension
8 27 Il n’est pas possible d’annuler les
commandes de livraison directe Oui, c’est possible, mais il faut créer des nouveaux programmes et champs 16
Total Total Heure 303
Total Euro 24240
Tableau 32 : Demandes utilisateurs, solutions SSII et devis
Ces propositions et devis sont ensuite discutés avec les managers locaux, qui jugent le coût des développements trop élevé pour des petites structures. Le montant des développements 24240 euros dépasse largement leur budget. Ce point est discuté lors d’une réunion Codir, dont les principales conclusions portent sur 4 points essentiels :
Prix des développements jugé trop élevé par rapport au budget ERP disponible
Demande de définition des priorités avec les utilisateurs
Demande de recherche d’autres moyens pour satisfaire ces demandes (renégocier
avec la SSII, voir d’autres SSII, faire une partie du travail dans Excel…). Le DP-chercheur signale qu’il a quelques idées pour éviter les développements (demandes 10, 22, 27), nécessitant des tests avec les utilisateurs
le DP-chercheur signale que certaines demandes (6, 13, 15) reflètent un manque de
connaissance de l’outil. Après discussion, le Codir demande la réalisation d’une formation complémentaire pour les utilisateurs-clés.
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