ERP : caractéristiques, raisons d’adoption et difficultés

L’ERP présente des caractéristiques intrinsèques qui le différencient des autres SI (1). Plusieurs raisons poussent les entreprises à l’adopter (2), même si ce système peut poser certaines difficultés (3).

Caractéristiques générales de l’ERP

1.3.1.

L’ERP repose sur l’idée que toute organisation est « un ensemble de processus

interdépendants » (Reix et al., 2016) et présente des caractéristiques qui le différencient des autres SI : produit standardisé à partir des « best practices », référentiel unique, paramétrable, modulaire et intégré (confer tableau ci-dessous). Pour Reix et al. (2016), l’ERP présente des avantages comme la mise en œuvre qui peut être progressive (module par module), et l’amélioration du SI en assurant la cohérence entre les différents modules à travers une base de données unique et l’Interface Homme Machine standardisée. C’est une solution adaptable avec la possibilité de réaliser des programmes spécifiques pour compléter/remplacer les programmes standards existants.

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Caractéristiques Explications

Progiciel C’est un ensemble de programmes conçus par un éditeur pour correspondre

aux besoins de plusieurs entreprises et commercialisé avec des prestations annexes (assistance à la mise en place, formation, maintenance…)

Produit

standardisé ^{Le PGI est conçu à l’origine pour satisfaire les besoins d’entreprises diverses.} Il existe généralement des versions différentes par secteurs d’activité (automobile, banque…) et par langues d’utilisation.

Paramétrable Le paramétrage (choix de règles de gestion, choix d’options de traitement…) permet l’adaptation du produit aux besoins d’une entreprise. Le paramétrage peut être assorti d’un recours à des compléments de programmes spécifiques articulés avec les programmes standards.

Modulaire Un module correspond à un processus de gestion ; son installation et fonctionnement peuvent être réalisés de manière autonome. Le découpage en modules permet de composer une solution spécifique par assemblage et d’étendre la mise en œuvre de manière progressive.

Intégré Les divers modules ne sont pas conçus de manière indépendante ; ils peuvent

échanger des informations selon des schémas prévus (des interfaces standardisées). La communication entre processus permet d’améliorer la cohérence interne et évite la redondance des traitements.

Référentiel

unique ^{Tous les objets ou données sont définis d’une manière standardisée unique} (format identique) et gérés par un seul type de logiciel. De la même manière, les interfaces homme-machine (écran, langage de commande…) sont définies de façon identique. Cette normalisation simplifie la communication et réduit les difficultés d’apprentissage des utilisateurs.

Optimisation des processus de gestion

Le concepteur s’appuie sur des modèles de processus issus des « meilleures pratiques » du secteur pour construire son PGI (capitalisation du savoir-faire des meilleures entreprises d’un domaine d’activité donné). De l’analyse des meilleures pratiques, l’éditeur des progiciels obtient un ensemble de règles de gestion qui constituent un standard pour un secteur déterminé.

Tableau 7 : Les caractéristiques générales de l’ERP (adapté de Reix et al., 2016)

Les raisons d’adoption des ERP

1.3.2.

Dans leur étude sur le choix du PGI, Marciniak (2001) identifie certaines raisons qui poussent les entreprises à choisir ce type de SI, notamment : une plus grande fiabilité des informations accessibles en temps réel, des gains de productivité et une optimisation du SI plus apte à évoluer en fonction de l’organisation (confer tableau ci-dessous).

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Fiabilité des informations -Unicité de la saisie, du vocabulaire et de l’information

-Outil commun à un grand nombre de personnes -Contrôles croisés

-Traçabilité et visibilité de l’information

Productivité -Suppression des saisies multiples

-Rapprochements automatisés

-Enrichissement de l’information au fil du processus -Utilisation réduite du papier

-Disponibilité d’information agrégée

Réactivité -Mise à jour instantanée

-Outils de Requêtes multi-critères

Optimisation de coût de possession -Aptitude à évoluer selon l’organisation -Réduction du parc applicatif et technique

Tableau 8 : ERP et les raisons de son adoption (adapté de Marciniak, 2001) L’étude Panorama Consulting ERP 2017 réalisée auprès de 342 entreprises montre que les principales raisons pour mettre en place un ERP sont l’amélioration de la performance de l’organisation, la réalisation du reporting et le respect de la réglementation, la simplification du travail des employés et l’intégration des SI dans les différents sites.

Les difficultés liées aux ERP

1.3.3.

Strong et Volkoff (2010) dans leur revue de littérature ERP classifient les différentes difficultés liées aux projets ERP en six catégories : des pertes de fonctionnalités, des problèmes de qualité des données, des difficultés pour l’utilisation (lourdeur, rigidité), des problèmes de définition des rôles provoquant une surcharge de travail, des décalages entre les rôles, compétences et responsabilités, des problèmes d’incompatibilité avec la culture organisationnelle (confer tableau ci-dessous).

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Difficultés Explications

Fonctionnalités Se produisent lorsque l’exécution des processus en utilisant l’ERP amène à la réduction de l’efficacité ou de l’efficience comparativement à l’avant ERP.

Données Se produisent lorsque les données ou les caractéristiques des données

stockées dans ou nécessaires à l’ERP mènent à des problèmes de qualité de données comme l’inexactitude, l’incohérence, l’inaccessibilité, le manque de disponibilité, ou le manque de pertinence dans le contexte de l’utilisateur. Facilité

d’utilisation ^{Se produisent lorsque les interactions demandées avec l’ERP pour} l’exécution des tâches sont lourdes ou confuses, par exemple, lorsqu’elles demandant des étapes supplémentaires qui n’apportent aucune valeur ou introduisent de la difficulté dans l’entrée ou l’extraction d’information. Définitions des

rôles ^{Se produisent lorsque les rôles dans l’ERP ne sont pas cohérents avec les} compétences disponibles, créent des déséquilibres dans la charge de travail menant à des goulets d’étranglement et à de l’inoccupation, ou génèrent des décalages entre les responsabilités et l’autorité.

Contrôles Se produisent lorsque les contrôles intégrés dans l’ERP fournissent trop de

contrôles et inhibent la productivité, ou trop peu de contrôles, menant à une incapacité à évaluer ou suivre correctement la performance.

Culture

Organisationnelle ^{Se produisent lorsque les façons d’opérer exigées par l’ERP vont à} l’encontre des normes organisationnelles.

Tableau 9 : Six types de difficultés liées à l’ERP (adapté de Strong et Volkoff, 2010) L’ERP pose aussi des difficultés liées au temps long de mise en place et au budget conséquent à y consacrer. L’étude Panorama Consulting ERP 2017 souligne la longueur des mises en place ERP qui prennent souvent plusieurs mois (17 mois en moyenne) avec 59% des mises en place qui dépasse leur planning initial. Au niveau budget, cette étude montre également que la plupart des projets (76%) sont confrontés à des dépassements de budget dû principalement aux problèmes techniques non anticipés (23%), des besoins supplémentaires (22%), élargissement du cadre du projet (20%) ou sous-estimation de l’équipe projet (17%).