Le périmètre : 12 filiales de différents pays et activités

Le chercheur pilote la mise en place de l’ERP Navision au sein de douze petites filiales du groupe : cinq en Espagne (SP1, SP2, SP3, SP4, SP5), trois en Italie (IT1, IT2, IT3), trois en Angleterre (UK1, UK2, UK3) et une en Tchéquie (CZ). Ces filiales constituent les unités d’analyse de notre recherche.

Les filiales espagnoles

2.2.1.

Cinq filiales opèrent en Espagne. Les filiales SP1, SP2, SP3, SP4 font de la distribution chimique, la filiale SP5 quant à elle est spécialisée dans la distribution plastique. Chaque filiale opère sur une zone géographique bien précise, et ne se trouve pas en concurrence entre elles. SP1 est implanté dans la région de Valencia, SP2 sur la Catalogne, SP3 sur les régions centre et sud, SP4 sur la Galicie et l’ouest. SP5 opère sur toute l’Espagne pour la distribution plastique. Le patron de SP1 est désigné par le groupe comme le manager Espagne qui pilote la gestion administrative de toutes les filiales Espagnoles.

Les filiales italiennes

2.2.2.

IT1 est une société située dans le nord de l’Italie et spécialisée dans la distribution des produits plastiques. Au cours de l’année 2012, le groupe Alpha achète IT1 et UK1 d’un autre groupe qui utilisait l’ERP Microsoft AX (AX est l’ERP Microsoft pour les grandes entreprises ; Microsoft Navision est celui pour les PME). La gestion opérationnelle et commerciale est faite sur le site où se trouve l’équipe locale IT1, la gestion financière et comptable est assurée par le directeur financier Italie et son équipe comptable dans IT2. Le manager d’IT2 assure aussi la direction d’IT1 depuis son rachat par le groupe Alpha. La filiale IT2 est située dans le nord de l’Italie comme IT1. IT2 est spécialisé dans la distribution des produits chimiques. Cette filiale utilise un outil fait maison construit sur une base Access pour gérer l’ensemble de son activité, base hébergée sur un serveur physique dans les locaux d’IT2. Cet outil semble boguer de temps à autre et le serveur est détruit par le feu en plein été 2012, feu provoqué par de fortes chaleurs. Aussi, la décision

125 de passer sur un nouvel ERP hébergé sur les serveurs virtuels du siège semble intéresser le manager et les responsables de cette filiale. Au cours de l’année 1999, le groupe Alpha achète cette entreprise, mais le propriétaire reste manager de la société.

IT3 est située elle aussi dans le nord de l’Italie, à une vingtaine de kilomètres d’IT1 et IT2. Cette société est spécialisée dans la production sur mesure des composants chimiques. Cette filiale utilise un ensemble de fichiers Excel et de macros pour la gestion opérationnelle (achats, stocks, production) et un logiciel de comptabilité et de vente. La décision de passer sur un nouvel ERP semble intéresser le manager, même s’il est inquiet à l’idée de perdre la flexibilité et la facilité des fichiers Excel utilisés par son équipe. Au cours de l’année 2013, le groupe Alpha achète cette entreprise, mais le propriétaire reste manager de la société, et la gestion administrative et opérationnelle se fait sur site. Cependant, le directeur financier italien se déplace une fois par semaine pour superviser la gestion financière et administrative de cette société, depuis son rachat par le groupe.

Les filiales anglaises et la filiale tchèque

2.2.3.

UK1 est une société située dans le sud de l’Angleterre et spécialisée dans la distribution des produits plastiques. Comme IT1, cette filiale est rachetée en 2012 auprès d’un autre groupe qui utilisait l’ERP Microsoft AX. Toute la gestion administrative et opérationnelle se fait sur site. La filiale UK2 est située dans le sud de l’Angleterre comme UK1. UK2 est spécialisée dans la distribution des produits chimiques. Cette filiale utilise un ERP (Exact) pour gérer ses opérations, ERP basé sur une base de données SQL server, et intégrant tous les modules de gestion (achats, ventes, stocks et distribution, comptabilité, production). UK3 est un fournisseur de matériaux pour une large gamme d'applications, y compris les matériaux avancés, le collage et les effets spéciaux. Situé dans l’Est de l’Angleterre, cette filiale utilise le logiciel Sage pour la comptabilité, l’administration des ventes et les achats. Pour l’assemblage et la gestion de stock, elle utilise un logiciel fait maison. La société dispose aussi d’un portail web qui permet aux détaillants, mais aussi au grand public, d’acheter des applications chimiques et de les payer en ligne. Ensuite, ces lignes de commandes sont extraites du portail et ressaisies dans le logiciel de comptabilité.

La filiale CZ utilise un ensemble de logiciels non liés ou interfacés les uns aux autres. De plus, cette filiale dispose de trois sites de distribution et d’assemblage en Tchéquie et Slovaquie (Prague, Jaromer, et Bratislava), ayant chacun leur propre base de données.

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Synthèse des caractéristiques des unités d’analyse

2.2.4.

Le tableau suivant présente les différentes caractéristiques des douze unités d’analyse.

Filiale Effectifs Activité Pays Durée en

mois (M) SP1, SP2, SP3, SP4 UK1 IT 2 7 - 12 15 10 Distribution chimique Espagne Royaume Uni Italie 4-5 4 4 SP5 UK2 IT1 6 11 11 Distribution plastique Espagne Royaume Uni Italie 5 4 4

UK3 12 Détaillant produits chimiques Royaume Uni 5

IT3 12 Production sur mesure Italie 6

CZ 18 Distribution chimique et plastique Tchéquie 9

Tableau 21 : Caractéristiques des filiales et démarches d’implémentation de l’ERP Toutes les filiales utilisent la même version de Navision 2009 et les mêmes modules (achats, ventes, stocks et finance), plus le module fabrication pour IT3, UK1 et UK3. Suite à

la réalisation du Core-model groupe dans Navision, une spécification détaillée des règles et

processus de gestion groupe, paramétrages et développements faits est écrite et validée par l’ensemble des parties prenantes concernées. Ensuite, un cahier de charge est établi et signé entre CY (consultant) et la direction du groupe Alpha, précisant le planning (figure 15) et le budget (figure 16) d’implémentation de l’ERP Navision pour la première vague des mises en place en Italie, Anglettere et Tchéquie.

127 Figure 16 : Budget initial (en jours) pour la première vague de diffusion de l’ERP Le rôle de la société CY est de s’assurer que les mises en place de Navision se déroule en respectant le planning et le budget préalablement définis, et que les intégrateurs locaux, sous-traitants informatiques locaux choisis et pilotés par CY, respectent bien ces règles

Core-model groupe dans leurs développements et leurs paramétrages de l’outil. Une session de transfert de connaissances est toujours assurée par le Chef de projet CY avec chacune des SSII locales avant le lancement du projet. Cette session a pour but de leur

expliquer les règles du Core-model, leurs objectifs, et de s’assurer de leurs aptitudes à les

paramétrer durant la mise en place de l’ERP. À notre arrivée en tant que directeur de projet ERP (après les mises en Espagne), un point de transfert de connaissance a été réalisé avec CY pour comprendre le travail déjà fait en Espagne et ce qui reste à faire.