Após a conclusão dos relatórios de análise do resultado e do documento de publicação desse resultado em um diagnóstico da GC, chega-se à última fase do processo para elaboração do Plano de GC utilizando o Método OKA.
A elaboração do PGC teve como insumo os relatórios produzidos pela planilha de Análise dos dados levantados pela aplicação do método OKA, o planejamento estratégico da OAPF e o documento Diagnóstico da GC gerado para publicar o resultado da análise do método OKA na OAPF.
Neste caso, foi utilizado apenas o documento de Planejamento Estratégico publicado, mas há outros documentos que podem agregar valor na elaboração do PGC: relatórios anuais, documentos táticos com informações de ações específicas de departamentos ou outros que a organização entender que sejam úteis.
Após estudo completo do documento de planejamento estratégico para a estruturação das ações de melhoria produzidas no resultado da análise orientadas pelo direcionamento estratégico da organização, foram transcritos desse Plano Estratégico para o Plano de GC: a visão da organização sobre como planeja estar em etapas intermediárias e ao final da vigência desse planejamento estratégico – sua visão de futuro, os objetivos estratégicos que planeja alcançar nesse período e as premissas e restrições que norteiam esse planejamento para que também sejam os orientadores do Plano de GC.
Em seguida, foram transcritos da planilha “OAPF-Analise_dimensao”, do campo “Necessidade de melhoria” das linhas com a identificação “Dimensão-Texto” e cujo campo da coluna “Pergunta” (onde fica o texto explicativo da Dimensão) esteja vazio, os conteúdos das necessidades de melhoria. Utilizando o conhecimento pela leitura do Planejamento Estratégico da OAPF, essas necessidades de melhoria foram revistas de forma a apresentar texto mais conciso, estratégico e alinhado com os objetivos estratégicos da OAPF gerando as ações de melhoria que serão implementadas para favorecer o alcance desses objetivos.
O esforço apurado para a execução desta parte do trabalho foi de aproximadamente 3h30 de uma pessoa. A leitura do documento de planejamento estratégico não está incluída, pois sua relevância não influencia neste trabalho de pesquisa, uma vez que o volume de
informações oferecidas nesse tipo de documentação variará enormemente entre as organizações. E, embora as informações necessárias sejam específicasmas de volume relativamente grande, é apropriada a leitura dos documentos completos antes do início da atividade de produção do Diagnóstico da GC e do Plano de GC.
Enumeradas as ações de melhoria, a atividade seguinte foi o detalhamento de cada ação. Inicialmente, foram incluídos trechos de ações do documento de planejamento estratégico alinhadas a cada uma das ações de melhoria a detalhar.
Continuando o detalhamento, foram transcritos, da planilha “OAPF- Analise_dimensao”, os textos das dimensões do método OKA que guiaram a produção de cada uma das ações de melhoria. Na sequência de cada texto de dimensão, vieram as necessidades de melhoria já transcritas como ações mais específicas, sugestões ou exemplos de implantação da ação de melhoria em detalhamento. Para essa atividade foi gasto o esforço de 3h de uma pessoa.
Concluídas as ações de melhoria, foram criados os indicadores para monitoramento do desempenho e qualidade de cada ação. Especial atenção foi dada para o preenchimento do campo descrição do indicador. Foi buscada a execução mais próxima da completude de alcance da capacidade de monitoramento do indicador sobre o desempenho da ação durante e após sua implantação para o alcance de um objetivo estratégico. A periodicidade informa quando apurar os valores para análise, e a meta é o padrão de análise para os valores apurados. Essa atividade foi realizada em 4h de uma pessoa.
A atividade seguinte foi o registro do cronograma de acompanhamento da implantação das ações de melhoria. Como esta atividade já havia sido estruturada durante a criação dos indicadores de desempenho e qualidade, sua realização utilizou um esforço de pouco mais de 30’ de uma pessoa. Como neste caso a OAPF não tinha disponibilidade de participar dessas atividades, foram preparados valores de indicadores, metas, comunicação, ações e cronograma para serem posteriormente discutidos e submetidos à aprovação da OAPF.
Dando sequência às seções do modelo do documento de Plano de GC, foram listados os responsáveis para comunicação do plano. Por sua simplicidade, essa atividade foi realizada em 15’ de uma pessoa.
O detalhamento dos projetos foi realizado em aproximadamente 4h de uma pessoa, formatando e ajustando o conteúdo das perguntas, métricas e dimensões que havia sido detalhado quando das pesquisas de Revisão de Literatura para a elaboração da planilha- modelo de Análise dos dados levantados pela aplicação do método OKA.
O modelo do Plano de Projeto anexo ao Plano de GC foi elaborado em aproximadamente 2h de uma pessoa em pesquisas ao material de trabalho da pesquisadora, nos sítios do Google e Google Acadêmico e em documentos da Revisão de Literatura desta pesquisa.
Para o registro do glossário de termos, foi realizada pesquisa na internet utilizando o sítio do Google e Google Acadêmico e nos dicionários Houaiss e Aurélio, conforme referências anotadas. Essa atividade foi realizada em 2h de uma pessoa.
Por fim, o documento foi concluído com o registro das seções: Considerações Finais e Referências, construídas em aproximadamente 1h de trabalho de uma pessoa. Essa última seção já vinha sendo escrita durante a construção do documento. Ao todo, foram gastas aproximadamente 17 horas.
3.7 DEFINIÇÃO DO MODELO DE QUALIDADE PARA VALIDAÇÃO DO