Réalisation du wiki et mise en place à Sysnav

Une fois le cahier des charges du KMS réalisé, nous avons pu pratiquement mettre en place le KMS dans l’entreprise. Le wiki a été placé sur un serveur interne à l’entreprise, en suivant la documentation d’installation proposée.

Synthèse de la seconde étape

Cette étape de conception du KMS nous a permis d’utiliser l’audit de l’entreprise pour

choisir et optimiser 3 outils de KM : La cartographie de connaissances, la modélisation de

connaissances et le Wiki. A partir de ces 3 outils, un processus de fonctionnement a été mis en place, et a permis de définir une architecture et un cahier des charges pour le KMS.

158 Il est accessible par les employés via un navigateur web, grâce à leurs identifiants LDAP, ce qui garantit une identification des personnes ainsi que la confidentialité et la sécurité du wiki. Une fois cette étape réalisée, il a été nécessaire de former les utilisateurs à son utilisation.

3.3.1.1 Présentation du wiki

Le wiki a tout d’abord été installé sur un serveur interne de l’entreprise. Son installation et la mise en place de plugins pour améliorer l’interface utilisateur est présentée en Annexe G. Les quelques captures d’écran suivantes (Figure 42, Figure 43, Figure 44 et Figure 45) ont pour objectif de présenter l’aspect visuel du wiki et les différentes sections le composant. Certaines sections sont encore vides, et seront peuplées au fur et à mesure de l’utilisation du wiki.

Figure 42 : Page d'accueil du wiki

159 Figure 44 : page d'accueil des portails

Figure 45 : exemple de page complète portant sur le choix des référentiels géodésiques

3.3.1.2 Présentation des sections du wiki

Les différentes sections du wiki ont alors été mises en place. Un résumé de leurs particularités est donné ci-dessous. Les directives proposées dans l’entreprise sont données en Annexe G.

La forme de certaines pages ou documents est prédéfinie de manière à les rendre plus faciles à prendre en main et y trouver les informations souhaitées. Un travail a été effectué afin de rendre

160 les pages conformes au système de management de la qualité de l’entreprise. En particulier, il était important d’indiquer une date ainsi qu’une marque de la relecture et de l’approbation des documents.

a) Les sections projet

Les sections projet contiennent les pages de wiki mises en place au sein de projets spécifiques et n’ayant pas vocation à être diffusés hors du projet au moment de leur création.

Une page projet est dédiée à chaque projet de l’entreprise, et identifiée par le numéro de projet. Elle contient les informations relatives au projet ou un renvoi vers le plan de management de projet (PMP), ainsi que plusieurs sous-sections. Parmi ces sous-sections, on trouve une page contenant les connaissances documentées dans le cadre du projet (ou des renvois vers les pages de wiki portant ces connaissances) ; une page comportant les notes internes du projet ; une page de « vie de projet », qui contient l’avancement, les points d’amélioration et les comptes rendus du projet ; une page comportant les actions en cours ; une page de retours d’expérience ; et toute autre section nécessaire à la définition et au déroulement du projet (comme par exemple, un listing des livrables).

b) Les portails

Les sections portail sont destinées à contenir les connaissances relatives aux différents domaines de l’entreprise. Chaque page portail sert à expliciter les domaines couverts, et comporte des liens vers des sous domaines. Par exemple, la section « Automatique » contient un sous domaine « python », ou encore « C++ », qui rassemblent des pages de wiki portant sur ces 2 langages.

c) Le support des activités

La section support des activités comporte des informations sur la manière de réaliser différentes activités à Sysnav. Elle permet par exemple de stocker les guides, les procédures ou encore les best practices. Les sections mises en place sur le wiki sont relatives au système de management de la qualité ; au lancement de projet ; à la réalisation d’analyses de risque ; aux outils de conception ; à la réalisation de retours d’expérience ou de plans d’action pour correction ; aux modèles de documents ; aux indicateurs utilisables sur les projets et dans l’entreprise ; aux moyens de gestion des imprévus en production ; et au suivi des points d’amélioration généraux.

d) Les notes personnelles

Chaque utilisateur dispose d’une section de notes personnelles. Ces sections permettent prendre des notes, réaliser des TODO-list ou de faire des pages qui peuvent leur être utiles aux utilisateurs dans le cadre de leurs activités. Elles ne sont pas accessibles via la recherche et ne risquent donc pas de perturber les recherches des autres employés.

3.3.1.3 Mise en place des guides d’utilisation sur le wiki

Afin de faciliter la prise en main par les utilisateurs, l’ensemble des guides utilisés pour les formations ont été placés sur le wiki. On y trouve :

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• Un guide technique sur le fonctionnement du wiki comportant des informations et des guides pour le paramétrage du wiki, l’ajout de nouveaux utilisateurs, l’installation et l’utilisation de plugins, la maintenance et la mise à jour, l’infrastructure réseau sur laquelle le wiki repose, et des éléments de résolution des problèmes fréquents.

• Une FAQ (Foire Aux Questions) proposant des questions-réponses permettant de présenter les fonctionnalités du wiki et les réponses aux questions fréquemment posées.

• Une procédure d’utilisation globale du KMS de Sysnav, avec une présentation des procédures de cartographie et de modélisation des connaissances, le moyen de choix du format et de l’emplacement, et des templates pour réaliser des pages complètes, résumés et renvois.

Les utilisateurs peuvent ainsi s’y reporter lorsqu’ils ont besoins de réaliser des tâches avec lesquelles ils ne sont pas ou plus familiers. Les nouveaux arrivants trouveront aussi les ressources nécessaires pour commencer à s’approprier le KMS.

3.3.1.4 Validation du KMS

Une fois la phase de développement et d’installation du KMS, une phase de validation a été réalisée. Elle s’appuie sur le cahier des charges du KMS, et permet de vérifier que le KMS produit respecte l’ensemble des exigences.

Cette recette a permis de valider les exigences EW 1 à EW 15, EW 17 à 19, EW 21 à 26, EW 29 à 53, EBF1 à 3, EBF 6 à 16, EBF 18 à 19, EBF 22, EBF 24 à 27, EBF 29 à 36 ainsi que ES1 à 12 qui sont décrites dans la matrice de conformité, en Annexe E. Les exigences restantes, c'est-à-dire EW 16, 20, 27, 28 et EBF 4, 5, 17, 20, 21, 23, 28 nécessitent un temps d’utilisation préalable du KMS avant de pouvoir être validées.

Nous avons ainsi pu conclure que, sous réserve de la validation des 11 exigences pour l’instant non validées, le KMS répondait bien au cahier des charges du KMS, et donc au cahier des charges du KM et aux recommandations de la littérature. La validation des exigences restantes se poursuivra au travers de l’expérimentation 2 et de l’utilisation du KMS sur plusieurs mois.

3.3.1.5 Synthèse de la mise en place du Wiki à Sysnav

3.3.2 Mise en place de l’expérimentation 2