Atelier d’amélioration

Suite à ce Codir, nous réalisons un « atelier d’amélioration » avec les utilisateurs-clés ayant participé aux réunions d’évaluation. Cet atelier est divisé en trois parties.

 Formation pour une montée en compétences des «référents» ERP et utilisateurs

Suite à la décision de formation prise en Codir avec l’accord des managers locaux, un mail est adressé aux utilisateurs-clés pour les inviter à cette formation et leur demander de préparer une liste des points à approfondir. Cette formation est organisée sur 3 jours:

 Premier jour : Formation portant sur les modules achats et ventes

 Deuxième jour : Formation portant sur la gestion des stocks et comptabilité.

 Troisième jour : Formation « technique » portant sur l’ergonomie de l’outil, la

modification de pages, le reporting, l’import-export de données Excel.

L’objectif de ces formations est de faire monter en compétence les utilisateurs-clés et de former un « référent » ERP dans chaque filiale. Cette montée en compétence est aussi bénéfique pour la deuxième partie de l’atelier d’amélioration ; elle vise à dépasser les questions basiques sur « comment ça marche » afin de pouvoir faire des tests et discussions d’améliorations plus pertinentes et précises. Cette formation est dispensée par un consultant fonctionnel. Le DP-chercheur rappelle le but de la formation et répond à certaines questions, vu son expérience de 3 ans dans Navision (expérience dans un groupe agroalimentaire qui utilisé la version Navision 2007).

Il est demandé aux utilisateurs-clés de prendre des notes sur les éléments vus lors de la formation. À la fin de la formation, le DP-chercheur demande à chaque participant d’établir un premier bilan (propos notés par le chercheur) et élabore une synthèse validée par les utilisateurs-clés, montrant les principaux apports de la formation :

 Clarification d’un certain nombre de points peu clairs avant la formation,

notamment : les options de facturation, les différents rapports et états ERP…,

 Découverte de l’étendue des fonctionnalités de l’ERP,

 Visualisation des liens avec les autres fonctions (transversalité des processus)

 Meilleure compréhension de l’ergonomie, ce qui devrait leur faciliter le travail :

172 Cependant, ils soulignent qu’ils auraient aimé avoir cette formation « technique » avant le démarrage. À la fin de cette session, et comme convenu avec le Codir et les managers locaux, les utilisateurs-clés sont invités à organiser une session de formation pour les utilisateurs finaux en utilisant le support donné lors des formations et leurs notes.

 Session d’amélioration : des solutions via les échanges utilisateurs-clés – DP

Après la formation, nous réalisons cette session afin de rediscuter la liste des améliorations, établir une liste de priorités, tester si certaines demandes (6, 13, 15 et autres) sont résolues grâce à la formation. Au cours de cette session, les utilisateurs-clés confirment que les demandes 6, 13 et 15 peuvent être considérées comme résolues grâce à la formation. Le DP-chercheur (DP) demande aux utilisateurs de se connecter au nouvel environnement de test : SP_Test (copie de la base de données réelle de la veille sur un serveur de test pour que les données soient le plus parlant possible) pour réaliser un cas pratique et tester que ces demandes sont bien résolue. Ensuite, nous passons aux cas ne

nécessitant pas a priori un développement (demande 10, 22, 25).

N° Besoin Origine d’idée Solution

10 Mise à jour de la déclaration TVA annuelle Arrangement entre DP et utilisateurs-clés + transfert de connaissance

Le DP montre à Gema et les autres utilisateurs-clés comment réaliser un import de fichier Excel. La difficulté est de savoir quelle table de données dans l’ERP mettre à jour. Le DP indique que dans ce cas il faut d’abord valider avec lui le type d’import de données et son objectif afin de les guider vers les tables de données à utiliser. Ensuite, il faut le faire dans la base test et si ceci fonctionne demander à l’équipe technique du siège de le faire en base réelle.

22 Imprimer les paiements automatiques dans un document prédéfini Astuce testé avec les utilisateurs-clés

Le DP explique à José manuel que sa demande nécessite un développement de 8 h. Par contre, on peut éviter ce développement si on utilise le rapport standard paiement fournisseur et si on sélectionne dans le filtre modes de paiement, des modes automatiques comme virement, transfert hors SEPA... Jose Manuel n’étant pas contre l’idée, on teste ensemble, la solution fonctionne.

25 Avoir la possibilité de connaître les dates d’entrée, facture, livraison… dans le même rapport Combinaison de fonctionnalité testée avec les utilisateurs-clés

Pour cette demande comme pour la 22, nous expliquons à José Manuel qu’on peut utiliser l’extraction standard du grand livre ventes sur Excel et après faire le tri et garder les informations qu’il veut… encore une fois les utilisateurs-clés n’étant pas contre, on test ensemble, la solution fonctionne

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 Brainstorming :

Nous reprenons ensemble la liste des améliorations et on réfléchit à des solutions possibles sans développement. Dans ce brainstorming, les utilisateurs sont invités à exprimer leurs idées en fonction de ce qu’ils ont vu lors des formations et de l’atelier d’amélioration. La surprise est que certaines idées permettent de résoudre des demandes, idées venant des utilisateurs-clés ou d’échanges avec leurs collègues utilisateurs finaux au cours de la formation sur site. Le DP-chercheur valide les bonnes idées pour les trois demandes 12, 26 et 27

N° Besoin Origine d’idée Solution

12 Le CMP ne s’affiche pas dans le rapport montant famille et prix unitaire Astuce suite

aux tests faits

par un

utilisateur-clé

Gema après ses tests nous indique que normalement dans l’ERP on ne voit pas le coût dans le rapport montant par famille et prix unitaire. Mais si on met le coût mesuré avec filtre = oui, on le voit bien. Effectivement, cette solution plait bien aux autres utilisateurs-clés qui la valident.

26 Maintenir la date d’expiration d’origine même en cas d’extension Réutilisation proposée par un utilisateur-clé

José Manuel remarque que dans cette page, il y a 2 dates : la date d’expiration qui est toujours renseignée et la date de préférence qui est toujours vide. Il propose d’utiliser le champ date d’expiration pour la date d’origine et le champ date préférence pour la nouvelle date d’extension.

27 Il n’est pas possible d’annuler les commandes de livraison directe Détournement proposé par un utilisateur-clé

le processus de la livraison directe implique qu’une commande de vente est générée à partir d’une commande d’achat validée. Annuler une commande de vente et laisser la commande d’achat sans contrepartie est problématique. Luisa (comptable) nous explique à juste titre qu’en comptabilité, si une facture est validée, on ne peut pas l’annuler, mais on crée un avoir. Pourquoi ne pas faire la même chose pour les commandes de livraison directe ? Grâce à cette proposition, la ligne de commande négative (avoir) permet à la fois de solder la commande de vente, et conserver la trace pour la commande d’achat d’origine, ce qui semble satisfaire les participants.

Tableau 34 : Demandes résolues grâce aux idées des utilisateurs-clés

À la fin de cette réunion, le DP-chercheur demande aux utilisateurs leur avis sur ces deux jours d’atelier d’amélioration. Ils expriment tous leur satisfaction, leur intérêt à participer à d’autres sessions comme expliqué par Lorena, ou encore la satisfaction de faire des économies comme le souligne José Manuel :

« Je trouve ça génial de participer à l’amélioration d’un outil que nous utilisons tous les jours. Ça n’a rien à voir avec ce qu’on a vécu lors de la mise en place… » (Lorena)

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« Je préfère que les utilisateurs-clés travaillent ensemble lors de ce type de réunion pour trouver des solutions, et éviter de payer pour des développements sachant qu’on peut faire différemment ». (José Manuel)

La semaine suivante, le DP-chercheur reçoit un appel de la part de Gema (utilisatrice clé, SP1) qui lui explique qu’en discutant avec ses collègues Maria et Lucia, ils ont vu que le champ remarque, quand il est renseigné, s’imprime sur le bon de commande. Alors, elle nous propose d’utiliser ce champ pour renseigner les commentaires, plutôt que le champ commentaire ventes prévu à la base dans le standard ERP. Effectivement, en testant en ligne avec elle, sa proposition est adaptée pour solutionner la demande n°2. Pour la demande 4, Gema nous indique que pour imprimer ou pas le détail du transporteur dans le bon de livraison, il y a un champ qu’elle peut cocher pour imprimer ou non le détail. Elle suggère de faire pareil pour l’impression des services sur la commande de vente, car étant donné la complexité de la demande et le nombre d’exceptions, il est préférable que ce soit l’utilisateur avec sa connaissance du dossier qui décide s’il faut ou non facturer, ou imprimer les services sur le bon de commande. Cette proposition nous semblait intéressante, car elle permet à l’utilisateur de gérer lui-même la complexité de la commande client et de lui garantir une certaine flexibilité. Surtout, cela permet de ne pas développer tout un programme complexe de gestion des contrats clients et de leurs exceptions. Financièrement, ajouter une case à cocher coûte beaucoup moins cher (1 heure) que de développer un programme de ce type (22 h). Le DP-chercheur saisit cette occasion pour informer Gema qu’il a trouvé une idée (détournement) pour résoudre les demandes n° 3 et 9. Pour la demande 3, utiliser le rapport standard mouvement de stock et choisir la date d’entrée inférieure à 3 mois pour avoir le stock lent. Puis utiliser le transfert Excel. Pour la demande 9 : on peut ajouter le service dans le prix de vente comme une ligne supplémentaire de type ressource et mettre à jour le fichier prix client ainsi il sera inclus. Gema les teste ensuite et valide. Enfin, un mail est envoyé aux 5 utilisateurs-clés pour les informer de ces quatre nouvelles propositions de solutions.